כאשר עובדים ב- Eccelle, כמה טבלאות להשיג גודל מרשים למדי. זה מוביל לעובדה כי גודל המסמך גדל, לפעמים אפילו תריסר מגה בייט ועוד. גידול במשקל של ספר ה- Excel מוביל לא רק לעלייה במקומו שנכבש בדיסק הקשיח, אך חשוב עוד יותר, לאט יותר את מהירות ביצוע פעולות ותהליכים שונים. במילים פשוטות, כאשר עובדים עם מסמך כזה, תוכנית Excel מתחילה להאט. לכן, השאלה של אופטימיזציה והפחתת ספרים כאלה הופך להיות רלוונטי. בואו להבין איך לצמצם את גודל הקובץ ב- Excele.
הליך הפחתת גודל הספר
אופטימיזציה של הקובץ הנלן צריך להיות מיד במספר כיוונים. משתמשים רבים אינם מזהים, אבל לעתים קרובות הספר Excel מכיל מידע מיותר רבים. כאשר הקובץ קטן עבור זה, אף אחד לא משלם תשומת לב מיוחדת לכך, אבל אם המסמך הפך מסורבל, יש צורך לייעל אותו בכל הפרמטרים האפשריים.שיטה 1: הפחתת טווח ההפעלה
טווח ההפעלה הוא האזור, הפעולות שבהן אני זוכר Excel. אם המסמך סומך, התוכנית מחייכת מחדש את כל התאים של סביבת העבודה. אבל זה לא תמיד תואם לטווח שבו המשתמש באמת עובד. לדוגמה, פער שנשלח באופן בלתי הולם הרחק מהטבלה ירחיב את גודל הטווח ההפעלה לאלמנט שבו נמצא פער זה. מתברר כי Excel כאשר חישוב מחדש בכל פעם שזה יטפל חבורה של תאים ריקים. בואו נראה איך בעיה זו ניתן לבטל את הדוגמה של שולחן מסוים.
- בהתחלה, תסתכל על המשקל שלו לפני אופטימיזציה, כדי להשוות את מה שהוא יהיה לאחר ההליך מבוצע. זה יכול להיעשות על ידי העברת הכרטיסייה "קובץ". עבור אל הקטע "פרטים". בצד ימין של החלון שפתח את המאפיינים הבסיסיים של הספר. המאפיינים הראשונים הם הגודל של המסמך. כפי שאנו רואים, במקרה שלנו זה 56.5 קילובייטים.
- קודם כל, זה צריך להימצח איך סביבת העבודה האמיתית שונה מזה כי הוא באמת צריך על ידי המשתמש. זה די פשוט לעשות את זה. אנחנו הופכים לכל תא של הטבלה והקלד Ctrl + סוף שילוב מפתח. Excel מיד עובר לתא האחרון, אשר התוכנית רואה את האלמנט הסופי של סביבת העבודה. כפי שאתה יכול לראות, באופן ספציפי, המקרה שלנו הוא קו 913383. בהתחשב בטבלה תופסת רק שישה שורות ראשונות, ניתן לציין את העובדה כי 913377 שורות, למעשה, עומס חסר תועלת, אשר לא רק מגדיל את גודל הקובץ , אבל בשל חישוב קבוע של כל טווח התוכנית בעת ביצוע כל פעולה מובילה להאטה בעבודה על המסמך.
כמובן, במציאות, פער גדול כזה בין טווח העבודה בפועל לבין העובדה ש- Excel מקבלת כי הוא נדיר למדי, ולקחנו מספר רב של שורות גדולות לבהירות. אמנם, לפעמים יש אפילו מקרים כאשר אזור העלים כולו נחשב לחומר.
- כדי לחסל את הבעיה, אתה צריך להסיר את כל השורות החל ריק ריק עד סוף הסדין. לשם כך, בחר את התא הראשון, שהוא מיד מתחת לטבלה, והקלד את מקש Ctrl + Shift + חץ.
- כפי שאנו יכולים לראות, לאחר מכן כל האלמנטים של העמודה הראשונה, החל מהתא שצוין ועד סוף השולחן הוקצו. לאחר מכן לחץ על לחצן העכבר הזכות לתוכן. בתפריט ההקשר שנפתח, בחר "מחק".
