Comment réduire la taille du fichier Excel

Lorsque vous travaillez dans Excele, certaines tables atteignent une taille plutôt impressionnante. Cela conduit au fait que la taille du document augmente, parfois même dizaines de mégaoctets et plus. Une augmentation du poids du livre Excel conduit non seulement à une augmentation de sa place occupée sur le disque dur, mais que, encore plus surtout, de lent la vitesse d'exécution de diverses actions et processus. Mettez simplement, lorsque vous travaillez avec un tel document, le programme Excel commence à ralentir. Par conséquent, la question de l'optimisation et de la réduction de ces livres devient pertinente. Trouvons comment réduire la taille du fichier dans Excele.

Procédure de réduction de la taille du livre

Optimiser le fichier Né devrait être immédiatement dans plusieurs directions. De nombreux utilisateurs ne reconnaissent pas, mais souvent le livre Excel contient de nombreuses informations inutiles. Lorsque le fichier est petit pour cela, personne ne porte une attention particulière à cela, mais si le document est devenu lourd, il est nécessaire de l'optimiser dans tous les paramètres possibles.

Méthode 1: Réduire la plage de fonctionnement

La gamme de fonctionnement est la zone, les actions dans lesquelles je me souviens d'Excel. Si le document comptait, le programme recalcule toutes les cellules de l'espace de travail. Mais cela ne correspond pas toujours à la plage dans laquelle l'utilisateur fonctionne vraiment. Par exemple, un écart de livraison inapproprié éloigné de la table élargira la taille de la plage de fonctionnement à cet élément où se trouve cet écart. Il s'avère que Excel lors de la recalculition de chaque fois qu'il manipulera une bouquet de cellules vides. Voyons comment ce problème peut être éliminé sur l'exemple d'une table spécifique.

1. Au début, jetez un coup d'œil à son poids avant d'optimiser, de comparer ce sur quoi la procédure sera effectuée. Cela peut être fait en entrant dans l'onglet "Fichier". Aller à la section "Détails". Sur le côté droit de la fenêtre qui ouvre les propriétés de base du livre. Les premières propriétés sont la taille du document. Comme on voit, dans notre cas, il s'agit de 56,5 kilo-octets.



2. Tout d'abord, il convient de découvrir comment le véritable espace de travail est différent de celui qui est vraiment nécessaire par l'utilisateur. C'est assez simple de le faire. Nous devenons dans n'importe quelle cellule de la table et tapez la combinaison de touches de bout Ctrl +. Excel passe immédiatement à la dernière cellule, que le programme considère l'élément final de l'espace de travail. Comme vous pouvez le constater, en particulier, notre cas est une ligne 913383. Étant donné que la table n'occupe que six premières lignes, il est possible d'indiquer que 913377 lignes sont, en fait, une charge inutile, ce qui augmente non seulement la taille du fichier. , mais en raison de la recalcul permanente de l'ensemble de l'éventail du programme lors de l'exécution de toute action entraîne un ralentissement du travail sur le document.

   

   Bien sûr, en réalité, un si gros fossé entre la plage de travail réelle et le fait que Excel accepte pour elle est assez rare et nous avons pris un nombre aussi grand nombre de rangées de clarté. Bien que, parfois, il existe même des cas lorsque toute la surface de la feuille est considérée comme la pièce.

3. Afin d'éliminer ce problème, vous devez supprimer toutes les lignes à partir du premier vide et jusqu'à la fin de la feuille. Pour ce faire, sélectionnez la première cellule, qui est immédiatement sous la table et tapez la touche Ctrl + Shift + Flèche.



4. Comme nous pouvons le constater, après que tous les éléments de la première colonne, à partir de la cellule spécifiée et à la fin de la table ont été alloués. Cliquez ensuite sur le bouton de la souris droit du contenu. Dans le menu contextuel qui s'ouvre, sélectionnez "Supprimer".

   

   De nombreux utilisateurs essaient de supprimer en cliquant sur le bouton Supprimer du clavier, mais ce n'est pas correct. Cette action efface le contenu des cellules, mais ne les retire pas eux-mêmes. Par conséquent, dans notre cas, cela ne vous aidera pas.

5. Après avoir sélectionné l'élément "Supprimer ..." dans le menu contextuel, une petite fenêtre de retrait de cellules s'ouvre. Je réglais l'interrupteur sur la position "String" et cliquez sur le bouton OK.



6. Toutes les lignes de la plage allouée ont été supprimées. Assurez-vous de sécher le livre en cliquant sur l'icône de disquette dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.



7. Voyons maintenant comment cela nous a aidés. Nous allouons une cellule de la table et tapez la combinaison Ctrl + End Touche. Comme vous pouvez le constater, Excel a alloué la dernière cellule de la table, ce qui signifie que c'est maintenant c'est le dernier élément de l'espace de travail de feuille.



