Dirbdami "Excele", kai kurios lentelės pasiekia gana įspūdingą dydį. Tai lemia tai, kad dokumento dydis didėja, kartais netgi dešimtis megabaitų ir daugiau. "Excel" knygos svorio padidėjimas ne tik padidinti standžiajame diske užimamą vietą, bet dar svarbiau, kad būtų lėtesnė įvairių veiksmų ir procesų greitis. Tiesiog įdėti, dirbant su tokiu dokumentu, "Excel" programa pradeda sulėtinti. Todėl tokių knygų optimizavimo ir mažinimo klausimas tampa svarbus. Išsiaiškinkime, kaip sumažinti failo dydį "Excele".
Knygų dydžio sumažinimo procedūra
Optimizuokite gimęs failas turi būti nedelsiant keliomis kryptimis. Daugelis vartotojų neatpažįsta, tačiau dažnai "Excel" knygoje yra daug nereikalingos informacijos. Kai failas yra maža, niekas nesirūpina ypatingu dėmesiu, tačiau jei dokumentas tapo sudėtingas, būtina jį optimizuoti visais galimais parametrais.1 metodas: veikimo diapazono mažinimas
Veiklos sritis yra sritis, veiksmai, kuriais aš prisiminu "Excel". Jei dokumentas skaičiuojamas, programa perskaičiuoja visas darbo vietos ląsteles. Bet tai ne visada atitinka diapazoną, kuriame vartotojas tikrai veikia. Pavyzdžiui, netinkamai pristatytas atotrūkis toli nuo stalo padidins veikimo diapazono dydį prie šio elemento, kur yra šis atotrūkis. Pasirodo, kad "Excel", kai kas nors perskaičiuojate kiekvieną kartą, jis bus apdorotas tuščių ląstelių krūva. Pažiūrėkime, kaip ši problema gali būti pašalinta konkrečios lentelės pavyzdžiu.
- Iš pradžių pažvelkite į savo svorį prieš optimizavimą, palyginti, kas bus atliekama po procedūros. Tai galima padaryti perkeliant į skirtuką "Failas". Eikite į skyrių "Detalės". Dešinėje pusėje, kuri atidarė pagrindines knygos savybes. Pirmosios savybės yra dokumento dydis. Kaip matome, mūsų atveju jis yra 56,5 kilobaitų.
- Visų pirma, reikėtų sužinoti, kaip tikra darbo vieta skiriasi nuo to, kas tikrai reikalinga vartotojas. Tai gana paprasta tai padaryti. Mes tapsime bet kurioje lentelės ląstelėje ir įveskite CTRL + galutinio klavišo derinį. "Excel" nedelsiant perkelia į paskutinę ląstelę, kurią programa mano, kad galutinis darbo vietos elementas. Kaip matote, konkrečiai, mūsų byla yra linija 913383. Atsižvelgiant į tai, kad lentelė užima tik šešias pirmuosius linijas, galima teigti, kad 913377 linijos yra iš tikrųjų, nenaudinga apkrova, kuri ne tik padidina failo dydį , bet dėl nuolatinio visos programos diapazono perskaičiavimo atliekant bet kokius veiksmus, sukelia dokumento darbo sulėtėjimą.
Žinoma, iš tikrųjų tokia didelė atotrūkis tarp faktinio darbo asortimento ir tai, kad "Excel" sutinka su juo yra gana retas, ir mes paėmėme tokį daug eilučių aiškumo. Nors kartais yra net atvejų, kai visa lapų plotas laikomas ruošiniu.
- Norint pašalinti šią problemą, turite pašalinti visas eilutes nuo pirmojo tuščios ir iki lapo pabaigos. Norėdami tai padaryti, pasirinkite pirmąją ląstelę, kuri yra iš karto po stalu ir įveskite Ctrl + Shift + rodyklės klavišą.
- Kaip matome, po to visi pirmojo stulpelio elementai, pradedant nuo nurodytos ląstelės ir į lentelės pabaigą. Tada spustelėkite turinio dešinįjį pelės mygtuką. Atsidariusiame kontekstiniame meniu pasirinkite "Ištrinti".
Daugelis vartotojų bando ištrinti spustelėję klaviatūros delete mygtuką, tačiau jis nėra teisingas. Šis veiksmas išvalo ląstelių turinį, bet nepašalina jų. Todėl mūsų atveju tai nepadės.
- Po to, kai pasirinkome "ištrinti ..." elementą kontekstiniame meniu, atsidaro mažas ląstelių šalinimo langas. Aš nustatau jungiklį į "String" padėtį ir spustelėkite mygtuką OK.
- Visos paskirstyto diapazono eilutės buvo pašalintos. Būtinai išdžiovinkite knygą spustelėję diskelių piktogramą viršutiniame kairiajame lango kampe.
- Dabar pažiūrėkime, kaip tai mums padėjo. Mes skiriame bet kurią lentelės ląstelę ir įveskite CTRL + galutinio klavišo derinį. Kaip matote, "Excel" skyrė paskutinę lentelės ląstelę, o tai reiškia, kad dabar tai yra paskutinis lapų darbo vietos elementas.
- Dabar mes pereiname prie "Failo" skirtuko skyriuje, kad sužinotumėte, kiek sumažėjo mūsų dokumento svoris. Kaip matote, dabar jis yra 32,5 kb. Prisiminkite, kad prieš optimizavimo procedūrą jo dydis buvo 56,5 kB. Taigi, jis buvo sumažintas daugiau nei 1,7 karto. Tačiau šiuo atveju pagrindinis pasiekimas nėra net į bylos svorio sumažėjimą, ir tai, kad programa dabar yra atleidžiama nuo perskaičiuojant faktiškai nepanaudotą diapazoną, kuris žymiai padidins dokumento apdorojimo lygį.
Jei knygoje yra keletas lapų, su kuriais dirbate, turite atlikti panašią procedūrą su kiekvienu iš jų. Tai dar labiau sumažins dokumento dydį.
2 metodas: nereikalingų formatavimo pašalinimas
Kitas svarbus veiksnys, dėl kurio "Excel" dokumentas yra sunkesnis, yra nereikalingas formatavimas. Tai apima įvairių tipų šriftų, sienų, skaitmeninių formatų naudojimą, tačiau visų pirma jis susijęs su ląstelių pilant įvairiomis spalvomis. Taigi prieš papildomai formatuokite failą, jums reikia galvoti du kartus ir ar tai būtina tai padaryti arba be šios procedūros lengva padaryti.
Tai ypač pasakytina apie knygas, kuriose yra daug informacijos, kurią patys jau turi didelį dydį. Pridedant formatavimą į knygą gali padidinti savo svorį net kelis kartus. Todėl reikia pasirinkti "auksinį" vidurį tarp pateikimo informacijos pateikimo dokumente ir failo dydžio, naudoti formatavimą tik tada, kai tai yra tikrai būtina.
Kitas veiksnys, susijęs su formatavimo, svorio svoriu, yra tai, kad kai kurie vartotojai nori formatuoti ląsteles "su marža". Tai yra, jie formatuoja ne tik pačią stalą, bet ir po jo, kartais net iki lapo pabaigos, skaičiuojant tai, kad kai į lentelę bus pridėta naujos linijos, tai nebus būtina juos formatuoti kiekvieną kartą.
Tačiau tai nėra žinoma, kai bus pridėta naujos linijos ir kiek bus pridėta, ir toks preliminarus formatavimas, kurį jau priimate jau dabar, kuris neigiamai paveiks ir veiktų su šiuo dokumentu greičiu. Todėl, jei taikėte formatavimą į tuščias ląsteles, kurios nėra įtrauktos į lentelę, jis turi būti pašalintas.
- Visų pirma, jums reikia pabrėžti visas ląsteles, esančias žemiau diapazono su duomenimis. Norėdami tai padaryti, spustelėkite pirmosios tuščios eilutės numerį vertikalioje koordinačių skydelyje. Paskirta visa linija. Po to, mes taikome jau pažįstamą derinį karšto klavišų Ctrl + Shift + žemyn žemyn.
