Daftar Excel.

Membuat daftar drop-down memungkinkan tidak hanya menghemat waktu ketika memilih opsi dalam proses mengisi tabel, tetapi juga untuk melindungi diri dari pembuatan salah data yang salah. Ini adalah alat yang sangat nyaman dan praktis. Mari cari tahu cara mengaktifkannya di Excel, dan bagaimana menggunakannya, serta mencari tahu beberapa nuansa lain untuk menanganinya.

Penggunaan daftar drop-down

Mengikuti, atau karena adat untuk berbicara, daftar drop-down paling sering digunakan dalam tabel. Dengan bantuan mereka, Anda dapat membatasi rentang nilai yang dibuat ke dalam array tabel. Mereka memungkinkan Anda untuk memilih untuk membuat nilai hanya dari daftar yang sudah disiapkan sebelumnya. Ini secara simultan mempercepat prosedur untuk membuat data dan melindungi dari kesalahan.

Prosedur untuk membuat.

Pertama-tama, mari cari tahu cara membuat daftar drop-down. Paling mudah untuk melakukan ini dengan alat yang disebut "Pemeriksaan Data".

1. Kami menyorot kolom array tabel, di sel-sel yang direncanakan untuk menempatkan daftar drop-down. Pindah ke tab "Data" dan Clay pada tombol "Pemeriksaan Data". Ini dilokalisasi pada pita di blok "Bekerja dengan Data".



2. Jendela alat "verifikasi" dimulai. Buka bagian "Parameter". Di area "tipe data" dari daftar, pilih opsi "Daftar". Setelah itu, kami pindah ke bidang "Sumber". Di sini Anda perlu menentukan sekelompok nama yang dimaksudkan untuk digunakan dalam daftar. Nama-nama ini dapat dibuat secara manual, dan Anda dapat menentukan tautan ke mereka jika mereka sudah diposting di Excel di tempat lain.

   Jika entri manual dipilih, maka setiap item daftar diperlukan untuk masuk ke area di atas titik koma (;).

   

   Jika Anda ingin mengencangkan data dari array tabel yang ada, maka Anda harus pergi ke lembar di mana ia berada (jika terletak di yang lain), letakkan kursor ke area "sumber" dari jendela verifikasi data , dan kemudian sorot array sel di mana daftar berada. Penting bahwa setiap sel terpisah terletak item daftar terpisah. Setelah itu, koordinat rentang yang ditentukan harus ditampilkan di area "sumber".

   

   Pilihan lain untuk menginstal komunikasi adalah penugasan array dengan daftar nama. Pilih kisaran di mana nilai data ditunjukkan. Di sebelah kiri string formula adalah area nama. Secara default, di dalamnya, ketika kisaran dipilih, koordinat sel yang dipilih pertama ditampilkan. Kami hanya memasukkan nama untuk keperluan kami, yang kami anggap lebih tepat. Persyaratan utama untuk nama adalah bahwa itu unik dalam buku, tidak memiliki celah dan tentu saja dimulai dengan surat itu. Sekarang rentang yang telah kita identifikasi sebelum item ini akan diidentifikasi.

   

   Sekarang, di jendela Verifikasi Data di area "Sumber", Anda perlu menginstal simbol "=", dan kemudian segera setelah memasukkan nama kami telah menetapkan jangkauan tersebut. Program ini segera mengidentifikasi hubungan antara nama dan array, dan akan menarik daftar yang terletak di dalamnya.

   

   Tetapi jauh lebih efisien akan digunakan untuk menggunakan daftar jika Anda mengkonversi ke tabel "pintar". Dalam tabel seperti itu, akan lebih mudah untuk mengubah nilai-nilai, dengan demikian secara otomatis mengubah item daftar. Dengan demikian, kisaran ini sebenarnya akan berubah menjadi tabel substitusi.

   Untuk mengubah kisaran menjadi tabel "pintar", pilih dan pindahkan ke tab Beranda. Di sana, tanah liat pada tombol "Format sebagai tabel", yang ditempatkan pada pita di blok "gaya". Grup gaya besar terbuka. Pada fungsi tabel, pilihan gaya tertentu tidak mempengaruhi siapa pun, dan karenanya memilih salah satu dari mereka.

