როგორ შეამციროთ Excel ფაილის ზომა

Excele- ში მუშაობისას, ზოგიერთი მაგიდა მიაღწევს საკმაოდ შთამბეჭდავ ზომას. ეს მივყავართ იმ ფაქტს, რომ დოკუმენტის ზომა იზრდება, ზოგჯერ ათეული მეგაბაიტი და სხვა. Excel Book- ის წონის ზრდა იწვევს არა მარტო დისკზე დაკავებულ ადგილს, არამედ უფრო მნიშვნელოვანია, რომ მასში სხვადასხვა ქმედებებისა და პროცესების შესრულების სიჩქარე. უბრალოდ, ასეთ დოკუმენტთან მუშაობისას, Excel პროგრამა იწყება შენელდება. აქედან გამომდინარე, შესაბამისი წიგნების ოპტიმიზაციისა და შემცირების საკითხი ხდება შესაბამისი. მოდით გაერკვნენ, თუ როგორ უნდა შეამცირონ ფაილის ზომა Excele- ში.

წიგნის ზომა შემცირების პროცედურა

დაბადებული ფაილის ოპტიმიზაცია დაუყოვნებლივ უნდა იყოს რამდენიმე მიმართულებით. ბევრი მომხმარებელი არ აღიარებს, მაგრამ ხშირად წიგნის Excel შეიცავს ბევრ არასაჭირო ინფორმაციას. როდესაც ფაილი მცირეა, ამით არავინ იხდის განსაკუთრებულ ყურადღებას, მაგრამ თუ დოკუმენტი გახდა რთული, აუცილებელია ოპტიმიზაცია ყველა შესაძლო პარამეტრში.

მეთოდი 1: ოპერაციული დიაპაზონის შემცირება

ოპერაციული დიაპაზონი არის ტერიტორია, ქმედებები, რომელშიც მე იხსენებს Excel. თუ დოკუმენტი ითვლის, პროგრამა recalculates ყველა საკანი სამუშაო ადგილი. მაგრამ ეს ყოველთვის არ შეესაბამება სპექტრი, რომელშიც მომხმარებელი ნამდვილად მუშაობს. მაგალითად, მაგიდისგან შორს მიტოვებული ხარვეზები გააფართოვებს იმ ელემენტს, სადაც ეს ხარვეზი მდებარეობს. გამოდის, რომ Excel როდესაც ყოველ ჯერზე recalculating მას გაუმკლავდეს bunch of ცარიელი საკნები. მოდი ვნახოთ, როგორ შეიძლება ეს პრობლემა აღმოიფხვრას კონკრეტული მაგიდის მაგალითზე.

1. თავდაპირველად, შეხედეთ მის წონას ოპტიმიზაციას, რათა შევადაროთ ის, რაც პროცედურის შესრულების შემდეგ იქნება. ეს შეიძლება გაკეთდეს "ფაილის" ჩანართში. გადადით "დეტალებზე" სექციაში. ფანჯრის მარჯვენა მხარეს, რომელიც გაიხსნა წიგნის ძირითადი თვისებები. პირველი თვისებები არის დოკუმენტის ზომა. როგორც ვხედავთ, ჩვენს შემთხვევაში 56.5 კილომეტრია.



2. უპირველეს ყოვლისა, უნდა გაირკვეს, თუ როგორ არის რეალური სამუშაო ადგილი განსხვავდება ის, რაც მართლაც საჭიროა მომხმარებლის მიერ. ეს საკმაოდ მარტივია ამის გაკეთება. ჩვენ ვიქნებით მაგიდის ნებისმიერ საკანში და CTRL + END გასაღები კომბინაცია. Excel დაუყოვნებლივ გადადის ბოლო საკანში, რომელიც პროგრამა განიხილავს სამუშაო ადგილის საბოლოო ელემენტს. როგორც ხედავთ, კონკრეტულად, ჩვენი საქმე არის 913383. იმის გათვალისწინებით, რომ მაგიდა მხოლოდ ექვსი პირველი ხაზია, შესაძლებელია, რომ 913377 ხაზი, ფაქტობრივად, უსარგებლო დატვირთვა, რომელიც არა მარტო იზრდება ფაილის ზომაზე , მაგრამ პროგრამის მუდმივი რეკონსტრუქციის გამო, ნებისმიერი ქმედების განხორციელებისას, დოკუმენტზე მუშაობის შეფერხებისას.

   

   რა თქმა უნდა, სინამდვილეში, ასეთი დიდი ხარვეზი ფაქტობრივად სამუშაო დიაპაზონებსა და იმ ფაქტს, რომ Excel იღებს მას საკმაოდ იშვიათია და ჩვენ ასეთი დიდი რაოდენობით რიგები სიწმინდე. მიუხედავად იმისა, რომ ზოგჯერ მაშინაც კი, მაშინაც კი, როდესაც მთელი ფოთლის ფართობი ითვლება workpiece.

3. ამ პრობლემის აღმოსაფხვრელად, თქვენ უნდა ამოიღოთ ყველა რიგები პირველი ცარიელიდან და ფურცლის ბოლომდე. ამისათვის აირჩიეთ პირველი საკანში, რომელიც დაუყოვნებლივ არის მაგიდაზე, და აკრიფოთ Ctrl + Shift + ARROW გასაღები.



4. როგორც ჩვენ ვხედავთ, მას შემდეგ, რაც პირველი სვეტის ყველა ელემენტი, მითითებული საკანში დაწყებული და მაგიდის დასასრულისთვის. შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს მაუსის მარჯვენა ღილაკს. კონტექსტური მენიუში, რომელიც ხსნის, აირჩიეთ "წაშლა".

   

   ბევრი მომხმარებელი ცდილობენ წაშალოს კლავიატურაზე წაშლა ღილაკზე დაჭერით, მაგრამ ეს არ არის სწორი. ეს ქმედება უჯრედების შინაარსს ასახავს, ​​მაგრამ არ ამოიღებს მათ თავს. ამიტომ, ჩვენს შემთხვევაში ეს არ დაეხმარება.

5. მას შემდეგ, რაც ჩვენ შეარჩიეთ "წაშლა ..." პუნქტი კონტექსტური მენიუში, მცირე უჯრედების მოხსნა ფანჯარა იხსნება. მე მითითებული გადართვა "სიმებიანი" პოზიცია მასში და დააჭირეთ OK ღილაკს.



6. გამოყოფილი სპექტრი ყველა რიგები ამოიღეს. დარწმუნდით, რომ წიგნის მშრალი ფანჯრის ზედა მარცხენა კუთხეში ფლოპი ხატულაზე დაჭერით.



7. ახლა მოდი ვნახოთ, როგორ დაგვეხმარა. ჩვენ გამოყოფთ მაგიდასთან რაიმე საკანში და აკრიფოთ CTRL + END გასაღები კომბინაცია. როგორც ხედავთ, Excel- ს მაგიდის ბოლო საკანში გამოყოფს, რაც იმას ნიშნავს, რომ ეს არის ფოთლის სამუშაო ადგილის ბოლო ელემენტი.



8. ახლა გადავდივართ "დეტალებზე" სექციაში "ფაილი" tab რათა გაირკვეს, თუ რამდენად წონა ჩვენი დოკუმენტი შემცირდა. როგორც ხედავთ, ეს არის 32.5 კბ. შეგახსენებთ, რომ ოპტიმიზაციის პროცედურის დაწყებამდე მისი ზომა 56.5 კბ იყო. ამდენად, იგი შემცირდა მეტი 1.7 ჯერ. მაგრამ ამ შემთხვევაში, მთავარი მიღწევა არ არის შემცირებული ფაილის წონის შემცირება და ის ფაქტი, რომ პროგრამა ახლა თავისუფლდება რეალურად გამოუყენებელი სპექტრიდან, რაც მნიშვნელოვნად გაზრდის დოკუმენტის დამუშავების მაჩვენებელს.

თუ წიგნში რამდენიმე ფურცელი მუშაობს, თქვენ უნდა ჩაატაროთ მსგავსი პროცედურა თითოეულ მათგანს. ეს კიდევ უფრო შეამცირებს დოკუმენტის ზომას.

მეთოდი 2: გადაჭარბებული ფორმატირების აღმოფხვრა

კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი ფაქტორი, რომელიც Excel- ს დოკუმენტს იღებს, არის გადაჭარბებული ფორმატირება. ეს მოიცავს სხვადასხვა სახის შრიფტის, საზღვრების, რიცხვითი ფორმატების გამოყენებას, მაგრამ პირველ რიგში, სხვადასხვა ფერის უჯრედების ასხამს ეხება. ასე რომ, სანამ დამატებით ფორმატში ფაილი, თქვენ უნდა ვიფიქროთ ორჯერ, და თუ არა აუცილებელია ამის გაკეთება ან ამ პროცედურის გარეშე ადვილია ამის გაკეთება.

ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია წიგნების, რომელიც შეიცავს დიდი რაოდენობით ინფორმაციას, რომელსაც თავად აქვს მნიშვნელოვანი ზომა. წიგნში გაფორმების დამატება შეიძლება რამდენჯერმე გაიზარდოს. აქედან გამომდინარე, თქვენ უნდა აირჩიოთ "ოქროს" შუაგულში დოკუმენტში ინფორმაციის წარდგენის ხილვადობა და ფაილის ზომა, გამოიყენოს ფორმატირება მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ეს ნამდვილად აუცილებელია.

კიდევ ერთი ფაქტორი, რომელიც დაკავშირებულია გაფორმებით, წონასწორობის წონაში, ის არის, რომ ზოგიერთი მომხმარებელი ურჩევნია უჯრედების "ზღვარს". ეს არის, ისინი ფორმატში არა მარტო მაგიდასთან, არამედ მასშტაბით, ზოგჯერ, ხანდახან ფურცლის დასრულებამდე, ის ფაქტი, რომ როდესაც ახალი ხაზები დაემატება მაგიდას, ეს არ იქნება აუცილებელია მათ ყოველ ჯერზე.

მაგრამ ეს არ არის ცნობილი, როდესაც ახალი ხაზები დაემატება და რამდენი იქნება დაემატება და ასეთი წინასწარი ფორმატირება ახლა უკვე მიიღებთ ფაილს, რომელიც უარყოფითად იმოქმედებს და ამ დოკუმენტთან მუშაობის სიჩქარით. აქედან გამომდინარე, თუ თქვენ იყენებთ ფორმატირებას ცარიელი საკნებში, რომლებიც არ შედის მაგიდაზე, უნდა მოიხსნას.

1. უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა მონიშნოთ ყველა საკანი, რომლებიც განლაგებულია დიაპაზონის მიხედვით. ამისათვის დააჭირეთ პირველი ცარიელი სტრიქონის რაოდენობას ვერტიკალური საკოორდინაციო პანელზე. გამოყოფილია მთელი ხაზი. ამის შემდეგ, ჩვენ ვრცელდება უკვე ნაცნობი კომბინაცია ცხელი კლავიშების Ctrl + Shift + ქვემოთ ქვემოთ.



2. ამის შემდეგ, მთელი რიგი დიაპაზონი ნაკლებია, ვიდრე მონაცემების შევსებული მაგიდის ნაწილი, რომელიც ხაზს უსვამს. ყოფნა "სახლში" tab, დააწკაპუნეთ "ნათელი" ხატი, რომელიც მდებარეობს ფირზე რედაქტირების პანელი. პატარა მენიუ იხსნება. აირჩიეთ "წმინდა ფორმატების" პოზიცია მასში.



3. ამ ქმედების შემდეგ ყველა უჯრედში გამოყოფილი დიაპაზონი, გაფორმება წაიშლება.



4. ანალოგიურად, თქვენ შეგიძლიათ ამოიღოთ არასასურველი ფორმატირება მაგიდასთან. ამისათვის, აირჩიეთ ინდივიდუალური უჯრედები ან დიაპაზონი, რომელშიც ჩვენ მიგვაჩნია მინიმალური სასარგებლო ფორმატირება, დააჭირეთ ღილაკს "მკაფიო" ღილაკზე ფირზე და აირჩიეთ სიიდან "ნათელი ფორმატები".



5. როგორც ხედავთ, მაგიდის შერჩეულ სპექტრში ფორმატირება მთლიანად ამოღებულ იქნა.



6. ამის შემდეგ, ჩვენ დავბრუნდებით ამ დიაპაზონის ზოგიერთი ფორმატირების ელემენტებს, რომლებიც მიგვაჩნია: საზღვრები, რიცხვითი ფორმატები და ა.შ.

ზემოთ აღწერილი ქმედებები ხელს შეუწყობს მნიშვნელოვნად შეამცირებს Excel- ის ზომას და მასში მუშაობის სიჩქარე. მაგრამ უმჯობესია თავდაპირველად გამოიყენოთ ფორმატირება მხოლოდ იმ შემთხვევებში, თუ ის მართლაც სათანადოდ და აუცილებელია, ვიდრე დროის გასატარებლად დოკუმენტის ოპტიმიზაცია.

