એક્સેલ ફાઇલ કદ કેવી રીતે ઘટાડે છે

એક્સેલમાં કામ કરતી વખતે, કેટલીક કોષ્ટકો એક પ્રભાવશાળી કદ પ્રાપ્ત કરે છે. આ તે હકીકત તરફ દોરી જાય છે કે દસ્તાવેજનું કદ વધે છે, ક્યારેક ડઝન મેગાબાઇટ્સ અને વધુ. એક્સેલ પુસ્તકના વજનમાં વધારો ફક્ત હાર્ડ ડિસ્ક પર કબજો જમાવ્યો નથી, પરંતુ તેમાં વિવિધ ક્રિયાઓ અને પ્રક્રિયાઓની ગતિને ધીમું કરવા માટે તે વધુ અગત્યનું છે. ફક્ત આવા દસ્તાવેજ સાથે કામ કરતી વખતે, એક્સેલ પ્રોગ્રામ ધીમું થવાનું શરૂ થાય છે. તેથી, ઑપ્ટિમાઇઝેશનનો પ્રશ્ન અને આવા પુસ્તકોમાં ઘટાડો સંબંધિત બની જાય છે. ચાલો એક્સેલમાં ફાઇલ કદને કેવી રીતે ઘટાડવું તે શોધી કાઢીએ.

બુક કદ ઘટાડો પ્રક્રિયા

ઑપ્ટિમાઇઝ બોર્ન ફાઇલને ઘણી દિશાઓમાં તાત્કાલિક હોવી જોઈએ. ઘણા વપરાશકર્તાઓ ઓળખતા નથી, પરંતુ ઘણીવાર પુસ્તકમાં એક્સેલમાં ઘણી બિનજરૂરી માહિતી શામેલ હોય છે. જ્યારે ફાઇલ આ માટે નાની હોય, ત્યારે કોઈ આને વિશેષ ધ્યાન આપતું નથી, પરંતુ જો દસ્તાવેજ બોજારૂપ બની ગયું હોય, તો તે બધા સંભવિત પરિમાણોમાં તેને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવું જરૂરી છે.

પદ્ધતિ 1: ઑપરેટિંગ રેન્જ ઘટાડે છે

ઑપરેટિંગ રેન્જ એ વિસ્તાર છે, જે ક્રિયાઓ હું એક્સેલને યાદ કરું છું. જો દસ્તાવેજ ગણાય છે, તો પ્રોગ્રામ વર્કસ્પેસના તમામ કોશિકાઓને ફરીથી આકાર આપે છે. પરંતુ તે હંમેશાં શ્રેણીને અનુરૂપ થતું નથી જેમાં વપરાશકર્તા ખરેખર કાર્ય કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ટેબલથી અત્યાર સુધીથી એક અયોગ્ય રીતે વિતરિત ગેપ એ ઓપરેટિંગ રેન્જના કદને વિસ્તૃત કરશે જ્યાં આ તફાવત સ્થિત છે. તે તારણ આપે છે કે જ્યારે તે દરેક વખતે ફરીથી ગણતરી કરતી વખતે એક્સેલ ખાલી કોષોનો ટોળું સંભાળી લેશે. ચાલો જોઈએ કે આ સમસ્યાને ચોક્કસ કોષ્ટકના ઉદાહરણ પર કેવી રીતે દૂર કરી શકાય છે.

1. શરૂઆતમાં, ઑપ્ટિમાઇઝ પહેલાં તેના વજન પર નજર નાખો, પ્રક્રિયા કરવામાં આવે તે પછી તે શું હશે તેની તુલના કરો. આ "ફાઇલ" ટૅબમાં ખસેડીને કરી શકાય છે. "વિગતો" વિભાગ પર જાઓ. વિન્ડોની જમણી બાજુએ જેણે પુસ્તકની મૂળભૂત સંપત્તિઓ ખોલી. પ્રથમ ગુણધર્મો દસ્તાવેજનું કદ છે. જેમ આપણે જોયું તેમ, આપણા કિસ્સામાં તે 56.5 કિલોબાઇટ્સ છે.



2. સૌ પ્રથમ, તે જાણવું જોઈએ કે વાસ્તવિક વર્કસ્પેસ એ ખરેખર વપરાશકર્તા દ્વારા ખરેખર જરૂરી છે તેમાંથી અલગ છે. તે કરવું તે ખૂબ જ સરળ છે. અમે કોષ્ટકના કોઈપણ કોષમાં બનીએ છીએ અને CTRL + END કી સંયોજન ટાઇપ કરીએ છીએ. એક્સેલ તરત જ છેલ્લા કોષમાં ફરે છે, જે પ્રોગ્રામ વર્કસ્પેસના અંતિમ ઘટકને ધ્યાનમાં લે છે. જેમ તમે જોઈ શકો છો, ખાસ કરીને, અમારું કેસ એક લાઇન 913383 છે. આપેલ છે કે કોષ્ટક ફક્ત છ પ્રથમ રેખાઓ ધરાવે છે, તે હકીકત છે કે 913377 રેખાઓ વાસ્તવમાં, નકામી લોડ છે, જે ફક્ત ફાઇલ કદને જ નહીં આપે પરંતુ જ્યારે કોઈ કાર્યવાહી કરતી વખતે પ્રોગ્રામની સંપૂર્ણ શ્રેણીની કાયમી પુન: ગણતરીને કારણે દસ્તાવેજ પરના કામમાં મંદી તરફ દોરી જાય છે.

   

   અલબત્ત, વાસ્તવમાં, વાસ્તવિક કાર્ય-શ્રેણી વચ્ચે આવા મોટા તફાવત અને એ હકીકત છે કે એક્સેલ તેના માટે સ્વીકારે છે તે ખૂબ જ દુર્લભ છે, અને અમે સ્પષ્ટતા માટે મોટી સંખ્યામાં પંક્તિઓ લીધી છે. જો કે, જ્યારે આખા પાંદડા વિસ્તારને વર્કપીસ ગણવામાં આવે ત્યારે ક્યારેક કિસ્સાઓ પણ હોય છે.

3. આ સમસ્યાને દૂર કરવા માટે, તમારે પ્રથમ ખાલી અને શીટના અંત સુધી શરૂ થતી બધી પંક્તિઓને દૂર કરવાની જરૂર છે. આ કરવા માટે, પ્રથમ કોષ પસંદ કરો, જે તરત જ કોષ્ટક હેઠળ છે અને Ctrl + Shift + એરો કી ટાઇપ કરો.



4. જેમ આપણે જોઈ શકીએ છીએ, તે પછી પ્રથમ કૉલમના બધા ઘટકો, ઉલ્લેખિત સેલથી શરૂ થાય છે અને ટેબલના અંતમાં ફાળવવામાં આવે છે. પછી સામગ્રી પર જમણી માઉસ બટન પર ક્લિક કરો. સંદર્ભ મેનૂમાં જે ખુલે છે, "કાઢી નાખો" પસંદ કરો.

   

   ઘણા વપરાશકર્તાઓ કીબોર્ડ પર કાઢી નાંખો બટન પર ક્લિક કરીને કાઢી નાખવાનો પ્રયાસ કરે છે, પરંતુ તે સાચું નથી. આ ક્રિયા કોષોની સમાવિષ્ટોને સાફ કરે છે, પરંતુ તેમને પોતાને દૂર કરતું નથી. તેથી, આપણા કિસ્સામાં તે મદદ કરશે નહીં.

5. અમે સંદર્ભ મેનૂમાં "કાઢી નાખો ..." આઇટમ પસંદ કર્યા પછી, એક નાનો કોષ દૂર કરવાની વિંડો ખુલે છે. મેં સ્વીચને "સ્ટ્રિંગ" પોઝિશન પર સેટ કર્યું છે અને ઑકે બટન પર ક્લિક કરો.



6. ફાળવેલ શ્રેણીની બધી પંક્તિઓ દૂર કરવામાં આવી હતી. વિંડોના ઉપલા ડાબા ખૂણામાં ફ્લૉપી આયકન પર ક્લિક કરીને પુસ્તકને સુકાવાની ખાતરી કરો.



7. હવે ચાલો જોઈએ કે તે અમને કેવી રીતે મદદ કરે છે. અમે કોષ્ટકની કોઈપણ કોષ ફાળવીએ છીએ અને CTRL + END કી સંયોજન ટાઇપ કરીએ છીએ. જેમ તમે જોઈ શકો છો, એક્સેલ ટેબલના છેલ્લા કોષને ફાળવે છે, જેનો અર્થ એ છે કે હવે તે લીફ વર્કસ્પેસનું છેલ્લું તત્વ છે.



8. હવે આપણે "ફાઈલ" ટેબના "વિગતો" વિભાગમાં જઈએ છીએ તે શોધવા માટે અમારા દસ્તાવેજનું વજન કેટલું ઘટાડો થયો છે. જેમ તમે જોઈ શકો છો, તે હવે 32.5 કેબી છે. યાદ રાખો કે ઑપ્ટિમાઇઝેશન પ્રક્રિયા પહેલાં, તેનું કદ 56.5 કેબી હતું. આમ, તે 1.7 વખતથી વધુમાં ઘટાડો થયો છે. પરંતુ આ કિસ્સામાં, મુખ્ય સિદ્ધિ ફાઇલના વજનમાં ઘટાડો પણ નથી, અને પ્રોગ્રામ હવે વાસ્તવમાં બિનઉપયોગી શ્રેણીને ફરીથી ગણતરી કરવાથી મુક્તિ આપવામાં આવે છે, જે દસ્તાવેજની પ્રોસેસિંગ દરમાં નોંધપાત્ર વધારો કરશે.

જો પુસ્તકમાં તમે ઘણા શીટ્સ સાથે કામ કરો છો, તો તમારે તેમાંના દરેક સાથે સમાન પ્રક્રિયા કરવાની જરૂર છે. આ દસ્તાવેજના કદને પણ વધુ ઘટાડે છે.

પદ્ધતિ 2: રીડન્ડન્ટ ફોર્મેટિંગને નાબૂદ કરે છે

એક અન્ય મહત્વપૂર્ણ પરિબળ જે એક્સેલ દસ્તાવેજને ભારે બનાવે છે, તે રીડન્ડન્ટ ફોર્મેટિંગ છે. આમાં વિવિધ પ્રકારનાં ફોન્ટ્સ, સરહદો, આંકડાકીય બંધારણોનો ઉપયોગ શામેલ છે, પરંતુ તે સૌ પ્રથમ તે વિવિધ રંગોમાં કોશિકાઓના રેડવાની ચિંતા કરે છે. તેથી વધુમાં ફાઇલને ફોર્મેટ કરતા પહેલા, તમારે બે વાર વિચારવાની જરૂર છે, અને તે કરવું જરૂરી છે કે આ પ્રક્રિયા વિના તે કરવું સરળ છે.

આ ખાસ કરીને પુસ્તકોની સાચી છે જેમાં મોટી સંખ્યામાં માહિતી છે જે પોતાને પહેલાથી નોંધપાત્ર કદ ધરાવે છે. પુસ્તકમાં ફોર્મેટિંગ ઉમેરવાનું તેના વજનને ઘણી વખત પણ વધારી શકે છે. તેથી, તમારે ડોક્યુમેન્ટમાં માહિતી પ્રસ્તુત કરવાની અને ફાઇલના કદની દૃશ્યતા વચ્ચે "ગોલ્ડન" મધ્યમ પસંદ કરવાની જરૂર છે, જે ફક્ત તે જ જરૂરી છે તે ફોર્મેટિંગનો ઉપયોગ કરો.

ફોર્મેટિંગ, વેઇટિંગ વજન સાથે સંકળાયેલ એક અન્ય પરિબળ એ છે કે કેટલાક વપરાશકર્તાઓ "માર્જિન સાથે" કોષોને ફોર્મેટ કરવાનું પસંદ કરે છે. એટલે કે, તેઓ માત્ર ટેબલ પોતે જ બંધારણ કરે છે, પરંતુ તે હેઠળની રેન્જ પણ છે, કેટલીકવાર શીટના અંત સુધી પણ, તે હકીકતની ગણતરી સાથે કે જ્યારે નવી લાઇન્સ ટેબલમાં ઉમેરવામાં આવશે, ત્યારે તે નહીં હોય તેમને દર વખતે ફોર્મેટ કરવા માટે જરૂરી છે.

પરંતુ નવી લાઇન્સ ઉમેરવામાં આવશે અને કેટલા ઉમેરવામાં આવશે તે જાણીતું નથી, અને આવા પ્રારંભિક ફોર્મેટિંગ તમે હમણાં જ ફાઇલને હમણાં જ લે છે, જે આ દસ્તાવેજ સાથે કામ કરવાની ગતિને નકારાત્મક રીતે અસર કરે છે. તેથી, જો તમે ખાલી કોષો પર ફોર્મેટિંગ લાગુ કર્યું છે જે કોષ્ટકમાં શામેલ નથી, તો તે દૂર કરવું આવશ્યક છે.

1. સૌ પ્રથમ, તમારે ડેટા સાથેની શ્રેણીની નીચે સ્થિત થયેલ તમામ કોશિકાઓને પ્રકાશિત કરવાની જરૂર છે. આ કરવા માટે, ઊભી સંકલન પેનલમાં પ્રથમ ખાલી સ્ટ્રિંગની સંખ્યા પર ક્લિક કરો. સંપૂર્ણ રેખા ફાળવી. તે પછી, અમે hote keys Ctrl + Shift + નીચે નીચેના પરિચિત સંયોજનને લાગુ કરીએ છીએ.



2. તે પછી, સમગ્ર પંક્તિની શ્રેણી ડેટાથી ભરેલા ટેબલના ભાગ કરતાં ઓછી છે, જે પ્રકાશિત થાય છે. "હોમ" ટૅબમાં હોવું, "સ્પષ્ટ" આયકન પર ક્લિક કરો, જે સંપાદન ટૂલબારમાં ટેપ પર સ્થિત છે. એક નાનો મેનૂ ખુલે છે. તેમાં "સ્પષ્ટ બંધારણો" સ્થિતિ પસંદ કરો.



3. ફાળવેલ શ્રેણીના તમામ કોશિકાઓમાં આ ક્રિયા પછી, ફોર્મેટિંગ કાઢી નાખવામાં આવશે.



4. એ જ રીતે, તમે ટેબલમાં બિનજરૂરી ફોર્મેટિંગને દૂર કરી શકો છો. આ કરવા માટે, વ્યક્તિગત કોશિકાઓ અથવા શ્રેણી કે જેમાં અમે ન્યૂનતમ ઉપયોગી ફોર્મેટિંગ કરવાનું વિચારીએ છીએ, ટેપ પર "સાફ કરો" બટન પર ક્લિક કરો અને સૂચિમાંથી "સ્પષ્ટ ફોર્મેટ" આઇટમ પસંદ કરો.



5. જેમ તમે જોઈ શકો છો, ટેબલની પસંદ કરેલી શ્રેણીમાં ફોર્મેટિંગ સંપૂર્ણપણે દૂર કરવામાં આવી હતી.



6. તે પછી, અમે આ શ્રેણીને કેટલાક ફોર્મેટિંગ ઘટકો પરત કરીએ છીએ જે અમે સંબંધિત વિચારણા કરીએ છીએ: સરહદો, આંકડાકીય બંધારણો, વગેરે.

ઉપર વર્ણવેલ ક્રિયાઓ એક્સેલ બુકના કદને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડે છે અને તેમાં કાર્યને ઝડપી બનાવે છે. પરંતુ પ્રારંભમાં ફોર્મેટિંગનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારું છે જ્યાં તે દસ્તાવેજને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે સમય પસાર કરવા કરતાં ખરેખર યોગ્ય અને આવશ્યક છે.

પાઠ: એક્સેલમાં ફોર્મેટિંગ કોષ્ટકો

પદ્ધતિ 3: લિંક્સ દૂર કરી રહ્યા છીએ

કેટલાક દસ્તાવેજોમાં, મૂલ્યો ક્યાંથી કડક છે તે ઘણી મોટી સંખ્યામાં લિંક્સ. આમાં તેમનામાં કામની ગતિને ગંભીરતાથી ધીમું કરી શકે છે. ખાસ કરીને બાહ્ય સંદર્ભોથી અન્ય પુસ્તકોમાં પ્રભાવિત થાય છે, જો કે આંતરિક સંદર્ભો પણ પ્રભાવમાં નકારાત્મક રીતે પ્રતિબિંબિત થાય છે. જો સ્રોત ક્યાંથી આવે છે ત્યાંથી માહિતી શામેલ નથી, તે સતત અપડેટ કરવામાં આવતી નથી, એટલે કે, કોશિકાઓમાં સંદર્ભ સરનામાંને સામાન્ય મૂલ્યોમાં બદલવાનો અર્થ છે. આ દસ્તાવેજ સાથે કામ કરવાની ગતિ વધારવામાં સક્ષમ છે. લિંક અથવા મૂલ્ય ચોક્કસ કોષમાં છે, આઇટમ પસંદ કર્યા પછી ફોર્મ્યુલા પંક્તિમાં.

1. સંદર્ભો દ્વારા સમાયેલ વિસ્તાર પસંદ કરો. હોમ ટૅબમાં હોવું, ક્લિપબોર્ડ સેટિંગ્સ જૂથમાં ટેપ પર સ્થિત "કૉપિ" બટન પર ક્લિક કરો.

   

   વૈકલ્પિક રીતે, શ્રેણી પસંદ કર્યા પછી, તમે હોટ કીઝ Ctrl + C ની સંયોજનનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

2. ડેટા કૉપિ કર્યા પછી, ક્ષેત્રમાંથી પસંદગીને દૂર કરશો નહીં, અને તેના પર જમણી માઉસ બટન પર ક્લિક કરો. સંદર્ભ મેનૂ લોંચ થયેલ છે. તેમાં, "સેટિંગ્સ શામેલ કરો" બ્લોકમાં, તમારે "મૂલ્યો" આયકન પર ક્લિક કરવાની જરૂર છે. તેમાં દર્શાવવામાં આવેલા નંબરો સાથે ચિત્રલેખનો દૃષ્ટિકોણ છે.



3. તે પછી, સમર્પિત વિસ્તારમાંના બધા સંદર્ભો આંકડાકીય મૂલ્યો દ્વારા બદલવામાં આવશે.

પરંતુ તમારે યાદ રાખવાની જરૂર છે કે એક્સેલ બુક ઑપ્ટિમાઇઝ કરવાનો આ વિકલ્પ હંમેશાં સ્વીકાર્ય નથી. જ્યારે મૂળ સ્રોતનો ડેટા ગતિશીલ નથી ત્યારે તે ફક્ત લાગુ થઈ શકે છે, એટલે કે, તેઓ સમય સાથે બદલાશે નહીં.

પદ્ધતિ 4: ફોર્મેટ ફેરફારો

ફાઇલ કદને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડવાનો બીજો રસ્તો તેના ફોર્મેટને બદલવો છે. આ પદ્ધતિ, સંભવતઃ, મોટાભાગના બધા પુસ્તકને સ્ક્વિઝ કરવામાં મદદ કરે છે, જો કે તે જટિલમાં ઉપરોક્ત વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરવો પણ જરૂરી છે.

એક્સેલમાં ઘણા "મૂળ" ફાઇલ બંધારણો છે - એક્સએલએસ, એક્સએલએસએક્સ, એક્સએલએસએમ, એક્સએલએસબી. એક્સએલએસ ફોર્મેટ એ એક્સેલ 2003 અને તેના પહેલાના પ્રોગ્રામ સંસ્કરણ માટે મૂળભૂત એક્સ્ટેંશન હતું. તે પહેલેથી જ અપ્રચલિત છે, પરંતુ તેમ છતાં, ઘણા વપરાશકર્તાઓ હજી પણ લાગુ થવાનું ચાલુ રાખશે. આ ઉપરાંત, જ્યારે તમને જૂની ફાઇલો સાથે કામ પર પાછા આવવું હોય ત્યારે તે ઘણા વર્ષો પહેલા પણ આધુનિક બંધારણોની ગેરહાજરીમાં બનાવવામાં આવી છે. આ વિસ્તરણ સાથેના ઘણા તૃતીય-પક્ષ કાર્યક્રમો પુસ્તકો સાથે કામ કરી રહ્યા છે તે હકીકતનો ઉલ્લેખ ન કરવો, જે એક્સેલ દસ્તાવેજો માટે પછીથી વિકલ્પો કેવી રીતે પ્રક્રિયા કરવી તે જાણતા નથી.

તે નોંધવું જોઈએ કે એક્સએલએસ એક્સ્ટેંશન બુકમાં એક્સએલએસએક્સ ફોર્મેટના વર્તમાન એનાલોગ કરતાં ખૂબ મોટો કદ છે, જે હાલના સમયે એક્સેલ મુખ્યનો ઉપયોગ કરે છે. સૌ પ્રથમ, આ હકીકત એ છે કે XLSX ફાઇલો આવશ્યકપણે સંકુચિત આર્કાઇવ્સ છે. તેથી, જો તમે XLS એક્સ્ટેંશનનો ઉપયોગ કરો છો, પરંતુ તમે પુસ્તકના વજનને ઘટાડવા માંગો છો, તો આને ફક્ત XLSX ફોર્મેટમાં તેને અટકાવી શકાય છે.

1. દસ્તાવેજને XLS ફોર્મેટથી XLSX ફોર્મેટમાં રૂપાંતરિત કરવા માટે, ફાઇલ ટેબ પર જાઓ.



2. ખુલે છે તે વિંડોમાં, હું તરત જ "વિગતો" વિભાગ પર ધ્યાન આપું છું, જ્યાં તે સૂચવે છે કે હાલમાં દસ્તાવેજનું વજન 40 કેબી છે. આગળ, "સેવ તરીકે ..." નામ પર ક્લિક કરો.



3. સેવ વિન્ડો ખુલે છે. જો તમે ઈચ્છો છો, તો તમે નવી ડિરેક્ટરી પર જઈ શકો છો, પરંતુ મોટાભાગના વપરાશકર્તાઓ એક જ સ્થાને એક જ સ્થાને નવા દસ્તાવેજને સ્ટોર કરવા માટે વધુ અનુકૂળ છે જ્યાં સ્રોત કોડ. પુસ્તકનું નામ, જો ઇચ્છા હોય, તો "ફાઇલ નામ" ફીલ્ડમાં બદલી શકાય છે, જો કે તે જરૂરી નથી. આ પ્રક્રિયામાં સૌથી મહત્વપૂર્ણ વસ્તુ એ છે કે "ફાઇલ પ્રકાર" ફીલ્ડ "એક્સેલ (.xlsx)" પુસ્તકને સેટ કરવું. તે પછી, તમે વિંડોના તળિયે "ઑકે" બટનને દબાવશો.



4. બચત કર્યા પછી ઉત્પાદિત કર્યા પછી, ફાઇલ ટેબની "વિગતો" વિભાગમાં કેટલો વજન ઓછો થયો છે તે જોવા માટે. જેમ તમે જોઈ શકો છો, હવે તે રૂપાંતરણ પ્રક્રિયા પહેલા 40 કિબીટ્સ સામે 13.5 કિબીટ્સ છે. એટલે કે, ફક્ત એક જ આધુનિક ફોર્મેટમાં બચત કરવું તે લગભગ ત્રણ વખત પુસ્તકને સ્ક્વિઝ કરવાનું શક્ય બનાવે છે.

આ ઉપરાંત, Excele માં અન્ય આધુનિક XLSB ફોર્મેટ અથવા બાઈનરી બુક છે. તેમાં, દસ્તાવેજ બાઈનરી એન્કોડિંગમાં સાચવવામાં આવે છે. આ ફાઇલો XLSX ફોર્મેટમાં પુસ્તકો કરતાં પણ ઓછી છે. આ ઉપરાંત, તે ભાષા કે જેના પર તેઓ એક્સેલ પ્રોગ્રામની નજીકમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે. તેથી, તે અન્ય કોઈપણ એક્સ્ટેંશન કરતાં આવા પુસ્તકોથી વધુ ઝડપથી કાર્ય કરે છે. તે જ સમયે, વિધેયાત્મકતા અને વિવિધ સાધનો (ફોર્મેટિંગ, ફંક્શન્સ, ગ્રાફ્સ, વગેરે) નો ઉપયોગ કરવાની શક્યતાઓ પર ઉલ્લેખિત ફોર્મેટનું પુસ્તક XLSX ફોર્મેટથી ઓછું નથી અને એક્સએલએસ ફોર્મેટ કરતા વધી ગયું છે.

એક્સેલમાં એક્સએલએસબી એ ડિફૉલ્ટ ફોર્મેટ કેમ ન હતું તે મુખ્ય કારણ એ છે કે તૃતીય-પક્ષ કાર્યક્રમો વ્યવહારિક રીતે તેની સાથે કામ કરવા સક્ષમ છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમારે Excel માંથી 1C પ્રોગ્રામમાં માહિતી નિકાસ કરવાની જરૂર હોય, તો તે XLSX અથવા XLS દસ્તાવેજો સાથે કરી શકાય છે, પરંતુ XLSB સાથે નહીં. પરંતુ, જો તમે કોઈપણ તૃતીય-પક્ષના કાર્યક્રમમાં ડેટા સ્થાનાંતરિત કરવાની યોજના ન ધરાવતા હો, તો તમે સુરક્ષિત રીતે એક્સએલએસબી ફોર્મેટમાં દસ્તાવેજને સાચવી શકો છો. આ તમને દસ્તાવેજના કદને ઘટાડવા અને તેમાં કામની ગતિ વધારવા દેશે.

XLSB વિસ્તરણમાં ફાઇલને સાચવવાની પ્રક્રિયા એ XLSX ને વિસ્તૃત કરવા માટે કરવામાં આવી છે તે જ છે. "ફાઇલ" ટૅબમાં, "સેવ તરીકે ..." પર ક્લિક કરો. "ફાઇલ પ્રકાર" ફીલ્ડમાં ખોલતી વિંડોમાં, તમારે "એક્સેલ બુક (* .xlsb)" વિકલ્પ પસંદ કરવાની જરૂર છે. પછી "સેવ" બટન પર ક્લિક કરો.

અમે "વિગતો" વિભાગમાં દસ્તાવેજના વજનને જુએ છે. જેમ તમે જોઈ શકો છો, તે પણ વધુમાં ઘટાડો થયો છે અને હવે ફક્ત 11.6 કેબી છે.

સામાન્ય પરિણામોને સંક્ષિપ્તમાં, અમે કહી શકીએ છીએ કે જો તમે XLS ફાઇલ સાથે કામ કરી રહ્યા છો, તો તેના કદને ઘટાડવાનો સૌથી અસરકારક રસ્તો આધુનિક XLSX અથવા XLSB બંધારણોમાં ઉત્સાહિત છે. જો તમે પહેલાથી ફાઇલ વિસ્તરણ ડેટાનો ઉપયોગ કરો છો, તો પછી તેમના વજનને ઘટાડવા માટે, તમારે યોગ્ય રીતે વર્કસ્પેસને ગોઠવવું જોઈએ, વધારાનું ફોર્મેટિંગ અને બિનજરૂરી સંદર્ભો દૂર કરવું જોઈએ. જો તમે આ બધી ક્રિયાઓ જટિલમાં ઉત્પન્ન કરો છો, તો તમને સૌથી મોટો વળતર મળશે, અને પોતાને એક વિકલ્પ પર મર્યાદિત નહીં કરો.