एक्सेल फ़ाइल आकार को कैसे कम करें

उत्तेजना में काम करते समय, कुछ टेबल एक प्रभावशाली आकार प्राप्त करते हैं। इससे इस तथ्य की ओर जाता है कि दस्तावेज़ का आकार बढ़ता है, कभी-कभी दर्जन मेगाबाइट और अधिक। एक्सेल बुक के वजन में वृद्धि न केवल हार्ड डिस्क पर कब्जे में अपनी जगह में वृद्धि के लिए जाती है, बल्कि इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि इसमें विभिन्न कार्यों और प्रक्रियाओं को करने की गति को धीमा करने के लिए। बस इस तरह के दस्तावेज़ के साथ काम करते समय, एक्सेल कार्यक्रम धीमा होने लगते हैं। इसलिए, ऐसी किताबों को अनुकूलन और कमी का सवाल प्रासंगिक हो जाता है। आइए समझें कि उत्तेजना में फ़ाइल आकार को कैसे कम करें।

पुस्तक आकार घटाने की प्रक्रिया

बोर्न फाइल को अनुकूलित करें तुरंत कई दिशाओं में होना चाहिए। कई उपयोगकर्ता पहचान नहीं लेते हैं, लेकिन अक्सर पुस्तक एक्सेल में कई अनावश्यक जानकारी होती है। जब फ़ाइल इसके लिए छोटी होती है, तो कोई भी इस पर विशेष ध्यान नहीं देता है, लेकिन यदि दस्तावेज़ बोझिल हो गया है, तो इसे सभी संभावित मानकों में अनुकूलित करना आवश्यक है।

विधि 1: ऑपरेटिंग रेंज को कम करना

ऑपरेटिंग रेंज क्षेत्र है, जिन कार्यों में मैं एक्सेल याद करता हूं। यदि दस्तावेज़ गिना जा रहा है, तो कार्यक्रम कार्यक्षेत्र की सभी कोशिकाओं को पुन: गणना करता है। लेकिन यह हमेशा उस सीमा से मेल नहीं खाता है जिसमें उपयोगकर्ता वास्तव में काम करता है। उदाहरण के लिए, तालिका से दूर एक अनुचित रूप से वितरित अंतर उस तत्व के आकार के आकार का विस्तार करेगा जहां यह अंतर स्थित है। यह पता चला है कि प्रत्येक बार पुनर्मूल्यांकन करते समय एक्सेल खाली कोशिकाओं का एक गुच्छा संभालेगा। आइए देखें कि एक विशिष्ट तालिका के उदाहरण पर यह समस्या कैसे समाप्त की जा सकती है।

1. सबसे पहले, प्रक्रिया के बाद क्या होगा इसकी तुलना करने के लिए अनुकूलन से पहले इसके वजन को देखें। यह "फ़ाइल" टैब में जाकर किया जा सकता है। "विवरण" अनुभाग पर जाएं। खिड़की के दाईं ओर जिसने पुस्तक के मूल गुणों को खोला। पहले गुण दस्तावेज़ का आकार हैं। जैसा कि हम देखते हैं, हमारे मामले में यह 56.5 किलोबाइट है।



2. सबसे पहले, यह पता होना चाहिए कि वास्तविक कार्यक्षेत्र वास्तव में उपयोगकर्ता द्वारा आवश्यक एक से अलग है। यह करना काफी आसान है। हम तालिका के किसी भी सेल में बन जाते हैं और Ctrl + एंड कुंजी संयोजन टाइप करते हैं। एक्सेल तुरंत अंतिम सेल में जाता है, जिसे कार्यक्रम कार्यक्षेत्र के अंतिम तत्व को मानता है। जैसा कि आप देख सकते हैं, विशेष रूप से, हमारा मामला एक पंक्ति 913383 है। यह देखते हुए कि तालिका में केवल छः पहली पंक्तियां हैं, इस तथ्य को बताना संभव है कि 913377 लाइनें वास्तव में बेकार भार हैं, जो केवल फ़ाइल आकार को बढ़ाती है , लेकिन किसी भी क्रिया को निष्पादित करते समय प्रोग्राम की पूरी श्रृंखला के स्थायी पुनर्मूल्यांकन के कारण दस्तावेज़ पर काम में मंदी की ओर जाता है।

   

