Untuk kenyamanan bekerja dengan array data besar dalam tabel, mereka terus-menerus diperlukan untuk mengatur sesuai dengan kriteria tertentu. Selain itu, untuk memenuhi tujuan tertentu, kadang-kadang seluruh array data tidak diperlukan, tetapi hanya satu garis individu. Oleh karena itu, agar tidak bingung dalam sejumlah besar informasi, solusi rasional akan diatur data, dan filter dari hasil lain. Mari cari tahu bagaimana menyortir dan memfilter data di Microsoft Excel dilakukan.
Penyortiran data sederhana
Penyortiran adalah salah satu alat paling nyaman saat bekerja di Microsoft Excel. Menggunakannya, Anda dapat memposisikan baris tabel dalam urutan abjad, sesuai dengan data yang terletak di sel kolom.
Penyortiran data dalam program Microsoft Excel dapat dilakukan dengan menggunakan tombol "Sortir dan Filter", yang diposting di tab Beranda pada pita di bilah alat pengeditan. Tapi, sebelumnya, kita perlu mengklik sel apa pun kolom itu yang akan kita lakukan menyortir.
Misalnya, dalam tabel yang diusulkan di bawah ini, perlu untuk mengurutkan karyawan dengan alfabet. Kita menjadi di seluruh sel kolom "nama", dan klik tombol "Sort and Filter". Sehingga nama-nama diatur secara alfabet, pilih item "Sortir dari A hingga Z" dari daftar.
Seperti yang Anda lihat, semua data dalam tabel terletak, sesuai dengan daftar alfabet nama keluarga.
Untuk memilah dalam urutan terbalik, dalam menu yang sama, pilih tombol Sortir dari I hingga A ".
Daftar ini dibangun kembali dalam urutan terbalik.
Perlu dicatat bahwa jenis penyortiran yang serupa diindikasikan hanya dengan format data teks. Misalnya, dengan format numerik, penyortiran "dari minimum hingga maksimum" (dan, sebaliknya), dan ketika format tanggal adalah "dari yang lama ke yang baru" (dan, sebaliknya).
Penyortiran yang dapat disesuaikan
Tapi, seperti yang kita lihat, dengan jenis penyortiran yang ditentukan oleh satu nilai, data yang berisi nama-nama orang yang sama dibangun di dalam kisaran dalam urutan sewenang-wenang.
Dan apa yang harus dilakukan jika kita ingin mengurutkan nama sesuai dengan alfabet, tetapi misalnya, ketika Anda cocok dengan nama sehingga data terletak pada tanggal? Untuk ini, serta untuk menggunakan beberapa fitur lain, semuanya dalam menu yang sama "Sortir dan Filter", kita perlu pergi ke item "Penyortiran yang dapat disesuaikan ...".
Setelah itu, jendela pengaturan penyortiran terbuka. Jika ada berita utama di meja Anda, harap dicatat bahwa di jendela ini perlu untuk berdiri tanda centang di dekat parameter "Data Saya Berisi".
Di bidang "kolom", tentukan nama kolom yang dengannya menyortir akan dilakukan. Dalam kasus kami, ini adalah kolom "nama". Di bidang "Sort", ditentukan sesuai dengan jenis konten apa yang akan diurutkan konten. Ada empat opsi:
- Nilai;
- Warna sel;
- Warna huruf;
- Ikon sel.
Tetapi, dalam mayoritas yang luar biasa, item "nilai" digunakan. Dia diatur secara default. Dalam kasus kami, kami juga akan menggunakan item ini.
Dalam kolom "Pesan" kita perlu menentukan, dalam urutan apa data akan berada: "Dari A hingga Z" atau sebaliknya. Pilih nilainya "dari A hingga Z."
Jadi, kami mengatur penyortiran salah satu kolom. Untuk mengkonfigurasi pengurutan pada kolom lain, klik tombol "Tambah Level".
Satu set bidang muncul, yang harus diisi untuk menyortir kolom lain. Dalam kasus kami, sesuai dengan kolom "Tanggal". Sejak tanggal sel-sel ini ditetapkan hingga saat ini, maka dalam bidang "PESANAN" Kami menetapkan nilai-nilai tidak "dari A hingga Z", tetapi "dari yang lama ke baru", atau "dari yang baru ke yang lama" .
Dengan cara yang sama, di jendela ini Anda dapat mengonfigurasi, jika perlu, dan menyortir kolom lain dalam urutan prioritas. Ketika semua pengaturan dibuat, klik tombol "OK".
Seperti yang Anda lihat, sekarang dalam tabel kami semua data diurutkan, pertama-tama, dengan nama karyawan, dan kemudian, dengan tanggal pembayaran.
Tapi, ini tidak semua kemungkinan penyortiran khusus. Jika diinginkan, di jendela ini, Anda dapat mengkonfigurasi penyortiran non-kolom, tetapi dengan garis. Untuk melakukan ini, klik tombol "Parameter".
Di jendela parameter penyortiran yang terbuka, kami menerjemahkan sakelar dari posisi "baris baris" ke posisi "rentang kolom". Klik tombol "OK".
Sekarang, dengan analogi dengan contoh sebelumnya, Anda dapat menuliskan data untuk disortir. Masukkan data, dan klik tombol "OK".
Seperti yang kita lihat, setelah itu, kolom berubah tempat, sesuai dengan parameter yang dimasukkan.
Tentu saja, untuk meja kami, diambil misalnya, penggunaan penyortiran dengan perubahan di lokasi kolom tidak membawa penggunaan khusus, tetapi untuk beberapa tabel lain semacam pengurutan semacam itu bisa sangat relevan.
Saring
Selain itu, di Microsoft Excel, ada fungsi filter data. Ini memungkinkan Anda untuk pergi hanya terlihat data yang Anda anggap perlu, dan sisanya bersembunyi. Jika perlu, data tersembunyi selalu dapat dikembalikan ke mode yang terlihat.
Untuk menggunakan fitur ini, kami menjadi sel apa pun di tabel (dan lebih disukai di header), sekali lagi kami mengklik tombol "Sortir dan Filter" di Editing Toolbox. Tapi, kali ini dalam menu yang muncul, pilih item "Filter". Anda juga dapat alih-alih tindakan ini cukup tekan kombinasi tombol Ctrl + Shift + L.
Seperti yang bisa kita lihat, sel dalam bentuk kotak muncul di sel dengan nama semua kolom, di mana segitiga terbalik.
Klik ikon ini di kolom, menurutnya kami akan memfilter. Dalam kasus kami, kami memutuskan untuk menyaring dengan nama. Misalnya, kita perlu meninggalkan data hanya oleh karyawan Nikolaev. Karena itu, tembak kutu dari nama-nama semua pekerja lainnya.
Ketika prosedur dibuat, klik tombol "OK".
Seperti yang bisa kita lihat, hanya string dengan nama karyawan Nikolaev yang tersisa di tabel.
Lengkapi tugas, dan kami hanya akan meninggalkan tabel di tabel yang berhubungan dengan Nikolaev untuk kuartal III 2016. Untuk melakukan ini, klik ikon di sel tanggal. Dalam daftar yang terbuka, hapus kotak centang dari bulan-bulan "Mei", "Juni" dan "Oktober", karena mereka bukan milik kuartal ketiga, dan klik tombol "OK".
Seperti yang Anda lihat, hanya data yang kami butuhkan.
Untuk menghapus filter pada kolom tertentu, dan tunjukkan data tersembunyi, sekali lagi, klik ikon yang terletak di sel dengan judul kolom ini. Di menu terbuka, klik item "Hapus Filter C ...".
Jika Anda ingin mengatur ulang filter secara keseluruhan di atas meja, maka Anda perlu mengklik tombol "Sortir dan Filter" pada pita, dan pilih "Clear".
Jika Anda perlu menghapus filter sepenuhnya, seperti ketika dimulai, Anda harus memilih item "filter" di menu yang sama, atau mengetikkan tombol keyboard pada papan ketik Ctrl + Shift + L.
Selain itu, perlu dicatat bahwa setelah kami menyalakan fungsi "filter", maka ketika Anda mengklik ikon yang sesuai di sel-sel tutup tabel, fungsi penyortiran yang kami ucapkan di atas tersedia di menu yang muncul: "Sortir dari A hingga Z", "Sortir dariku ke", dan "menyortir warna."
Pelajaran: Cara Menggunakan Autofilter di Microsoft Excel
Tabel pintar
Penyortiran dan filter juga dapat diaktifkan, memutar area data yang berfungsi dengan apa yang disebut "Smart Table".
Ada dua cara untuk membuat tabel pintar. Untuk memanfaatkan yang pertama dari mereka, mengalokasikan seluruh area tabel, dan, saat berada di tab "Home", klik tombol pada tombol "Format sebagai tabel". Tombol ini ada di blok alat "Gaya".
Selanjutnya, kami memilih salah satu gaya yang Anda suka, dalam daftar yang terbuka. Anda tidak akan mempengaruhi fungsionalitas tabel.
Setelah itu, kotak dialog terbuka di mana Anda dapat mengubah koordinat tabel. Tetapi jika Anda sebelumnya mengalokasikan area dengan benar, Anda tidak perlu hal lain. Hal utama, perhatikan bahwa parameter "tabel dengan headlines" berdiri tanda centang. Selanjutnya, klik tombol "OK".
Jika Anda memutuskan untuk memanfaatkan cara kedua, maka Anda juga perlu menyorot seluruh area tabel, tetapi kali ini pergi ke tab "Sisipkan". Berada di sini, pada rekaman di blok "Alat Tabel", Anda harus mengklik tombol "Tabel".
Setelah itu, seperti yang terakhir kali, sebuah jendela akan terbuka di mana koordinat penempatan tabel akan diperbaiki. Klik tombol "OK".
Terlepas dari bagaimana Anda menggunakan saat membuat "Smart Table", kami akhirnya mendapatkan tabel, di sel-sel tutupnya filter yang dijelaskan oleh kami telah diinstal.
Ketika Anda mengklik ikon ini, semua fungsi yang sama akan tersedia seperti ketika Anda memulai filter dengan cara standar melalui tombol "Sort and Filter".
Pelajaran: Cara Membuat Tabel di Microsoft Excel
Seperti yang Anda lihat, alat penyortiran dan penyaringan, dengan penggunaan yang tepat, dapat secara signifikan memudahkan pengguna untuk bekerja dengan tabel. Masalah penggunaannya yang sangat relevan jika ada array data yang sangat besar direkam dalam tabel.