יצירת רשימות נפתחות מאפשרות לא רק כדי לחסוך זמן בעת בחירת אפשרות בתהליך של מילוי טבלאות, אלא גם כדי להגן על עצמך מפני ביצוע שגויות של נתונים שגויים. זהו כלי נוח מאוד ומעשי. בואו לגלות איך להפעיל אותו ב- Excel, וכיצד להשתמש בו, כמו גם לברר כמה ניואנסים אחרים של טיפול בו.
שימוש ברשימות נפתחות
בעקבות, או כפי שהוא מקובל לדבר, הרשימות הנפתחות משמשים לרוב בלוחות. בעזרתם, תוכל להגביל את טווח הערכים שבוצעו במערך הטבלה. הם מאפשרים לך לבחור לבצע ערך של רק מתוך רשימה מוכנה מראש. זה מאיץ בו זמנית את ההליך לביצוע נתונים ומגן מפני שגיאה.נוהל ליצירה
קודם כל, בואו לגלות כיצד ליצור רשימה נפתחת. זה הכי קל לעשות זאת עם כלי המכונה "בדיקת נתונים".
- אנו מדגישים את העמודה של מערך הטבלה, בתאים שבהם מתוכננת להציב את הרשימה הנפתחת. נע לתוך הכרטיסייה "נתונים" וחומר על כפתור "בדוק נתונים". הוא מקומי על הסרט "עובד עם נתונים" בלוק.
- חלון "אימות" מתחיל. עבור אל הקטע "פרמטרים". באזור "סוג נתונים" מהרשימה, בחר באפשרות "רשימה". לאחר מכן, אנחנו עוברים לשדה "מקור". כאן עליך לציין קבוצת שמות המיועדים לשימוש ברשימה. שמות אלה יכולים להיעשות באופן ידני, ואתה יכול לציין קישור אליהם אם הם כבר פורסמו ב- Excel במקום אחר.
אם נבחרה כניסה ידנית, כל פריט רשימה נדרשת להיכנס לאזור מעל נקודה פסיק (;).
אם ברצונך להדק את הנתונים ממערך טבלה קיים, עליך לעבור אל הסדין שבו הוא נמצא (אם הוא ממוקם מאידך גיסא), שים את הסמן לאזור "מקור" של חלון אימות הנתונים , ולאחר מכן להדגיש את מערך התאים שבו נמצא הרשימה. חשוב שכל תא נפרד נמצא פריט רשימה נפרדת. לאחר מכן, יש להציג את הקואורדינטות של טווח שצוין באזור "מקור".
אפשרות נוספת להתקנת התקשורת היא המשימה של המערך עם רשימת השם. בחר בטווח שבו מצוינים ערכי הנתונים. משמאל למחרוזת הנוסחה הוא שטח השמות. כברירת מחדל, בתוכו, כאשר טווח נבחר, יוצגו הקואורדינטות של התא הראשון שנבחר. אנחנו פשוט נכנסים לשם למטרות שלנו, אשר אנו רואים יותר מתאים. הדרישות העיקריות עבור השם היא שזה ייחודי בתוך הספר, לא היו פערים בהכרח החלה עם המכתב. עכשיו, כי טווח שאנחנו זוהו לפני פריט זה יזוהו.
עכשיו, בחלון אימות הנתונים באזור "מקור", אתה צריך להתקין את "=" סמל, ולאחר מכן מיד לאחר זה כדי להזין את השם הקצנו את הטווח. התוכנית מזהה מיד את הקשר בין השם והמערך, ותמשוך את הרשימה הממוקמת בו.
אבל הרבה יותר יעיל ישמש כדי להשתמש ברשימה אם אתה להמיר את "חכם" שולחן. בטבלה כזו, יהיה קל יותר לשנות את הערכים, ובכך לשנות באופן אוטומטי את פריטי הרשימה. לכן, טווח זה יהיה למעשה להפוך לשולחן החלפה.
כדי להמיר את הטווח לתוך טבלה "חכמה", בחר אותו ולהעביר אותו לשונית הבית. שם, חימר על הכפתור "פורמט כמו שולחן", אשר ממוקם על הקלטת בלוק "סגנונות". קבוצה גדולה בסגנון נפתחת. על הפונקציונליות של השולחן, הבחירה של סגנון מסוים אינה משפיעה על אף אחד, ולכן לבחור כל אחד מהם.