   

   Setelah itu, jendela kecil terbuka, yang berisi alamat array yang dipilih. Jika pemilihan dilakukan dengan benar, maka tidak ada yang perlu diubah. Karena jangkauan kami tidak memiliki header, maka item "tabel dengan headlines" seharusnya tidak. Meskipun secara khusus dalam kasus Anda, itu mungkin, judulnya akan diterapkan. Jadi kami bisa mengklik tombol "OK".

   

   Setelah itu, kisaran akan diformat sebagai tabel. Jika dialokasikan, maka Anda dapat melihat di area nama, bahwa nama yang ditugaskan secara otomatis. Nama ini dapat digunakan untuk memasukkan ke area "Sumber" di jendela Verifikasi Data sesuai dengan algoritma yang dijelaskan sebelumnya. Tetapi, jika Anda ingin menggunakan nama lain, Anda dapat menggantinya, hanya pada nama-nama nama.

   

   Jika daftar diposting di buku lain, maka untuk refleksi yang benar diperlukan untuk menerapkan fungsi DVSL. Operator yang ditentukan dimaksudkan untuk membentuk referensi "superabsolit" untuk elemen lembar dalam bentuk teks. Sebenarnya, prosedurnya akan dilakukan hampir persis sama dengan pada kasus-kasus yang dijelaskan sebelumnya, hanya di area "Sumber" setelah simbol "=" harus menentukan nama operator - "DVSSL". Setelah itu, dalam kurung, alamat kisaran harus ditentukan sebagai argumen fungsi ini, termasuk nama buku dan lembar. Sebenarnya seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.



3. Pada hal ini kami dapat dan mengakhiri prosedur dengan mengklik tombol "OK" di jendela Verifikasi Data, tetapi jika Anda mau, Anda dapat meningkatkan formulir. Buka bagian "Pesan untuk masuk" dari jendela verifikasi data. Di sini, di area "Pesan" Anda dapat menulis teks bahwa pengguna akan melihat kursor ke elemen daun dengan daftar drop-down. Kami menuliskan pesan yang kami anggap perlu.



4. Selanjutnya, kami pindah ke bagian "Pesan Kesalahan". Di sini, di area "Pesan", Anda dapat memasukkan teks yang akan diamati pengguna saat mencoba memasukkan data yang salah, yaitu, setiap data yang hilang dalam daftar drop-down. Di area "Lihat", Anda dapat memilih ikon yang akan disertai dengan peringatan. Masukkan teks pesan dan tanah liat pada "OK".

Pelajaran: Cara membuat daftar drop-down di Excel

Melakukan operasi

Sekarang mari kita cari tahu bagaimana cara bekerja dengan alat yang telah kita buat di atas.

1. Jika kami mengatur kursor ke elemen daun mana pun yang diterapkan, kami akan melihat pesan informasi yang diperkenalkan oleh kami sebelumnya di jendela Verifikasi Data. Selain itu, piktogram dalam bentuk segitiga akan muncul di sebelah kanan sel. Itu yang berfungsi untuk mengakses pemilihan elemen-elemen listing. Tanah liat pada segitiga ini.



2. Setelah mengkliknya, menu dari daftar objek akan terbuka. Ini berisi semua item yang sebelumnya dibuat melalui jendela verifikasi data. Pilih opsi yang kami anggap perlu.



3. Opsi yang dipilih akan ditampilkan di sel.



4. Jika kita mencoba masuk ke dalam sel apa pun nilai yang tidak ada dalam daftar, tindakan ini akan diblokir. Pada saat yang sama, jika Anda menyumbangkan pesan peringatan ke jendela verifikasi data, ditampilkan di layar. Anda perlu mengklik tombol "Batal" di jendela peringatan dan dengan upaya berikutnya untuk memasukkan data yang benar.

Dengan cara ini, jika perlu, isi seluruh tabel.

Menambahkan elemen baru

Tapi apa yang harus saya tambahkan elemen baru? Tindakan di sini tergantung pada bagaimana Anda membentuk daftar di jendela Verifikasi Data: dimasukkan secara manual atau ditarik dari array tabel.

1. Jika data untuk pembentukan daftar ditarik dari array tabel, lalu pergi ke sana. Pilih kisaran kisaran. Jika ini bukan tabel "pintar", tetapi berbagai data, maka Anda perlu memasukkan string di tengah array. Jika Anda menerapkan tabel "pintar", maka dalam hal ini sudah cukup untuk hanya memasukkan nilai yang diinginkan di baris pertama di bawahnya dan baris ini akan segera dimasukkan dalam array tabel. Ini hanya keuntungan dari tabel "pintar", yang kami sebutkan di atas.

