Microsoft Office пакетінде мәліметтер базасын құру және олармен жұмыс істеу үшін арнайы бағдарлама бар. Дегенмен, көптеген пайдаланушылар қосымшаны оларға осы мақсаттарға көбірек танысқанды жөн көреді - Excel. Айта кету керек, бұл бағдарламада толыққанды мәліметтер базасын құрудың барлық құралдары бар (мәліметтер базасы). Мұны қалай жасау керектігін білейік.
Жасау процесі
Бағалаудағы мәліметтер базасы - бұл бағандар мен парақ парақтарымен таратылған мәліметтер жиынтығы.Арнайы терминология бойынша BD желілері «жазбалар» деп аталады. Әр жазбада жеке нысан туралы ақпарат бар.
Бағандар «Өрістер» деп аталады. Әр өрісте барлық жазбалардың жеке параметрі бар.
Яғни, Excel бағдарламасындағы кез-келген дерекқордың кадры - бұл тұрақты кесте.
Кесте құру
Сонымен, ең алдымен, үстел құру керек.
- Деректер базасының (бағандар) тақырыптарын енгізіңіз.
- Деректер базасының жазбаларының (сызықтарының) атауын толтырыңыз.
- Деректер базасының мәліметтерін толтыруға өтіңіз.
- Деректер базасы толтырылғаннан кейін, ондағы ақпаратты өз қалауы бойынша пішімдеңіз (қаріп, шекаралар, толтыру, таңдау, таңдау, таңдау, мәтінге қатысты және т.б.).
Бұл туралы BD жақтауын құру аяқталды.
Сабақ: Excel бағдарламасында кестені қалай жасауға болады
Деректер базасының атрибуттарын тағайындау
Excel бағдарламасын ұяшықтардың ауқымы сияқты емес, дерекқор сияқты қабылдау үшін, ол тиісті атрибуттарды тағайындауы керек.
- «Деректер» қойындысына өтіңіз.
- Біз кестенің барлық түрлерін бөліп көрсетеміз. Тінтуірдің оң жақ батырмасын басыңыз. Контекстік мәзірде «Атауды тағайындау ...» түймесін басыңыз.
- «Атау» бағанында біз дерекқорды атағымыз келетін атауды көрсетіңіз. Міндетті шарт, атау әрпінен басталуы керек, және онда бос орындар болмауы керек. «Ауқым» бағанында сіз кесте аймағының мекенжайын өзгерте аласыз, бірақ егер сіз оны дұрыс бөлген болсаңыз, онда мұнда ештеңе өзгерту қажет емес. Қаласаңыз, сіз жазбаны бөлек өрісте көрсете аласыз, бірақ бұл параметр міндетті емес. Барлық өзгерістер енгізілгеннен кейін «ОК» түймесін басыңыз.
- Дерекқорды қатты дискіде немесе компьютерге қосылған алынбалы тасымалдағышта сақтау үшін терезенің жоғарғы жағындағы «Сақтау» түймесін басыңыз немесе пернетақтадағы CTRL + S батырмаларын теріңіз.
Осыдан кейін бізде дайын мәліметтер базасы бар деп айта аламыз. Сіз онымен және осындай күйде жұмыс істей аласыз, бірақ қазір ол ұсынылған, бірақ көптеген мүмкіндіктер алынып тасталады. Төменде біз дерекқорды қалай тиімді ету керектігін талдаймыз.
Сұрыптау және сүзу
Деректер базасымен жұмыс істеу, ең алдымен, жазбаларды тапсырыс беру, таңдау және сұрыптау мүмкіндігін қамтамасыз етеді. Бұл функцияларды біздің дерекқорымызға қосыңыз.
- Біз нұрлықты жүргізетін ақпаратты бөлеміз. «Сұрыптау және сүзгі» құралдар тақтасындағы «Деректер» қойындысындағы «Сұрыптау» түймесін басыңыз.
Сұрыптауды кез-келген параметрмен жүргізуге болады:
- алфавиттік атау;
- күн;
- Саны және т.б.
- Пайда болған келесі терезеде сұрақ, сұрақ, тек таңдалған аймақты пайдалану керек пе, жоқ па, оны автоматты түрде кеңейтіңіз. Автоматты кеңейтім тармағын таңдап, «Сұрыптау ...» түймесін басыңыз.
- Сұрыптау параметрлері терезесі ашылады. «Сұрыптау» өрісінде, ол сақталатын өрістің атын көрсетіңіз.
- «Сұрыптау» өрісінде оның қалай орындалатыны көрсетілген. Деректер базасы үшін «Мән» параметрін таңдаған дұрыс.
- «Тапсырыс» өрісінде қандай тапсырыс сұрыпталғанын көрсетіңіз. Әр түрлі ақпарат түрлері үшін осы терезеде әр түрлі мәндер көрсетіледі. Мысалы, мәтіндік деректер үшін - бұл «A-дан z-тан» немесе «I-ге дейін» және сандық - «өсу» немесе «өсу» немесе «төмендеу» мәні болады.
- «Менің деректерімде тақырыптар бар» деген құсбелгіні қою керек. Егер ол болмаса, оны қою керек.
Барлық қажетті параметрлерді енгізгеннен кейін, «OK» түймесін басыңыз.
Осыдан кейін, мәліметтер базасындағы ақпарат көрсетілген параметрлерге сәйкес сұрыпталады. Бұл жағдайда біз кәсіпорын қызметкерлерінің есімдерімен сұрыптауды жүзеге асырдық.
- Excel дерекқорында жұмыс істеу кезіндегі ең ыңғайлы құралдардың бірі авто-автотехник болып табылады. Біз «Сүзгі» батырмасын басу арқылы дерекқордың барлық түрін және «Сұрыптау және сүзгі» параметрлер блогында бөлек айтамыз.