לאחר מכן נפתח חלון קטן, המכיל את הכתובת של המערך שנבחר. אם הבחירה בוצעה כראוי, אז שום דבר לא צריך להיות שונה. מאז טווח שלנו אין כותרות, אז "טבלה עם כותרות" פריט לא צריך להיות. אמנם ספציפית במקרה שלך, זה אפשרי, הכותרת יחול. אז אנחנו יכולים פשוט ללחוץ על "אישור" כפתור.
לאחר מכן, הטווח יהיה מעוצב כמו השולחן. אם הוא מוקצה, אז אתה יכול לראות באזור שמות, כי השם שהוא הוקצה באופן אוטומטי. ניתן להשתמש בשם זה כדי להכניס לאזור "מקור" בחלון אימות הנתונים בהתאם לאלגוריתם המתואר לעיל. אבל, אם אתה רוצה להשתמש בשם אחר, אתה יכול להחליף אותו, רק על שמות השם.
אם הרשימה פורסמה בספר אחר, לאחר שהשתקפותה הנכונה היא נדרשת להחיל את הפונקציה DVSL. המפעיל שצוין מיועד ליצור "superabsolite" הפניות אלמנטים גיליון בטופס טקסט. למעשה, ההליך יבוצע כמעט בדיוק כמו במקרים המתוארים בעבר, רק באזור "מקור" לאחר הסמל "=" צריך לציין את שם המפעיל - "DVSSL". לאחר מכן, בסוגריים, יש לציין את כתובת הטווח כטגיעת פונקציה זו, כולל שם הספר והגליון. למעשה, כפי שמוצג בתמונה למטה.
- על כך אנו יכולים לסיים את הנוהל על ידי לחיצה על כפתור "אישור" בחלון אימות הנתונים, אבל אם תרצה, תוכל לשפר את הטופס. עבור אל "הודעות להיכנס" בחלון אימות הנתונים. כאן באזור "הודעה" אתה יכול לכתוב את הטקסט שמשתמשים יראו את הסמן אל רכיב העלים עם רשימה נפתחת. אנו כותבים את המסר שאנו רואים את זה הכרחי.
- לאחר מכן, אנו עוברים לסעיף "הודעת שגיאה". כאן באזור "הודעה", תוכל להזין את הטקסט שהמשתמש יתאים בעת ניסיון להיכנס לנתונים שגויים, כלומר, כל הנתונים חסרים ברשימה הנפתחת. באזור "תצוגה", תוכל לבחור את הסמל כדי להיות מלווה בהתרעה. הזן את הטקסט של ההודעה ואת החימר על "אישור".
שיעור: כיצד לבצע רשימה נפתחת ב- Excel
ביצוע פעולות
עכשיו בואו להבין את זה איך לעבוד עם הכלי שיצרנו לעיל.
- אם נקבע את הסמן לכל אלמנט עלה שאליו הוחל המרחק, נראה שהודעת מידע שהוצגה על ידינו קודם לכן בחלון אימות הנתונים. בנוסף, pictogram בצורת משולש יופיע מימין לתא. זה זה משמש כדי לגשת לבחירה של רכיבי הרישום. חרס על המשולש הזה.
- לאחר לחיצה על זה, התפריט מרשימת האובייקטים יהיה פתוח. הוא מכיל את כל הפריטים שנעשו בעבר דרך חלון אימות הנתונים. בחר את האפשרות שאנו רואים את זה הכרחי.
- האפשרות שנבחרה תוצג בתא.
- אם ננסה להיכנס לתא כל ערך שנעדר ברשימה, פעולה זו תיחסם. במקביל, אם תרמת הודעת אזהרה לחלון אימות הנתונים, היא מוצגת על המסך. עליך ללחוץ על הלחצן "ביטול" בחלון אזהרה ובניסיון הבא להיכנס לנתונים נכונים.
בדרך זו, במידת הצורך, למלא את השולחן כולו.
הוספת אלמנט חדש
אבל מה אני צריך להוסיף אלמנט חדש עדיין? פעולות כאן תלויות כיצד יצרת רשימה בחלון אימות הנתונים: הוזן באופן ידני או משוך למעלה ממערך טבלה.
- אם הנתונים עבור היווצרות הרשימה משולבים ממערך טבלה, ולאחר מכן עבור אליו. בחר את טווח הטווח. אם זה לא טבלה "חכמה", אבל טווח פשוט של נתונים, אז אתה צריך להכניס מחרוזת באמצע המערך. אם אתה מחיל טבלה "חכמה", ולאחר מכן במקרה זה זה מספיק כדי פשוט להזין את הערך הרצוי בשורה הראשונה תחת זה קו זה ייכלל מיד במערך הטבלה. זה רק היתרון של השולחן "חכם", אשר הזכרנו לעיל.