გაკვეთილი: ფორმატირების მაგიდები Excel- ში

მეთოდი 3: მოხსნის ბმულები

ზოგიერთ დოკუმენტში, ძალიან დიდი რაოდენობის ბმულები, სადაც ღირებულებები გამკაცრდა. ეს ასევე შეიძლება სერიოზულად შეანელონ მუშაობის სიჩქარე მათში. განსაკუთრებით მკაცრად გავლენას ახდენს სხვა წიგნებზე გარე ცნობები, თუმცა შიდა ცნობები ასევე უარყოფითად აისახება შესრულებაში. თუ წყარო მოდის, სადაც ბმული იღებს ინფორმაციას მუდმივად განახლდება, ანუ, მნიშვნელობა შეცვლის მითითებებს უჯრედებში ნორმალურ ღირებულებებს. ამას შეუძლია დოკუმენტთან მუშაობის სიჩქარის გაზრდა. ბმული ან ღირებულება არის კონკრეტულ საკანში, ფორმულაში პუნქტის შერჩევის შემდეგ.

1. აირჩიეთ ტერიტორია, რომელიც შეიცავს მითითებებს. ყოფნა სახლში tab, დააწკაპუნეთ "ასლი" ღილაკს, რომელიც მდებარეობს ფირზე ბუფერში პარამეტრების ჯგუფში.

   

   ალტერნატიულად, სპექტრი შერჩევის შემდეგ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ კომბინაცია ცხელი კლავიშების Ctrl + C.

2. მას შემდეგ, რაც მონაცემები გადაწერა, არ ამოიღონ შერჩევა ფართობი, და დააჭირეთ მასზე მაუსის მარჯვენა ღილაკს. კონტექსტური მენიუ დაიწყო. მასში, "ჩასმა პარამეტრების" ბლოკში, თქვენ უნდა დააჭიროთ "ღირებულებებს" ხატი. მას აქვს პიქტოგრამების ხედი გამოსახული ნომრებით.



3. ამის შემდეგ, ყველა ცნობას მიძღვნილი ფართობი შეიცვალა სტატისტიკური ღირებულებები.

მაგრამ თქვენ უნდა გვახსოვდეს, რომ ეს ვარიანტი ოპტიმიზაცია Excel წიგნი ყოველთვის არ არის მისაღები. ეს შესაძლებელია მხოლოდ გამოყენებისას, როდესაც ორიგინალური წყაროს მონაცემები არ არის დინამიური, ანუ, ისინი არ შეიცვლება დროით.

მეთოდი 4: ფორმატი ცვლილებები

კიდევ ერთი გზა მნიშვნელოვნად შეამცირებს ფაილის ზომა, შეცვალოს მისი ფორმატი. ეს მეთოდი, ალბათ, ყველაფრის უმრავლესობა ხელს უწყობს წიგნის შესუსტებას, თუმცა აუცილებელია ზემოხსენებული ვარიანტების გამოყენება კომპლექსში.

Excel- ში არსებობს რამდენიმე "მშობლიური" ფაილის ფორმატები - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS ფორმატში იყო Excel 2003- ის პროგრამის ვერსიის ძირითადი გაფართოება. ის უკვე მოძველებულია, მაგრამ, მიუხედავად ამისა, ბევრი მომხმარებელი კვლავაც განაგრძობს. გარდა ამისა, არსებობს შემთხვევები, როდესაც თქვენ უნდა დაბრუნდეთ მუშაობა ძველი ფაილებით, რომლებიც მრავალი წლის წინ შეიქმნა თანამედროვე ფორმატების არარსებობისას. რომ აღარაფერი ვთქვათ ის ფაქტი, რომ მრავალი მესამე მხარის პროგრამა ამ გაფართოებასთან ერთად წიგნებს მუშაობს, რომელთაც არ იციან, თუ როგორ უნდა დააყენოთ Excel დოკუმენტების პარამეტრები.

აღსანიშნავია, რომ XLS- ის გაფართოების წიგნს გაცილებით დიდი ზომის აქვს XLSX ფორმატის მიმდინარე ანალოგი, რომელიც ამჟამად Excel იყენებს ძირითადს. უპირველეს ყოვლისა, ეს არის იმის გამო, რომ XLSX ფაილი არსებითად შეკუმშული არქივი. ამიტომ, თუ იყენებთ XLS გაფართოებას, მაგრამ გსურთ წიგნის წონის შემცირება, მაშინ ეს შეიძლება გაკეთდეს მხოლოდ XLSX ფორმატში.

1. XLSX ფორმატისთვის დოკუმენტის კონვერტაციისთვის XLSX ფორმატში გადასვლა, გადადით ფაილის ჩანართზე.



2. ფანჯარაში, რომელიც იხსნება, დაუყოვნებლივ ყურადღება მიაქციე "დეტალებს" განყოფილებას, სადაც მითითებულია, რომ ამჟამად დოკუმენტის წონა 40 კბ. შემდეგი, დაწკაპეთ სახელი "შენახვა როგორც ...".



3. გადარჩენის ფანჯარა იხსნება. თუ გსურთ, შეგიძლიათ წასვლა ახალი დირექტორია, მაგრამ ყველაზე მომხმარებლებს უფრო მოსახერხებელია შესანახად ახალი დოკუმენტი იმავე ადგილას, სადაც კოდის კოდი. წიგნის დასახელება, სასურველი, შეიძლება შეიცვალოს "ფაილის სახელი" სფეროში, თუმცა არ არის აუცილებელი. ამ პროცედურის ყველაზე მნიშვნელოვანი ის არის, რომ "ფაილის ტიპი" ველი "Excel (.xlsx)" წიგნი ". ამის შემდეგ, ფანჯრის ბოლოში "OK" ღილაკს დააჭირეთ ღილაკს.



4. გადარჩენის შემდეგ დამზადებულია, გადადით "დეტალებზე" ფაილის ჩანართის მონაკვეთზე, რათა ნახოთ, რამდენი წონა შემცირდა. როგორც ხედავთ, ეს არის 13.5 kbytes წინააღმდეგ 40 kbytes ადრე კონვერტაციის პროცედურა. ანუ, თანამედროვე ფორმატში მხოლოდ გადარჩენა შესაძლებელი გახდა წიგნის შესუსტებას თითქმის სამჯერ.

გარდა ამისა, არსებობს კიდევ ერთი თანამედროვე XLSB ფორმატში ან ორობითი წიგნი Excele. მასში, დოკუმენტი შენახულია ორობითი კოდირებით. ეს ფაილები XLSX ფორმატში წიგნებზე ნაკლებია. გარდა ამისა, ენა, რომელზეც ისინი ჩაწერილია Excel- ის პროგრამასთან. აქედან გამომდინარე, ის მუშაობს ისეთ წიგნებთან შედარებით, ვიდრე სხვა გაფართოებით. ამავდროულად, განსაზღვრული ფორმატის წიგნი ფუნქციონირებასა და სხვადასხვა ინსტრუმენტების გამოყენების შესაძლებლობებს (ფორმატირება, ფუნქციები, გრაფიკები და ა.შ.) არ არის XLSX ფორმატში არასრულფასოვნება და აღემატება XLS ფორმატში.

მთავარი მიზეზი, რის გამოც XLSB არ გახდა Excel- ში ნაგულისხმევი ფორმატი, არის ის, რომ მესამე მხარის პროგრამები პრაქტიკულად შეუძლია მასთან მუშაობა. მაგალითად, თუ თქვენ უნდა ექსპორტის ინფორმაციის Excel შევიდა 1C პროგრამა, ეს შეიძლება გაკეთდეს XLSX ან XLS დოკუმენტები, მაგრამ არა XLSB. მაგრამ, თუ არ აპირებთ მონაცემების გადაცემას ნებისმიერ მესამე მხარის პროგრამას, შეგიძლიათ უსაფრთხოდ შეინახოთ დოკუმენტი XLSB ფორმატში. ეს საშუალებას მოგცემთ შეამციროთ დოკუმენტის ზომა და მასში მუშაობის სიჩქარის გაზრდა.

XLSB გაფართოების ფაილის შენახვის პროცედურა მსგავსია XLSX- ის გაფართოებაზე. In "ფაილი" tab, დააწკაპუნეთ "შენახვა როგორც ...". გადარჩენის ფანჯარაში, რომელიც იხსნება "ფაილის ტიპის" სფეროში, თქვენ უნდა აირჩიოთ ვარიანტი "Excel წიგნი (* .xlsb)". შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "შენახვა".

ჩვენ ვუყურებთ დოკუმენტის წონას "დეტალებზე" სექციაში. როგორც ხედავთ, კიდევ უფრო შემცირდა და ახლა მხოლოდ 11.6 კბ.

ზოგადი შედეგების შეჯამება, ჩვენ შეგვიძლია ვთქვათ, რომ თუ თქვენ მუშაობთ XLS ფაილთან, მაშინ ყველაზე ეფექტური საშუალებაა მისი ზომის შემცირება თანამედროვე XLSX ან XLSB ფორმატებში. თუ თქვენ უკვე გამოიყენეთ ფაილის გაფართოების მონაცემები, შემდეგ შეამცირონ მათი წონა, თქვენ უნდა სწორად კონფიგურაცია სამუშაო ადგილი, ამოიღონ ჭარბი ფორმატირება და არასაჭირო მითითებები. თქვენ მიიღებთ ყველაზე დიდ დაბრუნებას, თუ თქვენ აწარმოებთ ყველა ამ ქმედებას კომპლექსში და არ ზღუდავს ერთ ვარიანტს.