Excel файлынын көлөмүн кантип азайтуу керек

Иквалда иштеп жатканда, кээ бир столдор бир нече таасирдүү өлчөмгө жетишет. Бул документтин өлчөмү көбөйгөндүгүнө алып келет, кээде ондогон мегабайт менен дагы. Excel китебинин салмагынын көбөйүшү катуу дискте ээлеген өз ордунда гана эмес, андан да маанилүүсү, андан да маанилүүрөөк, андан да көп иш-аракеттерди жана процесстерди жасоонун ылдамдыгын жайыраак жүрүү үчүн, андан да маанилүүрөөк. Жөнөкөй сөз менен айтканда, мындай документ менен иштеп жатканда Excel программасы жайлай баштайт. Демек, мындай китептерди оптимизациялоо жана азайтуу маселеси актуалдуу болуп калат. Келгиле, файлдын көлөмүн андан канткенде азайтуу керектигин билип алалы.

Китеп өлчөмүн азайтуу жол-жобосу

Түстүү файлды оптималдаштыруу дароо бир нече багытта болушу керек. Көптөгөн колдонуучулар тааныбайт, бирок көбүнчө китепте көп керексиз маалыматтар камтылган. Бул үчүн файл кичинекей кезде, буга эч ким өзгөчө көңүл бурбайт, эгерде документ ооруп калса, аны бардык мүмкүн болгон параметрлерде оптималдаштыруу керек.

1-ыкма: Операция диапазону азайтуу

Операциялык диапазон - бул менден экскелди эстеген иш-чаралар. Эгерде документ эсептеген болсо, программа жумуш аянтынын бардык клеткаларын кайра эсептейт. Бирок ал дайыма эле колдонуучу чынында эле иштей турган диапазонго дал келбейт. Мисалы, столдон алыстыкта ​​орунсуз бош боштук бул боштук жайгашкан жерде иштөө диапазонун көлөмүн кеңейтет. Ар бир жолу бош клеткалардын бир тутамды көтөрө турган сайын, аны кайра эсептөөдө мыкты болуп чыгат. Келгиле, бул көйгөйдү белгилүү бир столдун мисалынан кантип жок кылынышы мүмкүн экендигин карап көрөлү.

1. Башында, оптималдаштыруу, аны оптималдаштыруу, анын жол-жоболору аткарылгандан кийин эмне болорун салыңыз. Бул "Файл" өтмөгүнө өтүү менен жасаса болот. "Чоо-жайын" бөлүмүнө өтүңүз. Китептин негизги касиеттерин ачкан терезенин оң жагында. Биринчи касиеттери - документтин өлчөмү. Көрүнүп тургандай, биздин учурда 56,5 килобайт.



2. Биринчиден, ал эми чыныгы иш мейкиндиги колдонуучунун колунан келгенинен эмнеси менен айырмаланарын билүү керек. Муну жасоо өтө жөнөкөй. Биз столдун ар кандай клеткасында болуп калдык жана Ctrl + Аяктоо баскычын териңиз. Excel дароо акыркы мейкиндиктин акыркы элементин караган акыркы клеткага өтөт. Көрүнүп тургандай, биздин ишибиз 913383-саптагы сызык. , бирок кандайдыр бир иш-аракеттерди аткарууда программанын бүт диапазонун толугу менен кайра эсептөөсүнө байланыштуу, документте иштөөнүн басаңдагандыгына алып келет.

   

   Албетте, иш жүзүндө жумуш чөйрөсүнүн ортосундагы ушунчалык чоң ажырым, ал үчүн excel кабыл алган фактынын ортосундагы чоң ажырым сейрек кездешет жана биз бул көп сандаган саптарды кунга алдык. Бирок кээде жалбырактын бүткүл жумушчу бөлүгү деп эсептелген учурлар да бар.

3. Бул көйгөйдү жоюу үчүн, сиз биринчи бош жана барактын аягына чейин бардык катарларды жок кылышыңыз керек. Муну жасоо үчүн, биринчи клетканы тандаңыз, бул столдун астына кирип, Ctrl + Shift + arrow баскычын териңиз.



4. Көрсөтүлгөн кампадан баштап, биринчи тилкедин бардык элементтери жана таблицанын аягына чейин бөлүнгөн. Андан кийин Мазмундун оң баскычын чыкылдатыңыз. Контексттик менюда "Жок кылуу" дегенди тандаңыз.

   

   Көптөгөн колдонуучулар клавиатурада жок кылууну баскычтарын чыкылдатып, жок кылууга аракет кылышат, бирок ал туура эмес. Бул аракет клеткалардын мазмунун тазалайт, бирок аларды өзүлөрүн алып салбайт. Ошондуктан, биздин ишибизде жардам бербейт.

