ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाना न केवल तालिकाओं को भरने की प्रक्रिया में विकल्प चुनते समय समय बचाने के लिए अनुमति देता है, बल्कि गलत डेटा के गलत बनाने से खुद को बचाने के लिए भी। यह एक बहुत ही सुविधाजनक और व्यावहारिक उपकरण है। आइए पता लगाएं कि इसे एक्सेल में कैसे सक्रिय किया जाए, और इसका उपयोग कैसे करें, साथ ही साथ इसे संभालने के कुछ अन्य बारीकियों को भी ढूंढें।
ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग
निम्नलिखित, या यह बोलने के लिए प्रथागत है, ड्रॉप-डाउन सूचियों को अक्सर टेबल में उपयोग किया जाता है। उनकी मदद से, आप तालिका सरणी में किए गए मूल्यों की सीमा को सीमित कर सकते हैं। वे आपको केवल पूर्व-तैयार सूची से मूल्य बनाने के लिए चुनने की अनुमति देते हैं। यह एक साथ डेटा बनाने और त्रुटि से बचाने के लिए प्रक्रिया को गति देता है।बनाने के लिए प्रक्रिया
सबसे पहले, आइए पता दें कि ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं। "डेटा चेक" नामक टूल के साथ ऐसा करना सबसे आसान है।
- हम तालिका सरणी के कॉलम को हाइलाइट करते हैं, जिनकी कोशिकाओं में ड्रॉप-डाउन सूची रखने की योजना है। "डेटा" टैब और "डेटा चेक" बटन पर मिट्टी में स्थानांतरित करना। यह "डेटा के साथ काम करने" ब्लॉक में रिबन पर स्थानीयकृत किया जाता है।
- "सत्यापन" उपकरण विंडो शुरू होती है। "पैरामीटर" अनुभाग पर जाएं। सूची से "डेटा प्रकार" क्षेत्र में, "सूची" विकल्प का चयन करें। उसके बाद, हम "स्रोत" क्षेत्र में जाते हैं। यहां आपको सूची में उपयोग के लिए नामों का एक समूह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है। इन नामों को मैन्युअल रूप से बनाया जा सकता है, और यदि आप पहले से ही एक्सेल में किसी अन्य स्थान पर पोस्ट कर रहे हैं तो आप उन्हें एक लिंक निर्दिष्ट कर सकते हैं।
यदि मैन्युअल प्रविष्टि का चयन किया जाता है, तो प्रत्येक सूची आइटम को अर्धविराम (;) पर क्षेत्र में प्रवेश करने की आवश्यकता होती है।
यदि आप किसी मौजूदा तालिका सरणी से डेटा को कसना चाहते हैं, तो आपको उस शीट पर जाना चाहिए जहां यह स्थित है (यदि यह दूसरे पर स्थित है), कर्सर को डेटा सत्यापन विंडो के "स्रोत" क्षेत्र में रखें , और फिर उन कोशिकाओं की सरणी को हाइलाइट करें जहां सूची स्थित है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक अलग सेल एक अलग सूची आइटम स्थित है। उसके बाद, निर्दिष्ट सीमा के निर्देशांक "स्रोत" क्षेत्र में प्रदर्शित किए जाने चाहिए।
संचार स्थापित करने का एक और विकल्प नाम की सूची के साथ सरणी का असाइनमेंट है। उस सीमा का चयन करें जिसमें डेटा मान इंगित किए गए हैं। सूत्र स्ट्रिंग के बाईं ओर नामों का क्षेत्र है। डिफ़ॉल्ट रूप से, इसमें, जब सीमा का चयन किया जाता है, तो पहले चयनित सेल के निर्देशांक प्रदर्शित होते हैं। हम सिर्फ हमारे उद्देश्यों के लिए नाम दर्ज कर रहे हैं, जिन्हें हम अधिक उपयुक्त मानते हैं। नाम के लिए मुख्य आवश्यकताएं यह है कि यह पुस्तक के भीतर अद्वितीय है, इसमें अंतर नहीं था और पत्र के साथ जरूरी रूप से शुरू हुआ। अब इस आइटम की पहचान की गई सीमा की पहचान की जाएगी।
अब, "स्रोत" क्षेत्र में डेटा सत्यापन विंडो में, आपको "=" प्रतीक स्थापित करने की आवश्यकता है, और उसके बाद उस नाम को दर्ज करने के तुरंत बाद हमने सीमा को असाइन किया है। कार्यक्रम तुरंत नाम और सरणी के बीच संबंधों की पहचान करता है, और इसमें स्थित सूची खींच जाएगा।
लेकिन यदि आप "स्मार्ट" तालिका में परिवर्तित करते हैं तो सूची का उपयोग करने के लिए अधिक कुशलता से उपयोग किया जाएगा। ऐसी तालिका में, मूल्यों को बदलना आसान होगा, जिससे स्वचालित रूप से सूची आइटम बदल रहे हों। इस प्रकार, यह सीमा वास्तव में एक प्रतिस्थापन तालिका में बदल जाएगी।
रेंज को "स्मार्ट" तालिका में बदलने के लिए, इसे चुनें और इसे होम टैब में ले जाएं। वहां, बटन पर मिट्टी "एक तालिका के रूप में प्रारूप", जिसे "शैलियों" ब्लॉक में टेप पर रखा गया है। एक बड़ा शैली समूह खुलता है। तालिका की कार्यक्षमता पर, किसी विशेष शैली की पसंद किसी को प्रभावित नहीं करती है, और इसलिए उनमें से कोई भी चुनें।
उसके बाद, एक छोटी सी खिड़की खुलती है, जिसमें चयनित सरणी का पता होता है। यदि चयन सही ढंग से किया गया था, तो कुछ भी बदलने की जरूरत नहीं है। चूंकि हमारी सीमा में कोई शीर्षलेख नहीं है, फिर "शीर्षकों वाली तालिका" आइटम नहीं होना चाहिए। हालांकि विशेष रूप से आपके मामले में, यह संभव है, शीर्षक लागू किया जाएगा। तो हम बस "ओके" बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
उसके बाद, सीमा को तालिका के रूप में स्वरूपित किया जाएगा। यदि इसे आवंटित किया गया है, तो आप नामों के क्षेत्र में देख सकते हैं, कि वह नाम स्वचालित रूप से असाइन किया गया था। इस नाम का उपयोग डेटा सत्यापन विंडो में पहले वर्णित एल्गोरिदम के अनुसार "स्रोत" क्षेत्र में डालने के लिए किया जा सकता है। लेकिन, अगर आप किसी अन्य नाम का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप इसे नाम के नाम पर बदल सकते हैं।
यदि सूची किसी अन्य पुस्तक में पोस्ट की गई है, तो इसके सही प्रतिबिंब के लिए फ़ंक्शन DVSL को लागू करने के लिए आवश्यक है। निर्दिष्ट ऑपरेटर का उद्देश्य टेक्स्ट फॉर्म में शीट तत्वों के लिए "superabsolite" संदर्भ बनाने का इरादा है। असल में, प्रक्रिया को पहले वर्णित मामलों के समान ही किया जाएगा, केवल "=" के बाद केवल "स्रोत" क्षेत्र में ऑपरेटर का नाम निर्दिष्ट करना चाहिए - "DVSSL"। उसके बाद, कोष्ठक में, सीमा का पता पुस्तक और शीट के नाम सहित इस फ़ंक्शन के तर्क के रूप में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। दरअसल, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।
- इस पर हम डेटा सत्यापन विंडो में "ओके" बटन पर क्लिक करके प्रक्रिया को समाप्त कर सकते हैं, लेकिन यदि आप चाहें, तो आप फॉर्म को बेहतर बना सकते हैं। डेटा सत्यापन विंडो के "दर्ज करने के लिए संदेश" अनुभाग पर जाएं। यहां "संदेश" क्षेत्र में आप उस पाठ को लिख सकते हैं जो उपयोगकर्ता कर्सर को पत्ती तत्व को ड्रॉप-डाउन सूची के साथ देखेंगे। हम उस संदेश को लिखते हैं जिसे हम इसे आवश्यक मानते हैं।
- इसके बाद, हम "त्रुटि संदेश" अनुभाग में जाते हैं। यहां "संदेश" क्षेत्र में, आप उस पाठ को दर्ज कर सकते हैं जिसे उपयोगकर्ता गलत डेटा दर्ज करने का प्रयास करते समय देखता है, यानी, ड्रॉप-डाउन सूची में कोई भी डेटा गुम है। "व्यू" क्षेत्र में, आप चेतावनी के साथ आइकन का चयन कर सकते हैं। "ओके" पर संदेश और मिट्टी का पाठ दर्ज करें।
पाठ: एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं
प्रदर्शन संचालन
अब आइए पता लगाएं कि हमारे द्वारा बनाए गए टूल के साथ कैसे काम किया जाए।
- यदि हम कर्सर को किसी भी पत्ते तत्व पर सेट करते हैं, जिस पर दूरी लागू की गई है, तो हम डेटा सत्यापन विंडो में पहले हमारे द्वारा पेश किए गए सूचनात्मक संदेश को देखेंगे। इसके अलावा, त्रिभुज के रूप में एक पिक्चरोग्राम सेल के दाईं ओर दिखाई देगा। यह है कि यह लिस्टिंग तत्वों के चयन तक पहुंचने के लिए कार्य करता है। इस त्रिकोण पर मिट्टी।
- उस पर क्लिक करने के बाद, वस्तुओं की सूची से मेनू खुला होगा। इसमें सभी आइटम शामिल हैं जो पहले डेटा सत्यापन विंडो के माध्यम से किए गए थे। वह विकल्प चुनें जिसे हम इसे आवश्यक मानते हैं।
- चयनित विकल्प सेल में प्रदर्शित किया जाएगा।
- अगर हम किसी सेल में प्रवेश करने का प्रयास करते हैं जो सूची में अनुपस्थित है, तो यह क्रिया अवरुद्ध हो जाएगी। साथ ही, यदि आपने डेटा सत्यापन विंडो में एक चेतावनी संदेश का योगदान दिया है, तो यह स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है। आपको चेतावनी विंडो में "रद्द करें" बटन पर क्लिक करना होगा और सही डेटा दर्ज करने के अगले प्रयास के साथ।
इस तरह, यदि आवश्यक हो, तो पूरी तालिका भरें।
एक नया तत्व जोड़ना
लेकिन मुझे अभी तक एक नया तत्व जोड़ने की क्या ज़रूरत है? यहां क्रियाएं इस बात पर निर्भर करती हैं कि आपने डेटा सत्यापन विंडो में एक सूची कैसे बनाई है: मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया या तालिका सरणी से खींचा गया।
- यदि सूची के गठन के लिए डेटा को टेबल सरणी से खींचा जाता है, तो उस पर जाएं। सीमा की सीमा का चयन करें। यदि यह एक "स्मार्ट" तालिका नहीं है, लेकिन डेटा की एक साधारण श्रृंखला है, तो आपको सरणी के बीच में एक स्ट्रिंग डालने की आवश्यकता है। यदि आप "स्मार्ट" तालिका लागू करते हैं, तो इस मामले में यह पहली पंक्ति में वांछित मूल्य दर्ज करने के लिए पर्याप्त है और इस लाइन को तुरंत टेबल सरणी में शामिल किया जाएगा। यह सिर्फ "स्मार्ट" तालिका का लाभ है, जिसे हमने ऊपर वर्णित किया है।
लेकिन मान लीजिए कि हम नियमित सीमा का उपयोग करके एक और जटिल अवसर से निपट रहे हैं। इसलिए, हम निर्दिष्ट सरणी के बीच में सेल को हाइलाइट करते हैं। यही है, इस सेल के ऊपर और इसके तहत सरणी की अधिक लाइनें होनी चाहिए। दाहिने माउस बटन के साथ नामित टुकड़ा पर मिट्टी। मेनू में, "पेस्ट ..." विकल्प का चयन करें।
- एक विंडो शुरू होती है, जहां सम्मिलित ऑब्जेक्ट का चयन किया जाना चाहिए। "स्ट्रिंग" विकल्प का चयन करें और "ओके" बटन पर क्लिक करें।
- तो, खाली स्ट्रिंग जोड़ा गया है।
- वह मान दर्ज करें जिसे हम ड्रॉप-डाउन सूची में प्रदर्शित करना चाहते हैं।
- उसके बाद, हम टैबलेटोमा सरणी पर वापस आते हैं, जो ड्रॉप-डाउन सूची रखता है। त्रिभुज पर क्लिक करके, सरणी के किसी भी सेल के दाईं ओर, हम देखते हैं कि पहले से मौजूद मौजूदा सूची आइटम के लिए आवश्यक मूल्य जोड़ा गया था। अब, यदि आप चाहें, तो आप तालिका तत्व में सम्मिलित करना चुन सकते हैं।
लेकिन क्या करना है यदि मूल्यों की सूची एक अलग तालिका से नहीं कड़ी है, लेकिन मैन्युअल रूप से बनाया गया था? इस मामले में एक आइटम जोड़ने के लिए, इसका अपना स्वयं का एल्गोरिदम भी है।
- हम पूरी तालिका सीमा को हाइलाइट करते हैं, जिन तत्वों में ड्रॉप-डाउन सूची स्थित है। "डेटा" टैब पर जाएं और "डेटा के साथ काम" समूह में फिर से "डेटा सत्यापन" बटन पर क्लिक करें।
- सत्यापन विंडो शुरू हो गई है। हम "पैरामीटर" अनुभाग में जाते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, यहां सभी सेटिंग्स बिल्कुल वही हैं जैसे हमने उन्हें पहले रखा था। हमें इस मामले में "स्रोत" में दिलचस्पी होगी। हम एक अल्पविराम (;) मान या मानों के माध्यम से एक सूची के माध्यम से पहले से ही एक सूची में जोड़ते हैं जो हम ड्रॉप-डाउन सूची में देखना चाहते हैं। मिट्टी को "ठीक" में जोड़ने के बाद।
- अब, अगर हम तालिका सरणी में ड्रॉप-डाउन सूची खोलते हैं, तो हम वहां एक मूल्य दिखाई देंगे।
हटाने आइटम
तत्व की सूची को हटाने से बिल्कुल एक ही एल्गोरिदम पर जोड़ा जाता है।
- यदि डेटा तालिका सरणी से कड़ा हो जाता है, तो फिर इस तालिका पर जाएं और मिट्टी उस सेल पर राइट-क्लिक करें जहां मूल्य हटाया जा सकता है। संदर्भ मेनू में, "हटाएं ..." विकल्प पर पसंद को रोकें।
- एक विंडो रिमूवल विंडो लगभग उसी के समान है जिसे हमने उन्हें जोड़ते समय देखा है। यहां हम स्विच को "ठीक" पर "स्ट्रिंग" स्थिति और मिट्टी पर सेट करते हैं।
- एक तालिका सरणी से एक स्ट्रिंग, जैसा कि हम देख सकते हैं, हटा दिया।
- अब हम उस तालिका में वापस आते हैं जहां ड्रॉप-डाउन सूची वाली कोशिकाएं होती हैं। किसी भी सेल के दाईं ओर त्रिभुज में मिट्टी। बंद सूची में हम देखते हैं कि दूरस्थ वस्तु अनुपस्थित है।
यदि डेटा को मैन्युअल रूप से डेटा चेक विंडो में जोड़ा गया था, तो मुझे क्या करना चाहिए, और अतिरिक्त तालिका का उपयोग नहीं किया गया है?
- हम ड्रॉप-डाउन सूची के साथ तालिका को हाइलाइट करते हैं और मानों के चेक बॉक्स पर जाते हैं, जैसा कि हमने पहले पहले ही किया है। निर्दिष्ट विंडो में, हम "पैरामीटर" अनुभाग में जाते हैं। "स्रोत" क्षेत्र में, हम कर्सर को उस मूल्य को आवंटित करते हैं जिसे आप हटाना चाहते हैं। फिर कीबोर्ड पर हटाएं बटन दबाएं।
- तत्व हटा दिए जाने के बाद, "ओके" पर क्लिक करें। अब यह ड्रॉप-डाउन सूची में नहीं होगा, जैसा कि हमने एक तालिका के साथ कार्यों के पिछले संस्करण में देखा है।
पूर्ण हटाने
साथ ही, ऐसी स्थितियां हैं जहां ड्रॉप-डाउन सूची को पूरी तरह से हटा दिया जाना चाहिए। यदि इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि दर्ज किया गया डेटा सहेजा गया है, तो हटाने बहुत आसान है।
- हम पूरे सरणी को आवंटित करते हैं जहां ड्रॉप-डाउन सूची स्थित है। "होम" टैब पर जा रहा है। संपादन इकाई में रिबन पर रखा गया "साफ़ करें" आइकन पर क्लिक करें। खुलने वाले मेनू में, "सभी साफ़ करें" स्थिति का चयन करें।
- जब यह क्रिया शीट के चयनित तत्वों में चुनी जाती है, तो सभी मान हटा दिए जाएंगे, स्वरूपण को साफ किया जाएगा, और कार्य का मुख्य लक्ष्य पहुंचा जाएगा: ड्रॉप-डाउन सूची हटा दी जाएगी और अब आप किसी भी मान को दर्ज कर सकते हैं सेल में मैन्युअल रूप से।
इसके अतिरिक्त, यदि उपयोगकर्ता को दर्ज डेटा को सहेजने की आवश्यकता नहीं है, तो ड्रॉप-डाउन सूची को हटाने का एक और विकल्प है।
- हम खाली कोशिकाओं की सीमा को हाइलाइट करते हैं, जो ड्रॉप-डाउन सूची के साथ सरणी तत्वों की सीमा के बराबर है। "होम" टैब में स्थानांतरित और वहां मैं "कॉपी" आइकन पर क्लिक करता हूं, जिसे "एक्सचेंज बफर" में रिबन पर स्थानीयकृत किया जाता है।
इसके अलावा, इस कार्रवाई के बजाय, आप दाएं माउस बटन द्वारा नामित खंड पर क्लिक कर सकते हैं और "कॉपी" विकल्प पर रोक सकते हैं।
चयन के तुरंत बाद भी आसान, CTRL + C बटन का सेट लागू करें।
- उसके बाद, हम उस तालिका सरणी के उस टुकड़े को आवंटित करते हैं, जहां ड्रॉप-डाउन तत्व स्थित होते हैं। हम "एक्सचेंज बफर" खंड में होम टैब में टेप पर स्थानीयकृत "सम्मिलित करें" बटन पर क्लिक करते हैं।
क्रियाओं का दूसरा विकल्प सही माउस बटन को हाइलाइट करना और सम्मिलित पैरामीटर समूह में "डालने" विकल्प पर चयन को रोकना है।
अंत में, वांछित कोशिकाओं को बस नामित करना और CTRL + V बटन का संयोजन टाइप करना संभव है।
- मूल्यों और ड्रॉप-डाउन सूचियों वाली कोशिकाओं के बजाय उपरोक्त चरणों में से किसी एक के साथ, एक बिल्कुल साफ टुकड़ा डाला जाएगा।
यदि आप चाहें, तो आप एक खाली सीमा डाल सकते हैं, लेकिन डेटा के साथ एक प्रतिलिपि खंड। ड्रॉप-डाउन सूचियों की कमी यह है कि वे सूची में मैन्युअल रूप से डेटा गायब नहीं हो सकते हैं, लेकिन उन्हें कॉपी और डाला जा सकता है। इस मामले में, डेटा सत्यापन काम नहीं करेगा। इसके अलावा, जैसा कि हमने पाया, ड्रॉप-डाउन सूची की संरचना स्वयं नष्ट हो जाएगी।
अक्सर, अभी भी ड्रॉप-डाउन सूची को हटाना आवश्यक है, लेकिन साथ ही साथ उन मानों को छोड़कर जो इसे पेश किए गए थे, और स्वरूपण। इस मामले में, निर्दिष्ट भरने के उपकरण को हटाने के लिए अधिक सही कदम किए जाते हैं।
- हम पूरे खंड को हाइलाइट करते हैं जिसमें ड्रॉप-डाउन सूची वाले तत्व स्थित हैं। "डेटा" टैब और मिट्टी को "डेटा चेक" आइकन पर स्थानांतरित करना, जो हमें याद है, "डेटा के साथ काम करने" समूह में टेप पर स्थित है।
- इनपुट डेटा की एक नई परिचित परीक्षण विंडो खुलती है। निर्दिष्ट उपकरण के किसी भी भाग में होने के नाते, हमें एक ही क्रिया करने की आवश्यकता है - "सभी साफ़ करें" बटन पर क्लिक करें। यह खिड़की के निचले बाएँ कोने में स्थित है।
- इसके बाद, डेटा सत्यापन विंडो को अपने ऊपरी दाएं कोने में एक क्रॉस या विंडो के नीचे "ठीक" बटन के रूप में मानक बंद करने वाले बटन पर क्लिक करके बंद किया जा सकता है।
- फिर हम किसी भी कोशिका को आवंटित करते हैं जिनमें ड्रॉप-डाउन सूची पहले रखी गई है। जैसा कि हम देखते हैं, अब किसी आइटम का चयन करते समय कोई संकेत नहीं है, न ही एक त्रिभुज सेल के दाईं ओर सूची को कॉल करने के लिए। लेकिन साथ ही, स्वरूपण छेड़छाड़ रहता है और सूची का उपयोग करके दर्ज किए गए सभी मान छोड़ दिए जाते हैं। इसका मतलब यह है कि कार्य के साथ हमने सफलतापूर्वक कॉपी किया: एक उपकरण जिसे हमें और अधिक की आवश्यकता नहीं है, हटा दी गई है, लेकिन उनके काम के परिणाम पूर्णांक बने रहे।
जैसा कि आप देख सकते हैं, ड्रॉप-डाउन सूची तालिका में डेटा की शुरूआत की सुविधा प्रदान कर सकती है, साथ ही गलत मानों की शुरूआत को रोक सकती है। यह तालिकाओं को भरते समय त्रुटियों की संख्या को कम करेगा। यदि आपको इसके अतिरिक्त कोई मूल्य जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप हमेशा एक संपादन प्रक्रिया कर सकते हैं। संपादन विकल्प सृजन विधि पर निर्भर करेगा। तालिका में भरने के बाद, आप ड्रॉप-डाउन सूची को हटा सकते हैं, हालांकि ऐसा करना आवश्यक नहीं है। अधिकांश उपयोगकर्ता टेबल के अंत के बाद भी इसे छोड़ना पसंद करते हैं।