Kako smanjiti veličinu Excel datoteke

Kada radite u Exceleu, neke tablice postižu prilično impresivnu veličinu. To dovodi do činjenice da se veličina dokumenta povećava, ponekad čak i desetak megabajta i više. Povećanje težine Excelove knjige vodi ne samo povećanje svog mjesta zauzetog na tvrdom disku, ali to još važnije, sporiji brzinu obavljanja raznih akcija i procesa u njemu. Jednostavno stavite, kada radite s takvim dokumentom, Excel program počinje usporavati. Stoga postaje relevantno pitanje optimizacije i smanjenja takvih knjiga. Odvojite kako smanjiti veličinu datoteke u Exceleu.

Postupak smanjenja veličine knjiga

Optimizirajte rođenu datoteku treba odmah biti u nekoliko smjerova. Mnogi korisnici ne prepoznaju, ali često knjiga Excel sadrži mnoge nepotrebne informacije. Kada je datoteka mala za to, nitko ne posvećuje posebnu pozornost na to, ali ako je dokument postao glomazan, potrebno ga je optimizirati u svim mogućim parametrima.

Metoda 1: Smanjenje radnog raspona

Radni raspon je područje, radnje u kojima se sjećam Excel. Ako se dokument računa, program ponovno izračunava sve ćelije radnog prostora. Ali ne odgovara uvijek rasponu u kojem korisnik stvarno funkcionira. Na primjer, neprimjereno isporučeni jaz daleko od stola će proširiti veličinu operativnog raspona u taj element gdje se nalazi ovaj jaz. Ispada da Excel kada se ponovno izračunava svaki put kada će se nositi s hrpom praznih stanica. Da vidimo kako se ovaj problem može eliminirati na primjer određene tablice.

1. U početku, pogledajte svoju težinu prije optimizacije, usporediti ono što će biti nakon izvršenja postupka. To se može učiniti pomicanjem u karticu "File". Idite na odjeljak "Detalji". Na desnoj strani prozora koja je otvorila osnovna svojstva knjige. Prva svojstva su veličina dokumenta. Kao što vidimo, u našem slučaju to je 56,5 kilobajta.



2. Prije svega, treba saznati kako se pravi radni prostor razlikuje od one koji je stvarno potreban od strane korisnika. Vrlo je jednostavno to učiniti. Postajemo u bilo kojoj ćeliji tablice i tip tipske tipke Ctrl +. Excel se odmah pomiče u posljednju ćeliju, koji program razmatra konačni element radnog prostora. Kao što možete vidjeti, u posebno, naš slučaj je linija 913383. S obzirom da je stol zauzima samo šest prvih linija, moguće je navesti činjenicu da je 913377 linija, u stvari, beskorisno opterećenje, koje ne samo da povećava veličinu datoteke , ali zbog stalne rekalkulacije cjelokupnog raspona programa prilikom obavljanja bilo koje radnje dovodi do usporavanja rada na dokumentu.

   

   Naravno, u stvarnosti, tako veliki jaz između stvarnog radnog raspona i činjenice da Excel prihvaća da je to prilično rijetko, a mi smo uzeli tako velik broj redova radi jasnoće. Iako, ponekad postoje čak i slučajevi kada se cijelo područje lista smatra izraslo.

3. Da biste uklonili ovaj problem, morate ukloniti sve retke počevši od prvog praznog i do kraja lista. Da biste to učinili, odaberite prvu ćeliju, koja je odmah ispod tablice i upišite tipku strelice Ctrl + Shift +.



4. Kao što možemo vidjeti, nakon toga su dodijeljeni svi elementi prvog stupca, počevši od navedene ćelije i do kraja tablice. Zatim kliknite na gumb miša u desnoj strani. U kontekstnom izborniku koji se otvara, odaberite "Delete".

   

   Mnogi korisnici pokušavaju izbrisati klikom na gumb Izbriši na tipkovnici, ali to nije točno. Ova akcija briše sadržaj stanica, ali ih se ne uklanja. Stoga, u našem slučaju neće pomoći.

5. Nakon što smo odabrali stavku "Delete ..." u kontekstnom izborniku, otvara se mali prozor za uklanjanje stanica. Postavio sam prekidač na položaj "string" u njemu i kliknite gumb U redu.



6. Svi redovi dodijeljenog raspona uklonjeni su. Budite sigurni da isušite knjigu klikom na ikonu diskete u gornjem lijevom kutu prozora.



7. Sada ćemo vidjeti kako nam je pomoglo. Dodijelimo bilo koju ćeliju tablice i upišite kombinaciju tipki Ctrl +. Kao što možete vidjeti, Excel je dodijelio posljednju ćeliju stola, što znači da je to sada posljednji element radnog prostora lista.