5. Биз "Жок кылуу" деп тандагандан кийин, контексттик менюдагы нерсени тандап алгандан кийин, клеткадан четтетүү терезеси ачылат. Мен ага которуштурууну "сап" ордуна коюңуз жана OK баскычын чыкылдатыңыз.



6. Бөлүнгөн чектеринин бардык катарлары алынып салынды. Терезенин жогорку сол бурчунда дискетаны сөлөкөтүн чыкылдатып, китепти кургатыңыз.



7. Эми анын бизге кандайча жардам бергенин карап көрөлү. Биз столдун каалаган клеткасын бөлүп, Ctrl + Аяктоо баскычын териңиз. Көрүнүп тургандай, Excel столдун акыркы клеткасы бөлүнгөн, бул азыр жалбырактын жумушчу мейкиндигинин акыркы элементи.



8. Эми биз "Файл" өтмөгүнүн "Файл" өтмөгүнүн "Файл" бөлүмүнө өтөбүз "Файл" өтмөктүн ("Файл" бөлүмүнө көчүп барабыз. Көрүп тургандай, ал азыр 32.5 КБ. Оптималдаштыруу жол-жобосун эстесеңиз, анын көлөмү 56.5 Kb. Ошентип, ал 1,7 эседен ашыкка кыскарган. Бирок бул учурда, башкы жетишкендик, ал тургай, файлдын салмагынын төмөндөшү жана бул программанын колдонулбаган диапазону кайра калыбына келтирүүгө чейин, ал эми документтин иштетилгендигин бир кыйла жогорулатат.

Эгерде сиз бир нече баракчада сиз иштеген бир нече баракта болсо, анда алардын ар бири менен ушундай жол-жобо жүргүзүшүңүз керек. Бул документтин өлчөмүн андан ары азайтат.

2-ыкма: ашыкча форматтоону жоюу

Excel документин күчөтүүчү дагы бир маанилүү фактор - ашыкча форматтоо. Буга ар кандай шрифттерди, чек араларды, сандык форматтарды колдонууну камтыйт, бирок биринчи кезекте, ар кандай түстөгү клеткаларды куюуга байланыштуу. Демек, файлды кошумча форматтаардан мурун, сиз эки жолу ойлонушуңуз керек жана аны жасоо керек же бул процедурасыз же бул процедурасыз болушу керек.

Бул, айрыкча, өзүлөрү бир кыйла чоң көлөмдөгү маалыматтарды камтыган китептердеги китептерде. Китепке форматтоону кошуу анын салмагын бир нече жолу күчөтүшү мүмкүн. Ошондуктан, сиз документте маалыматтарды жана файлдын өлчөмүн тастыктоо үчүн, ал форматтоону колдонуу үчүн, файлдын өлчөмүн жана файлдын өлчөмүн сунуштоо менен "алтын" дегенди тандашыңыз керек.

Форматтоо, салмактуу салмакка байланыштуу дагы бир фактор, кээ бир колдонуучулар "маржа менен" клеткаларды форматтоону артык көрүшөт. Башкача айтканда, алар столдун өзүнөн гана эмес, анын астындагы диапазону гана, кээде барактын аягына чейин, дасторконго жаңы сызыктар кошулуп кетсе, анда ал болбойт деп эсептешет аларды ар дайым форматтоо үчүн керек.

Бирок жаңы сызыктар кошулганда жана канча каражат кошулат жана сиз ал эми сиз бул документти терс таасирин тийгизет жана ушул документ менен терс таасирин тийгизет. Демек, сиз столго кирбеген бош клеткаларды форматтоону колдонсоңуз, аны алып салуу керек.

1. Биринчиден, сиз маалыматтарга төмөн жайгашкан бардык клеткаларды баса белгилөө керек. Муну жасоо үчүн, вертикалдуу координат панелиндеги биринчи бош саптын санын чыкылдатыңыз. Бүт сызык бөлүнгөн. Андан кийин биз ысык ачкычтын эң сонун айкалышын төмөндөтөт + Ctrl + Shift + ылдый түшүрөбүз.



2. Андан кийин, катардагы саптардын бардыгы маалыматтарга толгон столдун бир бөлүгүнө караганда төмөн, депутат баса белгиленди. "Home" өтмөгүндө болуу, Түзөтүү куралдар панелиндеги тасманын үстүндө жайгашкан "Таза" сөлөкөтүн чыкылдатыңыз. Кичинекей меню ачылат. Анда "Таза форматты" позициясын тандаңыз.



3. Бул иш-аракеттерден кийин бөлүнгөн диапазондун бардык камераларында форматтоо жок кылынды.



4. Ошол сыяктуу эле, сиз столдун өзүндө ашыкча форматтоону алып салсаңыз болот. Бул үчүн, биз минималдуу пайдалуу деп эсептеген жеке клеткаларды же диапазону тандап, "Тазалоо" баскычын чыкылдатып, тасманын "Таза" баскычын чыкылдатыңыз жана тизмеден "Таза форматты" тандаңыз.



5. Көрүнүп тургандай, столдун тандалган диапазонунда форматтоо толугу менен алынып салынды.



6. Андан кийин, биз бул диапазонду биз тиешелүү деп эсептеген бир нече форматтоо элементтерин кайтарып беребиз: чек аралар, сандык форматтар ж.б.

Жогоруда сүрөттөлгөн иш-аракеттер Excel китебинин көлөмүн бир кыйла төмөндөтүп, андагы ишти тездетүүгө жардам берет. Бирок, документти оптималдаштырууга убакыт бөлгөндөн көрө, ал чындыгында ылайыктуу жана зарыл болгон форматтоону алгач колдонгонуңуз жакшы.

Сабак: Excel менен таблицаларды форматтоо

3-ыкма: Шилтемелерди алып салуу

Айрым документтерде баалуулуктар бекемделүүчү кайсы документтерге ээ. Бул ошондой эле аларда иштин ылдамдыгын олуттуу басаңдатышы мүмкүн. Айрыкча, башка китептерге тышкы шилтемелер таасир эткен, бирок ички шилтемелер да натыйжалуулугу да терс чагылдырылат. Эгерде булак шилтеме талап кылынган жерлерден келип чыкса, анда, башкача айтканда, клеткалардагы маалымдама даректерин кадимки маанилерге алмаштыруунун мааниси. Бул документ менен иштөө ылдамдыгын жогорулатууга жөндөмдүү. Шилтеме же мааниси белгилүү бир клеткада, бул нерсени тандап алгандан кийин формулада катарында.

1. Шилтемелер менен камтылган аймакты тандаңыз. Үйдүн өтмөгүндө болуу, алмашуу буферинин жөндөөлөр тобундагы тасмада жайгашкан "Көчүрүү" баскычын чыкылдатыңыз.

   

   Же болбосо, диапазонду тандап алгандан кийин, сиз Hot ачкычтын Ctrl + C айкалышын колдоно аласыз.

2. Маалыматтар көчүрүлгөндөн кийин, аймактан тандоону алып салбаңыз жана Чычкан баскычын чыкылдатыңыз. Контексттик меню ишке киргизилди. Анда "жөндөөлөрдү" бөгөттөө "блогу, сиз" маанилер "сөлөкөтүн чыкылдатыңыз. Сүрөттөлгөн сандар менен пиктограммалардын көрүнүшү бар.



3. Андан кийин, арналган аймакта бардык шилтемелер статистикалык баалуулуктар менен алмаштырылат.

Бирок сиз Excel китебин оптималдаштыруу үчүн бул параметр дайыма эле алгылыктуу эмес экендигин унутпаңыз. Түпнуска булактан келген маалыматтар динамикалуу болбой калганда гана колдонулат, башкача айтканда, алар убакыттын өтүшү менен өзгөрбөйт.

4-ыкма: Формат өзгөртүүлөр

Файлдын көлөмүн бир кыйла төмөндөтүүнүн дагы бир жолу - анын форматын өзгөртүү. Бул ыкма, балким, көпчүлүк, китептерди кысып алууга жардам берет, бирок татаал, комплексте жогорудагы параметрлерди колдонуу керек.

Excelде бир нече "жергиликтүү" файл форматы бар - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XL форматы 2003-ж. Excel программасынын негизги узактыгы - андан мурункуга чейин негизги узартылды. Ал буга чейин эскирген, бирок ошентсе да, көптөгөн колдонуучулар дагы деле колдонула беришет. Мындан тышкары, сиз көп жылдар мурун түзүлгөн эски файлдар менен бир нече жыл мурун түзүлгөн эски файлдар менен иштешиңиз керек болгон учурлар бар. Көпчүлүк үчүнчү тараптуу программалардын көпчүлүгү ушул кеңейүү менен китептер менен иштеп жаткандыгын айтпаңыз, ал кийинчерээк Excel документтеринин кийинчерээк варианттарын кантип иштеп чыгууну билбегендиктен, китептерди иштеп жатышат.