   

   Tetapi seandainya kita berurusan dengan kesempatan yang lebih kompleks menggunakan rentang reguler. Jadi, kami menyorot sel di tengah array yang ditentukan. Artinya, di atas sel ini dan di bawahnya harus ada lebih banyak garis array. Tanah liat pada fragmen yang ditunjuk dengan tombol kanan mouse. Dalam menu, pilih opsi "Tempel ...".



2. Sebuah jendela dimulai, di mana pemilihan objek insert harus dilakukan. Pilih opsi "String" dan klik tombol "OK".



3. Jadi, string kosong ditambahkan.



4. Masukkan nilai yang ingin kami tanyakan dalam daftar drop-down.



5. Setelah itu, kami kembali ke array tabletoma, yang menempatkan daftar drop-down. Dengan mengklik segitiga, di sebelah kanan sel array mana pun, kita melihat bahwa nilai yang diperlukan untuk item daftar yang sudah ada ditambahkan. Sekarang, jika Anda mau, Anda dapat memilih untuk memasukkan ke dalam elemen tabel.

Tetapi apa yang harus dilakukan jika daftar nilai-nilai diperketat bukan dari tabel terpisah, tetapi dibuat secara manual? Untuk menambahkan item dalam hal ini, juga memiliki algoritma tindakannya sendiri.

1. Kami menyoroti seluruh kisaran tabel, di elemen-elemen di mana daftar drop-down berada. Buka tab "Data" dan klik tombol "Verifikasi Data" lagi di grup "Bekerja dengan Data".



2. Jendela verifikasi dimulai. Kami pindah ke bagian "Parameter". Seperti yang Anda lihat, semua pengaturan di sini persis sama dengan yang kami letakkan sebelumnya. Kami akan tertarik pada "sumber" dalam hal ini. Kami menambahkan ke sudah memiliki daftar melalui titik dengan koma (;) nilai atau nilai yang ingin kami lihat dalam daftar drop-down. Setelah menambahkan Clay ke "OK".



3. Sekarang, jika kita membuka daftar drop-down dalam array tabel, kita akan melihat nilai tambah di sana.

Menghapus item

Penghapusan daftar elemen dilakukan pada algoritma yang persis sama dengan penambahan.

1. Jika data diperketat dari array tabel, lalu pergi ke tabel ini dan Clay klik kanan pada sel di mana nilai yang akan dihapus terletak. Dalam menu konteks, hentikan pilihan pada opsi "Hapus ...".



2. Jendela penghapusan jendela hampir mirip dengan yang telah kita lihat saat menambahkannya. Di sini kami mengatur sakelar ke posisi "string" dan tanah liat pada "OK".



3. String dari array tabel, seperti yang bisa kita lihat, dihapus.



4. Sekarang kami kembali ke meja itu di mana ada sel dengan daftar drop-down. Tanah liat di segitiga di sebelah kanan sel apa pun. Dalam daftar yang dihentikan kita melihat bahwa item jarak jauh tidak ada.

Apa yang harus saya lakukan jika nilai-nilai ditambahkan ke jendela pemeriksaan data secara manual, dan tidak menggunakan tabel tambahan?

1. Kami menyorot tabel dengan daftar drop-down dan pergi ke kotak centang Nilai, seperti yang telah kami lakukan sebelumnya. Di jendela yang ditentukan, kami pindah ke bagian "Parameter". Di area "Sumber", kami mengalokasikan kursor ke nilai yang ingin Anda hapus. Kemudian tekan tombol Delete pada keyboard.



2. Setelah elemen dihapus, klik "OK". Sekarang tidak akan berada di daftar drop-down, seperti yang telah kita lihat pada versi tindakan sebelumnya dengan tabel.

Penghapusan penuh

Pada saat yang sama, ada situasi di mana daftar drop-down perlu dihapus sepenuhnya. Jika tidak masalah bahwa data yang dimasukkan disimpan, maka penghapusan sangat sederhana.

1. Kami mengalokasikan seluruh array di mana daftar drop-down berada. Pindah ke tab "Home". Klik ikon "Clear", yang ditempatkan pada pita di unit pengeditan. Dalam menu yang terbuka, pilih posisi "Hapus Semua".



2. Ketika tindakan ini dipilih dalam elemen-elemen yang dipilih dari lembar, semua nilai akan dihapus, pemformatan dibersihkan, dan tujuan utama tugas tercapai: Daftar drop-down akan dihapus dan sekarang Anda dapat memasukkan nilai apa pun Secara manual di sel.

Selain itu, jika pengguna tidak perlu menyimpan data yang dimasukkan, maka ada opsi lain untuk menghapus daftar drop-down.

1. Kami menyorot berbagai sel kosong, yang setara dengan kisaran elemen array dengan daftar drop-down. Pindah ke tab "Rumah" dan di sana saya klik ikon "Salin", yang terlokalisasi pada pita di "Exchange Buffer".

   

   Selain itu, bukannya tindakan ini, Anda dapat mengklik fragmen yang ditunjuk dengan tombol kanan mouse dan berhenti pada opsi "Salin".

   

   Bahkan lebih mudah segera setelah seleksi, oleskan kumpulan tombol CTRL + C.

2. Setelah itu, kami mengalokasikan fragmen array tabel, di mana elemen drop-down berada. Kami mengklik tombol "Sisipkan", terlokalisasi pada pita di tab Beranda di bagian "Exchange Buffer".

   

   Opsi kedua dari tindakan adalah untuk menyorot tombol mouse kanan dan menghentikan pemilihan pada opsi "Sisipkan" di grup Parameter Sisipkan.

   

   Akhirnya, dimungkinkan untuk hanya menunjuk sel yang diinginkan dan ketik kombinasi tombol CTRL + V.

3. Dengan salah satu langkah di atas alih-alih sel yang mengandung nilai dan daftar drop-down, fragmen yang benar-benar bersih akan dimasukkan.

Jika Anda mau, Anda dapat memasukkan rentang kosong, tetapi fragmen yang disalin dengan data. Kurangnya daftar drop-down adalah bahwa mereka tidak dapat memasukkan data secara manual yang hilang dalam daftar, tetapi mereka dapat disalin dan dimasukkan. Dalam hal ini, verifikasi data tidak akan berfungsi. Selain itu, seperti yang kami temukan, struktur daftar drop-down itu sendiri akan dihancurkan.

Seringkali, perlu untuk tetap menghapus daftar drop-down, tetapi pada saat yang sama meninggalkan nilai-nilai yang diperkenalkan menggunakannya, dan memformat. Dalam hal ini, langkah-langkah yang lebih benar untuk menghapus alat pengisian yang ditentukan dilakukan.

1. Kami menyoroti seluruh fragmen di mana elemen dengan daftar drop-down berada. Pindah ke tab "Data" dan Clay pada ikon "Periksa Data", yang, seperti yang kita ingat, terletak pada pita di grup "Bekerja dengan Data".



2. Jendela uji yang baru dikenal dari data input terbuka. Berada di bagian mana pun dari alat yang ditentukan, kita perlu melakukan satu tindakan - klik pada tombol "Hapus Semua". Itu terletak di sudut kiri bawah jendela.



3. Setelah itu, jendela verifikasi data dapat ditutup dengan mengklik tombol penutup standar di sudut kanan atasnya sebagai tombol silang atau "OK" di bagian bawah jendela.



4. Kemudian kami mengalokasikan salah satu sel di mana daftar drop-down telah ditempatkan sebelumnya. Seperti yang kita lihat, sekarang tidak ada petunjuk ketika memilih item, atau segitiga untuk memanggil daftar ke kanan sel. Tetapi pada saat yang sama, pemformatan tetap tidak tersentuh dan semua nilai yang dimasukkan menggunakan daftar dibiarkan. Ini berarti bahwa dengan tugas yang berhasil kami kopir: alat yang kami tidak perlu lebih, dihapus, tetapi hasil karyanya tetap bilangan bulat.

Seperti yang Anda lihat, daftar drop-down dapat secara signifikan memfasilitasi pengenalan data ke dalam tabel, serta mencegah pengenalan nilai yang salah. Ini akan mengurangi jumlah kesalahan saat mengisi tabel. Jika Anda perlu menambahkan nilai tambahan, Anda selalu dapat melakukan prosedur edit. Opsi pengeditan akan tergantung pada metode pembuatan. Setelah mengisi tabel, Anda dapat menghapus daftar drop-down, meskipun tidak perlu melakukan ini. Sebagian besar pengguna lebih suka meninggalkannya bahkan setelah akhir meja selesai.