אבל נניח שאנחנו מתמודדים עם הזדמנות מורכבת יותר באמצעות טווח קבוע. אז, אנו מדגישים את התא באמצע המערך שצוין. כלומר, מעל תא זה תחת זה חייב להיות יותר שורות של המערך. חרס על החלק המיועד עם לחצן העכבר הימני. בתפריט, בחר באפשרות "הדבק ...".
- חלון מתחיל, שבו יש לבחור את הבחירה של אובייקט הוספה. בחר באפשרות "מחרוזת" ולחץ על הלחצן "אישור".
- אז, מחרוזת ריקה מתווספת.
- הזן את הערך שאנו רוצים להיות מוצגים ברשימה הנפתחת.
- לאחר מכן, אנו חוזרים למערך השולחן, אשר מציב את הרשימה הנפתחת. על ידי לחיצה על המשולש, מימין לכל תא המערך, אנו רואים כי הערך הנחוץ עבור פריטי הרשימה הקיים כבר נוספה. עכשיו, אם אתה רוצה, אתה יכול לבחור להכניס לתוך אלמנט הטבלה.
אבל מה לעשות אם רשימת הערכים הוא הידוק לא מתוך שולחן נפרד, אבל נעשה ידנית? כדי להוסיף פריט במקרה זה, יש גם אלגוריתם של פעולה משלה.
- אנו מדגישים את כל טווח הטבלה, ברכיבים שבהם נמצא הרשימה הנפתחת. עבור אל הכרטיסייה "נתונים" ולחץ על הלחצן "אימות נתונים" שוב בקבוצת "עבודה עם נתונים".
- חלון האימות מתחיל. אנו עוברים לסעיף "פרמטרים". כפי שאתה יכול לראות, כל ההגדרות כאן בדיוק כמו שאנחנו שם אותם קודם לכן. אנחנו נהיה מעוניינים ב"מקור "במקרה זה. אנו מוסיפים לרשימה כבר עם נקודה עם פסיק (;) הערך או הערכים שאנו רוצים לראות ברשימה הנפתחת. לאחר הוספת חימר ל "אישור".
- עכשיו, אם נפתח את הרשימה הנפתחת במערך הטבלה, נראה שם ערך מוסף.
הסרת פריט
הסרת רשימת האלמנט מתבצעת בדיוק באותו אלגוריתם כתוספת.
- אם הנתונים מתוחכדים ממערך הטבלה, ולאחר מכן עבור אל טבלה זו וחימר לחץ לחיצה ימנית על התא שבו ניתן למחוק את הערך. בתפריט ההקשר, עצור את הבחירה באפשרות "מחק ...".
- חלון הסרת החלון כמעט דומה לזו שראינו בעת הוספתם. כאן אנו מגדירים את המעבר למיקום "מחרוזת" וחומר על "אישור".
- מחרוזת מערך טבלה, כפי שניתן לראות, נמחקה.
- עכשיו אנחנו חוזרים לשולחן שבו יש תאים עם רשימה נפתחת. חימר במשולש מימין לתא כלשהו. ברשימה המופסקת אנו רואים כי הפריט המרוחק נעדר.
מה עלי לעשות אם הערכים נוספו לחלון בדוק את הנתונים באופן ידני, ולא באמצעות טבלה נוספת?
- אנו מדגישים את הטבלה ברשימה הנפתחת ועבור אל תיבת הסימון של ערכים, כפי שכבר עשינו קודם לכן. בחלון שצוין, אנו עוברים לסעיף "פרמטרים". באזור "מקור", אנו מקצים את הסמן לערך שברצונך למחוק. לאחר מכן לחץ על הלחצן מחק במקלדת.
- לאחר הסרת האלמנט, לחץ על "אישור". עכשיו זה לא יהיה ברשימה הנפתחת, בדיוק כפי שראינו בגירסה הקודמת של פעולות עם שולחן.
הסרה מלאה
במקביל, יש מצבים שבהם הרשימה הנפתחת צריך להיות מוסר לחלוטין. אם זה לא משנה כי הנתונים שהוזנו נשמר, אז הסרת היא פשוטה מאוד.
- אנו מקצים את כל המערך שבו נמצא הרשימה הנפתחת. מעבר לשונית "בית". לחץ על הסמל "נקה", אשר ממוקם על הסרט ביחידת העריכה. בתפריט שנפתח, בחר את מיקום "נקה הכל".
