Come ridurre le dimensioni del file Excel

Quando lavori ad Excele, alcune tabelle raggiungono una dimensione piuttosto impressionante. Ciò porta al fatto che la dimensione del documento aumenta, a volte anche dozzina di megabyte e altro ancora. Un aumento del peso del libro di Excel conduce non solo ad un aumento del suo posto occupato sul disco rigido, ma ancora ancora più importante, per più lento la velocità di eseguire varie azioni e processi in esso. In poche parole, quando si lavora con un tale documento, il programma Excel inizia a rallentare. Pertanto, la questione dell'ottimizzazione e della riduzione di tali libri diventa pertinente. Scopriamo come ridurre la dimensione del file in Excele.

Procedura di riduzione della dimensione del libro

Ottimizzare il file nato dovrebbe essere immediatamente in diverse direzioni. Molti utenti non riconoscono, ma spesso il libro Excel contiene molte informazioni non necessarie. Quando il file è piccolo per questo, nessuno presta particolare attenzione a questo, ma se il documento è diventato ingombrante, è necessario ottimizzarlo in tutti i parametri possibili.

Metodo 1: riduzione del campo operativo

L'intervallo operativo è l'area, le azioni in cui ricordo Excel. Se il documento conta il conteggio, il programma ricalcola tutte le celle dello spazio di lavoro. Ma non corrisponde sempre all'intervallo in cui l'utente funziona davvero. Ad esempio, un divario consegnato in modo inappropriato molto lontano dalla tabella espandere la dimensione del campo operativo a quell'elemento in cui si trova questo gap. Si scopre che Excel quando si ricalcola ogni volta che gestirà un mucchio di celle vuote. Vediamo come questo problema può essere eliminato sull'esempio di una tabella specifica.

1. All'inizio, dai un'occhiata al suo peso prima di ottimizzare, per confrontare ciò che sarà dopo che la procedura viene eseguita. Questo può essere fatto spostandosi nella scheda "File". Vai alla sezione "Dettagli". Sul lato destro della finestra che ha aperto le proprietà di base del libro. Le prime proprietà sono le dimensioni del documento. Come vediamo, nel nostro caso è 56,5 kilobyte.



2. Prima di tutto, dovrebbe essere scoperto come il vero spazio di lavoro è diverso da quello che è realmente necessario dall'utente. È abbastanza semplice farlo. Diventiamo in qualsiasi cella del tavolo e digita la combinazione di tasti Ctrl + End. Excel si sposta immediatamente verso l'ultima cella, che il programma considera l'elemento finale dello spazio di lavoro. Come puoi vedere, in particolare, il nostro caso è una linea 913383. Dato che la tabella occupa solo sei linee, è possibile dichiarare il fatto che 913377 linee sono, infatti, carico inutile, che non solo aumenta la dimensione del file , ma a causa del ricalcolo permanente dell'intera gamma del programma durante l'esecuzione di qualsiasi azione porta a un rallentamento del lavoro sul documento.

   

   Naturalmente, in realtà, un tale divario così grande tra l'effettivo intervallo di lavoro e il fatto che Excel accetta per questo è abbastanza raro, e abbiamo preso un numero così elevato di righe per chiarezza. Anche se, a volte ci sono anche casi quando l'intera area foglia è considerata il pezzo.

3. Per eliminare questo problema, è necessario rimuovere tutte le righe a partire dal primo vuoto e fino alla fine del foglio. Per fare ciò, selezionare la prima cella, che è immediatamente sotto la tabella e digita il tasto Ctrl + Maiusc + freccia.



4. Come possiamo vedere, dopo che tutti gli elementi della prima colonna, a partire dalla cella specificata e alla fine della tabella sono stati assegnati. Quindi fare clic sul pulsante Contenuto destro del mouse. Nel menu di scelta rapida che si apre, seleziona "Elimina".

   

   Molti utenti cercano di eliminare facendo clic sul pulsante Elimina sulla tastiera, ma non è corretto. Questa azione cancella il contenuto delle cellule, ma non li rimuove. Pertanto, nel nostro caso non sarà aiutato.

5. Dopo aver selezionato l'elemento "Elimina ..." nel menu di scelta rapida, si apre una finestra di rimozione della piccola cella. Ho impostato l'interruttore nella posizione "stringa" in esso e fai clic sul pulsante OK.



6. Tutte le righe della gamma assegnata sono state rimosse. Assicurati di asciugare il libro facendo clic sull'icona floppy nell'angolo in alto a sinistra della finestra.



7. Ora vediamo come ci ha aiutato. Assegniamo qualsiasi cella del tavolo e digita la combinazione di tasti Ctrl + End. Come puoi vedere, Excel ha assegnato l'ultima cella del tavolo, il che significa che ora è l'ultimo elemento dell'area di lavoro a foglia.



