Kā samazināt Excel faila lielumu

Strādājot Excele, dažas tabulas sasniedz diezgan iespaidīgu izmēru. Tas noved pie tā, ka dokumenta lielums palielinās, dažreiz pat desmit megabaitu un vairāk. Excel grāmatas svara pieaugums ved ne tikai uz tās vietu, kas aizņemts cietajā diskā, bet vēl svarīgāk, lai lēnāk būtu ātrums veikt dažādas darbības un procesus tajā. Vienkārši ievietojiet, strādājot ar šādu dokumentu, Excel programma sāk palēnināt. Tādēļ ir svarīgi jautājums par šādu grāmatu optimizāciju un samazināšanu. Apdomēsim, kā samazināt faila lielumu Excele.

Grāmatu lieluma samazināšanas procedūra

Optimizējiet dzimušo failu nekavējoties vairākos virzienos. Daudzi lietotāji neatpazīst, bet bieži grāmatu Excel satur daudz nevajadzīgas informācijas. Kad fails ir mazs, neviens nepievērš īpašu uzmanību tam, bet, ja dokuments ir kļuvis apgrūtinošs, tas ir nepieciešams, lai optimizētu to visos iespējamos parametros.

1. metode: darbības diapazona samazināšana

Darbības diapazons ir teritorija, darbības, kurās es atceros Excel. Ja dokuments tiek skaitīts, programma pārrēķina visas darbvietas šūnas. Bet tas ne vienmēr atbilst diapazonam, kurā lietotājs patiešām darbojas. Piemēram, nepietiekami piegādāts plaisa tālu no galda paplašinās darbības diapazona lielumu līdz šim elementam, kur atrodas šī plaisa. Izrādās, ka Excel, kad pārrēķinot katru reizi, tas apstrādās ķekars tukšas šūnas. Redzēsim, kā šo problēmu var novērst konkrētas tabulas piemērā.

1. Sākumā, apskatiet savu svaru pirms optimizācijas, lai salīdzinātu to, kas tas būs pēc procedūras veikšanas. To var izdarīt, pārvietojoties cilnē "FILE". Iet uz sadaļu "Detaļas". Loga labajā pusē, kas atvēra grāmatas pamatīpašības. Pirmās īpašības ir dokumenta lielums. Kā mēs redzam, mūsu gadījumā tas ir 56,5 kilobaiti.



2. Pirmkārt, ir jāizvērtē, kā reālā darba telpa atšķiras no tā, kas patiešām ir vajadzīgs lietotājs. Tas ir diezgan vienkārši to izdarīt. Mēs kļūstam jebkurā tabulas šūnā un ievadiet Ctrl + End taustiņu kombināciju. Excel nekavējoties pārvietojas uz pēdējo šūnu, kuru programma uzskata par darba vietas galīgo elementu. Kā jūs varat redzēt, jo īpaši mūsu lieta ir līnija 913383. Ņemot vērā, ka tabula aizņem tikai sešas pirmās līnijas, ir iespējams norādīt faktu, ka 913377 līnijas ir, patiesībā, bezjēdzīgi slodze, kas ne tikai palielina faila lielumu , bet pateicoties visai programmas klāsta pastāvīgai pārrēķināšanai, veicot jebkādas darbības, kas noved pie darba palēnināšanās dokumentā.

   

   Protams, patiesībā, tik liela plaisa starp faktisko darba diapazonu un faktu, ka Excel pieņem, ka tas ir diezgan reti, un mēs paņēmām tik lielu skaitu rindu skaidrību. Lai gan dažreiz ir pat gadījumi, kad visa lapu platība tiek uzskatīta par sagatavi.

3. Lai novērstu šo problēmu, jums ir jānoņem visas rindas, sākot no pirmās tukšās un līdz lapas beigām. Lai to izdarītu, izvēlieties pirmo šūnu, kas ir uzreiz zem galda, un ierakstiet Ctrl + Shift + bulttaustiņu.



4. Kad mēs varam redzēt, pēc tam, kad visi pirmās slejas elementi, sākot no norādītās šūnas un līdz gala tabulas tika piešķirti. Pēc tam noklikšķiniet uz satura labās peles pogas. Atveras konteksta izvēlnē, izvēlieties "Dzēst".

   

   Daudzi lietotāji cenšas dzēst, noklikšķinot uz pogas Dzēst pogu uz tastatūras, bet tas nav pareizs. Šī darbība izdzēš saturu šūnas, bet noņem tos paši. Tāpēc mūsu gadījumā tas nepalīdzēs.

5. Pēc tam, kad mēs esam izvēlējušies "Dzēst ..." vienumu konteksta izvēlnē, tiek atvērts neliels šūnu noņemšanas logs. Es iestatīju slēdzi uz "stīgu" pozīciju tajā un noklikšķiniet uz pogas OK.



6. Visas piešķirtās diapazona rindas tika noņemtas. Noteikti izžūt grāmatu, noklikšķinot uz floppy ikonas loga augšējā kreisajā stūrī.



7. Tagad pieņemsim redzēt, kā tas mums palīdzēja. Mēs piešķiram jebkuru tabulas elementu un ierakstiet CTRL + Beigu taustiņu kombināciju. Kā jūs varat redzēt, Excel piešķirta pēdējā tabulas šūna, kas nozīmē, ka tagad tas ir pēdējais lapu darbvietas elements.



8. Tagad mēs pāriet uz cilnes "File" sadaļu "Detaļas", lai uzzinātu, cik lielā mērā ir samazinājies mūsu dokumenta svars. Kā redzat, tas tagad ir 32,5 kB. Atgādināt, ka pirms optimizācijas procedūras tā lielums bija 56,5 KB. Tādējādi tas ir samazināts par vairāk nekā 1,7 reizes. Taču šajā gadījumā galvenais sasniegums nav pat samazinājums par lietas materiāliem, un fakts, ka programma tagad ir atbrīvota no pārrēķinot faktiski neizmantoto diapazonu, kas ievērojami palielinās apstrādes likmi dokumenta.

Ja grāmatā vairākas lapas, ar kurām jūs strādājat, jums ir nepieciešams veikt līdzīgu procedūru ar katru no tiem. Tas vēl vairāk samazinās dokumenta lielumu.

2. metode: atlaišanas formatēšanas novēršana

Vēl viens svarīgs faktors, kas padara Excel dokumentu ir smagāks, ir lieks formatēt. Tas ietver dažādu veidu fontu, robežu, ciparu formātu izmantošanu, bet vispirms tas attiecas uz šūnu ielejošanu dažādās krāsās. Tātad, pirms papildus formatēt failu, jums ir jādomā divreiz, un vai tas ir nepieciešams, lai to izdarītu vai bez šīs procedūras, tas ir viegli darīt.

Tas jo īpaši attiecas uz grāmatām, kurās ir liels informācijas apjoms, kas sev jau ir ievērojams. Pievienojot formatējumu uz grāmatu, var palielināt tās svaru pat vairākas reizes. Tāpēc, jums ir jāizvēlas "zelta" vidū starp redzamību, lai iepazīstinātu ar informāciju dokumentā un faila lielumu, lai izmantotu formatējumu tikai tad, ja tas ir patiešām nepieciešams.

Vēl viens faktors, kas saistīts ar formatējumu, svaru svaru, ir tas, ka daži lietotāji izvēlas formatēt šūnas "ar rezervi." Tas ir, viņi formatē ne tikai pašu tabulu, bet arī diapazonu, kas ir zem tā, dažreiz pat līdz lapas beigām, aprēķinot faktu, ka tad, kad tabulā tiks pievienotas jaunas līnijas, tas nebūs nepieciešams, lai tos formatētu katru reizi.

Bet tas nav zināms, kad tiks pievienotas jaunas līnijas un cik daudz tiks pievienota, un šāda iepriekšēja formatēšana jūs lietojat failu jau tagad, kas negatīvi ietekmēs un ātrāk strādāt ar šo dokumentu. Tāpēc, ja esat lietojis formatējumu tukšām šūnām, kas nav iekļautas tabulā, tas ir jānoņem.

1. Pirmkārt, jums ir nepieciešams izcelt visas šūnas, kas atrodas zem diapazona ar datiem. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pirmā tukšā virknes skaita vertikālā koordinātu panelī. Piešķirta visa līnija. Pēc tam mēs izmantojam jau pazīstamo karsto taustiņu kombināciju Ctrl + Shift + uz leju.



2. Pēc tam viss rindu diapazons ir zemāks par tabulas daļu, kas piepildīta ar datiem, iezīmēja pamostas. Būt "Mājas" cilnē, noklikšķiniet uz "Clear" ikonas, kas atrodas lentē rediģēšanas rīkjoslā. Tiek atvērta neliela izvēlne. Izvēlieties to pozīciju "Clear formāti".



3. Pēc šīs darbības visās piešķirtās diapazona šūnās tiks dzēsts formatējums.



4. Tādā pašā veidā jūs varat noņemt nevajadzīgu formatējumu pašā tabulā. Lai to izdarītu, atlasiet atsevišķas šūnas vai diapazonu, kurā mēs uzskatām, ka minimālā noderīgā minimālā formatēšana noklikšķiniet uz lentes pogas "Clear" un izvēlieties "Clear Formates" vienumu no saraksta.



5. Kā redzat, formatēšana izvēlētajā tabulā tika pilnībā noņemts.



6. Pēc tam mēs atgriežam šo diapazonu dažus formatēšanas elementus, kurus mēs uzskatām par atbilstošiem: robežām, ciparu formātiem utt.

Iepriekš aprakstītās darbības palīdzēs ievērojami samazināt lielumu Excel grāmatu un paātrināt darbu tajā. Bet tas ir labāk, lai sākotnēji izmantotu formatējumu tikai tad, ja tas ir patiesi piemērots un nepieciešams, nekā pavadīt laiku, lai optimizētu dokumentu.

Nodarbība: tabulu formatēšana Excel

3. metode: Saites noņemšana

Dažos dokumentos ir ļoti liels skaits saikņu no vērtībām. Tas var arī nopietni palēnināt darba ātrumu. Īpaši lielā mērā ietekmē ārējās atsauces uz citām grāmatām, lai gan iekšējās atsauces ir negatīvi atspoguļotas veiktspēju. Ja avots nāk no kurās saite saņem informāciju, nav pastāvīgi atjaunināta, tas ir, kas nozīmē aizstāt atsauces adreses šūnās līdz normālām vērtībām. Tas spēj palielināt ātrumu strādāt ar dokumentu. Saite vai vērtība ir konkrētā šūnā, formulas rindā pēc vienuma izvēles.

1. Izvēlieties apgabalu, kas atrodas atsauces. Atrodoties cilnē Sākums noklikšķiniet uz pogas "Copy", kas atrodas uz lentes starpliktuves iestatījumu grupā.

   

   Alternatīvi, pēc diapazona izvēles, varat izmantot karsto taustiņu kombināciju Ctrl + C.

2. Kad dati ir kopēti, neizņemiet izvēli no laukuma un noklikšķiniet uz tā peles labo pogu. Tiek uzsākta konteksta izvēlne. In Tajā "Ievades iestatījumi" bloķē, jums ir nepieciešams, lai noklikšķinātu uz "vērtības" ikonas. Tas ir skats uz piktogrammām ar attēlotajiem skaitļiem.



3. Pēc tam visas atsauces īpašajā jomā aizstās ar statistikas vērtībām.

Bet jums ir jāatceras, ka šī iespēja optimizēt Excel grāmatu ne vienmēr ir pieņemama. To var piemērot tikai tad, kad dati no sākotnējā avota nav dinamiska, tas ir, tie nemainīsies ar laiku.

4. metode: formāta izmaiņas

Vēl viens veids, kā būtiski samazināt faila lielumu, ir mainīt tā formātu. Šī metode, iespējams, lielākā daļa no visiem palīdz izspiest grāmatu, lai gan ir nepieciešams arī izmantot iepriekš minētās iespējas kompleksā.

Excel ir vairāki "dzimtā" failu formāti - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS formāts bija galvenais paplašinājums programmas versijai Excel 2003 un agrāk. Viņš jau ir novecojis, bet tomēr daudzi lietotāji joprojām turpina piemērot. Turklāt ir gadījumi, kad jums ir jāatgriežas darbā ar veciem failiem, kas ir izveidoti pirms daudziem gadiem, pat ja nav modernu formātu. Nemaz nerunājot par to, ka daudzas trešās puses programmas strādā ar grāmatām ar šo paplašināšanos, kas nezina, kā apstrādāt jaunākas iespējas Excel dokumentiem.

