Cara mengurangi ukuran file Excel

Saat bekerja di Excele, beberapa tabel mencapai ukuran yang agak mengesankan. Ini mengarah pada fakta bahwa ukuran dokumen meningkat, kadang-kadang bahkan selusin megabyte dan banyak lagi. Peningkatan berat buku Excel memimpin tidak hanya untuk peningkatan tempat yang diduduki pada hard disk, tetapi itu bahkan lebih penting, lebih lambat kecepatan melakukan berbagai tindakan dan proses di dalamnya. Sederhananya, ketika bekerja dengan dokumen seperti itu, program Excel mulai melambat. Oleh karena itu, pertanyaan tentang optimasi dan pengurangan buku-buku tersebut menjadi relevan. Mari kita cari tahu cara mengurangi ukuran file di Excele.

Prosedur Pengurangan Ukuran Buku

Optimalkan file terlahir harus segera dalam beberapa arah. Banyak pengguna tidak mengenali, tetapi seringkali buku Excel berisi banyak informasi yang tidak perlu. Ketika file kecil untuk ini, tidak ada yang memberi perhatian khusus pada ini, tetapi jika dokumen telah menjadi rumit, perlu untuk mengoptimalkannya di semua parameter yang mungkin.

Metode 1: Mengurangi rentang operasi

Rentang operasi adalah area, tindakan di mana saya ingat Excel. Jika dokumen itu menghitung, program ini menghitung ulang semua sel dari ruang kerja. Tetapi tidak selalu sesuai dengan jangkauan di mana pengguna benar-benar berfungsi. Misalnya, celah yang disampaikan secara tidak tepat jauh dari tabel akan memperluas ukuran rentang operasi ke elemen tempat celah ini berada. Ternyata Excel ketika menghitung ulang setiap kali itu akan menangani sekelompok sel kosong. Mari kita lihat bagaimana masalah ini dapat dihilangkan pada contoh tabel tertentu.

1. Pada awalnya, lihatlah beratnya sebelum mengoptimalkan, untuk membandingkan apa yang akan dilakukan setelah prosedur dilakukan. Ini dapat dilakukan dengan pindah ke tab "File". Buka bagian "Detail". Di sisi kanan jendela yang membuka sifat dasar buku. Sifat pertama adalah ukuran dokumen. Seperti yang kita lihat, dalam kasus kita itu adalah 56,5 kilobyte.



2. Pertama-tama, harus diketahui bagaimana ruang kerja nyata berbeda dari yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Cukup sederhana untuk melakukannya. Kita menjadi di sel apa pun dari tabel dan ketik Ctrl + end kombinasi tombol. Excel segera pindah ke sel terakhir, yang merupakan program tersebut mempertimbangkan elemen akhir dari ruang kerja. Seperti yang Anda lihat, secara khusus, kasus kami adalah garis 913383. Mengingat bahwa tabel hanya menempati enam baris pertama, dimungkinkan untuk menyatakan fakta bahwa 913377 baris, pada kenyataannya, beban yang tidak berguna, yang tidak hanya meningkatkan ukuran file , tetapi karena perhitungan ulang permanen dari seluruh jangkauan program ketika melakukan tindakan apa pun mengarah pada perlambatan dalam pekerjaan pada dokumen.

   

   Tentu saja, pada kenyataannya, kesenjangan besar antara rentang kerja yang sebenarnya dan fakta bahwa Excel menerima itu cukup jarang, dan kami mengambil sejumlah besar baris untuk kejelasan. Meskipun, kadang-kadang bahkan ada kasus ketika seluruh area daun dianggap sebagai benda kerja.

3. Untuk menghilangkan masalah ini, Anda perlu menghapus semua baris mulai dari yang pertama kosong dan hingga akhir lembar. Untuk melakukan ini, pilih sel pertama, yang segera di bawah tabel, dan ketik tombol Ctrl + Shift + arrow.



4. Seperti yang bisa kita lihat, setelah itu semua elemen kolom pertama, mulai dari sel yang ditentukan dan ke ujung tabel dialokasikan. Kemudian klik tombol Konten kanan mouse. Dalam menu konteks yang terbuka, pilih "Hapus".

   

   Banyak pengguna mencoba menghapus dengan mengklik tombol Delete pada keyboard, tetapi tidak benar. Tindakan ini membersihkan isi sel, tetapi tidak menghapusnya sendiri. Karena itu, dalam kasus kami itu tidak akan membantu.

5. Setelah kami memilih item "Hapus ..." di menu konteks, jendela penghapusan sel kecil terbuka. Saya mengatur sakelar ke posisi "string" di dalamnya dan klik tombol OK.



6. Semua baris kisaran yang dialokasikan dihapus. Pastikan untuk mengeringkan buku dengan mengklik ikon floppy di sudut kiri atas jendela.



7. Sekarang mari kita lihat bagaimana itu membantu kita. Kami mengalokasikan sel meja apa pun dan ketik kombinasi tombol Ctrl + End. Seperti yang Anda lihat, Excel mengalokasikan sel terakhir dari tabel, yang berarti bahwa sekarang ini adalah elemen terakhir dari ruang kerja daun.



8. Sekarang kami pindah ke bagian "Detail" dari tab "File" untuk mengetahui berapa berat dokumen kami telah menurun. Seperti yang Anda lihat, sekarang 32,5 kb. Ingatlah bahwa sebelum prosedur optimasi, ukurannya adalah 56,5 kb. Dengan demikian, telah dikurangi lebih dari 1,7 kali. Tetapi dalam hal ini, pencapaian utama bahkan tidak menjadi pengurangan berat file, dan fakta bahwa program ini sekarang dikecualikan dari menghitung ulang rentang yang sebenarnya tidak digunakan, yang secara signifikan akan meningkatkan laju pemrosesan dokumen.

Jika dalam buku beberapa lembar Anda bekerja dengan Anda, Anda perlu melakukan prosedur serupa dengan masing-masing. Ini bahkan akan semakin mengurangi ukuran dokumen.

Metode 2: Eliminasi Pemformatan Redundant

Faktor penting lain yang membuat dokumen Excel lebih berat, adalah pemformatan yang berlebihan. Ini termasuk penggunaan berbagai jenis font, batas, format numerik, tetapi pertama-tama itu menyangkut penuangan sel dalam berbagai warna. Jadi sebelum juga memformat file, Anda perlu berpikir dua kali, dan apakah perlu melakukannya atau tanpa prosedur ini mudah dilakukan.

Ini terutama berlaku untuk buku yang berisi sejumlah besar informasi yang sudah memiliki ukuran yang cukup besar. Menambahkan pemformatan ke buku dapat meningkatkan beratnya bahkan beberapa kali. Oleh karena itu, Anda perlu memilih tengah "emas" antara visibilitas menyajikan informasi dalam dokumen dan ukuran file, untuk menggunakan pemformatan hanya di mana itu benar-benar diperlukan.

Faktor lain yang terkait dengan pemformatan, bobot berat, adalah bahwa beberapa pengguna lebih suka memformat sel "dengan margin." Artinya, mereka memformat tidak hanya tabel itu sendiri, tetapi juga rentang yang ada di bawahnya, kadang-kadang bahkan sampai akhir lembar, dengan perhitungan fakta bahwa ketika garis baru akan ditambahkan ke tabel, itu tidak akan diperlukan untuk memformatnya setiap saat.

Tetapi tidak diketahui ketika garis baru akan ditambahkan dan berapa banyak yang akan ditambahkan, dan format awal yang Anda ambil file sekarang, yang akan berdampak negatif dan pada kecepatan bekerja dengan dokumen ini. Oleh karena itu, jika Anda telah mendaftar pemformatan sel-sel kosong yang tidak termasuk dalam tabel, itu harus dihapus.

1. Pertama-tama, Anda perlu menyoroti semua sel yang terletak di bawah kisaran dengan data. Untuk melakukan ini, klik pada jumlah string kosong pertama pada panel koordinat vertikal. Mengalokasikan seluruh garis. Setelah itu, kami menerapkan kombinasi yang sudah akrab dari tombol panas Ctrl + Shift + turun ke bawah.



2. Setelah itu, seluruh rentang baris lebih rendah dari bagian dari tabel yang diisi dengan data, WAKES disorot. Berada di tab "Home", klik ikon "Clear", yang terletak di rekaman di bilah alat pengeditan. Menu kecil terbuka. Pilih posisi "format hapus" di dalamnya.



3. Setelah tindakan ini di semua sel dari kisaran yang dialokasikan, format akan dihapus.



4. Dengan cara yang sama, Anda dapat menghapus pemformatan yang tidak perlu di tabel itu sendiri. Untuk melakukan ini, pilih masing-masing sel atau kisaran di mana kami mempertimbangkan memformat minimum yang bermanfaat, klik tombol "Hapus" pada pita dan pilih item "Format Hapus" dari daftar.



5. Seperti yang Anda lihat, format dalam rentang tabel yang dipilih sepenuhnya dihapus.



6. Setelah itu, kami mengembalikan kisaran ini beberapa elemen pemformatan yang kami anggap relevan: perbatasan, format numerik, dll.

Tindakan yang dijelaskan di atas akan membantu mengurangi ukuran buku Excel secara signifikan dan mempercepat pekerjaan di dalamnya. Tetapi lebih baik untuk menggunakan pemformatan hanya di mana itu benar-benar tepat dan perlu daripada menghabiskan waktu untuk mengoptimalkan dokumen.

Pelajaran: Memformat tabel di Excel

Metode 3: Melepaskan tautan

Dalam beberapa dokumen, sejumlah besar tautan dari mana nilai diperketat. Ini juga dapat memperlambat kecepatan pekerjaan di dalamnya. Terutama sangat dipengaruhi oleh referensi eksternal ke buku-buku lain, meskipun referensi internal juga tercermin negatif dalam kinerja. Jika sumber berasal dari mana tautan mengambil informasi tidak terus diperbarui, yaitu, makna untuk mengganti alamat referensi dalam sel ke nilai normal. Ini mampu meningkatkan kecepatan bekerja dengan dokumen. Tautan atau nilainya dalam sel tertentu, di baris rumus setelah memilih item.

1. Pilih area yang terkandung oleh referensi. Berada di tab Beranda, klik tombol "Salin" yang terletak di rekaman di grup Pengaturan Clipboard.

   

   Atau, setelah memilih rentang, Anda dapat menggunakan kombinasi tombol panas Ctrl + C.

2. Setelah data menyalin, jangan lepaskan pemilihan dari area, dan klik tombol kanan mouse. Menu konteks diluncurkan. Di dalamnya, di blok "Sisipkan Pengaturan", Anda harus mengklik ikon "Nilai". Ini memiliki pandangan dari piktogram dengan angka yang digambarkan.



3. Setelah itu, semua referensi di area khusus akan diganti dengan nilai-nilai statistik.

Tetapi Anda perlu mengingat bahwa opsi ini untuk mengoptimalkan buku Excel tidak selalu dapat diterima. Ini hanya dapat diterapkan ketika data dari sumber asli tidak dinamis, yaitu, mereka tidak akan berubah seiring waktu.

Metode 4: Format Perubahan

Cara lain untuk secara signifikan mengurangi ukuran file adalah mengubah formatnya. Metode ini, mungkin, sebagian besar dari semua membantu untuk memeras buku, meskipun juga perlu menggunakan opsi di atas di kompleks.

Di Excel ada beberapa format file "asli" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Format XLS adalah ekstensi dasar untuk versi program Excel 2003 dan sebelumnya. Dia sudah usang, tetapi, bagaimanapun, banyak pengguna masih terus diterapkan. Selain itu, ada kasus-kasus ketika Anda harus kembali bekerja dengan file lama yang telah dibuat bertahun-tahun yang lalu bahkan dengan tidak adanya format modern. Belum lagi fakta bahwa banyak program pihak ketiga bekerja dengan buku-buku dengan ekspansi ini, yang tidak tahu bagaimana memproses opsi nanti untuk dokumen Excel.

Perlu dicatat bahwa buku ekstensi XLS memiliki ukuran yang jauh lebih besar daripada analog saat ini dari format XLSX, yang saat ini menggunakan Excel sebagai yang utama. Pertama-tama, ini disebabkan oleh fakta bahwa file XLSX pada dasarnya adalah arsip terkompresi. Oleh karena itu, jika Anda menggunakan ekstensi XLS, tetapi Anda ingin mengurangi bobot buku, maka ini dapat dilakukan hanya menghentikannya dalam format XLSX.

1. Untuk mengonversi dokumen dari format XLS ke format XLSX, buka tab File.



2. Di jendela yang terbuka, saya segera memperhatikan bagian "Detail", di mana ditunjukkan bahwa saat ini berat dokumen adalah 40 KB. Selanjutnya, klik pada nama "Simpan sebagai ...".



3. Jendela Simpan terbuka. Jika Anda mau, Anda dapat pergi ke direktori baru, tetapi sebagian besar pengguna lebih nyaman untuk menyimpan dokumen baru di tempat yang sama di mana kode sumber. Nama buku itu, jika diinginkan, dapat diubah dalam bidang "Nama File", meskipun tidak perlu. Yang paling penting dalam prosedur ini adalah untuk mengatur buku "Excel Type" "Excel (.xlsx)". Setelah itu, Anda dapat menekan tombol "OK" di bagian bawah jendela.



4. Setelah menyimpan, buka bagian "Detail" dari tab File untuk melihat berapa banyak berat yang menurun. Seperti yang Anda lihat, sekarang 13,5 Kbytes terhadap 40 Kbytes sebelum prosedur konversi. Artinya, satu hanya menyimpan dalam format modern yang memungkinkan untuk memeras buku hampir tiga kali.

Selain itu, ada format XLSB modern atau buku biner lainnya di Excele. Di dalamnya, dokumen disimpan dalam pengkodean biner. File-file ini memiliki berat bahkan kurang dari buku dalam format XLSX. Selain itu, bahasa tempat mereka direkam paling dekat dengan program Excel. Oleh karena itu, ia bekerja dengan buku-buku seperti itu lebih cepat daripada dengan ekstensi lainnya. Pada saat yang sama, buku format yang ditentukan pada fungsionalitas dan kemungkinan menggunakan berbagai alat (memformat, fungsi, grafik, dll.) Tidak kalah dengan format XLSX dan melebihi format XLS.

Alasan utama mengapa XLSB tidak menjadi format default di Excel adalah bahwa program pihak ketiga praktis dapat bekerja dengannya. Misalnya, jika Anda perlu mengekspor informasi dari Excel ke dalam program 1C, itu dapat dilakukan dengan dokumen XLSX atau XLS, tetapi tidak dengan XLSB. Tetapi, jika Anda tidak berencana untuk mentransfer data ke program pihak ketiga mana pun, Anda dapat dengan aman menyimpan dokumen dalam format XLSB. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengurangi ukuran dokumen dan meningkatkan kecepatan pekerjaan di dalamnya.

Prosedur untuk menyimpan file dalam ekspansi XLSB mirip dengan yang telah kami lakukan untuk memperluas XLSX. Di tab "File", klik "Simpan sebagai ...". Di jendela tabungan yang terbuka di bidang "Jenis File", Anda harus memilih opsi "Buku Excel (* .xlsb)". Kemudian klik tombol "Simpan".

Kami melihat bobot dokumen di bagian "Detail". Seperti yang Anda lihat, ia telah menurun bahkan lebih dan sekarang hanya 11,6 kb.

Menyimpulkan hasil umum, kita dapat mengatakan bahwa jika Anda bekerja dengan file XLS, maka cara paling efektif untuk mengurangi ukurannya adalah energi dalam format XLSX atau XLSB modern. Jika Anda sudah menggunakan data ekspansi file, maka untuk mengurangi berat badannya, Anda harus mengkonfigurasi ruang kerja dengan benar, menghilangkan pemformatan berlebih dan referensi yang tidak perlu. Anda akan menerima pengembalian terbesar jika Anda menghasilkan semua tindakan ini di kompleks, dan tidak membatasi diri Anda dengan satu opsi.