Кога работите со истите податоци поставени во различни табели, листови или дури и книги, за погодност на перцепцијата, подобро е да се соберат информации заедно. Во Microsoft Excel, можете да се справите со оваа задача со помош на специјална алатка наречена "консолидација". Таа обезбедува можност за собирање на различните податоци во една табела. Ајде да дознаеме како е направено.
Услови за спроведување на постапката за консолидација
Секако, не сите табели можат да се консолидираат во една, но само оние кои одговараат на одредени услови:- Колоните во сите табели треба да имаат исто име (само пермутација на колони во места);
- Не треба да има колони или редови со празни вредности;
- Шаблони во табели мора да бидат исти.
Креирање на консолидирана табела
Размислете како да креирате консолидирана табела на пример на три табели кои имаат ист дефиниција и структура на податоци. Секој од нив се наоѓа на посебен лист, иако на истиот алгоритам може да се создаде консолидирана табела од податоците лоцирани во различни книги (датотеки).
- Отворете посебен лист за консолидираната табела.
- На отворениот лист, ја одбележуваме клетката што ќе биде горната лева ќелија на новата маса.
- Да се биде во табулаторот "податоци" со кликнување на копчето "консолидација", која се наоѓа на лентата во лентата со алатки "Работење со податоци".
- Се отвора прозорец за поставување на консолидација на податоци.
Во полето "Функција", треба да се воспостави која акција со клетките ќе се изврши кога ќе се совпаѓаат линиите и колоните. Овие може да бидат следниве активности:
- сума;
- број;
- просечниот;
- максимум;
- минимум;
- работа;
- износ на броеви;
- поместување;
- нестабилна девијација;
- дисперзија на раселената;
- Непознат дисперзија.
Во повеќето случаи, функцијата "износ" се користи.
- Во полето Link, наведете опсег на клетки на една од примарните табели кои се предмет на консолидација. Ако овој опсег е во истата датотека, но на друг лист, потоа притиснете го копчето кое се наоѓа десно од полето за внесување податоци.
- Одете во листот каде што се наоѓа табелата, означете го саканиот опсег. По внесувањето на податоците, повторно кликнете на копчето кое се наоѓа десно од полето каде што е додадена адресата на клетките.
- Враќање во прозорецот за поставки за консолидација За да ги додадете клетките кои веќе се избрани на листата на бендови, кликнете на копчето Додај.
Како што можете да видите, по ова, опсегот се додава на листата.
Слично на тоа, додадете ги сите други опсези кои ќе учествуваат во процесот на консолидација на податоци.
Ако саканиот опсег е објавен во друга книга (датотека), тогаш веднаш притиснете го копчето "Преглед ...", одберете ја датотеката на хард дискот или пренослив медиум, а потоа методот наведен погоре е истакнување на опсегот на клетки во Оваа датотека. Секако, датотеката мора да се отвори.
- Слично на тоа, може да се направат некои други поставки за консолидирани табели.
Со цел автоматски да го додадеме името на колоните на заглавието, ставаме штиклиран во близина на "потписот на горната линија". Со цел да се направи збир на податоците, го поставивме крлежот за параметарот "лево колона". Ако сакате, при ажурирање на податоците во примарните табели, сите информации во консолидираната табела исто така се ажурираат, тогаш мора да инсталирате знак за проверка во близина на параметарот "Креирај комуникација со фини податоци". Но, во овој случај, неопходно е да се разгледа дека ако сакате да додадете нови линии на изворната табела, ќе морате да го отстраните полето за избор од оваа ставка и рачно да ги преиспитате вредностите.
Кога сите поставки се направени, кликнете на копчето "OK".
- Консолидираниот извештај е подготвен. Како што можете да видите, податоците се групирани. За да ги видите информациите во секоја група, кликнете на улогата на плус налево од табелата.
Сега содржината на групата е достапна за гледање. Слично на тоа, можете да откриете која било друга група.
Како што можете да видите, консолидацијата на податоците во Excel е многу погодна алатка, благодарение на која можете да ги соберете заедно информациите лоцирани не само во различни табели и на различни листови, туку дури и објавени во други датотеки (книги). Тоа е релативно едноставно и брзо.