Hvernig á að draga úr Excel skráarstærð

Þegar þú vinnur í Excele, náðu nokkrar töflur frekar áhrifamikill stærð. Þetta leiðir til þess að stærð skjalsins eykst, stundum jafnvel tugi megabæti og fleira. Aukning á þyngd Excel bókarinnar leiðir ekki aðeins til hækkunar á sínum stað sem er upptekinn á harða diskinum, en það er enn meira um vert að hægja á hraða að framkvæma ýmsar aðgerðir og ferli í henni. Einfaldlega sett, þegar unnið er með slíkt skjal byrjar Excel forritið að hægja á sér. Þess vegna verður spurningin um hagræðingu og lækkun slíkra bóka viðeigandi. Við skulum reikna út hvernig á að draga úr skráarstærðinni í Excele.

Book Stærð minnkun aðferð

Bjartsýni fæddur skrá ætti að vera strax í nokkrar áttir. Margir notendur viðurkenna ekki, en oft inniheldur bókin Excel margar óþarfa upplýsingar. Þegar skráin er lítil fyrir þetta greiðir enginn sérstaka athygli á þessu, en ef skjalið hefur orðið fyrirferðarmikill er nauðsynlegt að hámarka það í öllum mögulegum þáttum.

Aðferð 1: Draga úr rekstrarsviðinu

Rekstrarsviðið er svæðið, aðgerðirnar sem ég mani framúrskarandi. Ef skjalið er að telja, endurreiknar forritið öll frumur af vinnusvæðinu. En það samsvarar ekki alltaf sviðinu þar sem notandinn virkar virkilega. Til dæmis, óviðeigandi afhent gap langt frá töflunni mun auka stærð rekstrarsviðs við þann þátt sem þetta bil er staðsett. Það kemur í ljós að Excel þegar endurreikningur í hvert skipti sem það mun takast á við fullt af tómum frumum. Við skulum sjá hvernig hægt er að útrýma þessu vandamáli á dæmi um tiltekið borð.

1. Í fyrstu skaltu skoða þyngdina áður en hún er að hagræða, bera saman hvað það verður eftir að málsmeðferðin er framkvæmd. Þetta er hægt að gera með því að flytja inn í "File" flipann. Farðu í kaflann "Upplýsingar". Á hægri hlið glugganna sem opnaði helstu eiginleika bókarinnar. Fyrstu eiginleikar eru stærð skjalsins. Eins og við sjáum, í okkar tilviki er það 56,5 kílóbitar.



2. Fyrst af öllu, það ætti að finna út hvernig raunveruleg vinnusvæði er frábrugðið þeim sem er raunverulega þörf notandans. Það er alveg einfalt að gera það. Við verðum í hvaða klefi af borðinu og skrifaðu Ctrl + End lykilatriði. Excel hreyfist strax í síðasta reitinn, sem forritið telur endanlega þátt í vinnusvæðinu. Eins og þú sérð, einkum, mál okkar er línu 913383. Í ljósi þess að borðið tekur aðeins sex fyrstu línur, er hægt að tilgreina þá staðreynd að 913377 línur eru í raun gagnslaus álag, sem ekki aðeins eykur skráarstærðina , en vegna þess að varanleg endurútreikningur á öllu úrvali áætlunarinnar þegar framkvæmir aðgerðir leiðir til hægfara í vinnu við skjalið.

   

   Auðvitað, í raun og veru, svo stórt bil milli raunverulegs vinnusviðs og sú staðreynd að Excel samþykkir fyrir það er frekar sjaldgæft og við tókum svo mikinn fjölda raða til skýrleika. Þó, stundum eru jafnvel tilvik þegar allt blaðasvæðið er talið vinnustykkið.

3. Til að útrýma þessu vandamáli þarftu að fjarlægja allar raðirnar sem byrja frá fyrsta tómum og til loka blaðsins. Til að gera þetta skaltu velja fyrsta frumuna, sem er strax undir borðinu og sláðu inn Ctrl + Shift + örvatakkann.



4. Eins og við getum séð, eftir það voru allir þættir fyrstu dálksins, sem byrja á tilgreindum klefi og til enda borðsins voru úthlutað. Smelltu síðan á innihald Hægri músarhnappi. Í samhengisvalmyndinni sem opnast skaltu velja "Eyða".

