Radi praktičnosti rada s velikim brojem podataka u tablicama, stalno su potrebni za organiziranje prema određenom kriteriju. Osim toga, da biste ispunili određene svrhe, ponekad nije potreban cijeli niz podataka, već samo pojedinačne linije. Stoga, da se ne smije miješati u ogromnu količinu informacija, racionalno rješenje će biti dogovoreno podaci i filtriraju iz drugih rezultata. Otkrijte kako se izvode razvrstavanje i filtriranje podataka u Microsoft Excelu.
Jednostavna razvrstavanje podataka
Razvrstavanje je jedan od najprikladnijih alata pri radu u programu Microsoft Excel. Koristeći ga, možete postaviti linije tablice abecednim redom, u skladu s podacima koji se nalaze u kolonskim stanicama.
Sortiranje podataka u programu Microsoft Excel može se izvesti pomoću gumba "Sortiraj i Filter", koji je objavljen na kartici Početak na vrpci u alatnoj traci za uređivanje. Ali, prije, moramo kliknuti na bilo koju ćeliju tog stupca kojom ćemo obavljati sortiranje.
Na primjer, u tablici koji je predložen u nastavku, potrebno je razvrstati zaposlenike po abecedi. Postajemo u bilo kojoj ćeliji stupca "Ime" i kliknite na gumb "Sort i Filter". Tako da su imena dogovorena abecednim redom, odaberite stavku "Sortiraj iz A do Z" s popisa.
Kao što možete vidjeti, svi podaci u tablici nalaze se, prema abecednom popisu prezimena.
Da biste sortirali u obrnutom redoslijedu, u istom izborniku odaberite gumb Sort od i do A ".
Popis je obnovljen obrnutim redoslijedom.
Treba napomenuti da je sličan tip sortiranja označen samo s formatom teksta. Na primjer, s numeričkim formatom, sortiranje "od minimum do maksimuma" (i, naprotiv), a kada je format datuma "od starosti na novi" (i, naprotiv).
Prilagodljivo sortiranje
No, kao što vidimo, s određenim vrstama sortiranja po jednoj vrijednosti, podaci koji sadrže imena iste osobe izgrađuju se unutar raspona u proizvoljnom redoslijedu.
I što učiniti ako želimo sortirati imena prema abecedi, ali na primjer, kada se podudaraju s imenom tako da se podaci nalaze po datumu? Za to, kao i koristiti neke druge značajke, sve u istom izborniku "Sortiraj i filtrira", moramo otići na stavku "Prilagodljivi sortiranje ...".
Nakon toga otvara se prozor postavki sortiranja. Ako u tablici nalaze na naslove, imajte na umu da je u ovom prozoru potrebno za provjeru u blizini "Moji podaci sadrže" parametar.
U polje "Stupac" navedite naziv stupca kojim se vrši sortiranje. U našem slučaju, ovo je "naziv" stup. U polju "Sortiraj", navedeno je u skladu s kakvom sadržajem sadržaj će biti razvrstani. Postoje četiri opcije:
- Vrijednosti;
- Boja stanica;
- Boja fonta;
- Ikona stanica.
No, u neodoljivoj većini koristi se vrijednost "vrijednosti". Postavljen je prema zadanim postavkama. U našem slučaju, također ćemo koristiti ovu stavku.
U stupcu "Red" trebamo odrediti, u kojem redoslijedu podataka će se nalaziti: "od A do Z" ili obrnuto. Odaberite vrijednost "od A do Z."
Dakle, postavili smo razvrstavanje jednog od stupaca. Da biste konfigurirali sortiranje na drugom stupcu, kliknite gumb "Dodaj razini".
Pojavljuje se drugi skup polja, što bi trebalo ispuniti za razvrstavanje kroz drugi stupac. U našem slučaju, prema "datumu" stupcu. Budući da je datum tih stanica postavljen na datum, tada u polje "Red" postavljamo vrijednosti ne "od A do Z", ali "od starog do novog" ili "od novog do starog" ,
Na isti način, u ovom prozoru možete konfigurirati, ako je potrebno, i sortiranje preko ostalih stupca u redoslijedu prioriteta. Kada se sve postavke izvrše, kliknite na gumb "OK".
Kao što možete vidjeti, sada u našem stolu sve podatke razvrstane, prije svega, po imenima zaposlenika, a zatim, datumima isplata.
No, to nisu sve mogućnosti prilagođenog sortiranja. Ako želite, u ovom prozoru možete konfigurirati sortiranje ne-stupaca, ali po redovima. Da biste to učinili, kliknite na gumb "Parametri".
U prozoru za razvrstavanje parametara koji se otvara, prebacimo prekidač iz položaja "retka retka" na položaj "Range stupce". Kliknite na gumb "OK".
Sada, po analogiji s prethodnim primjerom, možete upisati podatke za sortiranje. Unesite podatke i kliknite na gumb "OK".
Kao što vidimo, nakon toga, stupci su promijenili mjesta, u skladu s unesenim parametrima.
