Az Excel fájlméret csökkentése

Az Excele-ben dolgozik, egyes asztalok meglehetősen lenyűgöző méretet érnek el. Ez arra a tényre vezet, hogy a dokumentum mérete nő, néha akár tucat megabájt is. Az Excel könyv súlyának növekedése nemcsak a merevlemezen elfoglalt helyének növekedéséhez vezet, hanem még fontosabb, hogy lassabb a különböző cselekvések és folyamatok teljesítésének sebességét. Egyszerűen, amikor egy ilyen dokumentummal dolgozik, az Excel program lelassul. Ezért az optimalizálás kérdése és az ilyen könyvek csökkentése releváns lesz. Tedd ki, hogyan csökkentheti az excele fájlméretét.

Könyvméret csökkentési eljárás

A születésű fájl optimalizálása azonnal több irányban kell lennie. Sok felhasználó nem ismeri fel, de gyakran a könyv Excel számos felesleges információt tartalmaz. Ha a fájl kicsi, akkor senki sem fizet különös figyelmet erre, de ha a dokumentum nehézkessé válik, akkor minden lehetséges paraméterben optimalizálni kell.

1. módszer: A működési tartomány csökkentése

A működési tartomány a terület, az olyan műveletek, amelyekben emlékszem az Excel-re. Ha a dokumentum számít, a program újraszámolja a munkaterület összes sejtjét. De ez nem mindig felel meg annak a tartománynak, amelyben a felhasználó valóban működik. Például egy helytelenül szállított rés távol van a táblázatból, amely kiterjeszti az üzemi tartomány méretét az adott elemre, ahol ez a rés található. Kiderül, hogy az Excel, amikor újratervezi, minden alkalommal, amikor egy csomó üres cellát fog kezelni. Lássuk, hogy ez a probléma hogyan lehet kiküszöbölni egy adott táblázat példáján.

1. Először nézze meg a súlyát az optimalizálás előtt, hogy összehasonlítsa az eljárást követően az eljárás után. Ezt úgy lehet elvégezni, hogy a "Fájl" fülbe kerül. Menjen a "Részletek" részre. Az ablak jobb oldalán, amely megnyitotta a könyv alapvető tulajdonságait. Az első tulajdonságok a dokumentum mérete. Amint látjuk, a mi esetünkben 56,5 kilobájt.



2. Először is meg kell találni, hogy az igazi munkaterület hogyan különbözik attól, amit a felhasználó ténylegesen szükséges. Elég egyszerű, hogy megcsinálja. A táblázat bármely cellájába válunk, és írjuk be a Ctrl + End billentyűkombinációt. Az Excel azonnal mozog az utolsó cellába, amelyet a program a munkaterület végső elemét veszi figyelembe. Amint láthatja, konkrétan a mi esetünk egy 913383 szám. Tekintettel arra, hogy a táblázat csak hat első vonalat foglal el, lehetséges, hogy az a tény, hogy a 913377 sor valójában haszontalan terhelés, amely nem csak a fájlméret növeli , de a program teljes skálájának állandó újraszámítása miatt bármely cselekvés végrehajtása során a dokumentumon való lassuláshoz vezet.

   

   Természetesen a valóságban egy ilyen nagy különbség a tényleges üzemi tartományban, és az a tény, hogy az Excel elfogad ez elég ritka, és vettünk egy ilyen nagy sorok számát az egyértelműség kedvéért. Bár néha olyan esetek is vannak, amikor a teljes levélterületet a munkadarabnak tekintik.

3. A probléma kiküszöböléséhez az első üres és a lap végéig el kell távolítania az összes sorból. Ehhez válassza ki az első cellát, amely közvetlenül az asztal alatt van, és írja be a Ctrl + Shift + nyílgombot.



4. Amint azt látjuk, azután, hogy az első oszlop összes eleme, a megadott cellából és a táblázat végéig elindult. Ezután kattintson a tartalom jobb egérgombbal. A megnyíló helyi menüben válassza a "Törlés" lehetőséget.