   

   Margir notendur reyna að eyða með því að smella á Eyða hnappinn á lyklaborðinu, en það er ekki rétt. Þessi aðgerð hreinsar innihald frumna, en fjarlægir þau ekki sjálfir. Þess vegna, í okkar tilviki mun það ekki hjálpa.

5. Eftir að við höfum valið "Eyða ..." atriði í samhengisvalmyndinni opnast gluggi með litlum klefi. Ég setti rofann í "String" stöðu í því og smelltu á OK hnappinn.



6. Allar línur af úthlutað sviðinu voru fjarlægð. Vertu viss um að þorna bókina með því að smella á disklingatáknið í efra vinstra horninu á glugganum.



7. Nú skulum sjá hvernig það hjálpaði okkur. Við úthlutar öllum klefi borðsins og skrifaðu Ctrl + End-takkann. Eins og þú sérð, úthlutað Excel síðasta klefi borðsins, sem þýðir að það er nú það er síðasta þátturinn í blaðahlutverki.



8. Nú erum við að flytja til "smáatriða" flipann "File" flipann til að finna út hversu mikið þyngd skjalsins okkar hefur minnkað. Eins og þú sérð er það nú 32,5 Kb. Muna að fyrir hagræðingaraðferðina var stærð þess 56,5 Kb. Þannig hefur verið minnkað um meira en 1,7 sinnum. En í þessu tilfelli er aðalatriðið ekki einu sinni lækkun á þyngd skráarinnar og sú staðreynd að forritið er nú undanþegin að endurreikna í raun ónotað svið, sem mun verulega auka vinnsluhlutfall skjalsins.

Ef þú ert í bókinni nokkrum blöðum sem þú vinnur með, þarftu að framkvæma svipaða málsmeðferð við hvert þeirra. Þetta mun jafnvel draga enn frekar úr stærð skjalsins.

Aðferð 2: Brotthvarf óþarfa formatting

Annar mikilvægur þáttur sem gerir Excel skjalið þyngri, er óþarfa formatting. Þetta felur í sér notkun ýmissa tegunda letur, landamæra, tölva snið, en fyrst af öllu varðar það að hella frumum í ýmsum litum. Svo áður að auki sniðið skrána þarftu að hugsa tvisvar, og hvort það sé nauðsynlegt að gera það eða án þessarar aðferðar er auðvelt að gera.

Þetta á sérstaklega við um bækur sem innihalda mikið af upplýsingum sem sjálfir hafa nú þegar umtalsverðan stærð. Að bæta við formi til bókarinnar getur aukið þyngd sína jafnvel nokkrum sinnum. Þess vegna þarftu að velja "gullna" miðjan milli sýnileika að kynna upplýsingar í skjalinu og stærð skráarinnar, til að nota formatting aðeins þar sem það er raunverulega nauðsynlegt.

Annar þáttur í tengslum við formatting, vægiþyngd, er að sumir notendur kjósa að forsníða frumurnar "með framlegð." Það er, þau snið, ekki aðeins borðið sjálft, heldur einnig sviðið sem er undir því, stundum jafnvel til loka blaðsins, með því að reikna út þá staðreynd að þegar nýjar línur verða bætt við borðið, þá mun það ekki vera nauðsynlegt til að forsníða þau í hvert sinn.

En það er ekki vitað þegar nýjar línur verða bætt við og hversu margir verða bætt við, og slíkar forgangsröðun sem þú tekur skrána núna, sem mun hafa neikvæð áhrif á og við hraðann að vinna með þessu skjali. Því ef þú hefur notað formatting til að tæma frumur sem eru ekki innifalin í töflunni verður að fjarlægja það.

1. Fyrst af öllu þarftu að vekja athygli á öllum frumum sem eru staðsettar undir sviðinu með gögnum. Til að gera þetta skaltu smella á fjölda fyrstu tóma strengsins á lóðréttan hnitmiðunarborðinu. Úthlutað öllu línunni. Eftir það sækjum við þegar þekki blöndu af heitum lyklum Ctrl + Shift + niður niður.



2. Eftir það er allt röð sviðið lægra en hluti af töflunni fyllt með gögnum, vaknar hápunktur. Tilvera í flipanum "Home", smelltu á "Hreinsa" táknið, sem er staðsett á borði í tækjastikunni. Lítið valmynd opnast. Veldu "Hreinsa snið" stöðu í henni.



3. Eftir þessa aðgerð í öllum frumum af úthlutað sviðinu verður formatting eytt.



4. Á sama hátt geturðu fjarlægt óþarfa formatting í töflunni sjálfu. Til að gera þetta skaltu velja einstök frumur eða svið þar sem við teljum að formatting lágmarks gagnleg, smelltu á "Hreinsa" hnappinn á borði og veldu "Hreinsa snið" atriði úr listanum.



5. Eins og þú sérð, formatting í valið svið töflunnar var alveg fjarlægt.



6. Eftir það skiljum við þetta svið nokkrar formatting þættir sem við teljum viðeigandi: landamæri, tölfræðileg snið osfrv.

Aðgerðirnar sem lýst er hér að framan munu hjálpa verulega að draga úr stærð Excel bókarinnar og flýta verkinu í henni. En það er betra að nota upphaflega formatting aðeins þar sem það er sannarlega viðeigandi og nauðsynlegt en að eyða tíma til að hámarka skjalið.

Lexía: Formatting töflur í Excel

Aðferð 3: Fjarlægir tenglar

Í sumum skjölum er mjög mikill fjöldi tengla þar sem gildi eru hertar. Þetta getur einnig dregið úr hraða vinnu í þeim. Sérstaklega mikil áhrif á ytri tilvísanir í aðrar bækur, þó að innri tilvísanir séu einnig neikvæðir í frammistill. Ef uppspretta kemur frá þar sem tengillinn tekur upplýsingar er ekki stöðugt uppfærð, þá er það merkingin að skipta um viðmiðunarföng í frumum í eðlileg gildi. Þetta er fær um að auka hraða að vinna með skjalinu. Link eða gildi er í tiltekinni klefi, í formúluforðinu eftir að velja hlutinn.

1. Veldu svæðið sem er að finna með tilvísunum. Tilvera í heima flipanum, smelltu á "Copy" hnappinn sem er staðsettur á borði í klemmuspjaldstillingarhópnum.

   

   Að öðrum kosti, eftir að þú hefur valið svið, getur þú notað blöndu af heitum lyklum Ctrl + C.

2. Eftir að gögnin hafa afritað skaltu ekki fjarlægja valið úr svæðinu og smelltu á það réttan músarhnappi. Samhengisvalmyndin er hleypt af stokkunum. Í henni, í "Setja stillingar" blokk, þarftu að smella á "gildi" táknið. Það hefur útsýni yfir táknmyndina með tölunum sem lýst er.



3. Eftir það verða allar tilvísanir í hollur svæði skipt út fyrir tölfræðileg gildi.

En þú þarft að muna að þessi valkostur til að hámarka Excel bókin er ekki alltaf viðunandi. Það er aðeins hægt að beita þegar gögnin frá upprunalegu uppsprettu eru ekki dynamic, það er, þeir munu ekki breytast með tímanum.

Aðferð 4: Sniðbreytingar

Önnur leið til að draga verulega úr skráarstærðinni er að breyta sniði þess. Þessi aðferð, líklega, mest af öllu hjálpar til við að kreista bókina, þótt það sé einnig nauðsynlegt að nota ofangreindar valkostir í flóknu.

Í Excel eru nokkrar "innfæddur" skráarsnið - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS sniðið var grunn eftirnafn fyrir Program útgáfa af Excel 2003 og fyrr. Hann er nú þegar úreltur, en engu að síður halda margir notendur enn beitt. Að auki eru tilfelli þegar þú verður að fara aftur í vinnuna með gömlum skrám sem hafa verið búin til fyrir mörgum árum, jafnvel þótt nútíma snið sé ekki til staðar. Ekki sé minnst á þá staðreynd að mörg forrit þriðja aðila eru að vinna með bækur með þessari stækkun, sem ekki vita hvernig á að vinna úr seinna valkostum fyrir Excel skjöl.

