Како да се намали големината на датотеката на Excel

Кога работите во Excele, некои табели постигнуваат прилично импресивна големина. Ова води кон фактот дека големината на документот се зголемува, понекогаш дури и десетина мегабајти и многу повеќе. Зголемувањето на тежината на книгата на Excel води не само на зголемување на своето место окупирано на хард дискот, туку и уште поважно, за побавна брзина на вршење на различни активности и процеси во неа. Едноставно кажано, кога работите со таков документ, програмата Excel започнува да се забавува. Затоа, прашањето за оптимизација и намалување на таквите книги станува релевантно. Ајде да разбереме како да ја намалиме големината на датотеката во Excele.

Постапка за намалување на големината на книги

Оптимизирајте го родената датотека треба веднаш да биде во неколку насоки. Многу корисници не го препознаваат, но често книгата Excel содржи многу непотребни информации. Кога датотеката е мала за ова, никој не посветува посебно внимание на ова, но ако документот стана тежок, неопходно е да се оптимизира во сите можни параметри.

Метод 1: Намалување на работниот опсег

Оперативниот опсег е областа, акциите во кои се сеќавам на Excel. Ако документот брои, програмата ги пресметува сите клетки на работниот простор. Но, тоа не секогаш одговара на опсегот во кој корисникот навистина функционира. На пример, несоодветно испорачаниот јаз далеку од табелата ќе ја прошири големината на оперативниот опсег до тој елемент каде што се наоѓа овој јаз. Излегува дека Excel кога се пресметува секој пат кога ќе се справи со еден куп празни клетки. Ајде да видиме како овој проблем може да се елиминира на примерот на одредена табела.

1. Отпрвин, погледнете ја својата тежина пред да го оптимизирате, за да го споредите она што ќе биде откако ќе се изврши постапката. Ова може да се направи со движење во табулаторот "Датотека". Одете во делот "Детали". На десната страна на прозорецот што ги отвори основните својства на книгата. Првите својства се големината на документот. Како што гледаме, во нашиот случај тоа е 56,5 килобајти.



2. Прво на сите, треба да се дознае како вистинскиот работен простор е различен од оној што е навистина потребен од корисникот. Тоа е прилично едноставно да се направи тоа. Ние стануваме во било која ќелија на табелата и напишете комбинација на CTRL + крај. Excel веднаш се движи кон последната ќелија, која програмата го смета за конечниот елемент на работниот простор. Како што можете, во конкретно, нашиот случај е линија 913383. Со оглед на тоа дека табелата зафаќа само шест први линии, можно е да се наведе фактот дека 913377 линии се, всушност, бескорисни оптоварувања, кои не само што ја зголемува големината на датотеката , но поради постојаната повторна пресметка на целиот спектар на програмата при изведување на какво било дејство доведува до забавување на работата на документот.

   

   Се разбира, во реалноста, толку голем јаз меѓу реалниот работен опсег и фактот дека Excel прифаќа за тоа е доста редок, а ние зедовме толку голем број на редови за јасност. Иако, понекогаш има дури и случаи кога целата површина се смета за работното парче.

3. Со цел да се елиминира овој проблем, треба да ги отстраните сите редови почнувајќи од првиот празен и до крајот на листот. За да го направите ова, одберете ја првата ќелија, која веднаш е под масата и напишете го копчето Ctrl + Shift +.



4. Како што можеме да видиме, по што беа доделени сите елементи на првата колона, почнувајќи од наведената ќелија и до крајот на табелата. Потоа кликнете на содржината десното копче на глувчето. Во контекстното мени што се отвора, изберете "Избриши".

   

   Многу корисници се обидуваат да ги избришат со кликнување на копчето за бришење на тастатурата, но тоа не е точно. Оваа акција ја отвора содржината на клетките, но самите не ги отстранува. Затоа, во нашиот случај тоа нема да помогне.

5. Откако го избравме елементот "Избриши ..." во контекстното мени, се отвора прозорец за отстранување на мали клетки. Поставив префрлување на позицијата "стринг" во него и кликнете на копчето OK.



6. Сите редови на доделениот опсег беа отстранети. Бидете сигурни дека ќе ја исушите книгата со кликнување на флопи иконата во горниот лев агол на прозорецот.



7. Сега да видиме како ни помогна. Ние издвојуваме каква било ќелија на табелата и напишете комбинација на CTRL + крај. Како што можете да видите, Excel ја распредели последната ќелија на табелата, што значи дека сега е последниот елемент на работниот простор на лист.



8. Сега се преселуваме во делот "Детали" на табулаторот "Датотека" за да дознаеме колку тежината на нашиот документ е намалена. Како што можете да видите, сега е 32,5 KB. Потсетиме дека пред процедурата за оптимизација, нејзината големина беше 56,5 KB. Така, таа е намалена за повеќе од 1,7 пати. Но, во овој случај, главното достигнување не е дури ни намалување на тежината на датотеката, а фактот дека програмата сега е ослободена од пресметување на всушност неискористениот опсег, што значително ќе ја зголеми стапката на обработка на документот.

Ако во книгата неколку листови со кои работите, треба да спроведете слична постапка со секој од нив. Ова дури и понатаму ќе ја намали големината на документот.

Метод 2: Елиминација на непотребно форматирање

Друг важен фактор што го прави документот на Excel е потежок, е непотребно форматирање. Ова вклучува употреба на разни видови фонтови, граници, нумерички формати, но пред сè се однесува на истурање на клетките во различни бои. Значи, пред дополнително да ја форматирате датотеката, треба да размислите двапати, и дали е неопходно да се направи или без оваа постапка лесно е да се направи.

Ова е особено точно за книгите кои содржат голема количина на информации кои веќе имаат значителна големина. Додавањето на форматирање во книгата може да ја зголеми својата тежина дури и неколку пати. Затоа, треба да го изберете "Златна" средина помеѓу видливоста на презентирање на информации во документот и големината на датотеката, за да го користите форматирањето само онаму каде што е навистина неопходно.

Друг фактор поврзан со форматирањето, тежината на тежината е дека некои корисници претпочитаат да ги форматираат клетките "со маргина". Тоа е, тие ја форматираат не само самата маса, туку и опсегот што е под него, понекогаш дури и до крајот на листот, со пресметка на фактот дека кога ќе се додадат нови линии на масата, тоа нема да биде потребни за да ги форматираат во секое време.

Но, тоа не е познато кога ќе се додадат нови линии и колку ќе бидат додадени, и таквото прелиминарно форматирање што ја земате датотеката веќе сега, што негативно ќе влијае и со брзина на работа со овој документ. Затоа, ако сте аплицирале форматирање на празни клетки кои не се вклучени во табелата, таа мора да се отстрани.

1. Прво, треба да ги нагласите сите клетки кои се наоѓаат под опсегот со податоци. За да го направите ова, кликнете на бројот на првата празна низа на вертикалната координатна панел. Ја распредели целата линија. После тоа, ние ја применуваме веќе познатите комбинации на топла клучеви CTRL + Shift + надолу надолу.



2. После тоа, целиот спектар на ред е помал од дел од табелата исполнета со податоци, се разбуди. Да се ​​биде во табулаторот "Дома", кликнете на "јасна" икона, која се наоѓа на лентата во алатникот за уредување. Се отвора мало мени. Изберете ја позицијата "јасни формати" во неа.



3. По оваа акција во сите клетки на доделениот опсег, форматирањето ќе биде избришано.



4. На ист начин, можете да го отстраните непотребното форматирање во самата маса. За да го направите ова, одберете поединечни клетки или опсег во кој го разгледуваме форматирањето на минимум корисни, кликнете на копчето "Clear" на снимката и изберете "јасни формати" ставка од листата.



5. Како што можете да видите, форматирањето во избраниот опсег на табелата беше целосно отстрането.



6. После тоа, го враќаме овој опсег на некои елементи за форматирање што ги сметаме за релевантни: граници, нумерички формати итн.

Акциите опишани погоре ќе помогнат значително да ја намалат големината на Excel книгата и да ја забрзаат работата во неа. Но, подобро е првично да се искористи форматирањето само кога е навистина соодветно и неопходно отколку да потрошите време за да го оптимизирате документот.

Лекција: Форматирање Табели во Excel

Метод 3: Отстранување на линкови

Во некои документи, многу голем број на линкови од каде вредностите се затегнати. Ова, исто така, може сериозно да ја забави брзината на работа во нив. Особено силно под влијание на надворешните референци на други книги, иако внатрешните референци исто така негативно се рефлектираат во перформансите. Ако изворот доаѓа од каде врската зема информации не е постојано ажурирана, тоа е, значењето за замена на референтни адреси во клетките до нормални вредности. Ова е способно за зголемување на брзината на работа со документот. Врската или вредноста е во одредена ќелија, во спорот со формулата по изборот на објектот.

1. Изберете ја областа содржана од референци. Да се ​​биде во Tab Tab, кликнете на копчето "Копирај" кое се наоѓа на снимката во групата за поставки за таблата со исечоци.

   

   Алтернативно, по изборот на опсег, можете да користите комбинација на топла клучеви CTRL + C.

2. Откако ќе се копираат податоците, не отстранувајте го изборот од областа и кликнете на тоа десното копче на глувчето. Контекстното мени е лансирано. Во него, во блокот "Вметни поставки", треба да кликнете на иконата "Вредности". Има поглед на пиктограмите со прикажаните броеви.