משתמשים רבים מנסים למחוק על ידי לחיצה על לחצן מחק במקלדת, אך זה לא נכון. פעולה זו מנקה את תוכן התאים, אך אינה מסירה אותם בעצמם. לכן, במקרה שלנו זה לא יעזור.
- לאחר שבחרת את הפריט "מחק ..." בתפריט ההקשר, נפתח חלון הסרת תאים קטן. אני מגדיר את המתג למיקום "מחרוזת" בו ולחץ על הלחצן אישור.
- כל שורות הטווח שהוקצו הוסרו. הקפד להתייבש את הספר על ידי לחיצה על סמל תקליטון בפינה השמאלית העליונה של החלון.
- עכשיו בואו נראה איך זה עזר לנו. אנו מקצים כל תא של הטבלה והקלד את שילוב המקשים CTRL + END. כפי שאתה יכול לראות, Excel הקצתה את התא האחרון של השולחן, כלומר, זה עכשיו זה האלמנט האחרון של סביבת עבודה עלים.
- עכשיו אנחנו עוברים לסעיף "פרטים" של הכרטיסייה "קובץ" כדי לגלות כמה המשקל של המסמך שלנו ירד. כפי שאתה יכול לראות, זה עכשיו 32.5 KB. נזכיר כי לפני הליך האופטימיזציה, הגודל שלו היה 56.5 KB. לכן, זה צומצם על ידי יותר מ -1.7 פעמים. אבל במקרה זה, ההישג העיקרי אינו אפילו ירידה במשקל הקובץ, והעובדה שהתוכנית פטורה כעת מחשיש מחדש את הטווח שלא נעשה בו שימוש, אשר יגדיל באופן משמעותי את שיעור העיבוד של המסמך.
אם בספר כמה גיליונות אתה עובד, אתה צריך לנהל הליך דומה עם כל אחד מהם. זה אפילו עוד יותר להפחית את גודל המסמך.
שיטה 2: ביטול עיצוב מיותר
גורם חשוב נוסף שעושה את מסמך Excel הוא כבד, הוא עיצוב מיותר. זה כולל את השימוש בסוגים שונים של גופנים, גבולות, פורמטים מספריים, אבל קודם כל זה נוגע לשפוך של תאים בצבעים שונים. אז לפני כן פורמט את הקובץ, אתה צריך לחשוב פעמיים, ואם יש צורך לעשות את זה או בלי הליך זה קל לעשות.
זה נכון במיוחד של ספרים המכילים כמות גדולה של מידע כי הם כבר יש גודל ניכר. הוספת עיצוב לספר עשויה להגדיל את משקלו אפילו מספר פעמים. לכן, אתה צריך לבחור את "הזהב" באמצע בין הנראות של הצגת מידע במסמך לבין גודל הקובץ, כדי להשתמש בעיצוב רק היכן הוא הכרחי באמת.
גורם נוסף הקשור לעיצוב, משקל משקל, הוא כי כמה משתמשים מעדיפים לעצב את התאים "עם מרווח". כלומר, הם לא רק את השולחן עצמו, אלא גם את הטווח כי הוא תחת זה, לפעמים אפילו עד סוף הסדין, עם חישוב העובדה כי כאשר קווי חדשים יתווספו לשולחן, זה לא יהיה הכרחי כדי לעצב אותם בכל פעם.
אבל זה לא ידוע כאשר יתווספו קווים חדשים וכמה יתווספו, ועיצוב ראשוני כזה אתה לוקח את הקובץ כבר עכשיו, אשר ישפיע לרעה במהירות ובמהירות העבודה עם מסמך זה. לכן, אם יש לך ליישם עיצוב לתאים ריקים שאינם נכללים בטבלה, יש להסיר אותו.
- קודם כל, אתה צריך להדגיש את כל התאים הממוקמים מתחת לטווח עם נתונים. לשם כך, לחץ על מספר המחרוזת הריקה הראשונה בלוח הקואורדינטות האנכי. הקצו את כל הקו. לאחר מכן, אנו מיישמים את השילוב המוכר כבר של מקשים חמים Ctrl + Shift + למטה למטה.
- לאחר מכן, טווח השורה כולו נמוך יותר מאשר חלק מהטבלה מלאה בנתונים, מתעוררים מודגשים. להיות בכרטיסייה "דף הבית", לחץ על הסמל "נקה", הנמצא על הקלטת בסרגל הכלים הערוך. תפריט קטן נפתח. בחר במיקום "נקה פורמטים".
- לאחר פעולה זו בכל התאים של טווח ההוקצה, יימחקו עיצוב.
- באותו אופן, אתה יכול להסיר עיצוב מיותר בטבלה עצמה. לשם כך, בחר תאים בודדים או טווח שבו אנו רואים עיצוב המינימום שימושי, לחץ על הלחצן "נקה" על הקלטת ובחר פריט "נקה פורמטים" מהרשימה.
- כפי שניתן לראות, עיצוב בטווח הנבחר של הטבלה הוסר לחלוטין.
- לאחר מכן, אנו מחזירים את הטווח הזה כמה אלמנטים עיצוב שאנו רואים רלוונטי: גבולות, פורמטים מספריים, וכו '
הפעולות המתוארות לעיל תעזור להפחית באופן משמעותי את גודל הספר של Excel ולהאיץ את העבודה בו. אבל עדיף להשתמש בתחילה עיצוב רק במקום שבו הוא באמת מתאים והכרחי מאשר לבלות זמן כדי לייעל את המסמך.
שיעור: עיצוב שולחנות ב- Excel
שיטה 3: הסרת קישורים
במסמכים מסוימים, מספר גדול מאוד של קישורים מהמקום שבו הם הידקים הערכים. זה יכול גם להאט ברצינות את מהירות העבודה בהם. במיוחד מושפעים מאוד על ידי הפניות חיצוניות לספרים אחרים, אם כי הפניות פנימיות גם משתקפים שלילי בביצועים. אם המקור מגיע מהמקום שבו הקישור לוקח מידע אינו מתעדכן כל הזמן, כלומר, המשמעות להחליף כתובות התייחסות בתאים לערכים רגילים. זה מסוגל להגדיל את מהירות העבודה עם המסמך. קישור או ערך נמצאים בתא מסוים, בשורת הנוסחה לאחר בחירת הפריט.
- בחר את האזור הכלול על ידי הפניות. להיות בכרטיסייה דף הבית, לחץ על כפתור "העתק" אשר ממוקם על הקלטת בקבוצה הגדרות הלוח.
לחלופין, לאחר בחירת טווח, באפשרותך להשתמש בשילוב של מקשים חמים Ctrl + C.
- לאחר שהנתונים הועתקו, אל תסיר את הבחירה מהאזור ולחץ על הלחצן העכבר הימני. תפריט ההקשר הוא השיקה. בתוכו, בבלוק "הוספת הגדרות", עליך ללחוץ על סמל "ערכים". יש לה מראה של pictograms עם המספרים המתוארים.
- לאחר מכן, כל ההתייחסויות באזור ייעודי יוחלפו בערכים סטטיסטיים.
אבל אתה צריך לזכור כי אפשרות זו לייעל את הספר Excel הוא לא תמיד מקובל. זה יכול להיות מיושם רק כאשר הנתונים ממקור המקורי אינם דינמיים, כלומר, הם לא ישתנו עם הזמן.
שיטה 4: שינויים בפורמט
דרך נוספת להפחית באופן משמעותי את גודל הקובץ היא לשנות את הפורמט שלה. שיטה זו, כנראה, רוב כל עוזר לסחוט את הספר, אם כי יש צורך גם להשתמש באפשרויות הנ"ל במתחם.
ב- Excel ישנם מספר פורמטים "ילידים" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. פורמט XLS היה הארכה הבסיסית עבור גרסת התוכנית של Excel 2003 ומקומו. הוא כבר מיושן, אבל בכל זאת, משתמשים רבים עדיין ממשיכים להיות מיושמים. בנוסף, ישנם מקרים כאשר אתה צריך לחזור לעבודה עם קבצים ישנים אשר נוצרו לפני שנים רבות אפילו בהעדר פורמטים מודרניים. שלא לדבר על העובדה כי תוכניות רבות של צד שלישי פועלות עם ספרים עם הרחבה זו, אשר לא יודעים כיצד לעבד אפשרויות מאוחר יותר עבור מסמכים Excel.
יש לציין כי ספר הרחבת XLS יש גודל גדול הרבה יותר מאשר אנלוגי הנוכחי של פורמט XLSX, אשר בזמן הנוכחי Excel משתמשת כעיקר. קודם כל, זה בשל העובדה כי xlsx קבצים הם למעשה ארכיונים דחוסים. לכן, אם אתה משתמש בתוסף XLS, אבל אתה רוצה להפחית את המשקל של הספר, אז זה יכול להיעשות פשוט לעצור אותו בפורמט XLSX.
- כדי להמיר את המסמך מתבנית XLS לפורמט XLSX, עבור אל הכרטיסייה קובץ.
- בחלון שנפתח, אני מיד לשים לב לסעיף "פרטים", שם הוא צוין כי כיום המשקל של המסמך הוא 40 KB. לאחר מכן, לחץ על השם "שמור בשם ...".
- חלון שמור נפתח. אם אתה רוצה, אתה יכול ללכת לספרייה החדשה, אבל רוב המשתמשים נוחים יותר לאחסן מסמך חדש באותו מקום שבו קוד המקור. שם הספר, אם תרצה, ניתן לשנות את "שם הקובץ", אם כי אין צורך בכך. הדבר החשוב ביותר בהליך זה הוא להגדיר את "סוג קובץ" שדה "Excel (.xlsx)" הספר. לאחר מכן, באפשרותך ללחוץ על הלחצן "אישור" בתחתית החלון.
- לאחר חיסכון מיוצר, עבור אל "פרטים" קטע של הכרטיסייה קובץ כדי לראות כמה משקל ירד. כפי שאתה יכול לראות, זה עכשיו 13.5 kbytes נגד 40 kbytes לפני הליך ההמרה. כלומר, אחד רק חיסכון בפורמט מודרני אפשר לסחוט את הספר כמעט שלוש פעמים.
בנוסף, יש עוד פורמט XLSB מודרני או ספר בינארי ב Excele. בתוכו, המסמך נשמר בקידוד בינארי. קבצים אלה שוקלים אפילו פחות ספרים בפורמט XLSX. בנוסף, השפה שבה הם נרשמים הקרובים ביותר לתוכנית Excel. לכן, זה עובד עם ספרים כגון מהר יותר מאשר עם כל סיומת אחרת. במקביל, ספר הפורמט שצוין על הפונקציונליות ועל האפשרויות של שימוש בכלים שונים (עיצוב, פונקציות, גרפים וכו ') אינו נחות לפורמט XLSX וחרג על פורמט XLS.
הסיבה העיקרית מדוע XLSB לא הפך את פורמט ברירת המחדל ב- Excel היא כי תוכניות צד שלישי הם כמעט מסוגלים לעבוד עם זה. לדוגמה, אם אתה צריך לייצא מידע מ Excel לתוך תוכנית 1C, זה יכול להיעשות עם xlsx או מסמכים XLS, אבל לא עם xlsb. אבל, אם אתה לא מתכנן להעביר נתונים לכל תוכנית צד שלישי, אתה יכול בבטחה לשמור את המסמך בפורמט XLSB. זה יאפשר לך להפחית את גודל המסמך ולהגדיל את מהירות העבודה בו.
ההליך לשמירת הקובץ בהרחבת XLSB דומה לזו שעשינו כדי להרחיב את XLSX. בכרטיסייה "קובץ", לחץ על "שמור בשם ...". בחלון החיסכון שנפתח בשדה "סוג קובץ", עליך לבחור את האפשרות "ספר Excel (* .xlsb)". לאחר מכן לחץ על הלחצן "שמור".
אנו מסתכלים על המשקל של המסמך בסעיף "פרטים". כפי שאתה יכול לראות, זה ירד עוד יותר והוא עכשיו רק 11.6 KB.
סיכום את התוצאות הכלליות, אנו יכולים לומר שאם אתה עובד עם קובץ XLS, אז הדרך היעילה ביותר להפחית את הגודל שלה הוא אנרגטי ב- XLSX מודרני או XLSB פורמטים. אם אתה כבר משתמש בנתוני הרחבת קבצים, ולאחר מכן כדי להפחית את המשקל שלהם, עליך להגדיר כראוי את סביבת העבודה, להסיר עיצוב עודף והפניות מיותרות. אתה תקבל את התשואה הגדולה ביותר אם אתה מייצר את כל הפעולות האלה במתחם, ולא להגביל את עצמך לאפשרות אחת.