धारणा की सुविधा के लिए विभिन्न तालिकाओं, चादरें, या यहां तक कि किताबों में रखे गए समान डेटा के साथ काम करते समय जानकारी एकत्र करने के लिए बेहतर है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में, आप "कंसोलिडेशन" नामक एक विशेष उपकरण का उपयोग करके इस कार्य का सामना कर सकते हैं। यह एक तालिका में अलग डेटा एकत्र करने की क्षमता प्रदान करता है। आइए पता दें कि यह कैसे किया जाता है।
समेकन प्रक्रिया के कार्यान्वयन के लिए शर्तें
स्वाभाविक रूप से, सभी तालिकाओं को एक में समेकित नहीं किया जा सकता है, लेकिन केवल कुछ ही शर्तों के अनुरूप हैं:- सभी तालिकाओं में कॉलम में एक ही नाम होना चाहिए (स्थानों में कॉलम का केवल क्रमचय);
- खाली मूल्यों के साथ कोई कॉलम या पंक्तियां नहीं होनी चाहिए;
- तालिकाओं में टेम्पलेट्स समान होना चाहिए।
एक समेकित तालिका बनाना
इस बात पर विचार करें कि एक ही टेम्पलेट और डेटा संरचना वाले तीन तालिकाओं के उदाहरण पर एक समेकित तालिका कैसे बनाएं। उनमें से प्रत्येक एक अलग शीट पर स्थित है, हालांकि एक ही एल्गोरिदम पर आप विभिन्न पुस्तकों (फ़ाइलों) में स्थित डेटा से समेकित तालिका बना सकते हैं।
- समेकित तालिका के लिए एक अलग शीट खोलें।
- खुली चादर पर, हम उस सेल को चिह्नित करते हैं जो नई तालिका के ऊपरी बाएं सेल होंगे।
- "समेकन" बटन पर क्लिक करके "डेटा" टैब में होना, जो "डेटा के साथ काम करने" टूलबार में टेप पर स्थित है।
- एक डेटा समेकन सेटअप विंडो खुलती है।
"फ़ंक्शन" फ़ील्ड में, आपको यह स्थापित करने की आवश्यकता है कि लाइनों और कॉलम मैच मैच होने पर कोशिकाओं के साथ कौन सी कार्रवाई की जाएगी। ये निम्नलिखित क्रियाएं हो सकती हैं:
- योग;
- संख्या;
- औसत;
- ज्यादा से ज्यादा;
- न्यूनतम;
- काम;
- संख्याओं की मात्रा;
- विस्थापन;
- अस्थिर विचलन;
- विस्थापित फैलाव;
- अविश्वासित फैलाव।
ज्यादातर मामलों में, "राशि" फ़ंक्शन का उपयोग किया जाता है।
- लिंक फ़ील्ड में, समेकन के अधीन प्राथमिक तालिकाओं में से एक की कोशिकाओं की सीमा निर्दिष्ट करें। यदि यह सीमा एक ही फ़ाइल में है, लेकिन किसी अन्य शीट पर, तो डेटा प्रविष्टि फ़ील्ड के दाईं ओर स्थित बटन दबाएं।
- उस शीट पर जाएं जहां तालिका स्थित है, वांछित सीमा को हाइलाइट करें। डेटा दर्ज करने के बाद, हम उस क्षेत्र के दाईं ओर स्थित बटन पर फिर से क्लिक करते हैं जहां कोशिकाओं का पता जोड़ा गया था।
- समेकन सेटिंग्स विंडो पर लौटने से पहले से ही बैंड की सूची में चयनित कोशिकाओं को जोड़ने के लिए, जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
जैसा कि आप देख सकते हैं, इसके बाद, सीमा सूची में जोड़ा जाता है।
इसी प्रकार, सभी अन्य श्रेणियों को जोड़ें जो डेटा समेकन की प्रक्रिया में भाग लेंगे।
यदि वांछित रेंज किसी अन्य पुस्तक (फ़ाइल) में पोस्ट की जाती है, तो हम तुरंत "अवलोकन ..." बटन दबाते हैं, हार्ड डिस्क या हटाने योग्य मीडिया पर फ़ाइल का चयन करें, और उसके बाद ऊपर निर्दिष्ट विधि कोशिकाओं की सीमा को हाइलाइट कर रही है यह फ़ाइल। स्वाभाविक रूप से, फ़ाइल खोली जानी चाहिए।
- इसी प्रकार, कुछ अन्य समेकित तालिका सेटिंग्स बनाई जा सकती हैं।
शीर्षलेख में कॉलम का नाम स्वचालित रूप से जोड़ने के लिए, हमने "शीर्ष पंक्ति के हस्ताक्षर" के पास एक टिक पाई। डेटा का सारांश बनाने के लिए, हमने "बाएं कॉलम" पैरामीटर के बारे में टिक सेट किया है। यदि आप चाहते हैं, तो प्राथमिक तालिकाओं में डेटा अपडेट करते समय, समेकित तालिका में सभी जानकारी भी अपडेट की जाती है, तो आपको "ठीक डेटा के साथ संचार बनाएं" पैरामीटर के पास एक चेक मार्क इंस्टॉल करना होगा। लेकिन, इस मामले में, यह विचार करना आवश्यक है कि यदि आप स्रोत तालिका में नई लाइनें जोड़ना चाहते हैं, तो आपको इस आइटम से चेकबॉक्स को हटाना होगा और मैन्युअल रूप से मानों को पुन: गणना करना होगा।
जब सभी सेटिंग्स बनी जाती हैं, तो "ओके" बटन पर क्लिक करें।
- समेकित रिपोर्ट तैयार है। जैसा कि आप देख सकते हैं, डेटा को समूहीकृत किया गया है। प्रत्येक समूह के अंदर जानकारी देखने के लिए, तालिका के बाईं ओर प्लस भूमिका पर क्लिक करें।
अब समूह की सामग्री देखने के लिए उपलब्ध है। इसी तरह, आप किसी अन्य समूह को प्रकट कर सकते हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेल में डेटा का समेकन एक बहुत ही सुविधाजनक उपकरण है, जिसके लिए आप न केवल विभिन्न तालिकाओं और विभिन्न चादरों पर स्थित जानकारी एकत्र कर सकते हैं, बल्कि यहां तक कि अन्य फ़ाइलों (पुस्तकें) में भी पोस्ट किया गया है। यह अपेक्षाकृत सरल और तेज़ है।