Para a comodidade de traballar cunha gran variedade de datos en táboas, son constantemente necesarias organizar segundo un criterio específico. Ademais, para cumprir fins específicos, ás veces non se necesita toda a matriz de datos, senón só as liñas individuais. Polo tanto, para non confundirse nunha enorme cantidade de información, a solución racional estará organizada datos e filtrará doutros resultados. Descubriremos como se realiza a clasificación e filtración de datos en Microsoft Excel.
Clasificación de datos sinxela
A clasificación é unha das ferramentas máis convenientes ao traballar en Microsoft Excel. Usalo, pode colocar as liñas da táboa por orde alfabética, de acordo con datos que están localizados nas células da columna.
A clasificación de datos no programa de Microsoft Excel pode realizarse usando o botón "Ordenar e Filtrar", que está publicado na páxina Home na cinta da barra de ferramentas de edición. Pero, antes, necesitamos facer clic en calquera cela desa columna pola que imos realizar a clasificación.
Por exemplo, na táboa proposta a continuación, é necesario clasificar os empregados polo alfabeto. Nós nos facemos en calquera célula da columna "Nome" e prema no botón "Ordenar e filtrar". Para que os nomes estean organizados por alfabeticamente, elixe o elemento "Ordenar desde A a Z" da lista.
Como podes ver, sitúanse todos os datos da táboa, segundo a lista alfabética de apelidos.
Para ordenar a orde inversa, no mesmo menú, seleccione o botón Ordenar a partir de ata ".
A lista é reconstruída na orde inversa.
Cómpre salientar que un tipo similar de ordenación está indicado só con formato de datos de texto. Por exemplo, cun formato numérico, a clasificación "do mínimo ao máximo" (e, pola contra), e cando o formato de data é "do antigo ao novo" (e, ao contrario).
Clasificación personalizable
Pero, como vemos, cos tipos especificados de clasificación por un valor, os datos que conteñen os nomes da mesma persoa están construídos dentro do intervalo nunha orde arbitraria.
E que facer se queremos ordenar os nomes segundo o alfabeto, pero por exemplo, cando coincide co nome de que os datos estean situados por data? Para iso, así como para usar outras características, todo no mesmo menú "Ordenar e filtrar", necesitamos ir ao elemento "Clasificación personalizable ...".
Despois diso, ábrese a xanela de configuración de clasificación. Se hai titulares na túa mesa, teña en conta que nesta xanela é necesario que unha marca de verificación preto dos "meus datos contén" parámetro.
No campo "Columna", especifique o nome da columna pola que se realizará a clasificación. No noso caso, esta é a columna "nome". No campo "Ordenar", especifícase segundo o tipo de contido que o contido será ordenado. Hai catro opcións:
- Valores;
- Cor celular;
- Cor da fonte;
- Icona celular.
Pero, na abafadora maioría, úsase o elemento "valores". Está definido por defecto. No noso caso, tamén usaremos este elemento.
Na columna "Orde" necesitamos especificar, en que orde estarán situados os datos: "De A a Z" ou viceversa. Seleccione o valor "de A a Z."
Entón, creamos a clasificación dunha das columnas. Para configurar a clasificación noutra columna, faga clic no botón "Engadir nivel".
Aparece outro conxunto de campos que deben ser cubridos para ordenar a través dunha outra columna. No noso caso, de acordo coa columna "Data". Dado que a data destas células está situada ata a data, entón no campo "orde" establecemos os valores non "de a a z", pero "desde o vello a novo", ou "do novo ao vello" ..
Do mesmo xeito, nesta xanela pode configurar, se é necesario e ordenar sobre outras columnas en orde de prioridade. Cando se realicen todas as configuracións, faga clic no botón "Aceptar".
Como podes ver, agora na nosa mesa todos os datos ordenados, en primeiro lugar, por parte dos nomes dos empregados, e despois, por datas de pagamento.
Pero isto non é todas as posibilidades de clasificación personalizada. Se o desexa, nesta xanela, pode configurar a clasificación de non columnas, pero por liñas. Para facelo, fai clic no botón "Parámetros".
Na xanela de parámetros de clasificación que se abre, traducimos o interruptor da posición "Row Row" á posición "Columnas de rango". Fai clic no botón "Aceptar".
Agora, por analoxía co exemplo anterior, pode inscribir datos para a clasificación. Introduza os datos e faga clic no botón "Aceptar".
Como vemos, despois diso, as columnas cambiaron de lugares, segundo ingresaron os parámetros.
Por suposto, para a nosa mesa, por exemplo, o uso da clasificación cun cambio na localización da columna non leva un uso especial, pero para algunhas outras táboas, tal tipo de clasificación pode ser moi relevante.
Filtro.
Ademais, en Microsoft Excel, hai unha función de filtro de datos. Permite deixar visible só aqueles datos que considere o necesario e o resto ocultar. Se é necesario, os datos ocultos sempre poden ser devoltos ao modo visible.
Para usar esta función, volvemos en calquera cela da mesa (e preferentemente no encabezado), de novo facemos clic no botón "Ordenar e filtrar" na caixa de ferramentas de edición. Pero, esta vez no menú que aparece, selecciona o elemento "Filtro". Tamén pode, en vez destas accións, simplemente prema a combinación de teclas Ctrl + Shift + L.
Como podemos ver, as células en forma de cadrado apareceron nas células co nome de todas as columnas, nas que se inverte o triángulo.
Fai clic nesta icona da columna, segundo a cal imos filtrar. No noso caso, decidimos filtrar por nome. Por exemplo, necesitamos deixar os datos só polo empregado de Nikolaev. Polo tanto, disparar as garrapatas dos nomes de todos os outros traballadores.
Cando se realice o procedemento, faga clic no botón "Aceptar".
Como podemos ver, só cordas co nome do empregado de Nikolaev permaneceu na mesa.
Complete a tarefa e só deixaremos a táboa na táboa que se relaciona con Nikolaev para o III trimestre de 2016. Para facelo, faga clic na icona na cela de data. Na lista que se abre, elimine as caixas de verificación dos meses "maio", "xuño" e "outubro", xa que non pertencen ao terceiro trimestre e prema no botón "Aceptar".
Como podes ver, só os datos que necesitamos permaneceron.
Para eliminar o filtro nunha columna específica e mostrar os datos ocultos, de novo, faga clic no ícone situado na cela co título desta columna. No menú aberto, faga clic en "Eliminar filtro C ..." elemento.
Se queres restablecer o filtro no seu conxunto na táboa, debes facer clic no botón "Ordenar e filtrar" na cinta e seleccionar "Borrar".
Se precisa eliminar completamente o filtro, entón, como cando comeza, ten que seleccionar o elemento "Filtrar" no mesmo menú ou escriba a tecla de teclado no teclado Ctrl + Shift + L.
Ademais, hai que sinalar que despois de que nos activemos a función de "filtro", entón cando fai clic no ícono correspondente nas celas das tapas das táboas, as funcións de clasificación que falamos están dispoñibles no menú que apareceu: "Ordenar de A a Z", "Ordenar de min a un", e "clasificar en cor".
Lección: Como usar Autofilter en Microsoft Excel
Táboa intelixente
A clasificación e filtro tamén se pode activar, transformando a área dos datos cos que traballa na chamada "táboa intelixente".
Hai dúas formas de crear unha mesa intelixente. Para aproveitar o primeiro deles, reservar toda a área da táboa e, mentres que na pestana "Home", faga clic no botón do botón "Formato como táboa". Este botón está no bloque de ferramentas "estilos".
A continuación, eliximos un dos estilos que lle gusta, na lista que se abre. Non afectará a funcionalidade da táboa.
Despois diso, ábrese unha caixa de diálogo na que pode cambiar as coordenadas da táboa. Pero se previamente asignou a área correctamente, non necesita nada máis. A principal cousa, ten en conta que a "táboa con parámetro de titulares" quedou unha marca de verificación. A continuación, faga clic no botón "Aceptar".
Se decides aproveitar a segunda forma, entón tamén tes que destacar toda a área da táboa, pero esta vez vai á pestana "Inserir". Estar aquí, na cinta no bloque "Table Tools", debes facer clic no botón "Táboa".
Despois diso, como a última vez, abrirase unha xanela onde se corrixirán as coordenadas da colocación da táboa. Fai clic no botón "Aceptar".
Independentemente de como se usa ao crear unha "táboa intelixente", eventualmente obtemos unha táboa, nas células das tapas das que xa se instalaron os filtros descritos por nós.
Cando fai clic nesta icona, todas as mesmas funcións estarán dispoñibles como cando inicie o filtro cun xeito estándar a través do botón "Ordenar e filtrar".
Lección: Como crear unha táboa en Microsoft Excel
Como podes ver, ordenar e filtrar ferramentas, co seu uso axeitado, pode facilitar significativamente aos usuarios traballar con táboas. Unha cuestión particularmente relevante do seu uso convértese no caso de que se rexistre unha matriz de datos moi grande na táboa.