Excel-ден 1С-қа жүктеу: жұмыс нұсқаулары

Баязда, бухгалтерлер, жоспарлаушылар, экономистер және менеджерлер арасындағы ең танымал бағдарлама 1С қосымшасы болды. Оның түрлі іс-шаралар үшін түрлі конфигурациялары ғана емес, сонымен қатар әлемнің бірнеше елдеріндегі бухгалтерлік есеп стандарттарына локализациялау да бар. Осы бағдарламада бухгалтерлік есепке көптеген кәсіпорындар аударылады. Бірақ деректерді басқа бухгалтерлік бағдарламалардан 1С қолмен беру тәртібі ұзақ және скучно сабақ болып табылады. Егер кәсіпорын Excel бағдарламасын пайдаланып жазылса, аударым процесін едәуір автоматтандыруға және үдемелеуге болады.

Excel-ден деректерді 1С-қа беру

Деректерді Excel-ден 1С-тан беру тек осы бағдарламамен жұмыстың алғашқы кезеңінде ғана емес. Кейде бұл, егер ол кезде, қызмет барысында сіз «Кітап процессоры» кітабында сақталған кейбір тізімдерді қою керек. Мысалы, егер сіз прейскуранттарды немесе Тапсырыстарды Интернет-дүкеннен беруіңіз керек болса. Егер тізімдер кішкентай болса, онда оларды қолмен басқарады, бірақ егер оларда жүздеген заттар болса, не істеуім керек? Процедураны тездету үшін сіз кейбір қосымша мүмкіндіктерге жүгінуге болады.

Құжаттардың барлық дерлік түрлері автоматты түрде жүктеуге жарамды:

• Номенклатураның тізімі;
• Контрагенттердің тізімі;
• Бағалар тізімі;
• Тапсырыс тізімі;
• Сатып алу немесе сату туралы ақпарат және т.б.

Бірден, 1С-да деректерді Excel-ден алуға мүмкіндік беретін кірістірілген құралдар жоқ екенін айта кету керек. Осы мақсаттар үшін сізге EPF форматында файл болып табылатын сыртқы жүктеушіні қосу керек.

Деректер дайындау

Бізге Excel кестесінде деректерді дайындау қажет.

1. 1С салынған кез-келген тізім біркелкі құрылымдалған болуы керек. Егер сіз бір бағандарда немесе ұяшықта бірнеше деректер түрлері болса, мысалы, адамның аты және оның телефон нөмірі бар болса, жүктеп алмайсыз. Бұл жағдайда, мұндай екі жазбаны әр түрлі бағандарға бөлу керек.



2. Жасушаларды тіпті тақырыптарда біріктіруге тыйым салынады. Бұл деректерді беру кезінде дұрыс нәтиже беруі мүмкін. Сондықтан, егер аралас ұяшықтар болса, оларды бөлу керек.



3. Егер бастапқы кесте салыстырмалы түрде және айқын болса, салыстырмалы түрде күрделі технологияларды (макростар, формулалар, түсініктемелер, сілтемелер, сілтемелер, қосымша элементтер, қосымша пішімдеу элементтері және т.б.), одан әрі беру кезеңдеріндегі проблемаларды барынша арттыруға көмектеседі.



4. Барлық мәндердің атын бір форматқа жеткізуді ұмытпаңыз. Ешқандай белгіге тыйым салынады, мысалы, әр түрлі жазбалармен көрсетілмейді: «кг», «килограм», «кг». Бағдарлама оларды әр түрлі мән ретінде түсінеді, сондықтан сіз бір опцияны таңдауыңыз керек, сондықтан қалған шаблонның астында қалған.



5. Бірегей идентификаторлардың бар екеніне көз жеткізіңіз. Кез-келген бағанның мазмұнын басқа жолдарда қайталанбайтын рөлдерінде ойнатуға болады: жеке салық нөмірі, мақала және т.б. Егер бар кестеде бірдей мәні бар баған болмаса, қосымша баған қосып, сол жерде қарапайым нөмірлеуге болады. Бұл бағдарламаның әр жолдағы деректерді бөлек анықтау үшін қажет және оларды «біріктірмей» емес.



6. Көптеген Excel файлдық өңдеушілер XLSX пішімімен жұмыс істемейді, бірақ тек XLS пішімімен ғана жұмыс істемейді. Сондықтан, егер біздің құжатымыз XLSX-тің кеңеюі болса, оны өзгерту керек. Ол үшін «Файл» қойындысына өтіп, «Басқаша сақтау» түймесін басыңыз.

   

   Сақтау терезесі ашылады. Әдепкі XLSX пішімі «Файл файлының» өрісінде көрсетіледі. Біз оны «Excel 97-2003 кітапшасына» өзгертеміз және «Сақтау» түймесін басыңыз.

   

   Осыдан кейін, құжат қалаған форматта сақталады.

Excel кітабында мәліметтерді дайындау үшін осы жалпыға бірдей әрекеттерден басқа, біз оны қолданатын нақты жүктеушінің талаптарына сәйкес, бірақ біз ол туралы төменде айтамыз.

Сыртқы жүктеушіні қосу

Сыртқы жүктеушіні EPF ұзартқышымен 1C қосымшасына қосу 1c-қосымшасына Excel файлын дайындауға дейін және кейін болуы мүмкін. Ең бастысы - осы дайындық сәттері екеуін де жүктеу процесін бастау.

1С үшін бірнеше сыртқы қуғындар бар, оларды әр түрлі әзірлеушілер жасаған. Біз мысалды 1С 8.3 нұсқасына «деректерді кестелік құжаттан жүктеу» ақпаратын қолданып біз қарастырамыз.

1. EPF пішіміндегі файл жүктелгеннен және компьютердің қатты дискісінде сақталғаннан кейін, 1C бағдарламасын іске қосыңыз. Егер EPF файлы архивке салынса, оны сол жерден алып тастау керек. Жоғарғы көлденең бағдарлама тақтасында мәзірді іске қосатын түймені басыңыз. 1С 8.3 нұсқасында ол қызғылт сары шеңберге енгізілген үшбұрыш түрінде, бұрышпен ұсынылған. Пайда болған тізімде «файл» және «ашық» элементтерді ретпен жіберіңіз.



2. Файл ашық терезесі басталады. Орналасқан жері каталогына өтіңіз, біз бұл нысанды бөліп, «Ашу» түймесін басыңыз.



3. Осыдан кейін жүктеуші 1С басталады.

Жүктеуді өңдеу «Деректерді кестеден жүктеу»

Деректерді жүктеу

1С жұмыс істейтін негізгі мәліметтер базаларының бірі - өнімдер мен қызметтердің тізімі. Сондықтан, жүктеме процедурасын Excel бағдарламасынан сипаттау үшін біз деректердің осы түрін беру мысалына назар аударамыз.

1. Өңдеу терезесіне оралыңыз. Біз өнім ауқымын жүктей аламыз, содан кейін «Жүктеу» параметрінде қосқыш «Каталог» орнында тұруы керек. Алайда, ол әдепкі бойынша орнатылған. Сіз оны басқа деректер түрін ауыстырғыңыз келгенде ғана ауыстыруыңыз керек: кестелік бөлік немесе ақпараттық тіркелім. Әрі қарай, «Каталогтың көрінісі» өрісінде нүкте бейнеленген түймені басу арқылы. Ашылмалы тізім ашылады. Онда біз «номенклатура» тармағын таңдау керек.



2. Осыдан кейін, өңдегіш автоматты түрде бағдарлама каталогтың осы түрінде пайдаланылатын өрістерді қояды. Барлық өрістерді толтырудың қажеті жоқ екенін дереу атап өткен жөн.



3. Енді Excel портативті құжатын қайтадан ашыңыз. Егер оның бағандарының атауы сәйкес келетін 1C каталог өрістерінің атауынан өзгеше болса, онда сіз осы бағандардың атауын Excele-дың атын өзгертуіңіз керек, осылайша атаулар толығымен сәйкес келеді. Егер каталогта аналогтар болмаса, олар үшін кестеде бағандар болса, оларды алып тастау керек. Біздің жағдайда мұндай бағандар «саны» және «баға» болып табылады. Сондай-ақ, ол құжатта бағанның орналасуы тәртібі өңдеуде ұсынылғанға сәйкес келуі керек дегенді қосу керек. Егер жүктеушіде көрсетілетін кейбір бағандар үшін сізде деректер жоқ болса, онда бұл бағандарды бос қалдыруға болады, бірақ мәліметтерді сәйкестендіру керек. Реттеудің ыңғайлылығы мен жылдамдығы үшін бағандарды тез жылжыту үшін Excel бағдарламасының арнайы ерекшелігін қолдануға болады.

   Осы әрекеттер жасалғаннан кейін, терезенің жоғарғы сол жақ бұрышындағы дискета бейнеленген пиктограмма ретінде ұсынылған «Сақтау» белгішесін нұқыңыз. Содан кейін файлды стандартты жабу түймесін басу арқылы жабыңыз.



4. 1С өңдеу терезесіне оралыңыз. «Ашу» түймесін басыңыз, ол сары қалта түрінде бейнеленген.



5. Файл ашық терезесі басталады. Бізге қажет Excel құжаты орналасқан каталогқа өтіңіз. Файлдың әдепкі дисплей қосқышы MXL кеңейту үшін орнатылған. Сізге қажет файлды көрсету үшін оны «Excel парағы» позициясына өзгерту қажет. Осыдан кейін біз портативті құжатты бөліп, «Ашу» түймесін басыңыз.



6. Осыдан кейін, өңдеушіде мазмұны ашылады. Деректерді толтырудың дұрыстығын тексеру үшін «Толтыруды растау» түймесін басыңыз.



7. Көріп отырғаныңыздай, толтыруды бақылау құралы қателер табылмайтынын айтады.



8. Енді біз «Параметрлер» қойындысына көшеміз. «Іздеу өрісіне» біз номенклатуралық каталогқа енгізілген барлық атаулар бірегей болады деген жолға белгі қойыңыз. Көбінесе бұл үшін «Мақала» немесе «Аты» өрістерін жиі қолданады. Бұл үшін тізімге жаңа позициялар қосқан кезде, деректер тағайындалмады.



9. Барлық деректер жасалып, параметрлер жасалғаннан кейін сіз каталогтан тікелей ақпаратты жүктеуге баруға болады. Мұны істеу үшін «Деректерді жүктеу» жазуы түймесін басыңыз.



10. Жүктеу процесі орындалады. Оны аяқтағаннан кейін сіз номенклатура каталогына өтіп, барлық қажетті мәліметтердің қосылғанына көз жеткізе аласыз.

Сабақ: Excel бағдарламасындағы жерлердегі бағандарды қалай өзгертуге болады

Біз 1С 8.3 бағдарламасындағы номенклатуралық каталогқа деректерді қосу процедурасын қадағаладық. Басқа анықтамалық кітаптар мен құжаттар үшін, жүктеу сол қағиданы орындайды, бірақ пайдаланушы өз бетінше түсіне алатын кейбір нюанстармен жүзеге асырылады. Сондай-ақ, әр түрлі үшінші тарап жүктеушілер әр түрлі болуы мүмкін, бірақ жалпы тәсіл бір-бірімен қалады: алдымен өңдік ол өңделген терезеге ақпаратты жүктейді және содан кейін ол тікелей 1С қосылады дерекқор.