Ինչպես նվազեցնել Excel ֆայլի չափը

Excele- ում աշխատելիս որոշ սեղաններ հասնում են բավականին տպավորիչ չափի: Սա հանգեցնում է այն փաստի, որ փաստաթղթի չափը մեծանում է, երբեմն նույնիսկ տասնյակ մեգաբայթ եւ այլն: Excel գրքի քաշի բարձրացումը հանգեցնում է ոչ միայն կոշտ սկավառակի վրա գրավված իր տեղանքի աճին, այլեւ դա նույնիսկ ավելի կարեւոր է `դրանում տարբեր գործողությունների եւ գործընթացների կատարման արագությունը դանդաղեցնելու համար: Պարզ ասած, նման փաստաթղթի հետ աշխատելիս Excel ծրագիրը սկսում է դանդաղեցնել: Հետեւաբար, նման գրքերի օպտիմիզացման եւ նվազեցման հարցը դառնում է համապատասխան: Եկեք պարզենք, թե ինչպես կրճատել ֆայլի չափը Excele- ում:

Գրքերի չափի նվազեցման կարգը

Ծնված ֆայլը օպտիմիզացնելը պետք է լինի անմիջապես մի քանի ուղղություններով: Շատ օգտվողներ չեն ճանաչում, բայց հաճախ գիրքը Excel- ը պարունակում է շատ ավելորդ տեղեկատվություն: Երբ դրա համար ֆայլը փոքր է, ոչ ոք հատուկ ուշադրություն չի դարձնում դրան, բայց եթե փաստաթուղթը դառնա ծանրաբեռնված, անհրաժեշտ է օպտիմիզացնել այն բոլոր հնարավոր պարամետրերով:

Մեթոդ 1. Գործառնական միջակայքի կրճատում

Գործող միջակայքը տարածքն է, այն գործողությունները, որոնցում ես հիշում եմ Excel- ը: Եթե ​​փաստաթուղթը հաշվարկվում է, ծրագիրը վերահաշվարկի աշխատանքային տարածքի բոլոր բջիջները: Բայց միշտ չէ, որ համապատասխանում է այն տիրույթին, որում օգտագործողը իսկապես գործում է: Օրինակ, սեղանից հեռու անհասանելի առաքված բացը կընդլայնի գործառնական տիրույթի չափը այն տարրի վրա, որտեղ գտնվում է այս բացը: Ստացվում է, որ Excel- ը ամեն անգամ վերահաշվարկելիս այն կվարվի դատարկ բջիջների մի փունջ: Տեսնենք, թե ինչպես այս խնդիրը կարող է վերացվել հատուկ աղյուսակի օրինակով:

1. Սկզբում դիտեք դրա քաշը նախքան օպտիմիզացումը, համեմատեք, թե ինչ կլինի այն ընթացակարգի կատարման ավարտից հետո: Դա կարելի է անել «Ֆայլի» ներդիրի մեջ մտնելով: Գնացեք «Մանրամասներ» բաժնում: Պատուհանի աջ կողմում, որը բացեց գրքի հիմնական հատկությունները: Առաջին հատկությունները փաստաթղթի չափն են: Ինչպես տեսնում ենք, մեր դեպքում այն ​​կազմում է 56,5 կիլոբայթ:



2. Առաջին հերթին, պետք է պարզել, թե ինչպես իրական աշխատանքային տարածքը տարբերվում է օգտագործողի կողմից իրոք անհրաժեշտ է: Դա շատ պարզ է դա անել: Մենք դառնում ենք սեղանի ցանկացած խցում եւ մուտքագրեք Ctrl + End ստեղնաշարի համադրությունը: Excel- ը անմիջապես տեղափոխվում է վերջին բջիջ, որը ծրագիրը համարում է աշխատանքային տարածքի վերջնական տարրը: Ինչպես տեսնում եք, մասնավորապես, մեր գործը 913383 տող է: Հաշվի առնելով, որ սեղանը զբաղեցնում է ընդամենը վեց առաջին տող, հնարավոր է նշել, որ 913377 տողերը, փաստորեն, անօգուտ բեռ են , բայց ցանկացած գործողություն կատարելիս ծրագրի ամբողջ տեսականի մշտական ​​վերահաշվարկի պատճառով հանգեցնում է փաստաթղթի վրա աշխատելու դանդաղման:

   