Það skal tekið fram að XLS-framlengingarbókin hefur miklu stærri en núverandi hliðstæða XLSX sniði, sem í augnablikinu Excel notar sem aðalatriðið. Fyrst af öllu er þetta vegna þess að XLSX skrár eru í meginatriðum þjappað skjalasöfn. Því ef þú notar XLS eftirnafnið, en þú vilt draga úr þyngd bókarinnar, þá er hægt að gera þetta einfaldlega að stöðva það í XLSX sniði.

1. Til að breyta skjalinu frá XLS sniði við XLSX sniði, farðu í flipann File.



2. Í glugganum sem opnast, legg ég strax athygli á "Upplýsingar" kafla, þar sem það er gefið til kynna að á þessari stundu er þyngd skjalsins 40 KB. Næst skaltu smella á nafnið "Vista sem ...".



3. Vista gluggi opnast. Ef þú vilt, getur þú farið í nýja möppuna, en flestir notendur eru þægilegri til að geyma nýtt skjal á sama stað þar sem kóðinn. Heiti bókarinnar, ef þess er óskað er hægt að breyta í "skráarnafninu", þótt það sé ekki nauðsynlegt. Mikilvægasti hluturinn í þessari aðferð er að stilla "File Type" reitinn "Excel (.xlsx)" bók. Eftir það geturðu ýtt á "OK" hnappinn neðst í glugganum.



4. Eftir að sparnaður er framleiddur skaltu fara í "Upplýsingar" hluta flipans til að sjá hversu mikið þyngd hefur minnkað. Eins og þú sérð er það nú 13,5 KBytes gegn 40 Kbytes fyrir viðskiptin. Það er, einn eini sparnaður í nútíma sniði gerði það mögulegt að kreista bókina næstum þrisvar sinnum.

Að auki er annar nútíma XLSB snið eða tvöfaldur bók í Excele. Í henni er skjalið vistað í tvöfalt kóðun. Þessar skrár vega jafnvel minna en bækur í XLSX sniði. Að auki, tungumálið sem þau eru skráð næst Excel forritinu. Þess vegna virkar það með slíkum bókum hraðar en með öðrum framlengingu. Á sama tíma er bókin á tilgreindum sniði á virkni og möguleikum á að nota ýmis tæki (formatting, aðgerðir, línurit osfrv.) Ekki óæðri XLSX sniði og fer yfir XLS sniði.

Helsta ástæðan fyrir því að XLSB varð ekki sjálfgefið snið í Excel er að þriðja aðila forrit eru nánast fær um að vinna með það. Til dæmis, ef þú þarft að flytja út upplýsingar frá Excel í 1C forrit, er hægt að gera það með XLSX eða XLS skjölum, en ekki með XLSB. En ef þú ætlar ekki að flytja gögn til þriðja aðila forrit, geturðu örugglega vistað skjalið í XLSB sniði. Þetta mun leyfa þér að draga úr stærð skjalsins og auka vinnuhraða í því.

Aðferðin við að vista skrána í XLSB stækkuninni er svipuð og sá sem við höfum verið gert til að auka XLSX. Í "File" flipanum, smelltu á "Vista sem ...". Í sparnaður glugganum sem opnast í "File Type" reitnum þarftu að velja valkostinn "Excel Book (* .xlsb)". Smelltu síðan á "Vista" hnappinn.

Við lítum á þyngd skjalsins í kaflanum "Upplýsingar". Eins og þú sérð hefur það minnkað enn meira og er nú aðeins 11,6 Kb.

Samantekt á almennum árangri, við getum sagt að ef þú ert að vinna með XLS skrá, þá er árangursríkasta leiðin til að draga úr stærð þess að orkugjafi í nútíma XLSX eða XLSB snið. Ef þú notar nú þegar skráarskjásgögn, þá til að draga úr þyngd sinni, ættirðu að stilla vinnusvæðið á réttan hátt, fjarlægja umframformatting og óþarfa tilvísanir. Þú færð mesta ávöxtun ef þú framleiðir allar þessar aðgerðir í flóknum og ekki takmarka þig við einn valkost.