Ինչպես ստեղծել տվյալների բազա Excel- ում

Microsoft Office փաթեթը ունի հատուկ ծրագիր `տվյալների բազա ստեղծելու եւ դրանց հետ աշխատելու համար` մուտք: Այնուամենայնիվ, շատ օգտվողներ նախընտրում են օգտագործել դրանցից ավելի ծանոթ դիմումը այս նպատակների համար - Excel. Հարկ է նշել, որ այս ծրագիրը ունի բոլոր գործիքները `լիարժեք տվյալների բազա ստեղծելու համար (տվյալների շտեմարան): Եկեք պարզենք, թե ինչպես դա անել:

Ստեղծման գործընթաց

Exale- ում տվյալների բազան կառուցվածքային փաթեթ է, որը բաշխվում է սյուների եւ թերթերի թերթիկների միջոցով:

Ըստ հատուկ տերմինաբանության, BD տողերը կոչվում են «գրառումներ»: Յուրաքանչյուր ռեկորդում տեղեկատվություն կա առանձին օբյեկտի մասին:

Սյունակները կոչվում են «դաշտեր»: Յուրաքանչյուր դաշտ ունի բոլոր գրառումների առանձին պարամետր:

Այսինքն, Excel- ում ցանկացած տվյալների բազայի շրջանակը սովորական սեղան է:

Սեղանի ստեղծում

Այսպիսով, նախեւառաջ պետք է սեղան ստեղծել:

1. Մուտքագրեք դաշտերի վերնագրերը (սյուներ) տվյալների շտեմարան:



2. Լրացրեք տվյալների բազայի գրառումների (տողերի) անվանումը:



3. Գնալ տվյալների բազայի տվյալները լրացնելու համար:



4. Տվյալների բազան լրացնելուց հետո ձեւափոխեք դրա մեջ իր հայեցողությամբ (տառատեսակ, սահմաններ, լրացում, ընտրություն, բջիջի համեմատ տեքստի գտնվելու վայրը):

Դրա մասին ավարտվում է BD շրջանակի ստեղծումը:

Դաս. Ինչպես պատրաստել սեղան Excel- ում

Տվյալների բազայի հատկանիշներ նշանակելը

Որպեսզի Excel- ը ընկալվի աղյուսակը ոչ միայն որպես բջիջների մի շարք, մասնավորապես, տվյալների բազայի նման, նա պետք է համապատասխան հատկանիշներ նշանակի:

1. Գնացեք «Տվյալների» ներդիրին:



2. Մենք կարեւորում ենք սեղանի ամբողջ տեսականին: Կտտացրեք մկնիկի աջ կոճակը: Համատեքստում ընտրացանկում կտտացրեք «Հանձնարարեք անունը ...» կոճակը:



3. «Անվան» սյունակում նշեք այն անունը, որը մենք ցանկանում ենք նշել տվյալների բազան: Պարտադիր պայմանն այն է, որ անունը պետք է սկսվի նամակից, եւ դրա մեջ տեղեր չպետք է լինեն: «Range» սյունակում կարող եք փոխել սեղանի տարածքի հասցեն, բայց եթե այն ճիշտ տեղաբաշխեցիք, ապա այստեղ ոչինչ չպետք է փոխվի: Wish անկության դեպքում կարող եք նշել գրառում առանձին դաշտում, բայց այս պարամետրը պարտադիր չէ: Բոլոր փոփոխությունները կատարելուց հետո կտտացրեք «OK» կոճակը:



4. Կտտացրեք պատուհանի վերեւում գտնվող «Save» կոճակը կամ մուտքագրեք ստեղնաշարի վրա Ctrl + S ստեղները, որպեսզի պահեք համակարգչին միացված կոշտ սկավառակի կամ շարժական լրատվամիջոցների տվյալների բազան:

Կարող ենք ասել, որ դրանից հետո մենք արդեն ունենք պատրաստի տվյալների շտեմարան: Կարող եք աշխատել դրա հետ եւ նման վիճակում, ինչպես ներկայացված է այժմ, բայց շատ հնարավորություններ կտրվեն: Ստորեւ կներկայացնենք, թե ինչպես կարելի է ավելի շատ ֆունկցիոնալ դարձնել տվյալների բազան:

Տեսակավորում եւ զտիչ

Տվյալների բազաների հետ, առաջին հերթին, նախատեսում է գրառումների, ընտրելու եւ տեսակավորելու հնարավորությունը: Միացրեք այս գործառույթները մեր տվյալների բազայում:

1. Մենք բաշխում ենք այն տեղեկատվությունը, որը պատրաստվում է իրականացնել: Կտտացրեք «Տեսակ» կոճակը, որը գտնվում է ժապավենի վրա, «Տվյալների» ներդիրում «Տեսակ եւ զտիչ» գործիքագոտում:

   

   Տեսակավորումը կարող է իրականացվել գրեթե ցանկացած պարամետրով.

   • Այբուբենի անվանումը;
   • ամիսը, ամսաթիվը;
   • Համարը եւ այլն:
2. Հաջորդ պատուհանում, որը հայտնվում է, հարցը կլինի հարց, օգտագործել միայն ընտրված տարածքը կամ ինքնաբերաբար ընդլայնել այն: Ընտրեք ավտոմատ երկարացում եւ կտտացրեք «Տեսակավորել ...» կոճակը:



3. Բացվում է տեսակավորման կարգավորումների պատուհանը: «Տեսակավորել» դաշտում նշեք այն դաշտի անվանումը, որին այն կանցկացվի:
   • «Տեսակ» դաշտում նշվում է, թե ինչպես կկատարվի այն: Տվյալների բազայի համար ամենալավն է ընտրել «արժեքը» պարամետրը:
   • «Պատվերով» դաշտում նշեք, թե ինչ կարգազանգված կլինի: Տարբեր տեսակի տեղեկատվության համար այս պատուհանում ցուցադրվում են տարբեր արժեքներ: Օրինակ, տեքստի տվյալների համար դա կլինի «A- ից Z» արժեքը կամ «I- ից մինչեւ a- ից», եւ թվային - «աճող» կամ «իջնող»:
   • Կարեւոր է հետք ունենալ, որպեսզի «իմ տվյալները պարունակեն վերնագրերը», կանգնած են ստուգման նշան: Եթե ​​դա այդպես չէ, ապա հարկավոր է այն դնել:

   Բոլոր ցանկալի պարամետրերը մուտքագրելուց հետո կտտացրեք «OK» կոճակը:

   

   Դրանից հետո տվյալների բազայում տեղեկատվությունը դասավորվելու է, ըստ նշված պարամետրերի: Այս դեպքում մենք դասավորեցինք ձեռնարկության աշխատակիցների անուններով:



4. Excel- ի տվյալների բազայում աշխատելիս ամենահարմար գործիքներից մեկը AutoFilter է: Մենք կարեւորում ենք տվյալների բազայի ամբողջ տեսականին եւ «Տեսակ եւ զտիչ» կարգավորումների բլոկում `կտտացնելով« Filter »կոճակը:



5. Ինչպես տեսնում ենք, դրանից հետո պատկերապատկերները բջիջներում հայտնվեցին դաշտերի անունով, շրջադարձային եռանկյունների տեսքով: Կտտացրեք այդ սյունակի պատկերակին, որի արժեքը պատրաստվում է զտել: Պատուհանում, որը բացվում է, հանեք տուփերը այդ արժեքներից, գրառումները, որոնց հետ մենք ցանկանում ենք թաքցնել: Ընտրությունն ավարտվելուց հետո կտտացրեք «OK» կոճակը:

   

   Ինչպես տեսնում եք, դրանից հետո այն տողերը, որտեղ պարունակում են արժեքները, որոնցից մենք հանեցինք, կտտոցները թաքնված էին սեղանից:

6. Էկրանի բոլոր տվյալները վերադարձնելու համար կտտացնելով սյունակի պատկերակը, որը զտված էր, եւ պատուհանի մեջ, որը բացվում է, բոլոր իրերի դիմաց, սահմանեք ստուգման նշանը: Այնուհետեւ կտտացրեք «OK» կոճակը:



7. Զտիչը ամբողջությամբ հեռացնելու համար կտտացրեք ժապավենի վրա «ֆիլտրի» կոճակը:

Դաս. Excel- ի տեսակավորումը եւ զտումը

Որոնել

Եթե ​​կա տվյալների բազայի մեծ որոնում, որը հարմար է արտադրել հատուկ գործիքի օգնությամբ:

1. Դա անելու համար գնացեք «Տնային» ներդիր եւ ժապավենի վրա «խմբագրման» գործիքների բլոկում մենք կտտացնում ենք «Գտեք եւ հատկացրեք» կոճակը:



2. Պատուհան է բացվում, որում ցանկանում եք նշել ցանկալի արժեքը: Դրանից հետո մենք կտտացնում ենք «Գտեք հաջորդը» կամ «Գտեք բոլոր» կոճակը:



3. Առաջին դեպքում ակտիվանում է առաջին բջիջը, որում կա որոշակի արժեք:

   

   Երկրորդ դեպքում բացվում է այս արժեքը պարունակող բջիջների ամբողջ ցուցակը:

Դաս. Ինչպես փնտրել Exale- ում

Ամրապնդող տարածքները

Հարմարավետորեն տվյալների բազան ստեղծելիս բջիջները համախմբել գրառումների եւ դաշտերի անունով: Մեծ բազայի հետ աշխատելիս պարզ պայման է: Հակառակ դեպքում, անընդհատ ժամանակ է ծախսում թերթի միջով անցնելու համար, թե որ շարքը կամ սյունակը համապատասխանում են որոշակի արժեքի:

1. Մենք կարեւորում ենք բջիջը, վերեւից եւ ձախից այն տարածքներ, որոնցից պետք է շտկել: Այն տեղակայված կլինի անմիջապես գլխարկի տակ եւ գրառումների անունների աջ կողմում:



2. Լինելով «Դիտում» ներդիրում `կտտացնելով« Ապահով տարածքը »կոճակը, որը գտնվում է« Պատուհանի »գործիքագոտում: Բացվող ցուցակում ընտրեք արժեքը «տարածքը ամրացնելու» համար:

Այժմ դաշտերի եւ գրառումների անունները միշտ կունենան ձեր աչքերի առաջ, անկախ նրանից, թե որքանով եք տվյալներով անցել թերթիկի միջոցով:

Դաս. Ինչպես շտկել տարածքը Excel- ում

Բաց թողած ցուցակը

Որոշ ոլորտների համար աղյուսակը օպտիմալ կերպով կկազմակերպի բացվող ցուցակը, որպեսզի օգտվողները ավելացնելով նոր գրառումներ, կարող են նշել միայն որոշակի պարամետրեր: Սա տեղին է, օրինակ, հատակի դաշտի համար: Ի վերջո, հնարավոր է միայն երկու տարբերակ, տղամարդ եւ կին:

1. Ստեղծեք լրացուցիչ ցուցակը: Հարմար է տեղադրվել մեկ այլ թերթիկի վրա: Դրա մեջ նշեք արժեքների ցանկը, որոնք կհայտնվեն բացվող ցուցակում:



2. Մենք կարեւորում ենք այս ցուցակը եւ կտտացնում այն ​​մկնիկի աջ կոճակը: Ընտրացանկում, որը հայտնվում է, ընտրեք «Հանձնարարեք անունը ...» կետը:



3. Բացվում է արդեն ծանոթ պատուհանը: Համապատասխան դաշտում մենք անվանում ենք անունը մեր տիրույթին, ըստ այն պայմանների, որոնք արդեն իսկ քննարկվել են:



4. Մենք վերադառնում ենք թերթիկ տվյալների բազայի հետ: Ընտրեք այն միջակայքը, որի վրա կկիրառվի բացվող ցուցակը: Գնացեք «Տվյալների» ներդիրին: Կտտացրեք «Տվյալների ստուգում» կոճակը, որը գտնվում է ժապավենի վրա «Աշխատելով տվյալների հետ» գործիքագոտուում:



5. Բացվում է տեսանելի արժեքների ստուգման տուփ: Տվյալների տիպի դաշտում տեղադրեք «List անկ» դիրքը: «Աղբյուրի» դաշտում մենք սահմանեցինք «=» նշանը եւ անմիջապես հետո չգրենք բացվող ցուցակի անվանումը, որը մենք նրան մի փոքր ավելի բարձր տվեցինք: Դրանից հետո կտտացրեք «OK» կոճակը:

Այժմ, երբ փորձում եք տվյալներ մուտքագրել այն սահմաններում, որտեղ սահմանված է սահմանը, կհայտնվի ցուցակը, որում կարող եք ընտրել լավ արժեքների միջեւ:

Եթե ​​փորձեք այս բջիջներում գրել կամայական կերպարներ, կհայտնվի սխալի հաղորդագրություն: Դուք պետք է վերադառնաք եւ ճիշտ մուտք գործեք:

Դաս. Ինչպես կատարել բացվող ցուցակը Excel- ում

Իհարկե, Excel- ը զիջում է տվյալների բազաների ստեղծման մասնագիտացված ծրագրերի իր հնարավորություններին: Այնուամենայնիվ, նա ունի գործիքակազմ, որը շատ դեպքերում կբավարարի այն օգտվողների կարիքները, ովքեր ցանկանում են ստեղծել տվյալների շտեմարան: Հաշվի առնելով այն փաստը, որ Excel- ի հնարավորությունները `մասնագիտացված դիմումների համեմատությամբ, սովորական օգտվողները հայտնի են շատ ավելի լավ, ապա այս առումով, Microsoft- ի զարգացումը նույնիսկ որոշ օգուտներ ունի: