Suuren dataryhmän kanssa työskentelyn helpottamiseksi taulukoissa ne ovat jatkuvasti välttämättömiä tietyn kriteerin järjestämiseksi. Lisäksi tiettyjen tarkoitusten täyttämiseksi, joskus koko tietoratkaisua ei tarvita, vaan vain yksittäiset linjat. Siksi, jotta sitä ei voida sekoittaa valtavaan tietoon, järkevä ratkaisu järjestetään dataa ja suodatetaan muista tuloksista. Katsotaan selvittää, miten tietojen lajittelu ja suodattaminen Microsoft Excelissä suoritetaan.
Yksinkertainen tietojen lajittelu
Lajittelu on yksi kätevimmistä työkaluista, kun työskentelet Microsoft Excelissä. Käyttämällä sitä voit sijoittaa taulukon rivit aakkosjärjestyksessä sarakkeiden soluissa sijaitsevien tietojen mukaan.
Tiedon lajittelu Microsoft Excel -ohjelmassa voidaan suorittaa käyttämällä "Lajittelua ja suodatinta" -painiketta, joka on lähetetty nauhan koti-välilehdessä muokkaustyökalurivillä. Mutta ennen, meidän on klikkaa minkä tahansa sarakkeen solua, jolla aiomme lajitella.
Esimerkiksi jäljempänä ehdotetussa taulukossa on tarpeen lajitella työntekijät aakkoset. Meistä tulee mihin tahansa "nimen" sarakkeen soluun ja napsauttamalla "Lajittelua ja suodatinta" -painiketta. Joten nimet järjestetään aakkosjärjestyksessä, valitse kohde "Lajittele A-Z" luettelosta.
Kuten näet, kaikki taulukon tiedot sijaitsevat Sukunimusten aakkosellisen luettelon mukaan.
Jotta voit lajitella kääntöjärjestyksessä samassa valikossa, valitse lajittelupainike i jopa ".
Luettelo rakennetaan uudelleen päinvastaisessa järjestyksessä.
On huomattava, että samanlainen lajittelu on osoitettu vain tekstitietoformaattilla. Esimerkiksi numeerinen muoto, lajittelu "minimistä maksimiin" (ja päinvastoin) ja kun päivämäärämuoto on "vanhasta uudesta" (ja päinvastoin).
Muokattava lajittelu
Mutta kuten näemme, määritellyt lajittelumenetelmät yhdellä arvolla, jotka sisältävät saman henkilön nimet, on rakennettu valikoimaan mielivaltaisessa järjestyksessä.
Ja mitä tehdä, jos haluamme lajitella nimet aakkosen mukaan, mutta esimerkiksi kun vastaat nimeä niin, että tiedot sijaitsevat päivämäärän mukaan? Tätä varten, sekä käyttää muita ominaisuuksia, kaikki samassa valikossa "Lajittele ja suodatin", meidän on mentävä kohtaan "Mukautettava lajittelu ...".
Tämän jälkeen lajitteluasetukset-ikkuna avautuu. Jos pöydässä on otsikot, huomaa, että tässä ikkunassa on välttämätöntä seisoi valintamerkki lähellä "Omat tiedot sisältävät" parametrin.
Määritä "sarake" -kenttään sarakkeen nimi, jolla lajittelu suoritetaan. Meidän tapauksessamme tämä on "nimi" sarake. "Lajittele" -kenttään, se on määritelty sen mukaan, millaista sisältöä sisältö lajitellaan. On neljä vaihtoehtoa:
- Arvot;
- Soluväri;
- Fontin väri;
- Solukuvake.
Mutta ylivoimaisessa enemmistöllä käytetään "arvoja". Hän on asetettu oletusarvoisesti. Meidän tapauksessamme käytämme myös tätä kohdetta.
Sarakkeessa "Tilaa" meidän on määriteltävä, missä järjestyksessä tiedot sijaitsevat: "A - Z" tai päinvastoin. Valitse arvo "A - Z."
Joten asetamme lajittelun yhden sarakkeista. Jos haluat määrittää lajittelun toiselle sarakkeella, napsauta "Lisää taso" -painiketta.
Toinen kenttien joukko näkyy, jonka pitäisi täyttää lajittelua toisen sarakkeen kautta. Meidän tapauksessamme "päivämäärän" sarakkeen mukaan. Koska näiden solujen päivämäärä on asetettu päivämäärään, sitten "Tilaus" -kenttään asetetaan arvot "A-Z": sta, mutta "vanhasta uudesta" tai "uudesta vanhaan" .
Samalla tavalla tässä ikkunassa voit määrittää tarvittaessa ja lajitella muiden sarakkeiden yli prioriteettijärjestyksessä. Kun kaikki asetukset tehdään, napsauta "OK" -painiketta.
Kuten näet, nyt pöydällämme kaikki tiedot lajitellaan ensin, ensinnäkin, työntekijöiden nimillä ja sitten maksupäivillä.
Mutta tämä ei ole kaikki mukautetun lajittelun mahdollisuudet. Haluttaessa tässä ikkunassa voit määrittää lajittelun ei-sarakkeiden, mutta linjoilla. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Parametrit" -painiketta.
Lajitteluparametrien ikkunassa avautuu kytkin "Rivi rivi" -asentoon "Range-sarakkeet" -asentoon. Napsauta "OK" -painiketta.
Nyt analogisesti edellisellä esimerkillä voit irtisanoa lajittelun tiedot. Anna tiedot ja napsauta "OK" -painiketta.
Kuten näemme sen jälkeen, sarakkeet muuttuivat paikkoja syötettyjen parametrien mukaan.