- כאשר פעולה זו נבחרה באלמנטים שנבחרו של הגיליון, כל הערכים יימחקו, העיצוב ניקה, והמטרה העיקרית של המשימה מגיעה: הרשימה הנפתחת תימחק ועכשיו באפשרותך להזין כל ערכים באופן ידני בתא.
בנוסף, אם המשתמש אינו צריך לשמור את הנתונים שהוזנו, יש עוד אפשרות להסיר את הרשימה הנפתחת.
- אנו מדגישים את טווח התאים הריקים, אשר שווה ערך לטווח של אלמנטים מערך עם הרשימה הנפתחת. נע לתוך הכרטיסייה "הבית" ושם אני לוחץ על "העתק" סמל, אשר מקומי על הסרט "חיץ Exchange".
כמו כן, במקום פעולה זו, אתה יכול ללחוץ על קטע ייעודי על ידי לחצן העכבר הימני ולהפסיק את האפשרות "העתק".
אפילו קל יותר לאחר הבחירה, להחיל את הגדרת Ctrl + C לחצנים.
- לאחר מכן, אנו מקצים את השבר של מערך הטבלה, שבו נמצאים האלמנטים הנפתחים. אנו לוחצים על הלחצן "הוספה", מקומי על הקלטת בכרטיסייה דף הבית בסעיף "Bupper Exchange".
האפשרות השנייה של פעולות היא להדגיש את לחצן העכבר הימני ולהפסיק את הבחירה באפשרות "הוספה" בקבוצת הוספת פרמטרים.
לבסוף, אפשר פשוט לייעד את התאים הרצויים ולהקליד את השילוב של לחצני Ctrl + V.
- עם כל אחד מן השלבים לעיל במקום תאים המכילים ערכים רשימות נפתחות, קטע נקי לחלוטין יהיה מוכנס.
אם אתה רוצה, אתה יכול להכניס טווח ריק, אבל קטע מועתק עם נתונים. היעדר רשימות נפתחות היא שהם לא יכולים להוספת נתונים באופן ידני חסר ברשימה, אבל הם יכולים להיות מועתקים ומוכנסים. במקרה זה, אימות הנתונים לא יעבוד. יתר על כן, כפי שמצאנו, המבנה של הרשימה הנפתחת עצמה ייהרס.
לעתים קרובות, יש צורך להסיר את הרשימה הנפתחת, אך במקביל להשאיר את הערכים שהוכנסו להשתמש בו, ועיצוב. במקרה זה, בצעדים נכונים יותר כדי להסיר את כלי המילוי שצוין מבוצע.
- אנו מדגישים את השבר כולו שבו ממוקמים אלמנטים עם הרשימה הנפתחת. מעבר לכרטיסייה "נתונים" וחומר על סמל "בדוק נתונים", אשר, כפי שאנו זוכרים, ממוקם בקלטת בקבוצה "עבודה עם נתונים".
- חלון בדיקה מוכר חדש של נתוני הקלט נפתח. להיות בכל קטע של הכלי שצוין, אנחנו צריכים לעשות פעולה אחת - לחץ על הלחצן "נקה הכל". הוא ממוקם בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
- לאחר מכן, ניתן לסגור את חלון אימות הנתונים על ידי לחיצה על לחצן הסגירה הסטנדרטי בפינה הימנית העליונה שלו כצלב או "אישור" בתחתית החלון.
- לאחר מכן אנו מקצים את כל התאים שבהם הרשימה הנפתחת הונחה לפני כן. כפי שאנו רואים, עכשיו אין רמז בעת בחירת פריט, או משולש לקרוא את הרשימה מימין לתא. אבל במקביל, העיצוב נשאר ללא פגע וכל הערכים שהוזנו באמצעות הרשימה נותרו. משמעות הדבר היא כי עם המשימה שהתמודדנו בהצלחה: כלי שאנחנו לא צריכים יותר, נמחק, אבל תוצאות עבודתו נותרו מספר שלם.
כפי שניתן לראות, הרשימה הנפתחת יכולה להקל באופן משמעותי את ההקדמה של הנתונים לטבלה, וכן למנוע את ההקדמה של ערכים שגויים. פעולה זו תפחית את מספר השגיאות בעת מילוי טבלאות. אם אתה צריך להוסיף כל ערך בנוסף, תוכל תמיד לבצע הליך ערוך. אפשרות העריכה תהיה תלויה בשיטת הבריאה. לאחר מילוי הטבלה, תוכל למחוק את הרשימה הנפתחת, אם כי אין צורך לעשות זאת. רוב המשתמשים מעדיפים להשאיר אותו גם לאחר סיום השולחן.