3. После тоа, сите референци во посветената област ќе бидат заменети со статистички вредности.

Но, треба да се запамети дека оваа опција за оптимизација на книгата Excel не е секогаш прифатлива. Тоа може да се примени само кога податоците од оригиналниот извор не се динамични, тоа е, тие нема да се променат со текот на времето.

Метод 4: Промени во формат

Друг начин за значително намалување на големината на датотеката е да го смените својот формат. Овој метод, веројатно, најмногу помага да се притисне книгата, иако исто така е неопходно да се користат горенаведените опции во комплексот.

Во Excel постојат неколку "мајчин" формати на датотеки - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Форматот XLS беше основно продолжување за програмата верзија на Excel 2003 и порано. Тој е веќе застарен, но, сепак, многу корисници сè уште продолжуваат да се применуваат. Покрај тоа, постојат случаи кога треба да се вратите на работа со стари датотеки кои се создадени пред многу години дури и во отсуство на современи формати. Да не го споменуваме фактот дека многу програми од трети страни работат со книги со оваа експанзија, кои не знаат како да обработуваат подоцнежни опции за Excel документи.

Треба да се напомене дека книгата за проширување XLS има многу поголема големина од сегашниот аналог на XLSX формат, кој во моментов Excel користи како главен. Прво на сите, ова се должи на фактот дека xlsx датотеките се суштински компресирани архиви. Затоа, ако го користите проширувањето на XLS, но сакате да ја намалите тежината на книгата, тогаш ова може да се направи едноставно запирање во XLSX формат.

1. За да го конвертирате документот од XLS формат во формат XLSX, одете во табулаторот Датотека.



2. Во прозорецот што се отвора, веднаш обрнувам внимание на делот "Детали", каде што е посочено дека во моментов тежината на документот е 40 KB. Следно, кликнете на името "Зачувај како ...".



3. Се отвора прозорецот за спаси. Ако сакате, можете да одите во новиот директориум, но повеќето корисници се попогодни за складирање на нов документ на истото место каде изворниот код. Името на книгата, ако сакате, може да се смени во полето "Име на датотеката", иако не е потребно. Најважната работа во оваа постапка е да го поставите полето "Type Type" Excel (.xlsx) ". После тоа, можете да го притиснете копчето "OK" на дното на прозорецот.



4. По заштеда е произведена, одете на делот "Детали" од табулаторот Датотека за да видите колку тежина е намалена. Како што можете да видите, сега е 13,5 Kbytes против 40 Kbytes пред постапката за конверзија. Тоа е, еден само заштеда во модерен формат овозможи да се притисне книгата речиси три пати.

Покрај тоа, постои уште еден модерен XLSB формат или бинарна книга во Excele. Во него, документот е зачуван во бинарно кодирање. Овие датотеки тежат уште помалку од книги во XLSX формат. Покрај тоа, јазикот на кој тие се запишани најблиску до програмата Excel. Затоа, работи со такви книги побрзо отколку со било која друга екстензија. Во исто време, книгата на наведениот формат за функционалност и можностите за користење на различни алатки (форматирање, функции, графикони, итн.) Не е инфериорен во однос на формат XLSX и го надминува формат XLS.

Главната причина зошто XLSB не стана стандарден формат во Excel е дека програмите од трети страни практично можат да работат со него. На пример, ако треба да извезувате информации од Excel во 1C програма, тоа може да се направи со XLSX или XLS документи, но не со XLSB. Но, ако не планирате да пренесувате податоци на некоја трета програма, можете безбедно да го зачувате документот во XLSB формат. Ова ќе ви овозможи да ја намалите големината на документот и да ја зголемите брзината на работа во неа.

Постапката за заштеда на датотеката во експанзијата на XLSB е слична на онаа што сме го направиле за да го прошириме XLSX. Во табулаторот "Датотека", кликнете на "Зачувај како ...". Во прозорецот за заштеда што се отвора во полето "Тип на датотека", треба да ја изберете опцијата "Excel книга (* .xlsb)". Потоа кликнете на копчето "Зачувај".

Ние ја разгледуваме тежината на документот во делот "Детали". Како што можете да видите, тоа е намалено уште повеќе и сега е само 11,6 KB.

Сумирајќи ги општите резултати, можеме да кажеме дека ако работите со XLS датотека, тогаш најефикасен начин за намалување на нејзината големина е енергијата во модерни XLSX или XLSB формати. Ако веќе користите податоци за проширување на датотеки, тогаш за да ја намалите тежината, треба правилно да го конфигурирате работниот простор, да го отстраните вишокот форматирање и непотребни референци. Ќе добиете најголемо враќање ако ги произведувате сите овие акции во комплексот, и не се ограничувајте на една опција.