Белгилей кетсек, XLSX форматындагы XLSX форматынын учурдагы аналогуна караганда бир кыйла чоңураак экендигин белгилей кетүү керек. Биринчиден, бул XLSX файлдары негизинен кысылган архив экендиги үчүн, бул нускага байланыштуу. Демек, сиз XLS кеңейтүүсүн колдонсоңуз, анда сиз китептин салмагын азайткындоону кааласаңыз, анда аны XLSX форматында токтотууну кааласаңыз болот.

1. Документти XLS форматынан XLSX форматына которуу, Файл тактасына өтүңүз.



2. Тез терезеде, мен дароо "чоо-жай" бөлүмүнө көңүл бурам, ал жерде документтин салмагы 40 Кб. Андан кийин, "Сактоо ..." деген аталышты чыкылдатыңыз.



3. Сактоо терезеси ачылат. Эгер сиз кааласаңыз, сиз жаңы каталогго барсаңыз болот, бирок колдонуучулар булак коду, ал жерде жаңы документти сактоо үчүн ыңгайлуу. Эгерде кааласаңыз, "Файлдын аталышындагы" талаасында "Файлдын аталышын" талаасында өзгөртө аласыз, бирок ал керек эмес. Бул процедурада эң маанилүү нерсе - "Filed" Field "Excel (.xlsx)" китеп. Андан кийин, терезенин түбүндөгү "ОК" баскычын баса аласыз.



4. Сактап калгандан кийин, File tabдын "Чоо-жайын" бөлүмүнө өтүү үчүн, канча салмак азайгандыгын көрүү үчүн, файлдын бетине өтүңүз. Көрүнүп тургандай, айландыруу процедурасына чейин, азыр 13,5 кбайт үчүн 13,5 кбайт үчүн 13,5 кбайт. Башкача айтканда, заманбап форматта бир гана үнөмдөөчү китепти дээрлик үч жолу кысып алууга мүмкүндүк берди.

Мындан тышкары, дагы бир заманбап xlsb форматы же экилик китебинде эң сонун китеп бар. IT, документ экилик коддодо сакталат. Бул файлдар XLS форматындагы китептерден да аз салмактан алдады Мындан тышкары, алар Excel программасына эң жакын деп жазылган тил. Ошондуктан, ал башка кеңейтүүдөн тезирээк иштейт. Ошол эле учурда, көрсөтүлгөн формат китеби, функционалдуулук китепчеси жана ар кандай куралдарды (форматтоо, функциялар, графиктер ж.б.) XLSX форматынан төмөн жана XLS форматынан ашпашы керек.

XLSB ыктымал форматка айланганынын негизги себеби, үчүнчү жактардын программалары аны менен иш жүзүндө иштей албайт. Мисалы, эгерде сиз Excelден 1К программасына маалымат экспорттоо керек болсо, анда аны XLSX же XLS документтери менен, бирок XLSB менен эмес. Бирок, эгерде сиз маалыматты каалаган үчүнчү партиялык программага өткөрүп берүүнү пландаштырбасаңыз, анда сиз документти XLSB форматында коопсуз сактай аласыз. Бул сиз документтин өлчөмүн кыскартууга жана анда иштин ылдамдыгын жогорулатууга мүмкүндүк берет.

XLSB кеңейтүүсүндө файлды үнөмдөө тартиби биз XLSX кеңейтүү үчүн жасалып жаткан адамга окшош. "Файл" өтмөгүндө, "Сактоо ..." баскычын чыкылдатыңыз. "Файл түрү" талаасында ачылган үнөмдөө терезесинде сиз "Excel Book (*xlsb)" опциясын тандашыңыз керек. Андан кийин "Сактоо" баскычын чыкылдатыңыз.

"Чоо-жайын" бөлүмүндө документтин салмагын карайбыз. Көрүп тургандай, ал дагы төмөндөйт жана азыр 11.6 КБ.

Жалпы натыйжаларды жыйынтыктоо, эгер сиз XLS файлы менен иштеп жатсаңыз, анда анын өлчөмүн азайтуунун эң натыйжалуу жолу - бул азыркы XLSX же XLSB форматтагы энергетизациясы. Эгер сиз файлдын кеңейтүү маалыматтарын колдонсоңуз, анда алардын салмагын азайтуу үчүн, сиз жумуш мейкиндигин туура конфигурациялашыңыз керек, ашыкча форматтоо жана ашыкча шилтемелерди алып салыңыз. Эгер сиз комплекстүү бардык иш-аракеттерди иштеп чыгсаңыз, анда сиз өзүңүздү бир вариантты чектебеңиз.