8. Nous passons maintenant à la section "Détails" de l'onglet "Fichier" pour savoir combien le poids de notre document a diminué. Comme vous pouvez le constater, il est maintenant de 32,5 kb. Rappelez-vous qu'avant la procédure d'optimisation, sa taille était de 56,5 Ko. Ainsi, il a été réduit de plus de 1,7 fois. Mais dans ce cas, la principale réalisation n'est même pas une réduction du poids du dossier et le fait que le programme soit maintenant exempté de la recalculition de la gamme réellement inutilisée, ce qui augmentera de manière significative le taux de traitement du document.

Si dans le livre, plusieurs feuilles utilisées, vous devez effectuer une procédure similaire avec chacune d'elles. Cela réduira encore plus la taille du document.

Méthode 2: Élimination du formatage redondant

Un autre facteur important qui rend le document Excel est plus lourd, est un formatage redondant. Cela inclut l'utilisation de différents types de polices, de frontières, de formats numériques, mais il s'agit tout d'abord de la coulée de cellules de différentes couleurs. Donc, avant de formater le fichier, vous devez réfléchir à deux fois, et s'il est nécessaire de le faire ou sans cette procédure, il est facile de le faire.

Cela est particulièrement vrai des livres contenant une grande quantité d'informations qui ont déjà une taille considérable. L'ajout de formatage au livre peut augmenter son poids, même plusieurs fois. Par conséquent, vous devez choisir le centre "Golden" entre la visibilité de la présentation d'informations dans le document et la taille du fichier, d'utiliser le formatage uniquement là où il est vraiment nécessaire.

Un autre facteur associé au formatage, au poids de la pondération, est que certains utilisateurs préfèrent formater les cellules "avec une marge". C'est-à-dire qu'ils formatent non seulement la table elle-même, mais aussi la gamme qui est sous elle, parfois même jusqu'à la fin de la feuille, avec le calcul du fait que lorsque de nouvelles lignes seront ajoutées à la table, elle ne sera pas nécessaire de les formater à chaque fois.

Mais on ne sait pas lorsque de nouvelles lignes seront ajoutées et le nombre d'autres seront ajoutés, et une telle formatage préliminaire Vous prenez déjà le fichier actuellement, ce qui affectera négativement et à la vitesse de travail avec ce document. Par conséquent, si vous avez appliqué un formatage dans des cellules vides qui ne sont pas inclus dans la table, il doit être supprimé.

1. Tout d'abord, vous devez mettre en évidence toutes les cellules situées sous la plage avec des données. Pour ce faire, cliquez sur le numéro de la première chaîne vide sur le panneau de coordonnées verticales. Attribué toute la ligne. Après cela, nous appliquons la combinaison déjà familière de touches chaudes Ctrl + Shift + Down.



2. Après cela, la plage de lignes entière est inférieure à celle de la table remplie de données, les réveils ont mis en évidence. Étant dans l'onglet "Accueil", cliquez sur l'icône "Effacer", située sur la bande dans la barre d'outils de montage. Un petit menu s'ouvre. Sélectionnez la position «Clear Formats».



3. Après cette action dans toutes les cellules de la plage allouée, le formatage sera supprimé.



4. De la même manière, vous pouvez supprimer un formatage inutile dans la table elle-même. Pour ce faire, sélectionnez des cellules individuelles ou une plage dans laquelle nous envisageons de formater le minimum d'utiles, cliquez sur le bouton "Effacer" sur la bande et sélectionnez l'élément "Clear Formats" de la liste.



5. Comme vous pouvez le constater, le formatage de la plage sélectionnée de la table a été complètement supprimé.



6. Après cela, nous retournons cette gamme certains éléments de formatage que nous considérons que nous considérons pertinents: frontières, formats numériques, etc.

Les actions décrites ci-dessus contribueront à réduire considérablement la taille du livre Excel et à accélérer le travail. Mais il est préférable d'utiliser initialement le formatage uniquement là où il est vraiment approprié et nécessaire que de passer du temps à optimiser le document.

Leçon: Tables de formatage dans Excel

Méthode 3: Suppression de liens

Dans certains documents, un très grand nombre de liens d'où sont resserrées de valeurs. Cela peut également ralentir sérieusement la vitesse du travail en eux. Surtout fortement influencé par des références externes à d'autres livres, bien que des références internes se reflètent également négativement dans la performance. Si la source provient de l'endroit où le lien prend des informations n'est pas constamment mis à jour, c'est-à-dire le sens de remplacer les adresses de référence dans les cellules aux valeurs normales. Ceci est capable d'augmenter la vitesse de travail avec le document. Le lien ou la valeur est dans une cellule spécifique, dans la ligne de formule après avoir sélectionné l'élément.

1. Sélectionnez la zone contenue par des références. Étant dans l'onglet Home, cliquez sur le bouton "Copier" situé sur la bande dans le groupe Paramètres du presse-papiers.

   

   Alternativement, après avoir sélectionné une plage, vous pouvez utiliser une combinaison de touches chaudes Ctrl + C.

2. Une fois les données copiées, ne retirez pas la sélection de la zone et cliquez dessus le bouton droit de la souris. Le menu contextuel est lancé. Dans le bloc "Insert Paramètres", vous devez cliquer sur l'icône "Valeurs". Il a une vue sur les pictogrammes avec les chiffres représentés.



3. Après cela, toutes les références dans la zone dédiée seront remplacées par des valeurs statistiques.

Mais vous devez vous rappeler que cette option d'optimisation du livre Excel n'est pas toujours acceptable. Il ne peut être appliqué que lorsque les données de la source d'origine ne sont pas dynamiques, c'est-à-dire qu'ils ne changeront pas avec le temps.

Méthode 4: Modifications de format

Une autre façon de réduire considérablement la taille du fichier est de modifier son format. Cette méthode, probablement, la plupart de toutes contribuent à presser le livre, bien qu'il soit également nécessaire d'utiliser les options ci-dessus dans le complexe.

Dans Excel, il existe plusieurs formats de fichiers "natifs" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Le format XLS était l'extension de base de la version du programme d'Excel 2003 et antérieure. Il est déjà obsolète, mais néanmoins, de nombreux utilisateurs continuent d'être appliqués. En outre, il y a des cas où vous devez retourner au travail avec de vieux fichiers créés il y a de nombreuses années, même en l'absence de formats modernes. Sans parler du fait que de nombreux programmes tiers travaillent avec des livres avec cette expansion, qui ne savent pas comment traiter des options ultérieures pour les documents Excel.

Il convient de noter que le livre d'extension XLS a une taille beaucoup plus grande que l'analogue actuel du format XLSX, qui, à l'heure actuelle, Excel utilise comme le principal. Tout d'abord, cela est dû au fait que les fichiers XLSX sont essentiellement des archives compressées. Par conséquent, si vous utilisez l'extension XLS, mais vous souhaitez réduire le poids du livre, cela peut être fait simplement l'arrêter au format XLSX.

1. Pour convertir le document du format XLS au format XLSX, allez dans l'onglet Fichier.



2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, je fais tout l'attention sur la section "Détails", où il est indiqué qu'à l'heure actuelle, le poids du document est de 40 Ko. Ensuite, cliquez sur le nom "Enregistrer sous ...".



3. La fenêtre de sauvegarde s'ouvre. Si vous le souhaitez, vous pouvez accéder au nouveau répertoire, mais la plupart des utilisateurs sont plus pratiques pour stocker un nouveau document au même endroit où le code source. Le nom du livre, si vous le souhaitez, peut être modifié dans le champ "Nom du fichier", bien qu'il ne soit pas nécessaire. La chose la plus importante dans cette procédure consiste à définir le livre Excel (Type de fichier "" Excel (.xlsx) ". Après cela, vous pouvez appuyer sur le bouton "OK" au bas de la fenêtre.



4. Une fois que l'enregistrement est fabriqué, accédez à la section "Détails" de l'onglet Fichier pour voir la quantité de poids diminuée. Comme vous pouvez le constater, il s'agit actuellement de 13,5 kbytes contre 40 kbytes avant la procédure de conversion. C'est-à-dire que l'on ne sauve que dans le format moderne permettait de presser le livre presque trois fois.

De plus, il existe un autre format XLSB moderne ou un livre binaire dans Excele. Dans ce document, le document est enregistré en codage binaire. Ces fichiers pèsent encore moins que des livres au format XLSX. En outre, la langue sur laquelle ils sont enregistrés le plus près du programme Excel. Par conséquent, cela fonctionne avec de tels livres plus rapidement qu'avec toute autre extension. Dans le même temps, le livre du format spécifié sur la fonctionnalité et les possibilités d'utilisation de divers outils (formatage, fonctions, graphiques, etc.) n'est pas inférieur au format XLSX et dépasse le format XLS.

La principale raison pour laquelle XLSB n'est pas devenu le format par défaut dans Excel, c'est que les programmes tiers sont pratiquement capables de travailler avec elle. Par exemple, si vous devez exporter des informations d'Excel dans un programme 1C, cela peut être effectué avec des documents XLSX ou XLS, mais pas avec XLSB. Mais, si vous ne prévoyez pas de transférer des données sur un programme tiers, vous pouvez enregistrer en toute sécurité le document au format XLSB. Cela vous permettra de réduire la taille du document et d'augmenter la vitesse de travail.

La procédure de sauvegarde du fichier dans l'expansion XLSB est similaire à celle que nous avons été effectuée pour développer XLSX. Dans l'onglet "Fichier", cliquez sur "Enregistrer sous ...". Dans la fenêtre d'enregistrement qui s'ouvre dans le champ "Type de fichier", vous devez sélectionner l'option "Book Excel (* .xlsb)". Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".

Nous examinons le poids du document dans la section "Détails". Comme vous pouvez le constater, cela a diminué encore plus et n'est plus que 11,6 Ko.

Résumant les résultats généraux, nous pouvons dire que si vous travaillez avec un fichier XLS, le moyen le plus efficace de réduire sa taille est la mise sous tension des formats modernes XLSX ou XLSB. Si vous utilisez déjà des données d'expansion de fichier, vous devez également réduire leur poids, vous devez correctement configurer l'espace de travail, supprimer le formatage excédentaire et les références inutiles. Vous recevrez le meilleur retour si vous produisez toutes ces actions dans le complexe et ne vous limitez pas à une option.