   Իհարկե, իրականում այդպիսի մեծ բացը փաստացի աշխատանքային միջակայքի եւ այն փաստի միջեւ, որ դա ընդունում է դրա համար, բավականին հազվադեպ է, եւ մենք պարզության համար վերցրեցինք այդպիսի մեծ թվով տողեր: Չնայած, երբեմն նույնիսկ դեպքեր կան, երբ ամբողջ տերեւների տարածքը համարվում է աշխատանքային մասը:

3. Այս խնդիրը վերացնելու համար հարկավոր է հեռացնել բոլոր տողերը, սկսած առաջին դատարկից եւ մինչեւ թերթի ավարտը: Դա անելու համար ընտրեք առաջին բջիջը, որն անմիջապես սեղանի տակ է, եւ մուտքագրեք Ctrl + Shift + սլաքի ստեղնը:



4. Ինչպես տեսնում ենք, այս պահից հետո առաջին սյունակի բոլոր տարրերը հատկացվել են նշված բջիջից եւ սեղանի ավարտից: Այնուհետեւ կտտացրեք մկնիկի աջ կոճակը: Համատեքստի ընտրացանկում, որը բացվում է, ընտրեք «Delete նջել»:

   

   Շատ օգտվողներ փորձում են ջնջել `ստեղնաշարի վրա ջնջել կոճակը, բայց դա ճիշտ չէ: Այս գործողությունը մաքրում է բջիջների բովանդակությունը, բայց դրանք չեն հեռացնում: Հետեւաբար, մեր դեպքում դա չի օգնի:

5. «Delete նջել ...» տարրը «Delete նջել ...» կետը համատեքստային ընտրացանկում բացվում է բջջային հեռացման փոքր պատուհանը: Ես անջատումը դնում եմ դրա մեջ «լարային» դիրքի եւ կտտացրեք OK կոճակը:



6. Տեղաբաշխված միջակայքի բոլոր տողերը հանվել են: Համոզվեք, որ չորացրեք գիրքը `կտտացնելով պատուհանի վերին ձախ անկյունում գտնվող անգործուն պատկերակը:



7. Հիմա տեսնենք, թե ինչպես դա մեզ օգնեց: Մենք հատկացնում ենք սեղանի ցանկացած բջիջ եւ մուտքագրում Ctrl + End ստեղնաշարի համադրությունը: Ինչպես տեսնում եք, Excel- ը հատկացրեց սեղանի վերջին բջիջը, ինչը նշանակում է, որ այժմ այն ​​տերեւի աշխատանքային տարածքի վերջին տարրն է:



8. Այժմ մենք տեղափոխվում ենք «Ֆայլի» ներդիրի «Մանրամասներ» բաժնում `պարզելու, թե որքան է նվազել մեր փաստաթղթի ծանրությունը: Ինչպես տեսնում եք, այժմ այն ​​32,5 KB է: Հիշեցնենք, որ օպտիմիզացման կարգից առաջ դրա չափը 56,5 կբ էր: Այսպիսով, այն կրճատվել է ավելի քան 1,7 անգամ: Բայց այս դեպքում հիմնական ձեռքբերումը նույնիսկ ֆայլի քաշի նվազում չէ, եւ այն փաստը, որ ծրագիրը այժմ ազատվում է իրականում չօգտագործված միջակայքը վերահաշվարկից:

Եթե ​​գրքում մի քանի թերթ եք աշխատում, ապա նրանցից յուրաքանչյուրի հետ պետք է նմանատիպ ընթացակարգ անցկացնել: Սա նույնիսկ հետագայում կնվազեցնի փաստաթղթի չափը:

Մեթոդ 2. Ավելորդ ձեւաչափման վերացում

Excel- ի փաստաթղթի մեկ այլ կարեւոր գործոն ավելի ծանր է, ավելորդ ձեւաչափում է: Սա ներառում է տարբեր տեսակի տառատեսակների, սահմանների, թվային ձեւաչափերի օգտագործում, բայց առաջին հերթին դա վերաբերում է տարբեր գույներով բջիջների թափմանը: Այսպիսով, նախքան ֆայլը լրացնելը, դուք պետք է երկու անգամ մտածեք, եւ արդյոք անհրաժեշտ է դա անել կամ առանց այս ընթացակարգի, դա հեշտ է անել:

Դա հատկապես վերաբերում է այն գրքերի, որոնք պարունակում են մեծ քանակությամբ տեղեկատվություն, որն իրենք արդեն ունեն զգալի չափ: Գիրքը ձեւաչափումը ավելացնելը կարող է մեծացնել իր քաշը նույնիսկ մի քանի անգամ: Հետեւաբար, դուք պետք է ընտրեք «Ոսկե» մեջտեղում փաստաթղթում տեղեկատվություն ներկայացնելու տեսանելիության եւ ֆայլի չափի տեսանելիության միջեւ, միայն ձեւաչափը օգտագործելու համար, որտեղ դա իսկապես անհրաժեշտ է:

