Plus vous acceptez et envoyez des lettres, plus la correspondance est stockée sur votre ordinateur. Et bien sûr, cela conduit au fait que le disque se termine l'endroit. En outre, cela peut conduire au fait que les perspectives vont simplement arrêter d'accepter des lettres. Dans de tels cas, suivez la taille de votre tiroir et, si nécessaire, supprimez des lettres supplémentaires.
Cependant, libérer l'endroit, il n'est pas nécessaire de supprimer toutes les lettres. Le plus important peut être simplement archivé. Comment faire cela nous analyserons dans cette instruction.
Au total, Outlook prévoit deux façons d'archiver le courrier. Le premier est automatique et le second - manuel.
Archivage automatique des lettres
Commençons par la manière la plus pratique - c'est un archivage automatique du courrier.
Les avantages de cette méthode sont que les perspectives archiveront les lettres elles-mêmes sans votre participation.
Vous pouvez attribuer aux inconvénients que toutes les lettres et nécessaires, et non nécessaires.
Afin de configurer l'archivage automatique, vous devez cliquer sur le bouton "Paramètres" dans le menu "Fichier".
Ensuite, allez à l'onglet "Avancé" et dans le groupe d'atarchivation, cliquez sur la "Configuration automatique des archives".
Maintenant, il reste à définir les paramètres nécessaires. Pour ce faire, définissez la case "Autorarchivation toutes les journées" et ici, nous définissons la période d'archivage dans les jours.
Ensuite, configurez les paramètres à votre discrétion. Si vous souhaitez que Outlook puisse la confirmation avant de commencer l'archive, cochez la case «Demande to Auto Archive», si ce n'est pas nécessaire, décochez la case et le programme fera tout votre possible.
Ci-dessous, vous pouvez configurer l'enlèvement automatique des anciennes lettres, où vous pouvez également définir le «âge» maximum de la lettre. Et déterminez également quoi faire avec les anciennes lettres - déplacez-les dans un dossier séparé ou simplement les supprimer.
Une fois que vous avez effectué les paramètres souhaités, vous pouvez cliquer sur le bouton "Appliquer les paramètres de tous les dossiers".
Si vous souhaitez sélectionner les dossiers que vous souhaitez archiver, vous devez ensuite accéder aux propriétés de chaque dossier et syntoniser l'autochivation.
Enfin, appuyez sur le bouton "OK" pour confirmer les paramètres effectués.
Afin d'annuler l'autochivation, il suffira de prendre la case "Autorarchivation chacune des ... jours".
Lettres d'archivage à la main
Maintenant, nous analyserons la méthode manuelle d'archivage.
Cette méthode est assez simple et ne nécessite aucun paramétrage supplémentaire des utilisateurs.
Afin d'envoyer un courrier électronique à l'archive, il doit être mis en évidence dans la liste des lettres et cliquer sur le bouton "Archives". Pour archiver un groupe de lettres, il suffit de mettre en surbrillance les lettres souhaitées, puis appuyez sur le même bouton.
Cette méthode a également ses avantages et ses inconvénients.
Les avantages peuvent être attribués à ce que vous choisissez quelles lettres nécessitent l'archivage. Eh bien, moins est une exécution manuelle de l'archivage.
Ainsi, le client de messagerie Outlook fournit à ses utilisateurs plusieurs options pour créer une archive de lettres. Pour plus de fiabilité, vous pouvez utiliser les deux. C'est-à-dire que commencer à configurer l'autochivation, puis, comme vous devez envoyer des lettres à l'archive vous-même et supprimer trop.