Jāatzīmē, ka XLS paplašinājuma grāmatai ir daudz lielāks nekā pašreizējais XLSX formāta analogs, kas šobrīd Excel izmanto kā galveno. Pirmkārt, tas ir saistīts ar to, ka XLSX faili ir būtiski saspiesti arhīvi. Tāpēc, ja jūs izmantojat XLS paplašinājumu, bet vēlaties samazināt grāmatas svaru, tad to var izdarīt vienkārši apstāšanās to XLSX formātā.

1. Lai konvertētu dokumentu no XLS formātā uz XLSX formātu, dodieties uz cilni File.



2. Logā, kas atveras, es uzreiz pievēršam uzmanību sadaļai "detaļām", kur ir norādīts, ka šobrīd dokumenta svars ir 40 KB. Pēc tam noklikšķiniet uz nosaukuma "Saglabāt kā ...".



3. Atveras logs Saglabāt. Ja vēlaties, jūs varat doties uz jauno direktoriju, bet lielākā daļa lietotāju ir ērtāk, lai saglabātu jaunu dokumentu tajā pašā vietā, kur avota kods. Grāmatas nosaukums, ja nepieciešams, var tikt mainīts laukā "Faila nosaukums", lai gan tas nav nepieciešams. Vissvarīgākā lieta šajā procedūrā ir noteikt "File Type" lauku "Excel (.xlsx)" grāmatu. Pēc tam loga apakšdaļā varat nospiest pogu "OK".



4. Pēc tam, kad tiek saražota saglabāšana, dodieties uz cilnes Failu sadaļu "Detaļas", lai redzētu, cik daudz svara ir samazinājies. Kā redzat, tas tagad ir 13,5 Kbytes pret 40 Kbytes pirms konversijas procedūras. Tas ir, viens tikai ietaupījums mūsdienu formātā ļāva izspiest grāmatu gandrīz trīs reizes.

Turklāt Excele ir vēl viens moderns XLSB formāts vai binārā grāmata. Tajā dokuments tiek saglabāts binārā kodējumā. Šie faili sver vēl mazāk nekā grāmatas XLSX formātā. Turklāt valoda, kurā tās tiek reģistrētas vistuvāk Excel programmai. Tāpēc tas darbojas ar šādām grāmatām ātrāk nekā jebkurā citā paplašināšanā. Tajā pašā laikā, norādītā formāta grāmata par funkcionalitāti un iespējām izmantot dažādus instrumentus (formatējumu, funkcijas, grafikus utt), nav zemāka par XLSX formātu un pārsniedz XLS formātu.

Galvenais iemesls, kāpēc XLSB nav kļuvis par noklusējuma formātu Excel, ir tas, ka trešo pušu programmas praktiski spēj strādāt ar to. Piemēram, ja jums ir nepieciešams eksportēt informāciju no Excel 1C programmā, to var izdarīt ar XLSX vai XLS dokumentiem, bet ne ar XLSB. Bet, ja jūs neplānojat pārsūtīt datus uz jebkuru trešās puses programmu, varat droši saglabāt dokumentu XLSB formātā. Tas ļaus jums samazināt dokumenta lielumu un palielināt darba ātrumu tajā.

Faila saglabāšanas kārtība XLSB paplašināšanā ir līdzīgs, ko mēs esam darījuši, lai paplašinātu XLSX. Cilnē "FILE" noklikšķiniet uz "Saglabāt kā ...". Saglabāšanas logā, kas atvērts laukā "File Type", jums ir jāizvēlas opcija "Excel grāmata (* .xlsb)". Pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Saglabāt".

Mēs aplūkojam dokumenta svaru sadaļā "Detaļas". Kā jūs varat redzēt, tas ir samazinājies vēl vairāk un tagad ir tikai 11,6 kB.

Apkopojot vispārējos rezultātus, mēs varam teikt, ka, ja jūs strādājat ar XLS failu, tad visefektīvākais veids, kā samazināt tā lielumu, ir enerģija mūsdienu XLSX vai XLSB formātos. Ja jūs jau izmantojat failu paplašināšanas datus, tad, lai samazinātu to svaru, jums vajadzētu pareizi konfigurēt darbvietu, noņemt lieko formatējumu un nevajadzīgas atsauces. Jūs saņemsiet vislielāko peļņu, ja jūs ražojat visas šīs darbības kompleksā, un neierobežojiet sevi ar vienu iespēju.