Naravno, za naš stol, uzeti na primjer, korištenje sortiranja s promjenom na mjestu stupca ne nosi posebnu uporabu, ali za neke druge tablete takva vrsta sortiranja može biti vrlo relevantno.
filtar
Osim toga, u programu Microsoft Excel postoji funkcija filtra podataka. To vam omogućuje da ostavite vidljive samo one podatke koje smatrate potrebnim, a ostatak se sakriva. Ako je potrebno, skriveni podaci uvijek se mogu vratiti u vidljivi način.
Da bismo koristili ovu značajku, postajemo na bilo kojoj ćeliji u tablici (i po mogućnosti u zaglavlju), ponovno kliknemo na gumb "Sortiraj i filtriranje" u alatu za uređivanje. Ali, ovaj put u izborniku koji se pojavi, odaberite stavku "Filter". Također možete umjesto ovih radnji jednostavno pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl + Shift + L.
Kao što možemo vidjeti, stanice u obliku kvadrata pojavile su se u stanicama s imenom svih stupaca, u kojima je trokut okrenut prema dolje.
Kliknite na ovu ikonu u stupcu, prema kojem ćemo filtrirati. U našem slučaju odlučili smo se filtrirati po imenu. Na primjer, moramo ostaviti podatke samo od strane zaposlenika Nikolaeva. Stoga pucajte krpelji iz imena svih ostalih radnika.
Kada se napravi postupak, kliknite na gumb "OK".
Kao što možemo vidjeti, samo su nizovi s imenom zaposlenika Nikolaev ostali u stolu.
Dovršite zadatak i ostavit ćemo samo stol u tablici koji se odnose na Nikolaev za III kvartal 2016. godine. Da biste to učinili, kliknite na ikonu u datum ćeliju. Na popisu koji se otvara, uklonite potvrdne okvire iz mjeseci "svibanj", "lipanj" i "listopad", jer ne pripadaju trećem kvartalu i kliknite na gumb "OK".
Kao što možete vidjeti, samo su nam potrebni podaci.
Da biste uklonili filtar na određenoj stupcu i ponovno prikažite skrivene podatke, kliknite na ikonu koja se nalazi u ćeliji s naslovom ovog stupca. U otvorenom izborniku kliknite na stavku "Izbriši filtar ...".
Ako želite resetirati filtar u cjelini na tablici, morate kliknuti gumb "Sortiraj i Filter" na vrpci i odaberite "Clear".
Ako trebate u potpunosti ukloniti filtar, kao i kada počne, trebate odabrati stavku "Filter" u istom izborniku, ili upišite tipkovnicu na tipkovnici CTRL + Shift + L.
Osim toga, treba napomenuti da nakon što smo uključili funkciju "Filter", onda kada kliknete na odgovarajuću ikonu u stanicama tablica kape, funkcije sortiranja koje smo govorili su dostupne u izborniku koji se pojavio: "Sortiraj od a do z", "sortiraj od mene do" i "sortiranje u boji."
Lekcija: Kako koristiti autofilter u Microsoft Excelu
Pametna tablica
Sortiranje i filtar također se može aktivirati, okrećući područje podataka s kojima radite u takozvanom "pametnom stolu".
Postoje dva načina za stvaranje pametnog stola. Da biste iskoristili prvi od njih, dodijelite cijelo područje tablice, a dok je u kartici "Početak" kliknite na gumb na gumb "format kao tablica". Ovaj gumb je u bloku za alat "Styles".
Zatim odabiremo jedan od stilova koje vam se sviđaju, na popisu koji se otvara. Nećete utjecati na funkcionalnost tablice.
Nakon toga se otvori dijaloški okvir u kojem možete promijeniti koordinate tablice. Ali ako ste prethodno dodijelili područje ispravno, ne trebate ništa drugo. Glavna stvar, imajte na umu da je parametar "tablica s naslovom" stajao kvačilo oznake. Zatim kliknite gumb "OK".
Ako odlučite iskoristiti drugi način, onda također trebate istaknuti cijelo područje tablice, ali ovaj put idite na karticu "Umetni". Biti ovdje, na traci u bloku "tablica", trebali biste kliknuti na gumb "Tablica".
Nakon toga, kao posljednji put, prozor će se otvoriti gdje će se koordinate postavljanja tablice ispraviti. Kliknite na gumb "OK".
Bez obzira na to kako koristite prilikom stvaranja "pametnog stola", na kraju dobijemo stol, u stanicama kape od kojih su filteri koji su nas opisali.
Kada kliknete na ovu ikonu, sve iste funkcije bit će dostupne kao kada pokrenete filtar sa standardnim putem kroz gumb "Sortiraj i filtriranje".
Lekcija: Kako stvoriti tablicu u programu Microsoft Excel
Kao što možete vidjeti, sortiranje i filtriranje alata, sa svojom ispravnom uporabom, može značajno olakšati korisnicima da rade s tablicama. Posebno relevantno pitanje njihove uporabe postaje u slučaju da se u tablici bilježe vrlo veliki broj podataka.