   बेशक, वास्तविकता में, वास्तविक कार्य सीमा के बीच इतना बड़ा अंतर और तथ्य यह है कि एक्सेल इसके लिए स्वीकार करता है, यह दुर्लभ है, और हमने स्पष्टता के लिए इतनी बड़ी संख्या में पंक्तियां लीं। हालांकि, कभी-कभी ऐसे मामले भी होते हैं जब पूरे पत्ते क्षेत्र को वर्कपीस माना जाता है।

3. इस समस्या को खत्म करने के लिए, आपको पहले खाली से और शीट के अंत तक शुरू होने वाली सभी पंक्तियों को हटाने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, पहले सेल का चयन करें, जो तुरंत तालिका के नीचे है, और Ctrl + Shift + Tarro कुंजी टाइप करें।



4. जैसा कि हम देख सकते हैं, उसके बाद निर्दिष्ट सेल से शुरू होने वाले पहले कॉलम के सभी तत्व और तालिका के अंत तक आवंटित किए गए थे। फिर सामग्री दाएं माउस बटन पर क्लिक करें। खुलने वाले संदर्भ मेनू में, "हटाएं" का चयन करें।

   

   कई उपयोगकर्ता कीबोर्ड पर डिलीट बटन पर क्लिक करके हटाने की कोशिश करते हैं, लेकिन यह सही नहीं है। यह क्रिया कोशिकाओं की सामग्री को साफ़ करती है, लेकिन उन्हें खुद को हटा नहीं देती है। इसलिए, हमारे मामले में यह मदद नहीं करेगा।

5. संदर्भ मेनू में "हटाएं ..." आइटम का चयन करने के बाद, एक छोटी सेल हटाने वाली विंडो खुलती है। मैं स्विच को "स्ट्रिंग" स्थिति में सेट करता हूं और ओके बटन पर क्लिक करता हूं।



6. आवंटित सीमा की सभी पंक्तियां हटा दी गईं। विंडो के ऊपरी बाएं कोने में फ्लॉपी आइकन पर क्लिक करके पुस्तक को सूखना सुनिश्चित करें।



7. अब देखते हैं कि इसने हमें कैसे मदद की। हम तालिका के किसी भी सेल आवंटित करते हैं और Ctrl + End कुंजी संयोजन टाइप करते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेल ने तालिका के अंतिम सेल को आवंटित किया, जिसका अर्थ है कि अब यह पत्ता कार्यक्षेत्र का अंतिम तत्व है।



8. अब हम यह जानने के लिए "फ़ाइल" टैब के "विवरण" अनुभाग में जाते हैं, यह पता लगाने के लिए कि हमारे दस्तावेज़ का वजन कितना कम हो गया है। जैसा कि आप देख सकते हैं, अब यह 32.5 केबी है। याद रखें कि अनुकूलन प्रक्रिया से पहले, इसका आकार 56.5 केबी था। इस प्रकार, यह 1.7 गुना से कम हो गया है। लेकिन इस मामले में, मुख्य उपलब्धि भी फ़ाइल के वजन में कमी नहीं है, और तथ्य यह है कि कार्यक्रम अब वास्तव में अप्रयुक्त सीमा को पुन: स्थापित करने से मुक्त है, जो दस्तावेज़ की प्रसंस्करण दर में काफी वृद्धि करेगा।

यदि पुस्तक में कई शीट आपके साथ काम करते हैं, तो आपको उनमें से प्रत्येक के साथ एक समान प्रक्रिया आयोजित करने की आवश्यकता है। यह दस्तावेज़ के आकार को और भी कम करेगा।

विधि 2: अनावश्यक स्वरूपण का उन्मूलन

एक और महत्वपूर्ण कारक जो एक्सेल दस्तावेज़ को भारी बनाता है, अनावश्यक स्वरूपण है। इसमें विभिन्न प्रकार के फोंट, सीमाओं, संख्यात्मक प्रारूपों का उपयोग शामिल है, लेकिन सबसे पहले यह विभिन्न रंगों में कोशिकाओं को डालने से संबंधित है। तो फ़ाइल को अतिरिक्त रूप से प्रारूपित करने से पहले, आपको दो बार सोचने की आवश्यकता है, और क्या यह करना आवश्यक है या इस प्रक्रिया के बिना यह करना आसान है।

यह विशेष रूप से उन पुस्तकों के बारे में सच है जिसमें बड़ी मात्रा में जानकारी है जो स्वयं पहले से ही काफी आकार है। पुस्तक में स्वरूपण जोड़ना अपने वजन को कई बार बढ़ा सकता है। इसलिए, आपको दस्तावेज़ में जानकारी और फ़ाइल के आकार को प्रस्तुत करने की दृश्यता के बीच "गोल्डन" मध्य का चयन करने की आवश्यकता है, केवल स्वरूपण का उपयोग करने के लिए जहां यह वास्तव में आवश्यक है।

स्वरूपण, भारोत्तोलन वजन से जुड़ा एक और कारक यह है कि कुछ उपयोगकर्ता "मार्जिन के साथ" कोशिकाओं को प्रारूपित करना पसंद करते हैं। यही है, वे न केवल टेबल को प्रारूपित करते हैं, बल्कि इसके तहत उस सीमा को भी प्रारूपित करते हैं, कभी-कभी शीट के अंत तक भी, इस तथ्य की गणना के साथ कि जब नई लाइनों को तालिका में जोड़ा जाएगा, तो यह नहीं होगा हर बार उन्हें प्रारूपित करने के लिए आवश्यक है।

लेकिन यह ज्ञात नहीं है जब नई लाइनें जोड़ दी जाएंगी और कितने जोड़े जाएंगे, और इस तरह की प्रारंभिक स्वरूपण आप फ़ाइल को अभी पहले से ही लेते हैं, जो नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा और इस दस्तावेज़ के साथ काम करने की गति पर। इसलिए, यदि आपने टेबल में शामिल खाली कोशिकाओं में स्वरूपण लागू किया है, तो इसे हटा दिया जाना चाहिए।

1. सबसे पहले, आपको डेटा के साथ सीमा के नीचे स्थित सभी कोशिकाओं को हाइलाइट करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, लंबवत समन्वय पैनल पर पहली खाली स्ट्रिंग की संख्या पर क्लिक करें। पूरी लाइन आवंटित की। उसके बाद, हम गर्म कुंजी Ctrl + Shift + के पहले से परिचित संयोजन लागू करते हैं।



2. उसके बाद, पूरी पंक्ति सीमा डेटा से भरे तालिका के एक हिस्से से कम है, हाइलाइट किया गया है। "होम" टैब में होने के नाते, "साफ़ करें" आइकन पर क्लिक करें, जो संपादन टूलबार में टेप पर स्थित है। एक छोटा मेनू खुलता है। इसमें "स्पष्ट प्रारूप" स्थिति का चयन करें।



3. आवंटित सीमा की सभी कोशिकाओं में इस क्रिया के बाद, स्वरूपण हटा दिया जाएगा।



4. इसी तरह, आप टेबल में अनावश्यक स्वरूपण को हटा सकते हैं। ऐसा करने के लिए, व्यक्तिगत कक्ष या सीमा का चयन करें जिसमें हम न्यूनतम उपयोगी स्वरूपण पर विचार करते हैं, टेप पर "साफ़ करें" बटन पर क्लिक करें और सूची से "स्पष्ट प्रारूप" आइटम का चयन करें।



5. जैसा कि आप देख सकते हैं, तालिका की चयनित सीमा में स्वरूपण पूरी तरह से हटा दिया गया था।



6. उसके बाद, हम इस श्रेणी को कुछ स्वरूपण तत्व वापस करते हैं जिन्हें हम प्रासंगिक मानते हैं: सीमाएं, संख्यात्मक प्रारूप इत्यादि।

ऊपर वर्णित कार्यों में एक्सेल बुक के आकार को कम करने और इसमें काम को तेज करने में मदद मिलेगी। लेकिन शुरुआत में स्वरूपण का उपयोग करना बेहतर है, जहां दस्तावेज़ को अनुकूलित करने के लिए समय बिताने के बजाय वास्तव में उचित और आवश्यक है।

पाठ: एक्सेल में स्वरूपण तालिकाओं

विधि 3: लिंक को हटाना

कुछ दस्तावेजों में, मानों को कड़ा कर दिया गया से बहुत बड़ी संख्या में लिंक। यह उनमें काम की गति को गंभीरता से धीमा कर सकता है। अन्य पुस्तकों के बाहरी संदर्भों से विशेष रूप से दृढ़ता से प्रभावित, हालांकि आंतरिक संदर्भ भी प्रदर्शन में नकारात्मक रूप से परिलक्षित होते हैं। यदि स्रोत तब से आता है जहां लिंक की जानकारी लगातार अद्यतन नहीं होती है, यानी, कोशिकाओं में सामान्य मूल्यों में संदर्भ पते को प्रतिस्थापित करने का अर्थ है। यह दस्तावेज़ के साथ काम करने की गति को बढ़ाने में सक्षम है। आइटम चुनने के बाद फॉर्मूला पंक्ति में, लिंक या मान एक विशिष्ट सेल में है।

1. संदर्भ द्वारा निहित क्षेत्र का चयन करें। होम टैब में होने के नाते, "कॉपी" बटन पर क्लिक करें जो क्लिपबोर्ड सेटिंग्स समूह में टेप पर स्थित है।

   

   वैकल्पिक रूप से, एक सीमा चुनने के बाद, आप गर्म कुंजी Ctrl + C के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं।

2. डेटा की प्रतिलिपि बनाने के बाद, क्षेत्र से चयन को न हटाएं, और उस पर दाएं माउस बटन पर क्लिक करें। संदर्भ मेनू लॉन्च किया गया है। इसमें, "सेटिंग्स डालें" ब्लॉक में, आपको "मान" आइकन पर क्लिक करना होगा। यह चित्रों के साथ चित्रधारकों का एक दृश्य है।



3. उसके बाद, समर्पित क्षेत्र में सभी संदर्भ सांख्यिकीय मूल्यों द्वारा प्रतिस्थापित किए जाएंगे।

लेकिन आपको याद रखना होगा कि एक्सेल बुक को अनुकूलित करने के लिए यह विकल्प हमेशा स्वीकार्य नहीं है। यह केवल तब लागू किया जा सकता है जब मूल स्रोत से डेटा गतिशील नहीं होता है, यानी, वे समय के साथ नहीं बदलेगा।

विधि 4: प्रारूप परिवर्तन

फ़ाइल आकार को काफी कम करने का एक और तरीका अपने प्रारूप को बदलना है। इस विधि, शायद, सभी पुस्तक को निचोड़ने में मदद करता है, हालांकि परिसर में उपरोक्त विकल्पों का उपयोग करना भी आवश्यक है।

एक्सेल में कई "मूल" फ़ाइल प्रारूप हैं - एक्सएलएस, एक्सएलएसएक्स, एक्सएलएसएम, एक्सएलएसबी। एक्सएलएस प्रारूप एक्सेल 2003 और इससे पहले के कार्यक्रम संस्करण के लिए मूल विस्तार था। वह पहले से ही अप्रचलित है, लेकिन फिर भी, कई उपयोगकर्ता अभी भी लागू होते हैं। इसके अलावा, ऐसे मामले हैं जब आपको पुरानी फाइलों के साथ काम पर लौटना पड़ता है जो कई साल पहले आधुनिक प्रारूपों की अनुपस्थिति में भी बनाए गए हैं। इस तथ्य का जिक्र नहीं है कि कई तृतीय पक्ष कार्यक्रम इस विस्तार के साथ किताबों के साथ काम कर रहे हैं, जो पता नहीं है कि एक्सेल दस्तावेजों के लिए बाद के विकल्पों को कैसे संसाधित किया जाए।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक्सएलएस एक्सटेंशन बुक में एक्सएलएसएक्स प्रारूप के वर्तमान एनालॉग की तुलना में बहुत बड़ा आकार है, जो वर्तमान समय में एक्सेल मुख्य के रूप में उपयोग करता है। सबसे पहले, यह इस तथ्य के कारण है कि xlsx फ़ाइलें अनिवार्य रूप से संपीड़ित अभिलेखागार हैं। इसलिए, यदि आप एक्सएलएस एक्सटेंशन का उपयोग करते हैं, लेकिन आप पुस्तक के वजन को कम करना चाहते हैं, तो इसे आसानी से xlsx प्रारूप में रोक दिया जा सकता है।

1. XLS प्रारूप से xlsx प्रारूप में दस्तावेज़ को कनवर्ट करने के लिए, फ़ाइल टैब पर जाएं।



2. खुलने वाली खिड़की में, मैं तुरंत "विवरण" अनुभाग पर ध्यान देता हूं, जहां यह इंगित किया जाता है कि वर्तमान में दस्तावेज़ का वजन 40 केबी है। इसके बाद, "के रूप में सहेजें ..." नाम पर क्लिक करें।



3. सेव विंडो खुलती है। यदि आप चाहें, तो आप नई निर्देशिका में जा सकते हैं, लेकिन अधिकांश उपयोगकर्ता एक ही स्थान पर एक नए दस्तावेज़ को स्टोर करने के लिए अधिक सुविधाजनक हैं जहां स्रोत कोड। यदि वांछित है, तो पुस्तक का नाम "फ़ाइल नाम" फ़ील्ड में बदला जा सकता है, हालांकि यह आवश्यक नहीं है। इस प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण बात "फ़ाइल प्रकार" फ़ील्ड "एक्सेल (.xlsx)" पुस्तक सेट करना है। उसके बाद, आप खिड़की के नीचे "ओके" बटन दबा सकते हैं।



4. बचत के बाद, फ़ाइल टैब के "विवरण" अनुभाग पर जाएं ताकि यह देखने के लिए कि कितना वजन कम हो गया है। जैसा कि आप देख सकते हैं, अब यह रूपांतरण प्रक्रिया से पहले 40 Kbytes के खिलाफ 13.5 Kbytes है। यही है, एकमात्र आधुनिक प्रारूप में एकमात्र बचत ने लगभग तीन बार पुस्तक निचोड़ना संभव बना दिया।

इसके अलावा, एक और आधुनिक एक्सएलएसबी प्रारूप या उत्तेजना में बाइनरी किताब है। इसमें, दस्तावेज़ बाइनरी एन्कोडिंग में सहेजा गया है। ये फ़ाइलें एक्सएलएसएक्स प्रारूप में किताबों से भी कम वजन करती हैं। इसके अलावा, जिस भाषा पर वे एक्सेल कार्यक्रम के सबसे करीब रिकॉर्ड किए जाते हैं। इसलिए, यह किसी अन्य एक्सटेंशन की तुलना में ऐसी पुस्तकों के साथ काम करता है। साथ ही, कार्यक्षमता पर निर्दिष्ट प्रारूप की पुस्तक और विभिन्न उपकरणों (स्वरूपण, कार्य, ग्राफ, आदि) का उपयोग करने की संभावनाएं xlsx प्रारूप से कम नहीं है और एक्सएलएस प्रारूप से अधिक है।

एक्सेल में एक्सएलएसबी का डिफ़ॉल्ट प्रारूप क्यों नहीं हुआ मुख्य कारण यह है कि तीसरे पक्ष के कार्यक्रम व्यावहारिक रूप से इसके साथ काम करने में सक्षम हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको Excel से 1 सी प्रोग्राम में जानकारी निर्यात करने की आवश्यकता है, तो यह xlsx या xls दस्तावेज़ों के साथ किया जा सकता है, लेकिन xlsb के साथ नहीं। लेकिन, यदि आप किसी तीसरे पक्ष के कार्यक्रम में डेटा स्थानांतरित करने की योजना नहीं बनाते हैं, तो आप XLSB प्रारूप में दस्तावेज़ को सुरक्षित रूप से सहेज सकते हैं। यह आपको दस्तावेज़ के आकार को कम करने और इसमें काम की गति को बढ़ाने की अनुमति देगा।

एक्सएलएसबी विस्तार में फ़ाइल को सहेजने की प्रक्रिया एक के समान है जिसे हम एक्सएलएसएक्स का विस्तार करने के लिए किए गए हैं। "फ़ाइल" टैब में, "के रूप में सहेजें ..." पर क्लिक करें। "फ़ाइल प्रकार" फ़ील्ड में खुलने वाली बचत विंडो में, आपको "एक्सेल बुक (* .xlsb)" विकल्प का चयन करने की आवश्यकता है। फिर "सहेजें" बटन पर क्लिक करें।

हम "विवरण" खंड में दस्तावेज़ के वजन को देखते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, यह और भी कम हो गया है और अब केवल 11.6 केबी है।

सामान्य परिणामों को संक्षेप में, हम कह सकते हैं कि यदि आप एक एक्सएलएस फ़ाइल के साथ काम कर रहे हैं, तो इसके आकार को कम करने का सबसे प्रभावी तरीका आधुनिक एक्सएलएसएक्स या एक्सएलएसबी प्रारूपों में उत्साही है। यदि आप पहले से ही फ़ाइल विस्तार डेटा का उपयोग करते हैं, तो उनके वजन को कम करने के लिए, आपको कार्यक्षेत्र को सही ढंग से कॉन्फ़िगर करना चाहिए, अतिरिक्त स्वरूपण और अनावश्यक संदर्भों को हटा देना चाहिए। यदि आप इन सभी कार्यों को जटिल में उत्पादित करते हैं, तो आपको सबसे बड़ी वापसी मिलेगी, और खुद को एक विकल्प तक सीमित न करें।