Paket Microsoft Office memiliki program khusus untuk membuat basis data dan bekerja dengannya - Akses. Namun demikian, banyak pengguna lebih suka menggunakan aplikasi ini lebih asing bagi mereka untuk tujuan ini - Excel. Perlu dicatat bahwa program ini memiliki semua alat untuk membuat basis data lengkap (basis data). Mari cari tahu bagaimana melakukannya.
Proses penciptaan
Basis data dalam exale adalah serangkaian informasi terstruktur yang didistribusikan oleh kolom dan lembar lembar.Menurut terminologi khusus, garis BD disebut "catatan". Di setiap catatan ada informasi tentang objek terpisah.
Kolom disebut "bidang". Setiap bidang memiliki parameter terpisah dari semua catatan.
Artinya, bingkai basis data apa pun di Excel adalah tabel biasa.
Membuat Tabel
Jadi, pertama-tama, kita perlu membuat meja.
- Masukkan header basis data bidang (kolom).
- Isi nama entri (baris) dari database.
- Pergi untuk mengisi data basis data.
- Setelah database diisi, format informasi di dalamnya atas kebijaksanaannya (font, perbatasan, isi, seleksi, lokasi teks relatif terhadap sel, dll.).
Pada hal ini, penciptaan bingkai BD selesai.
Pelajaran: Cara membuat meja di Excel
Menugaskan atribut basis data
Agar Excel merasakan tabel tidak hanya sebagai rentang sel, yaitu, seperti basis data, ia perlu menetapkan atribut yang sesuai.
- Buka tab "Data".
- Kami menyoroti seluruh jangkauan tabel. Klik tombol kanan mouse. Dalam menu konteks, klik tombol "Tetapkan Nama ...".
- Dalam kolom "NAME", tunjukkan nama yang ingin kami beri nama database. Kondisi wajib adalah bahwa nama harus dimulai dengan huruf, dan seharusnya tidak ada ruang di dalamnya. Dalam kolom "rentang" Anda dapat mengubah alamat area tabel, tetapi jika Anda mengalokasikannya dengan benar, maka tidak ada yang perlu diubah di sini. Jika mau, Anda dapat menentukan catatan di bidang terpisah, tetapi parameter ini tidak wajib. Setelah semua perubahan dilakukan, klik tombol "OK".
- Klik pada tombol "Simpan" di bagian atas jendela atau ketik tombol CTRL + pada keyboard, untuk menyimpan database pada hard disk atau media yang dapat dilepas yang terhubung ke PC.
Kita dapat mengatakan bahwa setelah itu kita sudah memiliki basis data yang sudah jadi. Anda dapat bekerja dengannya dan dalam keadaan seperti itu, seperti yang diwakili sekarang, tetapi banyak peluang akan terputus. Di bawah ini kita akan menganalisis cara membuat basis data lebih fungsional.
Menyortir dan memfilter
Bekerja dengan basis data, pertama-tama, menyediakan kemungkinan pemesanan, pemilihan dan pemilahan catatan. Hubungkan fungsi-fungsi ini ke database kami.
- Kami mengalokasikan informasi yang akan melakukan streamline. Klik tombol "Sort" yang terletak pada tape di tab "Data" di bilah alat "Sort and Filter".
Penyortiran dapat dilakukan oleh hampir semua parameter:
- nama alfabet;
- tanggal;
- Nomor, dll.
- Di jendela berikutnya yang muncul, pertanyaannya akan menjadi pertanyaan, apakah hanya menggunakan area yang dipilih atau secara otomatis memperluasnya. Pilih ekstensi otomatis dan klik tombol "Sort ...".
- Jendela pengaturan penyortiran terbuka. Di bidang "Sort by", tentukan nama bidang yang akan diadakan.
- Di bidang "Sort", ditunjukkan dengan tepat bagaimana itu akan dilakukan. Untuk basis data, yang terbaik adalah memilih parameter "Nilai".
- Dalam bidang "PESANAN", tunjukkan urutan apa yang akan disortir. Untuk berbagai jenis informasi, nilai yang berbeda ditampilkan di jendela ini. Misalnya, untuk data teks - itu akan menjadi nilai "dari A hingga Z" atau "dari I hingga A", dan untuk numerik - "naik" atau "turun".
- Penting untuk melacak sehingga "data saya berisi header" berdiri tanda centang. Jika tidak, maka Anda harus meletakkannya.
Setelah memasukkan semua parameter yang diinginkan, klik tombol "OK".
Setelah itu, informasi dalam database akan diurutkan, sesuai dengan pengaturan yang ditentukan. Dalam hal ini, kami melakukan penyortiran berdasarkan nama karyawan perusahaan.
- Salah satu alat paling nyaman ketika bekerja di basis data Excel adalah autofilter. Kami menyorot seluruh rangkaian basis data dan di blok pengaturan "Sort and Filter" dengan mengklik tombol "Filter".
- Seperti yang kita lihat, setelah itu, piktogram muncul dalam sel dengan nama bidang dalam bentuk segitiga terbalik. Klik ikon kolom itu yang nilainya akan disaring. Di jendela yang terbuka, hapus kotak centang dari nilai-nilai itu, catatan dengan siapa kita ingin bersembunyi. Setelah pilihan dilakukan, klik tombol "OK".
Seperti yang Anda lihat, setelah itu, garis-garis di mana nilai-nilai tersebut terkandung dari mana kami menghapus kutu disembunyikan dari tabel.
- Untuk mengembalikan semua data di layar, mengklik ikon kolom, yang difilter, dan di jendela yang terbuka, sebaliknya semua item, atur tanda centang. Kemudian klik tombol "OK".
- Untuk sepenuhnya menghapus pemfilteran, klik tombol "Filter" pada pita.
Pelajaran: Menyortir dan memfilter data ke Excel
Mencari
Jika ada pencarian basis data besar untuk itu nyaman untuk diproduksi dengan bantuan alat khusus.
- Untuk melakukan ini, buka tab "Home" dan pada kaset di blok alat "Editing", kami klik tombol "Temukan dan Alokasikan".
- Sebuah jendela terbuka di mana Anda ingin menentukan nilai yang diinginkan. Setelah itu, kami mengklik tombol "Temukan Berikutnya" atau "Temukan Semua".
- Dalam kasus pertama, sel pertama di mana ada nilai yang ditentukan menjadi aktif.
Dalam kasus kedua, seluruh daftar sel yang mengandung nilai ini terbuka.
Pelajaran: Cara membuat pencarian di Exale
Area pengikat
Dengan mudah saat membuat database, mengkonsolidasikan sel dengan nama entri dan bidang. Saat bekerja dengan basis besar adalah kondisi sederhana. Kalau tidak, itu terus-menerus menghabiskan waktu untuk menggulir lembar untuk melihat baris atau kolom mana yang sesuai dengan nilai tertentu.
- Kami menyoroti sel, area dari atas dan ke kiri yang perlu Anda perbaiki. Ini akan berlokasi tepat di bawah tutup dan di sebelah kanan nama-nama catatan.
- Berada di tab "Lihat" dengan mengklik tombol "Secure Area", yang terletak di bilah alat "Window". Dalam daftar drop-down, pilih nilai untuk "kencangkan area".
Sekarang nama-nama bidang dan catatan akan selalu ada di depan mata Anda, tidak peduli seberapa jauh Anda tidak menggulir lembar dengan data.
Pelajaran: Cara Memperbaiki Area di Excel
Daftar drop-down
Untuk beberapa bidang, tabel akan secara optimal mengatur daftar drop-down sehingga pengguna dengan menambahkan catatan baru hanya dapat menentukan parameter tertentu. Ini relevan, misalnya, untuk ladang lantai. Bagaimanapun, itu hanya mungkin dua pilihan: pria dan wanita.
- Buat daftar tambahan. Nyaman untuk ditempatkan di lembar lain. Di dalamnya, tentukan daftar nilai yang akan muncul di daftar drop-down.
- Kami menyorot daftar ini dan klik tombol kanan mouse. Dalam menu yang muncul, pilih item "Tetapkan Nama ...".
- Jendela yang sudah akrab terbuka. Di bidang yang sesuai kami menetapkan nama ke jangkauan kami, sesuai dengan kondisi yang telah dibahas di atas.
- Kami kembali ke lembar dengan database. Pilih kisaran ke mana daftar drop-down akan diterapkan. Buka tab "Data". Klik tombol "Centang Data", yang terletak pada pita di bilah alat "Bekerja dengan Data".
- Kotak centang nilai nilai yang terlihat terbuka. Di bidang Tipe Data, atur sakelar ke posisi "Daftar". Di bidang "Sumber", kami mengatur tanda "=" dan segera setelah tidak menulis nama daftar drop-down, yang kami berikan sedikit lebih tinggi. Setelah itu, klik tombol "OK".
Sekarang, ketika Anda mencoba memasukkan data dalam kisaran di mana batasnya dibuat, daftar akan muncul di mana Anda dapat memilih antara nilai yang ditetapkan dengan baik.
Jika Anda mencoba menulis karakter sewenang-wenang dalam sel-sel ini, pesan kesalahan akan muncul. Anda harus kembali dan membuat entri yang benar.
Pelajaran: Cara membuat daftar drop-down di Excel
Tentu saja, Excel lebih rendah dalam kemampuannya dari program khusus untuk membuat basis data. Namun demikian, ia memiliki toolkit, yang dalam banyak kasus akan memenuhi kebutuhan pengguna yang ingin membuat database. Mengingat fakta bahwa kemampuan Excel, dibandingkan dengan aplikasi khusus, pengguna yang biasa diketahui jauh lebih baik, kemudian dalam hal ini, pengembangan Microsoft bahkan memiliki beberapa manfaat.