8. Ora passiamo alla sezione "Dettagli" della scheda "File" per scoprire quanto il peso del nostro documento è diminuito. Come puoi vedere, ora è 32,5 KB. Ricordiamo che prima della procedura di ottimizzazione, la sua dimensione era 56,5 kb. Pertanto, è stato ridotto di più di 1,7 volte. Ma in questo caso, il principale risultato non è nemmeno una riduzione del peso del file e il fatto che il programma sia ora esente da ricalcolare la gamma in realtà inutilizzata, che aumenterà in modo significativo il tasso di elaborazione del documento.

Se nel libro con diversi fogli con cui lavori, è necessario condurre una procedura simile con ognuna di esse. Ciò ridurrà ulteriormente la dimensione del documento.

Metodo 2: eliminazione della formattazione ridondante

Un altro fattore importante che rende il documento Excel è più pesante, è la formattazione ridondante. Ciò include l'uso di vari tipi di font, bordi, formati numerici, ma prima di tutto riguarda il versamento delle cellule in vari colori. Quindi, prima ancora di formattare il file, è necessario pensarci due volte e se è necessario farlo o senza questa procedura è facile da fare.

Questo è particolarmente vero per i libri contenenti una grande quantità di informazioni che hanno già una dimensione considerevole. L'aggiunta di formattazione al libro può aumentare il suo peso anche più volte. Pertanto, è necessario scegliere il mezzo "Golden" tra la visibilità di presentare informazioni nel documento e la dimensione del file, per utilizzare la formattazione solo dove è realmente necessario.

Un altro fattore associato alla formattazione, al peso della ponderazione, è che alcuni utenti preferiscono formattare le celle "con un margine". Cioè, formano non solo il tavolo stesso, ma anche la gamma che è sotto di essa, a volte anche fino alla fine del foglio, con il calcolo del fatto che quando le nuove linee verranno aggiunte alla tabella, non sarà necessario per formattarli ogni volta.

Ma non è noto quando verranno aggiunte nuove linee e di quanti saranno aggiunti, e tali formattazione preliminari prendi il file già in questo momento, che influisce negativamente e alla velocità di lavorare con questo documento. Pertanto, se hai applicato la formattazione per svuotare le celle non incluse nella tabella, deve essere rimossa.

1. Prima di tutto, è necessario evidenziare tutte le celle che si trovano sotto la gamma con i dati. Per fare ciò, fare clic sul numero della prima stringa vuota sul pannello di coordinate verticale. Assegnato l'intera linea. Dopodiché, applichiamo la già familiare combinazione di tasti hot ctrl + shift + giù il basso.



2. Successivamente, l'intero intervallo di riga è inferiore a una parte della tabella piena di dati, si rilassano evidenziati. Essendo nella scheda "Home", fare clic sull'icona "Cancella", che si trova sul nastro nella barra degli strumenti di modifica. Si apre un piccolo menu. Seleziona la posizione "Cancella formati" in esso.



3. Dopo questa azione in tutte le celle della gamma assegnata, la formattazione verrà eliminata.



4. Allo stesso modo, è possibile rimuovere la formattazione inutile nella tabella stessa. Per fare ciò, selezionare singole celle o intervallo in cui consideriamo la formattazione del modulo minimo, fare clic sul pulsante "Cancella" sul nastro e selezionare la voce "Cancella formati" dall'elenco.



5. Come puoi vedere, la formattazione nell'intervallo selezionato della tabella è stato completamente rimosso.



6. Dopodiché, restituiamo questo intervallo alcuni elementi di formattazione che consideriamo pertinenti: bordi, formati numerici, ecc.

Le azioni descritte sopra contribuiranno a ridurre in modo significativo la dimensione del libro di Excel e accelera il lavoro in esso. Ma è meglio utilizzare inizialmente la formattazione solo dove è veramente appropriata e necessaria rispetto al tempo per ottimizzare il documento.

Lezione: Tabelle di formattazione in Excel

Metodo 3: rimozione dei collegamenti

In alcuni documenti, un numero molto elevato di collegamenti da cui i valori sono serrati. Questo può anche rallentare seriamente la velocità del lavoro in loro. Particolarmente fortemente influenzato da riferimenti esterni ad altri libri, sebbene i riferimenti interni siano anche riflessi negativamente nelle prestazioni. Se la fonte proviene da cui il collegamento accetta le informazioni non è costantemente aggiornato, ovvero il significato per sostituire gli indirizzi di riferimento nelle celle a valori normali. Questo è in grado di aumentare la velocità di lavorare con il documento. Collegamento o valore è in una cella specifica, nella riga di formula dopo aver selezionato la voce.

1. Seleziona l'area contenuta dai riferimenti. Essere nella scheda Home, fare clic sul pulsante "Copia" che si trova sul nastro nel gruppo Impostazioni per Appunti.

   

   In alternativa, dopo aver selezionato un intervallo, è possibile utilizzare una combinazione di tasti Hot Ctrl + C.

2. Dopo aver copiato i dati, non rimuovere la selezione dall'area e fare clic sul pulsante destro del mouse. Il menu di scelta rapida viene lanciato. In esso, nel blocco "Impostazioni inserisci", è necessario fare clic sull'icona "Valori". Ha una vista dei pittogrammi con i numeri rappresentati.