   

   Sok felhasználó megpróbál törölni a billentyűzet törlése gombjára kattintva, de nem helyes. Ez a művelet törli a sejtek tartalmát, de nem távolítja el őket. Ezért a mi esetünkben nem fog segíteni.

5. Miután kiválasztottuk a "Törlés ..." elemet a helyi menüben, megnyílik egy kis cella eltávolító ablak. Beállítottam a kapcsolót a "string" pozícióba, és kattintson az OK gombra.



6. A hozzárendelt tartomány összes sorát eltávolították. Ügyeljen arra, hogy az ablak bal felső sarkában lévő floppy ikonra kattintva szárítsa meg a könyvet.



7. Most nézzük meg, hogyan segített nekünk. A táblázat bármely celláját osztjuk fel, és írjuk be a Ctrl + End billentyűkombinációt. Amint láthatja, az Excel elosztotta az asztal utolsó celláját, ami azt jelenti, hogy most ez a levél munkaterületének utolsó eleme.



8. Most a "Fájl" lap "Részletek" részére költözünk, hogy megtudjuk, mennyire csökkent a dokumentumunk súlya. Ahogy láthatod, most 32,5 kb. Emlékezzünk arra, hogy az optimalizálási eljárás előtt mérete 56,5 kb volt. Így több mint 1,7-szer csökkent. De ebben az esetben a legfontosabb eredmény nem is csökken a fájl súlya, és az a tény, hogy a program most mentesül a ténylegesen fel nem használt tartomány újraszámításához, ami jelentősen növeli a dokumentum feldolgozási arányát.

Ha a könyvben több lapot dolgozik, akkor mindegyikük hasonló eljárást kell végeznie. Ez tovább csökkenti a dokumentum méretét.

2. módszer: A redundáns formázás megszüntetése

Egy másik fontos tényező, amely az Excel dokumentumot nehezebbé teszi, redundáns formázás. Ez magában foglalja a különböző típusú betűtípusok, határok, numerikus formátumok használatát, de először is a sejtek öntése különböző színekben. Tehát a fájl formázása előtt kétszer kell gondolkodnia, és hogy szükséges-e meg kell tennie, vagy ez az eljárás nélkül könnyen megtehető.

Ez különösen igaz a nagy mennyiségű információt tartalmazó könyvekre, amelyek maguk már jelentős méretűek. A formázás hozzáadása a könyvhez még többször is növelheti súlyát. Ezért ki kell választania a "GOLDEN" MIDED-t a dokumentumban lévő információk megjelenítésének és a fájl méretének megjelenítéséhez, a formázás csak akkor használható, ahol valóban szükséges.

A formázáshoz kapcsolódó másik tényező, a súlyozási súly, az, hogy egyes felhasználók inkább a sejteket formázzák "egy margóval". Vagyis, formázza nemcsak maga a táblázat, hanem a tartomány alatt van, néha még addig, amíg a végén a lap, a számítás a tény, hogy amikor az új vonalak kerül majd az asztalra, nem lesz minden alkalommal szükséges formázása.

De ez nem ismert, ha új vonal lesz hozzá, és hány lesz hozzá, és az ilyen előzetes formázás szedése a fájl már most, ami negatív hatással lesz, és a sebesség dolgozó ezt a dokumentumot. Ezért, ha olyan formázást alkalmaztál az üres cellákra, amelyek nem szerepelnek a táblázatban, akkor el kell távolítani.

1. Először is ki kell jelölnie az összes olyan sejtet, amely az adatok tartománya alatt található. Ehhez kattintson az első üres karakterlánc számára a függőleges koordináta panelen. Az egész vonalat hozzárendelték. Ezt követően a Ctrl + SHIFT + már lefelé ismertté válunk a CTRL + SHIFT + lefelé.



2. Ezután az egész sortartomány alacsonyabb, mint az adatokkal teli asztal egy része, ébrednek ki. Az "Home" lapon kattintson a "Clear" ikonra, amely a szerkesztő eszköztárban található szalagon található. Megnyílik egy kis menü. Válassza ki a "Clear formátumok" pozícióját.



3. A kiosztott tartomány összes sejtje után a formázás törlődik.



4. Ugyanígy távolíthatja el a felesleges formázás a táblázatban. Ehhez válassza ki az egyes sejteket vagy tartományt, amelyben a minimális hasznos formázást tekintjük, kattintson a szalag "Clear" gombjára, és válassza ki a "Clear formátumok" elemet a listából.



5. Amint láthatja, teljesen eltávolították a táblázat kiválasztott tartományában történő formázás.



6. Ezután visszaadjuk ezt a tartományt néhány formázási elemet, amelyeket fontosnak tartunk: határok, numerikus formátumok stb.

A fent leírt műveletek jelentősen csökkentik az Excel könyv méretét, és felgyorsítják a munkát. De jobb, ha kezdetben formázzuk csak akkor, ha valóban megfelelő és szükséges, mint a dokumentum optimalizálására.

Lecke: táblák formázása Excelben

3. módszer: Linkek eltávolítása

Bizonyos dokumentumokban nagyon nagy számú link, ahol az értékek meghúzódnak. Ez komolyan lassíthatja a munka sebességét. Különösen erősen befolyásolja a külső hivatkozások más könyvekre, bár a belső referenciák is negatívan tükröződnek a teljesítményben. Ha a forrás származik, ahonnan a link információt tartalmaz, nem folyamatosan frissül, vagyis a referenciacímek a sejtekben a normál értékekhez való helyettesítése. Ez képes a dokumentummal való együttműködés sebességének növelésére. A link vagy az érték egy adott cellában van, a képlet sorában az elem kiválasztása után.

1. Válassza ki a referenciák által tartalmazott területet. A Home lapon kattintson a "Másolás" gombra, amely a szalagon található a vágólap beállításai csoportjában.

   

   Alternatív megoldásként, miután kiválasztotta a tartományt, használhatja a CTRL + C gyorsbillentyűk kombinációját

2. Miután az adatok másoltak, ne távolítsa el a választást a területről, és kattintson rá a jobb egérgombbal. A helyi menü elindul. Benne a "Beállítások beillesztése" blokkban kattintson az "Értékek" ikonra. Kilátás nyílik a piktogramokra, amelyek az ábrázolt számokkal rendelkeznek.



3. Ezután az elkötelezett területen lévő összes hivatkozást statisztikai értékekkel helyettesíti.

De emlékeznie kell arra, hogy ez az opció az Excel könyv optimalizálására nem mindig elfogadható. Csak akkor lehet alkalmazni, ha az eredeti forrásból származó adatok nem dinamikusak, vagyis az idővel nem fognak változni.

4. módszer: formátumváltozások

A fájlméret jelentősen csökkentése a formátum megváltoztatása. Ez a módszer, valószínűleg a legtöbbet segít a könyv nyomásához, bár a fenti opciókat is szükség lehet a komplexumban.

Az Excelben számos "natív" fájlformátum - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Az XLS formátum az Excel 2003 és korábbi program verziójának alapvető kiterjesztése volt. Már elavult, de mindazonáltal sok felhasználó továbbra is alkalmazni kell. Ezenkívül vannak olyan esetek, amikor vissza kell térned a régi fájlokat, amelyeket sok évvel ezelőtt hoztak létre, még a modern formátumok hiányában is. Nem is beszélve arról a tényről, hogy sok harmadik féltől származó program dolgozik a bővítéssel, amely nem tudja, hogyan kell feldolgozni az Excel dokumentumok későbbi lehetőségeit.

Meg kell jegyezni, hogy az XLS kiterjesztési könyve sokkal nagyobb méretű, mint az XLSX formátum jelenlegi analógja, amely a jelenlegi időpontban az Excel a fő. Először is, ez annak köszönhető, hogy az XLSX fájlok lényegében tömörített archívumok. Ezért, ha az XLS kiterjesztést használja, de csökkenteni szeretné a könyv súlyát, akkor ez egyszerűen leállíthatja az XLSX formátumban.

1. A dokumentum átalakítása XLS formátumból az XLSX formátumba, lépjen a Fájl fülre.



2. A megnyíló ablakban azonnal figyelem a "Részletek" szakaszra, ahol azt jelzi, hogy jelenleg a dokumentum súlya 40 kb. Ezután kattintson a "Mentés másként ..." névre.



3. Megnyílik a Mentés ablak. Ha szeretné, menjen az új könyvtárba, de a legtöbb felhasználó kényelmesebb az új dokumentum tárolására ugyanazon a helyen, ahol a forráskód. A könyv neve, ha szükséges, módosítható a "Fájlnév" mezőben, bár nem szükséges. Ebben az eljárásban a legfontosabb dolog az "Fájltípus" mező "Excel (.xlsx)" könyvének beállítása. Ezt követően nyomja meg az "OK" gombot az ablak alján.



4. A mentés gyártása után menjen a Fájl lap "Részletek" szakaszához, hogy megnézze, mennyi súlya csökkent. Amint láthatja, most 13,5 KBytes ellen 40 kbytes a konverziós eljárás előtt. Vagyis az egyetlen, aki a modern formátumban megtakarult, lehetővé tette, hogy közel háromszor nyomja a könyvet.

Ezenkívül van egy másik modern XLSB formátum vagy bináris könyv az Excele-ben. Benne a dokumentum bináris kódolásba kerül. Ezek a fájlok még kevesebbet mérnek, mint az XLSX formátumú könyvek. Ezenkívül az a nyelv, amelyen az Excel programhoz legközelebb állnak. Ezért az ilyen könyvekkel gyorsabban működik, mint bármely más kiterjesztéssel. Ugyanakkor a meghatározott formátumú könyv a funkcionalitás és a különböző eszközök (formázás, funkciók, grafikonok stb.) Nem alacsonyabb az XLSX formátumban, és meghaladja az XLS formátumot.

A fő ok, amiért XLSB nem lett alapértelmezett formátum Excel, hogy harmadik féltől származó programok gyakorlatilag képes dolgozni vele. Például, ha kell kiviteli adatokat Excel egy 1C program, akkor lehet csinálni XLSX- vagy XLS dokumentumokat, de nem XLSB. De ha nem tervezi az adatok átvitelét bármely harmadik féltől származó programba, akkor biztonságosan mentheti a dokumentumot XLSB formátumban. Ez lehetővé teszi, hogy csökkentse a dokumentum méretét, és növelje a munka sebességét.

Az XLSB bővítésben lévő fájl mentésének eljárása hasonló az XLSX bővítéséhez. A "Fájl" lapon kattintson a "Mentés ..." gombra. A "Fájltípus" mező megnyitó mentőablakban ki kell választania az "Excel Book (* .xlsb) opciót. Ezután kattintson a "Mentés" gombra.

Megnézzük a dokumentum súlyát a "Részletek" szakaszban. Amint láthatod, még inkább csökkent, és most csak 11,6 kb.

Összefoglalva az általános eredmények, azt mondhatjuk, hogy ha dolgozik egy XLS fájlt, akkor a leghatékonyabb módja annak, hogy csökkentse annak méretét a energetizáló modern XLSX- vagy XLSB formátumokat. Ha már használja a fájlbővítési adatokat, akkor csökkenteni kell a súlyukat, meg kell adnia a munkaterületet, távolítsa el a felesleges formázási és felesleges referenciákat. A legnagyobb megtérülést kapja, ha ezeket a műveleteket a komplexumban gyártja, és nem korlátozza magát egy lehetőségre.