- Po to visa eilės diapazonas yra mažesnis už lentelės dalį, užpildytą duomenis, pažymėtus atsargas. Būdamas "Home" skirtuke, spustelėkite "Clear" piktogramą, kuri yra ant juostos redagavimo įrankių juostoje. Atsidaro nedidelis meniu. Pasirinkite jį "Išvalyti formatai".
- Po šio veiksmo visose paskirto diapazono ląstelėse formatavimas bus ištrintas.
- Taip pat galite pašalinti nereikalingą formatavimą pačioje lentelėje. Norėdami tai padaryti, pasirinkite atskirų ląstelių ar diapazono, kuriame mes manome, formatuojant minimalų naudingą, spustelėkite mygtuką "Išvalyti" juosta ir pasirinkite "Clear Formats" elementą iš sąrašo.
- Kaip matote, formatavimas pasirinkto lentelės diapazone buvo visiškai pašalintas.
- Po to mes grąžiname šį diapazoną kai kurių formatavimo elementai, kuriuos mes manome, yra svarbūs: sienos, skaitmeniniai formatai ir kt.
Pirmiau aprašyti veiksmai padės žymiai sumažinti "Excel" knygos dydį ir paspartinti darbą jame. Bet tai geriau iš pradžių naudoti formatavimą tik tada, kai jis yra tikrai tinkamas ir būtinas, nei praleisti laiką, kad optimizuoti dokumentą.
Pamoka: "Excel" formatavimo lentelės
3 metodas: Nuorodų pašalinimas
Kai kuriais dokumentais, labai daug nuorodų, kai vertės yra sugriežtintos. Tai taip pat gali rimtai sulėtinti darbo greitį. Ypač tvirtai įtakoja išorinės nuorodos į kitas knygas, nors vidaus nuorodos taip pat neigiamai atsispindi rezultatus. Jei šaltinis yra iš kur nuoroda imasi informacijos nėra nuolat atnaujinama, tai reiškia, kad reikšmė pakeisti nuorodų adresus ląstelėse į normalias vertes. Tai gali padidinti darbo su dokumentu greitį. Nuoroda arba vertė yra konkrečioje ląstelėje, formulės eilutėje po elemento pasirinkimo.
- Pasirinkite sritį, esančią nuorodomis. Būdamas skirtuke Pagrindinis, spustelėkite mygtuką "Kopijuoti", kuris yra ant juostos į iškarpinės nustatymų grupę.
Arba po pasirinkdami diapazoną, galite naudoti karšto klavišų Ctrl + C derinį.
- Po duomenų nukopijuokite, nepašalinkite pasirinkimo iš vietovės ir spustelėkite jį dešiniuoju pelės mygtuku. Pradėtas kontekstinis meniu. Jame "įterpti nustatymus" blokuokite, turite spustelėti piktogramą "Vertybės". Ji turi piktogramų vaizdą su vaizdais.
- Po to visos nuorodos į specialią sritį bus pakeista statistinėmis vertėmis.
Bet jums reikia prisiminti, kad ši galimybė optimizuoti "Excel" knygą ne visada priimtina. Jis gali būti taikomas tik tada, kai duomenys iš pradinio šaltinio nėra dinamiškas, tai yra, jie nesikeis su laiku.
4 metodas: formato pakeitimai
Kitas būdas žymiai sumažinti failo dydį yra pakeisti savo formatą. Šis metodas, tikriausiai, dauguma visų padeda išspausti knygą, nors taip pat būtina naudoti pirmiau minėtas galimybes komplekso.
"Excel" yra keletas "vietinių" failų formatų - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS formatas buvo pagrindinis "Excel 2003" ir anksčiau "Excel" programos versijos pratęsimas. Jis jau yra pasenęs, tačiau, vis dėlto, daugelis vartotojų vis dar turi būti taikomi. Be to, yra atvejų, kai jūs turite grįžti į darbą su senais failais, kurie buvo sukurti prieš daugelį metų, net jei nėra šiuolaikinių formatų. Jau nekalbant apie tai, kad daugelis trečiųjų šalių programų dirba su knygomis su šia plėtra, kuri nežino, kaip apdoroti vėliau galimybes "Excel" dokumentams.