3. Successivamente, tutti i riferimenti nell'area dedicata saranno sostituiti da valori statistici.

Ma è necessario ricordare che questa opzione per ottimizzare il libro Excel non è sempre accettabile. Può essere applicato solo quando i dati della fonte originale non sono dinamici, cioè, non cambieranno con il tempo.

Metodo 4: Modifiche del formato

Un altro modo per ridurre significativamente la dimensione del file è cambiare il suo formato. Questo metodo, probabilmente, soprattutto aiuta a spremere il libro, anche se è anche necessario utilizzare le opzioni di cui sopra nel complesso.

In Excel ci sono diversi formati di file "nativi" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Il formato XLS è stato l'estensione di base per la versione del programma di Excel 2003 e in precedenza. È già obsoleto, ma, tuttavia, molti utenti continuano a essere applicati. Inoltre, ci sono casi in cui devi tornare a lavorare con vecchi file che sono stati creati molti anni fa anche in assenza di formati moderni. Per non parlare del fatto che molti programmi di terze parti stanno lavorando con i libri con questa espansione, che non sanno come elaborare le opzioni successive per i documenti Excel.

Va notato che il libro di estensione XLS ha una dimensione molto maggiore rispetto all'analogico corrente del formato XLSX, che al momento del presente Excel utilizza come quello principale. Prima di tutto, questo è dovuto al fatto che i file XLSX sono essenzialmente gli archivi compressi. Pertanto, se si utilizza l'estensione XLS, ma si desidera ridurre il peso del libro, questo può essere fatto semplicemente fermarlo in formato XLSX.

1. Per convertire il documento dal formato XLS al formato XLSX, vai alla scheda File.



2. Nella finestra apre, prestare immediatamente attenzione alla sezione "Dettagli", dove è indicato che al momento il peso del documento è 40 Kb. Quindi, fai clic sul nome "Salva come ...".



3. Si apre la finestra Salva. Se lo desideri, puoi andare alla nuova directory, ma la maggior parte degli utenti è più conveniente per memorizzare un nuovo documento nello stesso posto in cui il codice sorgente. Il nome del libro, se lo si desidera, può essere modificato nel campo "Nome file", anche se non è necessario. La cosa più importante in questa procedura è quella di impostare il libro "File Type" campo "Excel (.xlsx)". Successivamente, è possibile premere il pulsante "OK" nella parte inferiore della finestra.



4. Dopo il salvataggio è prodotto, vai alla sezione "Dettagli" della scheda File per vedere quanto peso è diminuito. Come puoi vedere, ora è 13,5 Kbyte contro 40 Kbyte prima della procedura di conversione. Cioè, un solo risparmio nel formato moderno ha permesso di spremere il libro quasi tre volte.

Inoltre, c'è un altro formato XLSB moderno o un libro binario in Excele. In esso, il documento viene salvato in codifica binaria. Questi file pesano ancora meno dei libri in formato XLSX. Inoltre, la lingua su cui sono registrati più vicini al programma Excel. Pertanto, funziona con tali libri più veloci rispetto a qualsiasi altra estensione. Allo stesso tempo, il libro del formato specificato sulla funzionalità e le possibilità di utilizzare vari strumenti (formattazione, funzioni, grafici, ecc.) Non è inferiore al formato XLSX e supera il formato XLS.

Il motivo principale per cui XLSB non è diventato il formato predefinito in Excel è che i programmi di terze parti sono praticamente in grado di lavorare con esso. Ad esempio, se è necessario esportare le informazioni da Excel in un programma 1C, può essere eseguito con documenti XLSX o XLS, ma non con XLSB. Ma, se non si prevede di trasferire i dati su qualsiasi programma di terze parti, è possibile salvare in sicurezza il documento in formato XLSB. Questo ti consentirà di ridurre la dimensione del documento e aumentare la velocità del lavoro in esso.

La procedura per il salvataggio del file nell'espansione XLSB è simile a quella che abbiamo fatto per espandere XLSX. Nella scheda "File", fai clic su "Salva come ...". Nella finestra Salvatore che si apre nel campo "Tipo di file", è necessario selezionare l'opzione "BOOK BOOK (* .XLSB)". Quindi fare clic sul pulsante "Salva".

Guardiamo il peso del documento nella sezione "Dettagli". Come puoi vedere, è diminuito ancora di più ed è ora solo 11,6 Kb.

Riassumendo i risultati generali, possiamo dire che se stai lavorando con un file XLS, il modo più efficace per ridurre le dimensioni è l'energizzazione nei moderni formati XLSX o XLSB. Se si utilizzano già i dati di espansione dei file, quindi per ridurre il peso, è necessario configurare correttamente lo spazio di lavoro, rimuovere la formattazione in eccesso e i riferimenti non necessari. Riceverai il più grande ritorno se produci tutte queste azioni nel complesso, e non ti limiti a un'opzione.