Tietenkin pöydälle, joka on otettu esimerkiksi lajittelun käyttöön muutoksella sarakkeen sijainnissa ei ole erityistä käyttöä, mutta joillekin muille taulukoille tällainen lajittelu voi olla erittäin merkityksellinen.
Suodattaa
Lisäksi Microsoft Excelissä on tietosuodatinfunktio. Sen avulla voit jättää näkyviin vain ne tiedot, joita pidät tarvittaessa ja loput piilottavat. Tarvittaessa piilotetut tiedot voidaan aina palauttaa näkyvään tilaan.
Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, meistä tulee kaikkiin soluun pöydässä (ja mieluiten otsikossa), jälleen klikkaamme muokkaustyökalun "lajittelua ja suodatinta" -painiketta. Mutta tällä kertaa näkyy valikossa, valitse "Suodatin" kohde. Voit myös näiden toimintojen sijaan paina Ctrl + Shift + L -näppäinyhdistelmää.
Kuten voimme nähdä, solut neliön muodossa ilmestyi soluihin kaikkien sarakkeiden nimellä, jossa kolmio käännetään alas.
Napsauta tätä kuvaketta sarakkeessa, jonka mukaan aiomme suodattaa. Meidän tapauksessamme päätimme suodattaa nimen mukaan. Esimerkiksi meidän on poistettava tiedot vain Nikolaevin työntekijälle. Siksi ampua punkkeja kaikkien muiden työntekijöiden nimistä.
Kun menettely on tehty, napsauta "OK" -painiketta.
Kuten näemme, vain jouset Nikolaevin työntekijän nimi, pysyivät taulukossa.
Täytä tehtävä ja jätämme pöydän vain pöydälle, joka liittyy Nikolaeviin vuoden 2016 III neljännekselle. Voit tehdä tämän napsauttamalla kuvaketta päivämäärän solussa. Luettelossa, joka avautuu, poista valintaruudut kuukausilta "voi", "kesäkuu" ja "lokakuu", koska ne eivät kuulu kolmanteen neljännekseen ja napsauttamalla "OK" -painiketta.
Kuten näette, vain tarvitsemamme tiedot pysyivät.
Jotta suodatin irrotetaan tiettyyn sarakkeeseen ja näytä piilotetut tiedot uudelleen, napsauta solussa sijaitsevaa kuvaketta tämän sarakkeen otsikon kanssa. Napsauta Avoissa valikossa "Poista suodatin C ..." kohde.
Jos haluat nollata suodattimen kokonaisuutena pöydällä, sinun on napsautettava nauhan "Lajittelua ja suodatin" -painiketta ja valitse "Tyhjennä".
Jos haluat poistaa kokonaan suodattimen, sitten tapaan kun se alkaa, kannattaa valita "Filter" kohde samassa valikossa tai kirjoita näppäimistön näppäintä CTRL + VAIHTO + L näppäimistö.
Lisäksi on huomattava, että kun olemme ottaneet käyttöön "suodattimen" -toiminnon, kun napsautat vastaavaa kuvaketta taulukon korkkien soluissa, ylläpitämäsi lajittelutoiminnot ovat saatavilla valikossa, joka ilmestyi: "Lajittele A-Z", "lajittele minulta" ja "lajittelu väri."
Oppitunti: Kuinka käyttää AutoFilter Microsoft Excelissä
Älypöytä
Lajittelu ja suodatin voidaan myös aktivoida, kääntää datan alue, jolla työskentelet ns. "Smart taulukko".
Smart-taulukko on kaksi tapaa luoda. Jotta voit hyödyntää ensimmäistä, jakamaan koko taulukon koko alue ja kun olet "Koti" -välilehdessä painikkeella "Muoto taulukkona". Tämä painike on "Tyylit" -työkalupalkissa.
Seuraavaksi valitsemme yhden haluamasi tyylit, avautuvassa luettelossa. Et vaikuta taulukon toimivuuteen.
Tämän jälkeen avautuu valintaikkuna, jossa voit muuttaa taulukon koordinaatteja. Mutta jos aiemmin osoitit alueen oikein, et tarvitse mitään muuta. Tärkein asia, huomaa, että "taulukko otsikoilla" parametri seisoi valintamerkin. Seuraavaksi klikkaa "OK" -painiketta.
Jos päätät hyödyntää toisella tavalla, sinun on myös korostettava koko pöydän alue, mutta tällä kertaa siirtyy "Insert" -välilehteen. Tässä on "Taulukkotyökalut" -lohkon nauhalla, napsauta "Taulukko" -painiketta.
Sen jälkeen, kun viimeinen kerta avautuu ikkuna, jossa taulukon sijoittelun koordinaatit korjataan. Napsauta "OK" -painiketta.
Riippumatta siitä, miten käytät "älykkään pöydän" luomisessa, saamme lopulta pöydän, joiden korkkien solut ovat jo asennettuja.
Kun napsautat tätä kuvaketta, kaikki samat toiminnot ovat käytettävissä, kun käynnistät suodattimen tavallisella tavalla "Lajittelun ja suodattimen" -painikkeen kautta.
Oppitunti: Miten luoda pöytä Microsoft Excelissä
Kuten voit nähdä, lajitella ja suodattaa työkaluja, niiden asianmukainen käyttö voi merkittävästi helpottaa käyttäjiä työskentelemään taulukoiden kanssa. Erityisen tärkeä kysymys niiden käytöstä tulee siinä tapauksessa, että taulukkoon tallennetaan erittäin suuri tietoratkaisu.