8. Sada se preselimo u odjeljak "Detalji" kartice "File" kako biste saznali koliko je težina našeg dokumenta smanjena. Kao što možete vidjeti, sada je 32,5 kb. Podsjetimo da je prije postupka optimizacije, njegova veličina bila 56,5 kb. Dakle, to je smanjeno za više od 1,7 puta. No, u ovom slučaju, glavno postignuće nije ni smanjenje težine datoteke, a činjenica da je program sada izuzet od ponovnog preuzimanja zapravo neiskorištenog raspona, što će značajno povećati stopu obrade dokumenta.

Ako u knjizi s kojom radite nekoliko listova, morate provoditi sličan postupak sa svakim od njih. To će čak i dalje smanjiti veličinu dokumenta.

Metoda 2: Uklanjanje redundantnog oblikovanja

Još jedan važan čimbenik koji čini Excel dokument je teži, je redundantno oblikovanje. To uključuje korištenje raznih vrsta fontova, granica, numeričkih formata, ali prije svega se odnosi na izlijevanje stanica u različitim bojama. Dakle, prije dodatno formatirajte datoteku, morate razmisliti dvaput, i da li je potrebno učiniti ili bez ovog postupka.

To posebno vrijedi za knjige koje sadrže veliku količinu informacija koje same već imaju značajnu veličinu. Dodavanje oblikovanja u knjigu može povećati svoju težinu čak i nekoliko puta. Stoga morate odabrati "zlatnu" sredinu između vidljivosti prezentiranja informacija u dokumentu i veličini datoteke, za korištenje oblikovanja samo tamo gdje je stvarno potrebno.

Još jedan čimbenik povezan s oblikovanjem, težinom ponderiranja, je da neki korisnici preferiraju formatirati stanice "s marginom". To jest, oni formatiraju ne samo samog stola, već i raspon koji je pod njim, ponekad čak i do kraja lista, s izračunom činjenice da će se nova linije dodati u tablicu, to neće biti potrebno ih oblikovati svaki put.

Ali nije poznato kada će se dodati nove linije i koliko će biti dodano, a takav preliminarni oblikovanje koje sada uzimate datoteku, što će negativno utjecati i na brzinu rada s ovim dokumentom. Stoga, ako ste primijenili formatiranje na prazne stanice koje nisu uključene u tablicu, mora se ukloniti.

1. Prije svega, morate istaknuti sve stanice koje se nalaze ispod raspona s podacima. Da biste to učinili, kliknite na broj prvog praznog niza na vertikalnoj koordinatnoj ploči. Dodijelili cijelu liniju. Nakon toga primjenjujemo već poznatu kombinaciju vrućih tipki Ctrl + Shift + dolje dolje.



2. Nakon toga, cijeli raspon reda je manji od dijela tablice ispunjene podacima, označeni su budi. Biti u kartici "Home", kliknite na "Clear" ikonu, koja se nalazi na vrpci na alatnoj traci za uređivanje. Otvara se mali izbornik. Odaberite položaj "Očisti formata" u njemu.



3. Nakon ove akcije u svim stanicama dodijeljenog raspona, oblikovanje će biti izbrisano.



4. Na isti način možete ukloniti nepotrebno oblikovanje u samom stolu. Da biste to učinili, odaberite pojedinačne ćelije ili raspon u kojem smatramo oblikovanje minimalnog korisnog, kliknite na gumb "Clear" na vrpci i odaberite stavku "Clear formati" s popisa.



5. Kao što možete vidjeti, oblikovanje u odabranom rasponu tablice potpuno je uklonjen.



6. Nakon toga, ovaj raspon vraćamo neke elemente formatiranja koje smatramo relevantnim: granice, brojčane formate itd.

Gore opisane radnje pomoći će značajno smanjiti veličinu Excel knjige i ubrzati rad u njemu. Ali bolje je u početku koristiti formatiranje samo tamo gdje je doista prikladna i potrebna nego provesti vrijeme za optimizaciju dokumenta.

Lekcija: Formatiranje tablica u Excelu

Metoda 3: Uklanjanje linkova

U nekim dokumentima, vrlo velik broj veza s mjesta gdje se vrijednosti zateže. To također može ozbiljno usporiti brzinu rada u njima. Pogotovo pod utjecajem vanjskih referenci na druge knjige, iako se unutarnje reference također negativno odražavaju u izvedbi. Ako izvor dolazi odakle, veza se ne ažurira, to jest, značenje zamijeniti referentne adrese u stanicama na normalne vrijednosti. To je sposobno povećanje brzine rada s dokumentom. Veza ili vrijednost je u određenoj ćeliji, u retku formule nakon odabira stavke.

1. Odaberite područje sadržane referencama. Biti na kartici Početak kliknite na gumb "Kopiranje" koji se nalazi na vrpci u grupi za postavke međuspremnika.

   

   Alternativno, nakon odabira raspona možete koristiti kombinaciju vrućih tipki Ctrl + C.

2. Nakon kopiranja podataka ne uklanjajte odabir s područja i kliknite na to desnom tipkom miša. Pokrenut je kontekstni izbornik. U njoj, u bloku "Insert Settings", morate kliknuti na ikonu "Vrijednosti". Ima pogled na piktograme s prikazanim brojevima.



3. Nakon toga, sve reference u posvećenom području bit će zamijenjene statističkim vrijednostima.

Ali morate zapamtiti da je ova mogućnost optimizacije Excelove knjige nije uvijek prihvatljiva. Može se primijeniti samo kada podaci iz izvornog izvora nisu dinamični, to jest, neće se s vremenom mijenjati.

Metoda 4: Promjene format

Drugi način da se značajno smanji veličina datoteke je promijeniti njegov format. Ova metoda, vjerojatno, najviše od svega pomaže u stiskanju knjige, iako je također potrebno koristiti gore navedene opcije u kompleksu.

U Excelu postoji nekoliko "native" formata datoteka - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS format bio je osnovni produžetak za programsku verziju programa Excel 2003 i ranije. On je već zastario, ali, ipak, mnogi korisnici i dalje se primjenjuju. Osim toga, postoje slučajevi kada se morate vratiti na posao sa starim datotekama koje su stvorene prije mnogo godina čak iu odsutnosti modernih formata. Da ne spominjem činjenicu da mnogi programi trećih strana rade s knjigama s ovom ekspanzijom, koji ne znaju kako obraditi kasnije opcije za Excel dokumente.

Treba napomenuti da XLS proširenje knjiga ima mnogo veću veličinu od trenutnog analoga XLSX formata, koji u ovom trenutku Excel koristi kao glavni. Prije svega, to je zbog činjenice da su XLSX datoteke u osnovi komprimirane arhive. Stoga, ako koristite XLS proširenje, ali želite smanjiti težinu knjige, onda se to može učiniti jednostavno zaustaviti ga u XLSX formatu.

1. Da biste pretvorili dokument iz XLS formata na XLSX format, idite na karticu Datoteka.



2. U prozoru koji se otvara, odmah obratim pozornost na odjeljak "Detalji", gdje je naznačeno da je trenutno težina dokumenta 40 KB. Zatim kliknite na ime "Spremi kao ...".



3. Otvara se prozor Spremi. Ako želite, možete otići u novi direktorij, ali većina korisnika je prikladnije za pohranu novog dokumenta na istom mjestu gdje izvorni kod. Naziv knjige, ako se želi, može se promijeniti u polju "Naziv datoteke", iako nije potrebno. Najvažnija stvar u ovom postupku je postaviti polje "Vrsta datoteke" "Excel (.xlsx)" knjiga. Nakon toga možete pritisnuti gumb "OK" na dnu prozora.



4. Nakon što je ušteda proizvedena, idite na odjeljak "Detalji" kartice da biste vidjeli koliko se težina smanjila. Kao što možete vidjeti, sada je 13,5 kbytes protiv 40 kbytes prije postupka pretvorbe. To jest, samo ušteda u modernom formatu omogućio je da je gotovo tri puta stisnula knjigu.

Osim toga, postoji još jedan moderni XLSB format ili binarna knjiga u Exceleu. U njemu se dokument sprema u binarnu kodiranje. Ove datoteke teže čak i manje od knjiga u XLSX formatu. Osim toga, jezik na kojem su zabilježeni najbliži programu Excel. Stoga to radi s takvim knjigama brže nego s bilo kojim drugim proširenjem. U isto vrijeme, knjiga navedenog formata na funkcionalnost i mogućnosti korištenja raznih alata (oblikovanje, funkcije, grafikone itd.) NIJE slabije u XLSX formatu i premašuje XLS format.

Glavni razlog zašto XLSB nije postao zadani format u Excelu je da programi trećih strana praktički mogu raditi s njom. Na primjer, ako trebate izvoziti informacije iz Excel u 1C program, to se može učiniti s XLSX ili XLS dokumentima, ali ne s XLSB. No, ako ne namjeravate prenijeti podatke na bilo koji program treće strane, možete sigurno spremiti dokument u XLSB formatu. To će vam omogućiti da smanjite veličinu dokumenta i povećati brzinu rada u njemu.

Postupak spremanja datoteke u ekspanziji XLSB je sličan onome što smo učinili kako bi se proširio XLSX. U kartici "File" kliknite na "Spremi kao ...". U prozoru za uštedu koji se otvara u polje "Vrsta datoteke", morate odabrati opciju "Excel knjiga (* .xlsb)". Zatim kliknite na gumb "Spremi".

Gledamo težinu dokumenta u odjeljku "Detalji". Kao što možete vidjeti, ona je smanjena još više i sada je samo 11,6 kb.

Summing Up Opće rezultate, možemo reći da ako radite s XLS datotekom, onda najučinkovitiji način smanjenja njegove veličine je energiziranje u modernim XLSX ili XLSB formata. Ako već koristite podatke o proširenju datoteka, da biste smanjili svoju težinu, trebali biste pravilno konfigurirati radni prostor, ukloniti višak oblikovanja i nepotrebne reference. Najveći ćete povrat primiti ako proizvodite sve te akcije u kompleksu, a ne ograničavate se na jednu opciju.