એક્સેલ કરવા માટે સૉર્ટિંગ અને ફિલ્ટરિંગ ડેટા

કોષ્ટકોમાં મોટા ડેટા એરે સાથે કામ કરવાની સુવિધા માટે, તેઓ ચોક્કસ માપદંડ અનુસાર ગોઠવવા માટે સતત જરૂરી છે. વધુમાં, ચોક્કસ હેતુઓને પરિપૂર્ણ કરવા માટે, કેટલીકવાર સંપૂર્ણ ડેટા એરેની જરૂર નથી, પરંતુ ફક્ત વ્યક્તિગત રેખાઓ. તેથી, મોટી સંખ્યામાં માહિતીમાં મૂંઝવણ ન કરવા માટે, તર્કસંગત ઉકેલને ડેટા ગોઠવવામાં આવશે અને અન્ય પરિણામોથી ફિલ્ટર કરવામાં આવશે. ચાલો શોધીએ કે માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં સૉર્ટિંગ અને ફિલ્ટરિંગ ડેટા કેવી રીતે કરવામાં આવે છે.

સરળ ડેટા સૉર્ટિંગ

માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં કામ કરતી વખતે સૉર્ટિંગ એ સૌથી અનુકૂળ સાધનોમાંનું એક છે. તેનો ઉપયોગ કરીને, તમે કૉલમ કોશિકાઓમાં સ્થિત ડેટા અનુસાર, તમે કોષ્ટકની રેખાઓને મૂળાક્ષર ક્રમમાં સ્થાનાંતરિત કરી શકો છો.

માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ પ્રોગ્રામમાં ડેટા સૉર્ટિંગ "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટનનો ઉપયોગ કરીને કરી શકાય છે, જે એડિટિંગ ટૂલબારમાં ટેપ પર હોમ ટેબમાં પોસ્ટ કરવામાં આવે છે. પરંતુ, પહેલાં, આપણે તે કૉલમના કોઈપણ કોષ પર ક્લિક કરવાની જરૂર છે જેના દ્વારા અમે સૉર્ટિંગ કરવા જઈ રહ્યાં છીએ.

ઉદાહરણ તરીકે, નીચે પ્રસ્તાવિત ટેબલમાં, કર્મચારીઓને મૂળાક્ષરો દ્વારા સૉર્ટ કરવું જરૂરી છે. અમે "નામ" કૉલમના કોઈપણ કોષમાં બનીએ છીએ, અને "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન પર ક્લિક કરીએ છીએ. તેથી નામ મૂળાક્ષરો દ્વારા ગોઠવાયેલા છે, સૂચિમાંથી "A થી z થી સૉર્ટ કરો" આઇટમ પસંદ કરો.

તમે જોઈ શકો છો, ઉપનામોની મૂળાક્ષર સૂચિ અનુસાર, કોષ્ટકમાંના બધા ડેટા સ્થિત છે.

રિવર્સ ઓર્ડરમાં સૉર્ટ કરવા માટે, તે જ મેનૂમાં, હું પાસેથી સૉર્ટ બટન પસંદ કરો ".

આ સૂચિ રિવર્સ ઓર્ડરમાં ફરીથી બનાવવામાં આવી છે.

તે નોંધવું જોઈએ કે સમાન પ્રકારની સૉર્ટિંગ ફક્ત ટેક્સ્ટ ડેટા ફોર્મેટથી જ સૂચવવામાં આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, આંકડાકીય ફોર્મેટ સાથે, સૉર્ટિંગ "ન્યૂનતમ થી મહત્તમ સુધી" (અને તેનાથી વિપરીત), અને જ્યારે તારીખનું ફોર્મેટ "જૂનાથી નવા સુધી છે" (અને તેનાથી વિપરીત).

કસ્ટમાઇઝ સૉર્ટિંગ

પરંતુ, જેમ આપણે જોઈ શકીએ છીએ કે, એક મૂલ્ય દ્વારા સૉર્ટિંગના ચોક્કસ પ્રકારો સાથે, તે જ વ્યક્તિના નામો સમાવેલા ડેટાને મનસ્વી ક્રમમાં શ્રેણીની અંદર બાંધવામાં આવે છે.

અને જો આપણે નામ મૂળાક્ષર અનુસાર નામોને સૉર્ટ કરવા માંગીએ છીએ, પરંતુ ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે તમે નામથી મેળ ખાતા હોવ ત્યારે ડેટા તારીખ દ્વારા સ્થિત છે? આ માટે, તેમજ કેટલાક અન્ય સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરવા માટે, સમાન મેનૂમાં બધું "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર", આપણે આઇટમ "કસ્ટમાઇઝ સૉર્ટિંગ ..." પર જવાની જરૂર છે.

તે પછી, સૉર્ટિંગ સેટિંગ્સ વિંડો ખુલે છે. જો તમારી કોષ્ટકમાં હેડલાઇન્સ હોય, તો કૃપા કરીને નોંધો કે આ વિંડોમાં "મારા ડેટામાં સમાવિષ્ટ" પેરામીટર નજીકના ચેક માર્ક ઊભા રહેવાની જરૂર છે.

"કૉલમ" ફીલ્ડમાં, કૉલમનું નામ સ્પષ્ટ કરો કે જેના દ્વારા સૉર્ટિંગ કરવામાં આવશે. આપણા કિસ્સામાં, આ "નામ" કૉલમ છે. "સૉર્ટ કરો" ફીલ્ડમાં, તે સામગ્રીને કયા પ્રકારની સામગ્રી સૉર્ટ કરવામાં આવશે તેના આધારે ઉલ્લેખિત છે. ત્યાં ચાર વિકલ્પો છે:

• મૂલ્યો;
• સેલ રંગ;
• ફૉન્ટ રંગ;
• સેલ આયકન.

પરંતુ, જબરજસ્ત બહુમતીમાં, આઇટમ "મૂલ્યો" નો ઉપયોગ થાય છે. તે ડિફૉલ્ટ રૂપે સેટ છે. આપણા કિસ્સામાં, આપણે આ આઇટમનો પણ ઉપયોગ કરીશું.

કૉલમ "ઑર્ડર" માં આપણે સ્પષ્ટ કરવાની જરૂર છે, ડેટા કયા ક્રમમાં સ્થિત હશે: "એ થી ઝેડથી" અથવા તેનાથી વિપરીત. "એ થી ઝેડ સુધી" મૂલ્ય પસંદ કરો. "

તેથી, અમે કૉલમની એક સૉર્ટિંગ સેટ કરી. અન્ય કૉલમ પર સૉર્ટિંગને ગોઠવવા માટે, "ઉમેરો સ્તર" બટન પર ક્લિક કરો.

ક્ષેત્રોનો બીજો સમૂહ દેખાય છે, જે બીજા સ્તંભ દ્વારા સૉર્ટ કરવા માટે ભરવા જોઈએ. અમારા કિસ્સામાં, "તારીખ" કૉલમ અનુસાર. આ કોષોની તારીખ તારીખ પર સેટ થઈ ગઈ છે, પછી "ઓર્ડર" ફીલ્ડમાં અમે મૂલ્યોને "એ થી ઝેડથી", પરંતુ "જૂનાથી નવા", અથવા "નવાથી જૂનાથી" .

તે જ રીતે, આ વિંડોમાં તમે જરૂરી હોય તો, અને પ્રાથમિકતાના આધારે અન્ય કૉલમ્સ પર સૉર્ટ કરી શકો છો. જ્યારે બધી સેટિંગ્સ બનાવવામાં આવે છે, ત્યારે "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.

જેમ તમે જોઈ શકો છો, હવે અમારા ટેબલમાં બધા ડેટા સૉર્ટ કરેલા, સૌ પ્રથમ, કર્મચારી નામો દ્વારા, અને પછી, ચૂકવણીની તારીખો દ્વારા.

પરંતુ, આ કસ્ટમ સૉર્ટિંગની બધી શક્યતાઓ નથી. જો ઇચ્છા હોય, તો આ વિંડોમાં, તમે બિન-કૉલમ્સના સૉર્ટિંગને ગોઠવી શકો છો, પરંતુ રેખાઓ દ્વારા. આ કરવા માટે, "પરિમાણો" બટન પર ક્લિક કરો.

સૉર્ટિંગ પેરામીટર્સ વિંડોમાં જે ખુલે છે, અમે "પંક્તિ પંક્તિ" સ્થિતિથી "રેન્જ કૉલમ્સ" પોઝિશન સુધી સ્વિચનું ભાષાંતર કરીએ છીએ. "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.

હવે, અગાઉના ઉદાહરણ સાથે સમાનતા દ્વારા, તમે સૉર્ટિંગ માટે ડેટાને શામેલ કરી શકો છો. ડેટા દાખલ કરો અને "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.

જેમ આપણે જોયું તેમ, તે પછી, સ્તંભોને સ્થપાયેલા પરિમાણો અનુસાર, સ્થાનો બદલાયા.

અલબત્ત, અમારી કોષ્ટક માટે, ઉદાહરણ તરીકે લેવામાં આવે છે, કૉલમના સ્થાનમાં ફેરફાર સાથે સૉર્ટિંગનો ઉપયોગ ખાસ ઉપયોગ કરતું નથી, પરંતુ કેટલાક અન્ય કોષ્ટકો માટે આવા પ્રકારની સૉર્ટિંગ ખૂબ જ સુસંગત હોઈ શકે છે.

ફિલ્ટર

આ ઉપરાંત, માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં, ડેટા ફિલ્ટર ફંક્શન છે. તે તમને ફક્ત તે જ ડેટાને દેખાવા દે છે જે તમે આવશ્યક વિચાર કરો છો, અને બાકીના છુપાવે છે. જો જરૂરી હોય, તો છુપાયેલા ડેટાને હંમેશાં દૃશ્યમાન મોડમાં પરત કરી શકાય છે.

આ સુવિધાનો ઉપયોગ કરવા માટે, આપણે કોષ્ટકમાં કોઈપણ કોષ (અને પ્રાધાન્ય હેડરમાં) પર બનીએ છીએ, ફરીથી અમે સંપાદન ટૂલબોક્સમાં "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન પર ક્લિક કરીએ છીએ. પરંતુ, આ સમયે મેનૂમાં દેખાય છે તે "ફિલ્ટર" આઇટમ પસંદ કરો. તમે આ ક્રિયાઓને બદલે પણ Ctrl + Shift + L કી સંયોજનને દબાવો છો.

જેમ આપણે જોઈ શકીએ છીએ, ચોરસના સ્વરૂપમાં કોશિકાઓ કોષોમાં બધા કૉલમના નામ સાથે દેખાયા છે, જેમાં ત્રિકોણને ડાઉન કરવામાં આવે છે.

કૉલમમાં આ આયકન પર ક્લિક કરો, જેના આધારે આપણે ફિલ્ટર કરવા જઈ રહ્યા છીએ. આપણા કિસ્સામાં, અમે નામ દ્વારા ફિલ્ટર કરવાનું નક્કી કર્યું. ઉદાહરણ તરીકે, આપણે ફક્ત નિકોલાવના કર્મચારી દ્વારા ડેટા છોડવાની જરૂર છે. તેથી, અન્ય તમામ કામદારોના નામોમાંથી ટિક શૂટ કરો.

જ્યારે પ્રક્રિયા કરવામાં આવે છે, ત્યારે "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.

જેમ આપણે જોઈ શકીએ છીએ, નિકોલાવના કર્મચારીના નામથી ફક્ત શબ્દમાળાઓ ટેબલમાં રહી હતી.

કાર્ય પૂર્ણ કરો, અને અમે ફક્ત ટેબલને ટેબલમાં છોડીશું જે 2016 ની III ક્વાર્ટરમાં નિકોલાવથી સંબંધિત છે. આ કરવા માટે, તારીખ કોષમાં આયકન પર ક્લિક કરો. ખોલે છે તે સૂચિમાં, "મે", "જૂન" અને "ઑક્ટોબર" ના મહિનામાં ચેકબોક્સને દૂર કરો, કારણ કે તેઓ ત્રીજા ક્વાર્ટરથી સંબંધિત નથી, અને "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.

જેમ તમે જોઈ શકો છો, ફક્ત તે જ ડેટા જ રહે છે.

ચોક્કસ કૉલમ પર ફિલ્ટરને દૂર કરવા માટે, અને છુપાયેલા ડેટાને ફરીથી બતાવો, ફરીથી, આ કૉલમના શીર્ષક સાથે સેલમાં સ્થિત આયકન પર ક્લિક કરો. ઓપન મેનૂમાં, "ફિલ્ટર સી કાઢી નાખો ..." આઇટમ પર ક્લિક કરો.

જો તમે ફિલ્ટરને ટેબલ પર સંપૂર્ણ રૂપે ફરીથી સેટ કરવા માંગો છો, તો તમારે ટેપ પર "સૉર્ટ કરો અને ફિલ્ટર કરો" બટનને ક્લિક કરવાની જરૂર છે, અને "સાફ કરો" પસંદ કરો.

જો તમારે ફિલ્ટરને સંપૂર્ણપણે દૂર કરવાની જરૂર હોય, તો પછી જ્યારે તે પ્રારંભ થાય ત્યારે, તમારે સમાન મેનૂમાં "ફિલ્ટર" આઇટમ પસંદ કરવું જોઈએ અથવા Ctrl + Shift + Li કીબોર્ડ પર કીબોર્ડ કી ટાઇપ કરવી જોઈએ.