Մեկ այլ գործոն, որը կապված է ձեւաչափման, կշռող քաշի հետ, այն է, որ որոշ օգտվողներ նախընտրում են ձեւափոխել բջիջները «լուսանցքով»: Այսինքն, նրանք ձեւավորում են ոչ միայն սեղանը, այլեւ դրա տակ գտնվող միջակայքը, երբեմն նույնիսկ մինչեւ թերթի ավարտը, այն փաստի հաշվարկով, որ սեղանին կավելացվի անհրաժեշտ է դրանք ձեւափոխել ամեն անգամ:

Բայց հայտնի չէ, թե երբ կավելացվեն նոր տողեր, եւ քանիսը կավելացվեն, եւ այդպիսի նախնական ձեւաչափումը ձեզ հիմա կանդրադառնա այս փաստաթղթում աշխատելու եւ արագորեն կանդրադառնա: Հետեւաբար, եթե դուք կիրառել եք ձեւաչափում դատարկ բջիջներ, որոնք սեղանի մեջ ներառված չեն, այն պետք է հեռացվի:

1. Առաջին հերթին, դուք պետք է կարեւորեք բոլոր բջիջները, որոնք տեղակայված են տվյալներով: Դա անելու համար կտտացրեք ուղղահայաց կոորդինատային վահանակի վրա առաջին դատարկ տողի քանակին: Ամբողջ գիծը հատկացրեց: Դրանից հետո մենք կիրառում ենք տաք ստեղների Ctrl + Shift- ի արդեն ծանոթ համադրությունը ներքեւից ներքեւ:



2. Դրանից հետո ամբողջ շարքի միջակայքը ցածր է, քան տվյալներով լցված սեղանի մի մասը, որոնք կարեւորվում են: Լինելով «Home» ներդիրում, կտտացրեք «Մաքուր» պատկերակին, որը գտնվում է խմբագրման գործիքագոտու ժապավենի վրա: Բացվեց մի փոքր մենյու: Ընտրեք դրա մեջ «Մաքուր ձեւաչափերը» դիրքը:



3. Այս գործողությունից հետո հատկացված միջակայքի բոլոր բջիջներում ձեւաչափումը կջնջվի:



4. Նույն կերպ, դուք կարող եք վերացնել ինքնուրույն աղյուսակում ավելորդ ձեւաչափումը: Դա անելու համար ընտրեք անհատական ​​բջիջներ կամ միջակայք, որոնցում մենք հաշվի ենք առնում նվազագույնի օգտակարությունը, կտտացրեք «Մաքուր» կոճակը ժապավենի վրա եւ ընտրեք «Մաքուր ձեւաչափերը» կետը:



5. Ինչպես տեսնում եք, աղյուսակի ընտրված տիրույթում ձեւաչափումը ամբողջովին հանվեց:



6. Դրանից հետո մենք վերադառնում ենք այս միջակայքը ձեւաչափի որոշ տարրեր, որոնք մենք համարում ենք տեղին, սահմաններ, թվային ձեւաչափեր եւ այլն:

Վերը նկարագրված գործողությունները կօգնեն զգալիորեն նվազեցնել Excel գրքի չափը եւ արագացնել դրա մեջ աշխատանքը: Բայց ավելի լավ է սկզբում օգտագործել ձեւաչափումը միայն այնտեղ, որտեղ այն իսկապես տեղին է եւ անհրաժեշտ է, քան ժամանակը ծախսելու փաստաթղթի օպտիմալացնելու համար:

Դաս. Excel- ում սեղաններ ձեւաչափում

Մեթոդ 3. Հաղորդակցման հեռացում

Որոշ փաստաթղթերում շատ մեծ քանակությամբ հղումներ են, որտեղից են խստացվում արժեքները: Սա կարող է նաեւ լրջորեն դանդաղեցնել դրանցում աշխատանքի արագությունը: Հատկապես խիստ ազդված է այլ գրքերի արտաքին հղումների վրա, չնայած ներքին հղումները նույնպես բացասաբար են արտացոլվում ներկայացման մեջ: Եթե ​​աղբյուրը ծագում է, որտեղից տեղեկատվությունը տեղեկատվություն է պահանջում, ապա դա անընդհատ թարմացվում է, այսինքն `իմաստը փոխարինելու համար բջիջներում հղումային հասցեները փոխարինելու համար: Սա ունակ է ավելացնել փաստաթղթի հետ աշխատելու արագությունը: Հղումը կամ արժեքը հատուկ խցում է, նյութը ընտրելուց հետո բանաձեւի շարքում:

1. Ընտրեք հղումներով պարունակվող տարածքը: Լինելով Home Tab- ում, կտտացրեք «Պատճեն» կոճակին, որը գտնվում է Clipboard- ի կարգավորումների խմբում ժապավենի վրա:

   

   Այլընտրանք, մի շարք ընտրություն կատարելուց հետո կարող եք օգտագործել տաք ստեղների Ctrl + C- ի համադրություն:

2. Տվյալների պատճենելուց հետո մի հեռացրեք ընտրությունը տարածքից եւ կտտացրեք այն մկնիկի աջ կոճակը: Մեկնարկված է համատեքստի ընտրացանկը: Դրա մեջ «Տեղադրեք պարամետրեր» բլոկում, դուք պետք է կտտացրեք «արժեքներ» պատկերակին: Այն պատկերապատում է պատկերապատկերների վերաբերյալ պատկերված թվերով:



3. Դրանից հետո Նվիրված տարածքում բոլոր հղումները կփոխարինվեն վիճակագրական արժեքներով:

Բայց պետք է հիշել, որ Excel գիրքը օպտիմալացնելու այս տարբերակը միշտ չէ, որ ընդունելի է: Այն կարող է կիրառվել միայն այն դեպքում, երբ բնօրինակ աղբյուրի տվյալները դինամիկ չեն, այսինքն, դրանք ժամանակի հետ չեն փոխվի:

Մեթոդ 4. Ձեւաչափի փոփոխություններ

Ֆայլի չափը զգալիորեն նվազեցնելու եւս մեկ եղանակ է փոխել իր ձեւաչափը: Այս մեթոդը, հավանաբար, ամենից շատ օգնում է սեղմել գիրքը, չնայած անհրաժեշտ է նաեւ համալիրում օգտագործել վերը նշված տարբերակները:

Excel- ում կան մի քանի «բնիկ» ֆայլի ձեւաչափեր `XLS, XLSX, XLSM, XLSB: XLS ձեւաչափը Excel 2003-ի եւ ավելի վաղ ծրագրի հիմնական երկարացումն էր: Նա արդեն հնացած է, բայց, այնուամենայնիվ, շատ օգտվողներ դեռ շարունակում են կիրառվել: Բացի այդ, կան դեպքեր, երբ դուք պետք է վերադառնաք հին ֆայլերի հետ աշխատելու, որոնք ստեղծվել են տարիներ առաջ նույնիսկ ժամանակակից ձեւաչափերի բացակայության դեպքում: Էլ չենք ասում այն ​​փաստը, որ շատ երրորդ կողմի ծրագրեր աշխատում են գրքերի հետ այս ընդարձակմամբ, որոնք չգիտեն, թե ինչպես մշակել Excel փաստաթղթերի հետագա ընտրանքները:

Հարկ է նշել, որ XLS Extension Book- ը XLSX ձեւաչափի ներկայիս անալոգը ունի շատ ավելի մեծ չափ, քան ներկայումս գերազանցում է հիմնականը: Առաջին հերթին դա պայմանավորված է նրանով, որ XLSX ֆայլերը ըստ էության սեղմված արխիվներ են: Հետեւաբար, եթե օգտագործում եք XLS ընդլայնումը, բայց ցանկանում եք նվազեցնել գրքի ծանրությունը, ապա դա կարելի է անել պարզապես դադարեցնելով այն XLSX ձեւաչափով:

1. Փաստաթուղթը XLS ձեւաչափից xlsx ձեւաչափի վերափոխելու համար գնացեք ֆայլի ներդիր:



2. Պատուհանում, որը բացվում է, ես անմիջապես ուշադրություն եմ դարձնում «Մանրամասներին» բաժնում, որտեղ նշվում է, որ ներկայումս փաստաթղթի ծանրությունը 40 KB է: Հաջորդը կտտացրեք «Պահել որպես ...» անվանումը:



3. Բաց է բացվում պահվող պատուհանը: Եթե ​​ցանկանում եք, կարող եք գնալ նոր գրացուցակ, բայց օգտագործողների մեծամասնությունը ավելի հարմար է նոր փաստաթուղթ պահելու նույն տեղում, որտեղ գտնվում է աղբյուրի կոդը: Գրքի անվանումը, ցանկության դեպքում, կարող է փոխվել «Ֆայլի անուն» դաշտում, չնայած դա անհրաժեշտ չէ: Այս ընթացակարգի ամենակարեւորը «Ֆայլի տիպի» դաշտը սահմանելն է Excel (.xlsx) »գիրքը: Դրանից հետո դուք կարող եք սեղմել «OK» կոճակը պատուհանի ներքեւի մասում:



4. Խնայողությունից հետո արտադրվում է, անցեք ֆայլի ներդիրի «Մանրամասներին» հատվածը, տեսնելու, թե որքան քաշ է նվազել: Ինչպես տեսնում եք, այժմ 13,5 kbytes է 40 kbytes- ի դիմաց, մինչեւ փոխակերպման կարգը: Այսինքն, ժամանակակից ձեւաչափով միայն մեկ խնայելը հնարավոր դարձավ գրեթե երեք անգամ սեղմել գիրքը:

Բացի այդ, Excele- ում կա մեկ այլ ժամանակակից XLSB ձեւաչափ կամ երկուական գիրք: Դրա մեջ փաստաթուղթը պահպանվում է երկուական կոդավորմամբ: Այս ֆայլերը կշռում են նույնիսկ XLSX ձեւաչափով գրքերը: Բացի այդ, լեզուն, որի վրա դրանք գրանցվում են Excel ծրագրին ամենամոտ: Հետեւաբար, այն աշխատում է նման գրքերի հետ ավելի արագ, քան ցանկացած այլ երկարաձգմամբ: Միեւնույն ժամանակ, ֆունկցիոնալության վրա նշված ձեւաչափի գիրքը եւ տարբեր գործիքներ օգտագործելու հնարավորությունները (ձեւաչափում, գործառույթներ, գծապատկերներ եւ այլն) չեն զիջում XLSX ձեւաչափին եւ գերազանցում են XLS ձեւաչափը:

XLSB- ն Excel- ի լռելյայն ձեւաչափը չդարձավ այն այնպիսին, որ երրորդ կողմի ծրագրերը գործնականում կարող են աշխատել դրա հետ: Օրինակ, եթե ձեզ հարկավոր է տեղեկատվություն արտահանել Excel- ից 1C ծրագրի, այն կարելի է անել XLSX կամ XLS փաստաթղթերով, բայց ոչ XLSB- ով: Բայց եթե դուք չեք նախատեսում տվյալներ փոխանցել երրորդ կողմի ցանկացած ծրագրի, ապա կարող եք ապահով կերպով պահպանել փաստաթուղթը XLSB ձեւաչափով: Սա ձեզ թույլ կտա նվազեցնել փաստաթղթի չափը եւ բարձրացնել դրա մեջ աշխատանքի արագությունը:

XLSB ընդլայնման մեջ ֆայլը խնայելու կարգը նման է մեզ, որը մեզ արվել է XLSX- ն ընդլայնելու համար: «Ֆայլի» ներդիրում կտտացրեք «Save As ...»: Խնայող պատուհանում, որը բացվում է «Ֆայլի տիպի» դաշտում, դուք պետք է ընտրեք «Excel Book (* .xlsb) տարբերակը: Այնուհետեւ կտտացրեք «Պահպանել» կոճակը:

Փաստաթղթի ծանրությունը մենք նայում ենք «Մանրամասների» բաժնում: Ինչպես տեսնում եք, այն նույնիսկ ավելի է նվազել եւ այժմ կազմում է ընդամենը 11,6 KB:

Ամփոփելով ընդհանուր արդյունքները, մենք կարող ենք ասել, որ եթե աշխատում եք XLS ֆայլի հետ, ապա դրա չափը նվազեցնելու ամենաարդյունավետ միջոցը ժամանակակից XLSX կամ XLSB ձեւաչափերով էներգետիկ միջոց է: Եթե ​​արդեն օգտագործում եք ֆայլերի ընդլայնման տվյալներ, ապա դրանց քաշը նվազեցնելու համար հարկավոր է պատշաճ կերպով կարգավորել աշխատանքային տարածքը, հեռացնել ավելցուկային ձեւաչափում եւ ավելորդ հղումներ: Դուք կստանաք ամենամեծ վերադարձը, եթե այս բոլոր գործողությունները համալիրում արտադրեք եւ չսահմանափակեք մեկ տարբերակի: