Per comodità di lavorare con un grande array di dati in tabelle, sono costantemente necessarie per organizzarsi secondo un criterio specifico. Inoltre, per soddisfare scopi specifici, a volte non è necessario l'intero array di dati, ma solo le singole linee. Pertanto, per non essere confuso in un'enorme quantità di informazioni, la soluzione razionale verrà organizzata dati e filtrano da altri risultati. Scopriamo come vengono eseguiti i dati di ordinamento e filtraggio in Microsoft Excel.
Semplice ordinamento dei dati
L'ordinamento è uno degli strumenti più convenienti quando si lavora in Microsoft Excel. Usandolo, è possibile posizionare le linee della tabella in ordine alfabetico, in base ai dati che si trovano in celle colonne.
L'ordinamento dei dati nel programma Microsoft Excel può essere eseguito utilizzando il pulsante "Ordina e filtro", che è pubblicato nella scheda Home sul nastro nella barra degli strumenti di modifica. Ma, prima, dobbiamo fare clic su qualsiasi cella di quella colonna con cui eseguiremo l'ordinamento.
Ad esempio, nella tabella proposta di seguito, è necessario ordinare i dipendenti dall'alfabeto. Diventiamo in qualsiasi cella della colonna "Nome" e fai clic sul pulsante "Ordina e filtro". In modo che i nomi siano disposti in ordine alfabetico, scegli la voce "Ordina da A a Z" dall'elenco.
Come puoi vedere, tutti i dati nella tabella si trovano, in base all'elenco alfabetico dei cognomi.
Per ordinare nell'ordine inverso, nello stesso menu, selezionare il pulsante Sort da I fino a A ".
L'elenco viene ricostruito nell'ordine inverso.
Va notato che un tipo simile di ordinamento è indicato solo con il formato dei dati del testo. Ad esempio, con un formato numerico, l'ordinamento "dal minimo al massimo" (e, al contrario), e quando il formato della data è "dal vecchio al nuovo" (e, al contrario).
Ordinamento personalizzabile
Ma, come vediamo, con i tipi specificati di ordinamento di un valore, i dati contenenti i nomi della stessa persona sono costruiti all'interno dell'intervallo in un ordine arbitrario.
E cosa fare se vogliamo ordinare i nomi in base all'alfabeto, ma ad esempio, quando si abbina il nome in modo che i dati siano localizzati per data? Per questo, oltre a utilizzare alcune altre funzionalità, tutto nello stesso menu "Ordina e filtro", dobbiamo andare all'articolo "Ordinamento personalizzabile ...".
Successivamente, si apre la finestra delle impostazioni di ordinamento. Se ci sono titoli nel tavolo, si prega di notare che in questa finestra è necessario rimanere un segno di spunta vicino ai "My Data contiene" il parametro.
Nel campo "Colonna", specificare il nome della colonna con cui verrà eseguito l'ordinamento. Nel nostro caso, questa è la colonna "Nome". Nel campo "Ordina", è specificato in base a quale tipo di contenuto verrà risolto il contenuto. Ci sono quattro opzioni:
- Valori;
- Colore cellulare;
- Colore del carattere;
- Icona cellulare.
Ma, nella maggior parte della maggioranza, viene utilizzato i "valori" dell'articolo. È impostato per impostazione predefinita. Nel nostro caso, useremo anche questo articolo.
Nella colonna "Ordine" dobbiamo specificare, in quale ordine verranno localizzati i dati: "da A a Z" o viceversa. Seleziona il valore "da A a Z."
Quindi, abbiamo impostato l'ordinamento delle colonne. Per configurare l'ordinamento su un'altra colonna, fare clic sul pulsante "Aggiungi livello".
Viene visualizzato un altro set di campi, che dovrebbe essere compilato per l'ordinamento tramite un'altra colonna. Nel nostro caso, secondo la colonna "Data". Poiché la data di queste cellule è impostata fino ad oggi, quindi nel campo "Ordina", abbiamo impostato i valori non "da A a Z", ma "dal vecchio a nuovo", o "dal nuovo al vecchio" .
Allo stesso modo, in questa finestra è possibile configurare, se necessario, e ordinamento su altre colonne in ordine di priorità. Quando vengono apportate tutte le impostazioni, fare clic sul pulsante "OK".
Come puoi vedere, ora nella nostra tabella tutti i dati ordinati, prima di tutto, dai nomi dei dipendenti, e quindi, dalle date di pagamento.
Ma questa non è tutte le possibilità di ordinamento personalizzato. Se desiderato, in questa finestra, è possibile configurare l'ordinamento delle non-colonne, ma per linee. Per fare ciò, fare clic sul pulsante "Parametri".
Nella finestra dei parametri di ordinamento che si apre, traduciamo l'interruttore dalla posizione "riga riga" nella posizione "Colonne range". Fare clic sul pulsante "OK".
Ora, per analogia con l'esempio precedente, è possibile inserire i dati per l'ordinamento. Immettere i dati e fai clic sul pulsante "OK".
Come vediamo, dopodiché le colonne sono cambiate luoghi, in base ai parametri inseriti.
Naturalmente, per la nostra tabella, presi, ad esempio, l'uso dell'ordinamento con una modifica nella posizione della colonna non porta un uso speciale, ma per alcune altre tabelle come un tipo di ordinamento può essere molto rilevante.
Filtro
Inoltre, in Microsoft Excel, c'è una funzione di filtro dati. Ti permette di lasciare visibili solo i dati che consideri il necessario e il resto Nascondi. Se necessario, i dati nascosti possono sempre essere restituiti alla modalità visibile.
Per utilizzare questa funzione, diventiamo su qualsiasi cella nella tabella (e preferibilmente nell'intestazione), di nuovo, fare nuovamente clic sul pulsante "Ordina e filtro" nella casella degli strumenti di modifica. Ma questa volta nel menu visualizzato, seleziona l'elemento "Filtro". Puoi anche invece di queste azioni semplicemente premere semplicemente la combinazione di tasti Ctrl + Maiusc + L.
Come possiamo vedere, le cellule sotto forma di un quadrato apparvero nelle cellule con il nome di tutte le colonne, in cui il triangolo è invertito.
Clicca su questa icona nella colonna, in base alle quali stiamo per filtrare. Nel nostro caso, abbiamo deciso di filtrare per nome. Ad esempio, dobbiamo lasciare i dati solo dal dipendente di Nikolaev. Pertanto, sparare zecche dai nomi di tutti gli altri lavoratori.
Quando viene effettuata la procedura, fare clic sul pulsante "OK".
Come possiamo vedere, solo le stringhe con il nome del dipendente di Nikolaev rimasero nel tavolo.
Completa il compito e lasceremo solo il tavolo nella tabella che riguardano Nikolaev per il trimestre III del 2016. Per fare ciò, fare clic sull'icona nella cella della data. Nell'elenco che si apre, rimuovere le caselle di controllo dai mesi "maggio", "giugno" e "ottobre", poiché non appartengono al terzo trimestre e fare clic sul pulsante "OK".
Come puoi vedere, solo i dati di cui abbiamo bisogno sono rimasti.
Per rimuovere il filtro su una colonna specifica e mostrare i dati nascosti, di nuovo, fare clic sull'icona situata nella cella con il titolo di questa colonna. Nel menu Apri, fare clic su Elemento "Elimina filtro c ...".
Se si desidera ripristinare il filtro nel suo complesso sulla tabella, è necessario fare clic sul pulsante "Ordina e filtra" sul nastro e selezionare "Cancella".
Se è necessario rimuovere completamente il filtro, quindi, come quando si avvia, è necessario selezionare la voce "Filtro" nello stesso menu o digitare il tasto della tastiera sulla tastiera Ctrl + Maiusc + L.
Inoltre, va notato che dopo aver attivato la funzione "Filtro", quando si fa clic sull'icona corrispondente nelle celle dei tappi tabella, le funzioni di ordinamento che abbiamo parlato sono disponibili nel menu visualizzato: "Ordina da A a Z", "ordina da me a un", e "ordinamento di colore".
Lezione: come utilizzare AutoFilter in Microsoft Excel
Tabella intelligente
L'ordinamento e il filtro possono anche essere attivati, ruotando l'area dei dati con cui lavori nella cosiddetta "tabella intelligente".
Ci sono due modi per creare una tabella intelligente. Per approfittare del primo di essi, allocare l'intera area del tavolo e, mentre nella scheda "Home", fare clic sul pulsante sul pulsante "Formato come tabella". Questo pulsante è nel blocco degli strumenti "Stili".
Successivamente, scegliamo uno degli stili che ti piacciono, nell'elenco che si apre. Non influenzerai la funzionalità del tavolo.
Successivamente, si apre una finestra di dialogo in cui è possibile modificare le coordinate della tabella. Ma se in precedenza hai assegnato correttamente l'area, non hai bisogno di nient'altro. La cosa principale, si noti che il parametro "Tabella con i titoli" era un segno di spunta. Quindi, fai clic sul pulsante "OK".
Se decidi di approfittare del secondo modo, è inoltre necessario evidenziare l'intera area della tabella, ma questa volta vai alla scheda "Inserisci". Essere qui, sul nastro nel blocco "Tools Tools", è necessario fare clic sul pulsante "Tabella".
Dopodiché, come l'ultima volta, una finestra si aprirà dove verranno corrette le coordinate del posizionamento della tabella. Fare clic sul pulsante "OK".
Indipendentemente dal modo in cui si utilizza quando si crea una "tabella intelligente", alla fine otteniamo un tavolo, nelle celle dei tappi di cui i filtri descritti da noi sono già stati installati.
Quando si fa clic su questa icona, tutte le stesse funzioni saranno disponibili come quando si avvia il filtro con un modo standard tramite il pulsante "Ordina e filtro".
Lezione: come creare una tabella in Microsoft Excel
Come puoi vedere, ordinare e filtrare gli strumenti, con il loro uso corretto, può facilitare significativamente gli utenti a lavorare con le tabelle. Una questione particolarmente rilevante del loro utilizzo diventa nel caso in cui un array di dati molto grande sia registrato nella tabella.