આ ઉપરાંત, તે નોંધવું જોઈએ કે અમે "ફિલ્ટર" ફંક્શન ચાલુ કર્યા પછી, જ્યારે તમે કોષ્ટક કેપ્સના કોશિકાઓમાં અનુરૂપ આયકન પર ક્લિક કરો છો, ત્યારે અમે ઉપરની વાત કરી છે તે સૉર્ટિંગ કાર્યો જે મેનૂમાં દેખાય છે તે મેનૂમાં ઉપલબ્ધ છે: "એ થી ઝેડથી સૉર્ટ કરો", "મારાથી સૉર્ટ કરો", અને "રંગમાં સૉર્ટ કરો."

પાઠ: માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં ઑટોફિલ્ટરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

સ્માર્ટ ટેબલ

સૉર્ટિંગ અને ફિલ્ટર પણ સક્રિય થઈ શકે છે, જે તમે કહેવાતા "સ્માર્ટ ટેબલ" માં કામ કરતા ડેટાનો વિસ્તાર ફેરવો છો.

સ્માર્ટ ટેબલ બનાવવાની બે રીતો છે. તેમાંના પ્રથમનો લાભ લેવા માટે, ટેબલના સંપૂર્ણ વિસ્તારને ફાળવો, અને જ્યારે "હોમ" ટૅબમાં, "ટેબલ તરીકે ફોર્મેટ" બટન પરના બટન પર ક્લિક કરો. આ બટન "સ્ટાઇલ" ટૂલ બ્લોકમાં છે.

આગળ, અમે તમને પસંદ કરેલી સૂચિમાંની એક પસંદ કરીએ છીએ જે બતાવે છે. તમે કોષ્ટકની કાર્યક્ષમતાને અસર કરશો નહીં.

તે પછી, એક સંવાદ બૉક્સ ખોલે છે જેમાં તમે કોષ્ટકના કોઓર્ડિનેટ્સને બદલી શકો છો. પરંતુ જો તમે અગાઉ આ ક્ષેત્રને યોગ્ય રીતે ફાળવ્યું હોય, તો તમારે બીજું કંઈપણની જરૂર નથી. મુખ્ય વસ્તુ, નોંધો કે "હેડલાઇન્સ સાથેનું ટેબલ" પેરામીટર ચેક માર્ક હતું. આગળ, ફક્ત "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.

જો તમે બીજા રીતે લાભ લેવાનું નક્કી કરો છો, તો તમારે કોષ્ટકના સમગ્ર વિસ્તારને હાઇલાઇટ કરવાની પણ જરૂર છે, પરંતુ આ વખતે "શામેલ કરો" ટેબ પર જાઓ. અહીં હોવાને કારણે, "ટેબલ ટૂલ્સ" બ્લોકમાં ટેપ પર, તમારે "ટેબલ" બટન પર ક્લિક કરવું જોઈએ.

તે પછી, છેલ્લી વાર, ટેબલની પ્લેસમેન્ટના કોઓર્ડિનેટ્સને સુધારવામાં આવશે ત્યાં એક વિન્ડો ખુલ્લી રહેશે. "ઑકે" બટન પર ક્લિક કરો.

"સ્માર્ટ કોષ્ટક" બનાવતી વખતે તમે કેવી રીતે ઉપયોગ કરો છો તે ધ્યાનમાં લીધા વગર, આપણે આખરે એક કોષ્ટક મેળવીએ છીએ, જેનાં કેપ્સના કોશિકાઓમાં અમારા દ્વારા વર્ણવેલ ફિલ્ટર્સ પહેલેથી જ ઇન્સ્ટોલ થઈ ગયું છે.

જ્યારે તમે આ આયકન પર ક્લિક કરો છો, ત્યારે બધા જ કાર્યો ઉપલબ્ધ થશે જ્યારે તમે "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" બટન દ્વારા સ્ટાન્ડર્ડ રીત સાથે ફિલ્ટર શરૂ કરો છો.

પાઠ: માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં કોષ્ટક કેવી રીતે બનાવવી

જેમ તમે જોઈ શકો છો, સૉર્ટિંગ ટૂલ્સ, તેમના યોગ્ય ઉપયોગ સાથે, વપરાશકર્તાઓને કોષ્ટકો સાથે કામ કરવા માટે નોંધપાત્ર રીતે સુવિધા આપી શકે છે. તેમના ઉપયોગનો ખાસ કરીને સંબંધિત મુદ્દો એ ઘટનામાં બને છે કે કોષ્ટકમાં એક મોટો ડેટા એરે રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે.