Como reducir o tamaño do ficheiro de Excel

Ao traballar en Excele, algunhas táboas conseguen un tamaño bastante impresionante. Isto leva ao feito de que o tamaño do documento aumenta, ás veces incluso ducias de megabytes e moito máis. Un aumento no peso do libro de Excel leva non só a un aumento no seu lugar ocupado no disco duro, senón que é aínda máis importante, para máis lento a velocidade de realizar diversas accións e procesos nel. Simplemente, ao traballar con tal documento, o programa de Excel comeza a abrandar. Polo tanto, a cuestión de optimización e redución destes libros convértese en relevante. Imos descubrir como reducir o tamaño do ficheiro en Excele.

Procedemento de redución de tamaño de libro

Optimizar o ficheiro nado debe ser inmediatamente en varias direccións. Moitos usuarios non recoñecen, pero moitas veces o libro Excel contén moitas informacións innecesarias. Cando o ficheiro é pequeno para iso, ninguén presta atención especial a isto, pero se o documento se fixo complicado, é necesario optimizarlo en todos os parámetros posibles.

Método 1: Reducir o rango de operación

O rango de operación é a zona, as accións nas que recorvo a Excel. Se o documento está contando, o programa recalcula todas as células do espazo de traballo. Pero non sempre corresponde ao rango no que o usuario realmente funciona. Por exemplo, unha gap entregada de forma inadecuada lonxe da mesa expandirá o tamaño do rango de operación a ese elemento onde se atopa esta lagoa. Resulta que Excel ao recalcular cada vez que manexará unha morea de células baleiras. Vexamos como este problema pode ser eliminado no exemplo dunha táboa específica.

1. Ao principio, bótalle un ollo ao seu peso antes de optimizar, para comparar o que será despois do procedemento. Isto pódese facer movéndose á pestana "Ficheiro". Vaia á sección "Detalles". No lado dereito da xanela que abriu as propiedades básicas do libro. As primeiras propiedades son o tamaño do documento. Como vemos, no noso caso é de 56,5 kilobytes.



2. Primeiro de todo, hai que descubrir como o espazo de traballo real é diferente do que realmente é necesario polo usuario. É moi sinxelo facelo. Nós nos facemos en calquera célula da combinación de teclas de mesa e tipo Ctrl + End. Excel móvese inmediatamente á última cela, que o programa considera o elemento final do espazo de traballo. Como podes ver, en específicamente, o noso caso é unha liña 913383. Dado que a táboa ocupa só seis primeiras liñas, é posible indicar o feito de que as liñas 913377, de feito, a carga inútil, que non só aumenta o tamaño do ficheiro , pero debido a un recálculo permanente de toda a gama do programa ao realizar calquera acción leva a unha desaceleración do traballo no documento.

   

   Por suposto, en realidade, unha gran diferenza entre o rango de traballo real eo feito de que Excel acepta porque é bastante raro e tomamos unha gran cantidade de filas para a claridade. Aínda que, ás veces, hai casos cando a área de folla enteira considérase a peza de traballo.

3. Para eliminar este problema, debes eliminar todas as filas a partir do primeiro baleiro e ata o final da folla. Para iso, seleccione a primeira cela, que está inmediatamente baixo a táboa e escriba a tecla Ctrl + Shift + frecha.



4. Como podemos ver, despois de que todos os elementos da primeira columna, a partir da cela especificada e ao final da mesa asignáronse. A continuación, faga clic no botón dereito do rato dereito. No menú contextual que se abre, seleccione "Eliminar".

   

   Moitos usuarios intentan eliminar premendo no botón Eliminar do teclado, pero non é correcto. Esta acción limpa os contidos das células, pero non o elimina. Polo tanto, no noso caso non vai axudar.

5. Despois de seleccionar o elemento "Eliminar ..." no menú contextual, ábrese unha xanela de eliminación de celas pequena. Eu configuro o interruptor á posición "cadea" nel e faga clic no botón Aceptar.



6. Elimináronse todas as filas do rango asignado. Asegúrese de secar o libro premendo no ícono do disquete na esquina superior esquerda da xanela.



7. Agora imos ver como nos axudou. Asignamos calquera célula da táboa e escriba a combinación de teclas Ctrl + End. Como podes ver, Excel alocou a última cela da táboa, o que significa que agora é o último elemento do espazo de traballo da folla.



8. Agora pasamos á sección "Detalles" da pestana "Ficheiro" para descubrir o que diminuíu o peso do noso documento. Como podes ver, agora ten 32,5 KB. Lembre que antes do procedemento de optimización, o seu tamaño era de 56,5 KB. Así, reduciuse en máis de 1,7 veces. Pero neste caso, o logro principal nin sequera é unha redución do peso do ficheiro, eo feito de que o programa está agora exento de recalcular o rango realmente non utilizado, o que aumentará significativamente a taxa de procesamento do documento.

Se no libro con varias follas coas que traballa, ten que realizar un procedemento similar con cada un deles. Isto incluso reducirá aínda máis o tamaño do documento.

Método 2: Eliminación do formato redundante

Outro factor importante que fai que o documento de Excel sexa máis pesado, é o formato redundante. Isto inclúe o uso de varios tipos de fontes, bordos, formatos numéricos, pero antes de todo o que se refire a verter de células en varias cores. Polo tanto, antes de formatar o ficheiro, cómpre pensar dúas veces e se é necesario facelo ou sen este procedemento é fácil de facer.

Isto é especialmente certo de libros que conteñen unha gran cantidade de información que eles mesmos xa teñen un tamaño considerable. Engadindo formatar ao libro pode aumentar o seu peso aínda varias veces. Polo tanto, ten que escoller o medio "dourado" entre a visibilidade de presentar información no documento e o tamaño do ficheiro, para usar o formato só onde é realmente necesario.

Outro factor asociado ao formato, peso de ponderación é que algúns usuarios prefiren formatar as celas "cunha marxe". É dicir, forman que non só a propia mesa, senón tamén o rango que está baixo ela, ás veces ata ata o final da folla, co cálculo do feito de que cando se engadirán novas liñas á mesa, non será necesario para formatalos cada vez.

Pero non se sabe cando se engadirán novas liñas e cantas serán engadidas, e tal formatado preliminar que tomas o ficheiro xa agora mesmo, o que afectará negativamente e á velocidade de traballar con este documento. Polo tanto, se aplicou formatear a células baleiras que non están incluídas na táboa, debe ser eliminada.

1. Primeiro de todo, ten que destacar todas as células que están situadas debaixo do rango con datos. Para iso, faga clic sobre o número da primeira cadea baleira no panel de coordenadas vertical. Asignado toda a liña. Despois diso, aplicamos a combinación xa familiar de teclas rápidas Ctrl + Shift + cara abaixo.



2. Despois diso, todo o rango de filas é menor que unha parte da táboa chea de datos, os espertos destacados. Estar na pestana "Home", faga clic na icona "Clear", que está situada na cinta da barra de ferramentas de edición. Abre un pequeno menú. Seleccione a posición "formatos claros" nel.



3. Despois desta acción en todas as células do rango asignado, eliminarase o formato.



4. Do mesmo xeito, pode eliminar o formato innecesario na propia mesa. Para iso, seleccione células ou intervalo individual no que consideramos formatar o mínimo útil, faga clic no botón "Borrar" na cinta e seleccione o elemento "Clear Formats" da lista.



5. Como podes ver, o formato no rango seleccionado da táboa foi completamente eliminado.



6. Despois diso, devolvemos este rango algúns elementos de formato que consideramos relevantes: bordos, formatos numéricos, etc.

As accións descritas anteriormente axudarán a reducir significativamente o tamaño do libro de Excel e acelerar o traballo nel. Pero é mellor usar inicialmente o formato só onde é verdadeiramente apropiado e necesario que gastar tempo para optimizar o documento.

Lección: Táboas de formato en Excel

Método 3: Eliminar enlaces

Nalgúns documentos, un gran número de enlaces desde onde se reforran os valores. Isto tamén pode diminuír seriamente a velocidade do traballo neles. Especialmente influenciado por referencias externas a outros libros, aínda que as referencias internas tamén se reflicten negativamente no rendemento. Se a fonte vén de onde a ligazón toma a información non está constantemente actualizada, é dicir, o significado de substituír os enderezos de referencia nas células aos valores normais. Isto é capaz de aumentar a velocidade de traballar co documento. Ligazón ou valor está nunha cela específica, na fila de fórmulas despois de seleccionar o elemento.

1. Seleccione a área contida por referencias. Estar na páxina Home, fai clic no botón "Copiar" que está situado na cinta do grupo de configuración do portapapeis.

   

   Alternativamente, despois de seleccionar un intervalo, pode usar unha combinación de teclas HOT Ctrl + C.

2. Despois de copiar os datos, non elimine a selección da área e faga clic sobre el o botón dereito do rato. O menú contextual é lanzado. Nela, no bloque "Inserir Configuración", cómpre facer clic na icona "Valores". Ten unha vista dos pictogramas cos números representados.



3. Despois diso, todas as referencias da área dedicada serán substituídas por valores estatísticos.

Pero ten que lembrar que esta opción para optimizar o libro de Excel non sempre é aceptable. Só se pode aplicar cando os datos da fonte orixinal non son dinámicos, é dicir, non cambiarán co tempo.

Método 4: cambios de formato

Outra forma de reducir significativamente o tamaño do ficheiro é cambiar o seu formato. Este método, probablemente, a maioría de todo axuda a espremer o libro, aínda que tamén é necesario usar as opcións anteriores no complexo.

En Excel hai varios "formatos de ficheiro nativos" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. O formato XLS foi a extensión básica para a versión do programa de Excel 2003 e anterior. Xa está obsoleto, pero, con todo, moitos usuarios aínda seguen a ser aplicados. Ademais, hai casos en que ten que volver traballar con ficheiros antigos que se crearon hai moitos anos mesmo en ausencia de formatos modernos. Sen mencionar o feito de que moitos programas de terceiros están a traballar con libros con esta expansión, que non saben como procesar posteriores opcións para Excel documentos.

Cómpre salientar que o libro de extensión XLS ten un tamaño moito maior que o análogo actual do formato XLSX, que na actualidade Excel usa como o principal. Primeiro de todo, isto débese ao feito de que os ficheiros XLSX son esencialmente comprimidos arquivos. Polo tanto, se usa a extensión XLS, pero quere reducir o peso do libro, entón isto pódese facer simplemente detelo en formato XLSX.

1. Para converter o documento do formato XLS ao formato XLSX, vai á pestana de ficheiros.



2. Na xanela que se abre, inmediatamente preste atención á sección "Detalles", onde se indica que na actualidade o peso do documento é de 40 KB. A continuación, fai clic no nome "Gardar como ...".



3. Abre a ventá de Gardar. Se o desexa, pode ir ao novo directorio, pero a maioría dos usuarios son máis convenientes para almacenar un novo documento no mesmo lugar onde o código fonte. O nome do libro, se o desexa, pódese cambiar no campo "Nome do ficheiro", aínda que non é necesario. O máis importante neste procedemento é configurar o "campo de" tipo de ficheiro "Excel (.xlsx)". Despois diso, pode premer o botón "Aceptar" na parte inferior da xanela.



4. Despois de que o aforro está fabricado, vaia á sección "Detalles" da pestana de ficheiros para ver o peso que diminuíu. Como podes ver, agora ten 13,5 kbytes contra 40 kbytes antes do procedemento de conversión. É dicir, un só aforro en formato moderno fixo posible espremer o libro case tres veces.

Ademais, hai outro formato XLSB moderno ou libro binario en Excele. Nela, o documento gárdase en codificación binaria. Estes ficheiros pesan aínda menos de libros en formato XLSX. Ademais, a lingua na que se rexistran máis preto do programa de Excel. Polo tanto, funciona con tales libros máis rápido que con calquera outra extensión. Ao mesmo tempo, o libro do formato especificado sobre a funcionalidade e as posibilidades de usar varias ferramentas (formatado, funcións, gráficos, etc.) non son inferiores ao formato XLSX e supera o formato XLS.

A principal razón pola que XLSB non se converteu no formato por defecto en Excel é que os programas de terceiros son prácticamente capaces de traballar con el. Por exemplo, se precisa exportar información de Excel nun programa de 1C, pódese facer con documentos XLSX ou XLS, pero non con XLSB. Pero, se non planea transferir datos a calquera programa de terceiros, pode gardar o documento de forma segura en formato XLSB. Isto permitirá que reduza o tamaño do documento e aumenta a velocidade do traballo nel.

O procedemento para gardar o ficheiro na expansión XLSB é similar ao que nos fixemos para expandir XLSX. Na pestana "Ficheiro", faga clic en "Gardar como ...". Na xanela de aforro que se abre no campo "Tipo de ficheiro", ten que seleccionar a opción "Excel Book (* .xlsb)". A continuación, faga clic no botón "Gardar".

Miramos o peso do documento na sección "Detalles". Como podes ver, diminuíu aínda máis e agora só 11,6 KB.

Resumindo os resultados xerais, podemos dicir que se está a traballar cun ficheiro XLS, entón a forma máis efectiva de reducir o seu tamaño é o energizante nos formatos modernos XLSX ou XLSB. Se xa usa datos de expansión de ficheiros, entón para reducir o seu peso, debería configurar correctamente o espazo de traballo, eliminar o exceso de formato e referencias innecesarias. Recibirás o maior retorno se produces todas estas accións no complexo e non te limites a unha opción.