Excel файлының өлшемін қалай азайтуға болады

Excele-де жұмыс істеу кезінде кейбір кестелер өте әсерлі мөлшерде қол жеткізеді. Бұл құжат көлемінің өсуі, кейде тіпті ондаған мегабайт және басқаларына әкеледі. Excel кітабының салмағының ұлғаюы оның қатты дискіде орналасқан жерінің ұлғаюына ғана емес, одан да маңызды, бұл одан да маңызды, бұл одан да маңызды, бұл әр түрлі әрекеттер мен процестерді орындау жылдамдығын баяулатады. Мұндай құжатпен жұмыс жасағанда, Excel бағдарламасы баяулай бастайды. Сондықтан мұндай кітаптарды оңтайландыру және азайту мәселесі өзекті болып табылады. Excele-де файл өлшемін қалай азайтуға болатындығын анықтайық.

Кітап мөлшерін азайту процедурасы

Берілген файлды оңтайландыру бірнеше бағытта болуы керек. Көптеген пайдаланушылар танымайды, бірақ көбінесе «Excel» кітабында көптеген қажет емес ақпарат бар. Бұл үшін файл кішкентай болған кезде, бұған ешкім ерекше назар аударады, бірақ егер құжат қиын болса, оны барлық мүмкін параметрлерде оңтайландыру қажет.

1-әдіс: жұмыс ауқымын азайту

Жұмыс ауқымы - бұл аймақ, мен Excel-ді есіне алатын әрекеттер. Егер құжат есептелсе, бағдарлама жұмыс кеңістігінің барлық ұяшықтарын қайта есептейді. Бірақ бұл әрдайым пайдаланушы жұмыс істейтін диапазонға сәйкес келмейді. Мысалы, кестеден алыс жеткізілген алшақтықтан алыс жеткізілген алшақтық осы алшақтық орналасқан элементтің өлшемін кеңейтеді. Әрбір бос ұяшықтардың бір-біріне қайта есептелген кезде Excel бағдарламасы өшеді. Бұл мәселені нақты кесте мысалында қалай жоюға болатынын көрейік.

1. Алдымен, оңтайландырудан бұрын оның салмағын қарап, процедурадан кейін болатын нәрсені салыстыру. Мұны «Файл» қойындысына жылжыту арқылы жасауға болады. «Толығырақ» бөліміне өтіңіз. Кітаптың негізгі қасиеттерін ашқан терезенің оң жағында. Бірінші қасиеттер - бұл құжаттың мөлшері. Көріп отырғанымыздай, біздің жағдайда 56,5 килобайт.



2. Біріншіден, нақты жұмыс кеңістігінің пайдаланушы қажет болғаннан өзгеше екенін анықтау керек. Мұны істеу өте қарапайым. Біз кестенің кез-келген ұяшығында боламыз және Ctrl + End пернелер тіркесімін енгіземіз. Excel бағдарламасы жұмыс кеңістігінің соңғы элементін қарастыратын соңғы ұяшыққа ауысады. Көріп отырғаныңыздай, біздің ісіміз 913383-жол, бұл кестеде тек алты жолдан тұрады, бірақ 913377 жолдың, іс жүзінде, пайдасыз жүктеме, бұл файл өлшемін көбейтеді деп айтуға болады , бірақ кез-келген әрекетті орындау кезінде бағдарламаның барлық түрін қайта есептеудің арқасында құжатта жұмыстың баяулауына әкеледі.

   

   Әрине, шын мәнінде, нақты жұмыс ауқымы арасындағы үлкен алшақтық және Excel-дің бұл өте сирек кездесетіндігі өте сирек, сондықтан біз айқындық үшін осындай көптеген жолдарды алдық. Дегенмен, кейде бүкіл жапырақтың ауданы жұмыс орындары болып саналғанда да болады.

3. Бұл мәселені жою үшін сіз бірінші бос және парақтың соңына дейін барлық жолдарды алып тастауыңыз керек. Мұны істеу үшін, кесте астындағы бірінші ұяшықты таңдап, Ctrl + Shift + көрсеткі пернесін теріңіз.



4. Көріп отырғанымыздай, содан кейін көрсетілген ұяшықтан және кестенің соңына дейін барлық элементтердің барлық элементтері бөлінді. Содан кейін Мазмұнды тінтуірдің оң жақ батырмасын басыңыз. Ашылған контекстік мәзірде «Жою» таңдаңыз.

   

   Көптеген пайдаланушылар пернетақтадағы Жою түймесін басу арқылы жоюға тырысады, бірақ ол дұрыс емес. Бұл әрекет ұяшықтардың мазмұнын тазартады, бірақ оларды өздері алып тастамайды. Сондықтан, біздің жағдайда ол көмектеспейді.

5. Біз «Жою ...» тармағын Контекстік мәзірде таңдағаннан кейін, кішкене ұяшықты жою терезесі ашылады. Мен қосқышты «Жол» орнында орнатып, ішіндегі «Жол» күйіне орнатып, OK түймесін басыңыз.



6. Бөлінген диапазонның барлық жолдары алынып тасталды. Терезенің жоғарғы сол жақ бұрышындағы дискета белгішесін басу арқылы кітапты құрғатыңыз.



7. Енді оның бізге қалай көмектескенін көрейік. Біз кестенің кез-келген ұяшығын бөліп, CTRL + END пернелер тіркесімін тереміз. Көріп отырғаныңыздай, Excel бағдарламасы кестенің соңғы ұяшығын бөлді, бұл қазір бұл жапырақ жұмыс кеңістігінің соңғы элементі болып табылады.



8. Енді біз «Файл» қойындысының «Мәліметтер» бөліміне көшеміз, бұл біздің құжатымыздың қаншалықты азайып бара жатқанын білу үшін. Көріп отырғаныңыздай, ол қазір 32,5 КБ. Естеріңізге сала кетейік, оңтайландыру процедурасы алдында оның мөлшері 56,5 кб құрады. Осылайша, ол 1,7 еседен астам төмендеді. Бірақ бұл жағдайда басты жетістігі, бұл файлдың салмағының азаюы да емес, сонымен қатар бағдарламаның қазір пайдаланылмаған диапазонды қайта есептеуден босатылғандығы, бұл құжаттың өңдеу қарқынын едәуір арттырады.

Егер сіз кітаптағы бірнеше парақпен жұмыс жасасаңыз, олардың әрқайсысымен осындай процедураны жүргізуіңіз керек. Бұл тіпті құжаттың көлемін одан әрі азайтады.

2-әдіс: артық пішімдеуді жою

Excel құжатының ауырлығын тудыратын тағы бір маңызды фактор артық форматтау болып табылады. Бұған әр түрлі қаріптерді, шекараларды, сандық форматтарды пайдалану кіреді, бірақ ол әр түрлі түстердегі жасушалардың құйылуына қатысты. Сонымен, файлды қосымша пішімдеу үшін, сіз екі рет ойлануыңыз керек, және оны жасау керек пе, қажет пе, жоқ па, бұл процедурасыз не істеу керек.

Бұл, әсіресе, олардың көп мөлшері бар, олардың көп мөлшері бар кітаптарға қатысты. Кітапқа пішімдеу қосу өз салмағын бірнеше есе арттыруы мүмкін. Сондықтан, сіз «алтын» ортасын құжатқа және файлдың мөлшерін, файлдың мөлшерін, форматтауды тек қажетті жерде пайдалану үшін таңдауыңыз керек.

Пішімдеу, салмағы салмақпен байланысты тағы бір фактор, кейбір пайдаланушылар ұяшықтарды «маржамен» пішімдеуді жөн көреді. Яғни, олар тек үстелдің өзі ғана емес, сонымен қатар оның астындағы диапазон, кейде парақтың соңына дейін, сонымен қатар кестеге жаңа сызықтар қосылған кезде, ол болмайды оларды әрдайым пішімдеу қажет.

Бірақ жаңа сызықтар қосылатындығы белгісіз және қанша қосылатыны және мұндай алдын-ала пішімдеу, сіз дәл қазір осы құжатпен жұмыс істеу жылдамдығымен және осы құжатта жұмыс жасайтын файлды алдын-ала пішімдеуі белгісіз. Сондықтан, егер сіз кестеге кірмейтін бос ұяшықтарға пішімдеуді қолдансаңыз, оны алып тастау керек.

1. Біріншіден, сіз деректермен ауқымнан төмен барлық ұяшықтарды бөлектеуіңіз керек. Мұны істеу үшін, тік координаталық панельдегі алғашқы бос жолдың санын нұқыңыз. Бүкіл сызық бөлді. Осыдан кейін біз Ctrl + Shift + strans + Shift + төмендегі таныс комбинациясын қолданамыз.



2. Осыдан кейін, барлық жол диапазоны деректермен толтырылған кестеден, бөлектелген оянғаннан төмен. «Үй» қойындысында болу үшін, өңдеу құралдар тақтасындағы таспада орналасқан «Тазалау» белгішесін нұқыңыз. Шағын мәзір ашылады. Ондағы «айқын форматтар» орнын таңдаңыз.



3. Осы әрекеттен кейін бөлінген ауқымның барлық ұяшықтарында пішімдеу жойылады.



4. Дәл солай, сіз үстелдің өзінде қажетсіз пішімдеуді алып тастай аласыз. Мұны істеу үшін, біз ең аз пайдалы ақпаратты пішімдеуді қарастыратын жеке ұяшықтарды немесе ауқымдарды таңдаңыз, таспадағы «Тазалау» түймесін басып, тізімнен «Тазалау» элементін таңдаңыз.



5. Көріп отырғаныңыздай, кестенің таңдалған ауқымында пішімдеу толығымен жойылды.



6. Осыдан кейін біз осы ауқымда біз өзіміз қарастыратын кейбір пішімдеу элементтерін қайтарамыз: шекаралар, сандар, сандық форматтар және т.б.

Жоғарыда сипатталған әрекеттер Excel кітапшасының мөлшерін едәуір азайтуға және ондағы жұмысты тездетуге көмектеседі. Бастапқыда пішімдеуді тек құжатты оңтайландырудан гөрі шынымен қажет және қажет болған жағдайда қолданған дұрыс.

Сабақ: Excel бағдарламасындағы кестелер

3-әдіс: сілтемелерді жою

Кейбір құжаттарда мәндер қатайтылған жерлерден өте көп сілтемелер. Бұл сонымен қатар олардағы жұмыс жылдамдығын айтарлықтай баяулатуы мүмкін. Әсіресе, басқа кітаптарға сыртқы сілтемелер әсер етті, дегенмен ішкі сілтемелер де орындауда теріс көрініс табады. Егер ақпарат сілтемесі ақпаратты алатын жерден пайда болса, ол үнемі жаңартылмайды, яғни ұяшықтардағы сілтемелерді қалыпты мәндерге ауыстыру мағынасы. Бұл құжатпен жұмыс жылдамдығын арттыруға қабілетті. Сілтеме немесе мән элементті таңдағаннан кейін формула жолында белгілі бір ұяшықта.

1. Сілтемелер бойынша қамтылған аймақты таңдаңыз. Басты қойындысында болу Аралық сақтағыш параметрлері тобындағы таспада орналасқан «Көшіру» түймесін басыңыз.

   

   Сонымен қатар, ауқымды таңдағаннан кейін CTRL + C пернелер тіркесімін пайдалануға болады.

2. Деректер көшірілгеннен кейін, таңдауды аймақтан шығармаңыз және тінтуірдің оң жақ батырмасын басыңыз. Мәтінмәндік мәзір іске қосылды. Онда «Сақтау параметрлері» блогында «Мәндер» белгішесін басу керек. Онда суретте көрсетілген пиктограммалар бар.



3. Осыдан кейін, арнайы аймақтағы барлық сілтемелер статистикалық мәндермен ауыстырылады.

Бірақ сіз бұл опция Excel кітапшасын оңтайландыру үшін бұл опция әрқашан қабылданбайтындығын есте ұстауыңыз керек. Бастапқы көзден алынған деректер динамикалық емес болған кезде ғана қолдануға болады, яғни олар уақытпен өзгермейді.

4-әдіс: форматты өзгерту

Файл өлшемін едәуір айтарлықтай азайтудың тағы бір тәсілі - оның форматын өзгерту. Бұл әдіс, мүмкін, көпшілігі кітапты қысып алуға көмектеседі, дегенмен, кешенде жоғарыда көрсетілген опцияларды қолдану қажет.

Excel бағдарламасында бірнеше «жергілікті» файл пішімдері бар - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS форматы Excel 2003 бағдарламасының және ертерек бағдарламаның негізгі кеңейтімі болды. Ол қазірдің өзінде ескірген, бірақ, соған қарамастан, көптеген пайдаланушылар әлі де қолданыла бермейді. Сонымен қатар, көптеген жылдар бұрын жасалған ескі файлдармен жұмысқа оралуға тура келетін жағдайлар бар, олар тіпті заманауи форматтар болмаған кезде де. Көптеген үшінші тарап бағдарламалары осы кеңеюімен кітаптармен жұмыс істеп жатқандығын айтпағанда, Excel құжаттарының кейінгі нұсқаларын қалай өңдеу керектігін білмейді.

Айта кету керек, XLS кеңейту кітабында XLSX форматының ағымдағы аналогы әлдеқайда үлкен мөлшерде, ол қазіргі уақытта Excel бағдарламасы негізгі ретінде пайдаланады. Біріншіден, бұл XLSX файлдары айтарлықтай қысылған мұрағатқа байланысты. Сондықтан, егер сіз XLS кеңейтілімін қолдансаңыз, бірақ сіз кітаптың салмағын азайтқыңыз келсе, оны XLSX форматында тоқтатуға болады.

1. Құжатты XLS пішімінен XLS пішіміне түрлендіру үшін, Файл қойындысына өтіңіз.



2. Ашылатын терезеде мен бірден «Толығырақ» бөліміне назар аударамын, онда оның қазіргі уақытта құжаттың салмағын 40 КБ құрайды. Әрі қарай, «Басқаша сақтау ...» атауын нұқыңыз.



3. Сақтау терезесі ашылады. Қаласаңыз, сіз жаңа каталогқа кіре аласыз, бірақ көптеген пайдаланушылар жаңа құжатты бастапқы код орналасқан жерде сақтау ыңғайлы. Қажет болса, кітаптың атауын «файл атауы» өрісінде өзгертуге болады, бірақ ол қажет емес. Бұл процедурадағы ең маңызды нәрсе - «Excel (.xlsx)» кітабын «файл түрін» өрісіне қою. Осыдан кейін терезенің төменгі жағындағы «OK» түймесін басуға болады.



4. Сақталғаннан кейін, қанша салмақ төмендегенін көру үшін файл қойындысының «Мәліметтеріне» өтіңіз. Көріп отырғаныңыздай, ол қазір конверсиялық процедурадан бұрын, 40 кбайтқа қарсы 13,5 кбайт. Яғни, қазіргі заманғы форматта ғана үнемдеу кітапты үш есе қысқартуға мүмкіндік берді.

Сонымен қатар, Excela-да тағы бір заманауи XLSB форматы немесе екілік кітап бар. Онда құжат екілік кодтауда сақталады. Бұл файлдар XLSX форматындағы кітаптардан да аз. Сонымен қатар, олар Excel бағдарламасына жақын орналасқан тіл. Сондықтан, ол мұндай кітаптармен кез-келген басқа кеңейтімдермен салыстырғанда тезірек жұмыс істейді. Сонымен бірге, аталған формат туралы кітап, әр түрлі құралдарды (форматтау, функциялар, графиктер және т.б.) пайдалану мүмкіндігі XLSX форматынан төмен емес және XLS форматынан асып кетпейді.

Xlsb xlsb Excel бағдарламасындағы әдепкі пішімге себеп болмағанының негізгі себебі, үшінші тарап бағдарламалары онымен жұмыс істей алады. Мысалы, егер сіз ақпаратты Excel бағдарламасынан 1С бағдарламасына экспорттау қажет болса, оны XLSX немесе XLS құжаттарымен жасауға болады, бірақ XLSB-мен емес. Бірақ, егер сіз деректерді кез-келген үшінші тарап бағдарламасына беруді жоспарламасаңыз, құжатты XLSB форматында сақтай аласыз. Бұл сізге құжаттың көлемін азайтуға және ондағы жұмыс жылдамдығын арттыруға мүмкіндік береді.

XLSB кеңеюіндегі файлды сақтау процедурасы XLSX-ті кеңейту үшін жасалған бірге ұқсас. «Файл» қойындысында «Басқаша сақтау ...» түймесін басыңыз. «Файл түрі» өрісінде ашылатын үнемдеу терезесінде «Excel Book (* .xlsb)» опциясын таңдау керек. Содан кейін «Сақтау» түймесін басыңыз.

Біз құжаттың салмағына «Толығырақ» бөлімінде қарастырамыз. Көріп отырғаныңыздай, бұл одан да азайып, қазір тек 11,6 КБ болып табылады.

Жалпы нәтижелерді қорытындылай отырып, егер сіз XLS файлымен жұмыс жасасаңыз, онда оның мөлшерін азайтудың ең тиімді әдісі қазіргі XLSX немесе XLSB форматтарында қуат алу болып табылады деп айта аламыз. Егер сіз файлдарды кеңейту деректерін пайдалансаңыз, онда олардың салмағын азайту үшін жұмыс кеңістігін дұрыс конфигурациялау, артық пішімдеуді және қажет емес сілтемелерді жою керек. Егер сіз осы әрекеттерді кешенде өндіріп алсаңыз, сіз ең үлкен қайтарымды аласыз, ал сіз өзіңізді бір нұсқаға шектеусіз аласыз.