- Көріп отырғанымыздай, содан кейін пиктограммалар инверттелген үшбұрыш түріндегі өрістердің аты бар жасушаларда пайда болды. Мәні сүзгілейтін сол бағанның белгішесін нұқыңыз. Ашылған терезеде құсбелгілерді сол мәндерден, біз жасырғымыз келетін жазбалардан шығарыңыз. Таңдау аяқталғаннан кейін «ОК» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, содан кейін біз кенелерден шығарылған мәндер бар сызықтар кестеден жасырылған.
- Экрандағы барлық мәліметтерді қайтару үшін, сүзілген бағанның белгішесін нұқу үшін және барлық элементтерге қарама-қарсы терезеде құсбелгіні қойыңыз, құсбелгіні қойыңыз. Содан кейін «ОК» түймесін басыңыз.
- Сүзгіні толығымен жою үшін таспадағы «Сүзгі» түймесін басыңыз.
Сабақ: Деректерді Excel-ге сұрыптау және сүзу
Іздеу
Егер үлкен дерекқорды іздеу болса, оны арнайы құралдың көмегімен өндіру ыңғайлы.
- Мұны істеу үшін «Үйге» қойындысына және «Өңдеу» құрал блогындағы «Үйге» қойындысына өтіп, «Табу және бөлу» түймесін басамыз.
- Қалаған мәнді көрсеткіңіз келетін терезе ашылады. Осыдан кейін біз «Келесі» немесе «Барлығын табу» түймесін басыңыз.
- Бірінші жағдайда, көрсетілген мән бар бірінші ұяшық белсенді болады.
Екінші жағдайда, осы мән бар ұяшықтардың бүкіл тізімі ашылады.
Сабақ: Ағашты қалай іздеуге болады
Бекіту алаңдары
Дерекқорды жасағанда, ұяшықтарды жазбалар мен өрістердің атын анықтаңыз. Үлкен базамен жұмыс істеу қарапайым жағдай болып табылады. Әйтпесе, қандай жол немесе баған белгілі бір мәнге сәйкес келетінін көру үшін парақты айналдыру үшін уақыт өткізу үшін уақыт өткізеді.
- Біз сізден жоғарыдан және солға қарай жөнделетін ұяшықтарды бөлеміз. Ол бірден қақпақтың астында және жазбалар атауларының оң жағында орналасады.
- «Көрініс» қойындысында «« Қауіпсіз аймақ »түймесін басып,« WINDOWN »құралдар тақтасында орналасқан. Ашылмалы тізімде «Айналаны бекіту» мәнін таңдаңыз.
Енді өрістер мен жазбалардың атаулары сіздің көзіңізден бұрын, сіз парақты деректермен айналдырмасаңыз да, әрқашан сіздің көзіңізге болады.
Сабақ: Аймақты Excel бағдарламасындағы қалай түзетуге болады
Ашылмалы тізім
Кейбір өрістер үшін кесте ашылмалы тізімді оңтайландырады, сондықтан пайдаланушылар жаңа жазбаларды қосу арқылы белгілі бір параметрлерді көрсете алады. Бұл, мысалы, еден өрісі үшін. Өйткені, бұл тек екі нұсқа болуы мүмкін: ерлер мен әйелдер.
- Қосымша тізім жасаңыз. Оны басқа параққа орналастыруға ыңғайлы. Онда ашылмалы тізімде пайда болатын мәндердің тізімін көрсетіңіз.
- Біз бұл тізімді бөліп, тінтуірдің оң жақ батырмасын басыңыз. Пайда болған мәзірде «Атауды тағайындау ...» элементін таңдаңыз.
- Бұрыннан таныс терезе ашылады. Тиісті өрісте біз жоғарыда талқыланған шарттарға сәйкес, біз өзіміздің ассортиментімізге тағайындық.
- Біз параққа дерекқормен ораламыз. Ашылмалы тізім қолданылатын диапазонды таңдаңыз. «Деректер» қойындысына өтіңіз. «Деректермен жұмыс істеу» құралдар тақтасындағы таспада орналасқан «Деректерді тексеру» түймесін басыңыз.
- Көрінетін мәндер құсбелгісі ашылады. Деректер түрі өрісіне ауыстырыпқосқышты «Тізім» күйіне орнатыңыз. «Бастапқы» өрісінде біз «=» белгісін орнатып, ол бірден ашылмалы тізімнің атын жазмағаннан кейін, біз оған сәл жоғары бердік. Осыдан кейін «OK» түймесін басыңыз.
Енді, сіз шектеулер орнатылған диапазонда деректерді енгізуге тырыссаңыз, онда сіз жақсы орнатылған мәндерді таңдауға болатын тізім пайда болады.
Егер сіз осы ұяшықтарда өзімшіл таңбаларды жазуға тырыссаңыз, қате туралы хабарлама пайда болады. Сіз оралуыңыз керек және дұрыс жазба жасауыңыз керек.
Сабақ: Excel бағдарламасында ашылмалы тізімді қалай жасауға болады
Әрине, Excel бағдарламасы мәліметтер базасын құру үшін мамандандырылған бағдарламалар өздерінің мүмкіндіктерінен төмен. Дегенмен, оның құралы бар, олар көп жағдайда мәліметтер базасын құрғысы келетін пайдаланушылардың қажеттіліктерін қанағаттандырады. Мамандандырылған қосымшалармен салыстырғанда Excel бағдарламасының мүмкіндіктерін ескере отырып, кәдімгі пайдаланушылар әлдеқайда жақсы, содан кейін осыған байланысты Microsoft корпорациясының дамуы да кейбір артықшылықтарға ие.