Pažymėtina, kad "XLS" pratęsimo knyga turi daug didesnį dydį nei dabartinis XLSX formato analogas, kuris šiuo metu "Excel" naudoja kaip pagrindinį. Visų pirma, tai yra dėl to, kad XLSX failai yra iš esmės suspausto archyvai. Todėl, jei naudojate XLS plėtinį, bet norite sumažinti knygos svorį, tai galima padaryti tiesiog sustabdyti jį XLSX formatu.
- Jei norite konvertuoti dokumentą iš XLS formato į XLSX formatą, eikite į skirtuką Failas.
- Atsidariame lange, aš iš karto atkreipiu dėmesį į skyrių "detales", kur nurodoma, kad šiuo metu dokumento svoris yra 40 kB. Tada spustelėkite pavadinimą "Išsaugoti kaip ...".
- Atsidaro išsaugoti langą. Jei norite, galite eiti į naują katalogą, tačiau dauguma vartotojų yra patogiau saugoti naują dokumentą toje pačioje vietoje, kur yra šaltinio kodas. Knygos pavadinimas, jei pageidaujate, gali būti pakeistas lauke "Failo pavadinimas", nors tai nėra būtina. Svarbiausias dalykas šioje procedūroje yra nustatyti "Failo tipo" lauką "Excel (.xlsx)" knyga. Po to lango apačioje galite paspausti mygtuką "OK".
- Po taupymo yra pagamintas, eikite į failo skirtuko "Detalės" skyrių, kad pamatytumėte, kiek svorio sumažėjo. Kaip matote, dabar jis yra 13,5 kbytes prieš 40 kbytes prieš konversijos procedūrą. Tai reiškia, kad vienas tik taupomas šiuolaikiniame formate, buvo įmanoma išspausti knygą beveik tris kartus.
Be to, yra dar vienas modernus XLSB formatas arba dvejetainis knyga "Excele". Jame dokumentas išsaugomas dvejetainiu kodavimu. Šie failai sveria dar mažiau nei knygos XLSX formatu. Be to, kalba, kuria jie įrašomi arčiausiai "Excel" programos. Todėl jis veikia su tokiomis knygomis greičiau nei bet kokiu kitu pratęsimu. Tuo pačiu metu, nurodyto funkcionalumo formato knyga ir įvairių įrankių naudojimo galimybės (formatavimas, funkcijos, grafikai ir kt.) Nėra prastesni už XLSX formatą ir viršija XLS formatą.
Pagrindinė priežastis, kodėl XLSB tapo numatytu formatu "Excel" yra tai, kad trečiųjų šalių programos praktiškai gali dirbti su juo. Pavyzdžiui, jei jums reikia eksportuoti informaciją iš "Excel" į 1C programą, tai galima padaryti su XLSX arba XLS dokumentais, bet ne su XLSB. Tačiau, jei nesate planuojate perduoti duomenis į bet kurią trečiosios šalies programą, galite saugiai išsaugoti dokumentą XLSB formatu. Tai leis jums sumažinti dokumento dydį ir padidinti darbo greitį.
Failo išsaugojimo į XLSB išplėtimą procedūra yra panaši į tą, kurį mes buvome padaryta, kad išplėstume XLSX. Skirtuke "Failas" spustelėkite "Išsaugoti kaip ...". Taupymo lange, kuris atsidaro lauke "Failo tipo", turite pasirinkti parinktį "Excel knyga (* .xlsb)". Tada spustelėkite mygtuką "Išsaugoti".
Mes žiūrime į dokumento svorį "Detalės" skyriuje. Kaip matote, jis dar labiau sumažėjo ir dabar yra tik 11,6 kb.
Apibendrinant bendruosius rezultatus, mes galime pasakyti, kad jei dirbate su XLS failu, tada efektyviausias būdas sumažinti jo dydį yra energingas moderniuose XLSX arba XLSB formatuose. Jei jau naudojate failų išplėtimo duomenis, tada sumažinti savo svorį, turėtumėte tinkamai sukonfigūruoti darbo vietą, pašalinti perteklinius formatavimą ir nereikalingas nuorodas. Gausite didžiausią grįžimą, jei gaminate visus šiuos veiksmus komplekse, o ne apriboti save į vieną parinktį.