Kun työskentelet samoilla tiedostoilla, jotka on sijoitettu eri taulukoihin, arkkeihin tai jopa kirjoihin, käsityksen mukavuudesta on parempi kerätä tietoja yhdessä. Microsoft Excelissä voit selviytyä tästä tehtävästä käyttämällä erityistä työkalua nimeltä "konsolidointi". Se tarjoaa mahdollisuuden kerätä erilaisia tietoja yhteen taulukkoon. Selvitä, miten se tehdään.
Konsolidointimenettelyn toteuttamisen edellytykset
Luonnollisesti kaikki taulukot eivät voi konsolidoida yhteen, mutta vain ne, jotka vastaavat tiettyjä ehtoja:- Kaikissa taulukoissa sarakkeissa olisi oltava sama nimi (vain sarakkeiden permutaatio paikoissa);
- Tyhjien arvojen ei pitäisi olla sarakkeita tai rivejä;
- Taulukoiden malleja on oltava samat.
Konsolidoidun taulukon luominen
Tarkastellaan, miten luodaan konsolidoitu taulukko kolmesta taulukosta, joilla on sama malli ja tietorakenne. Jokainen niistä sijaitsee erillisellä arkilla, vaikka samalla algoritmilla voit luoda konsolidoidun taulukon eri kirjojen (tiedostojen) tiedoista.
- Avaa erillinen arkki konsolidoituun taulukossa.
- Avattua levyä merkitse solun, joka on uuden taulukon vasemmassa yläkulmassa.
- "Data" -välilehdessä napsauttamalla "konsolidointi" -painiketta, joka sijaitsee nauhalla "Työskentely data" -työkalupalkissa.
- Data Consolidation Setup -ikkuna avautuu.
"Toiminto" -kenttään sinun on määritettävä, mitkä solujen kanssa tehtävät toiminnot suoritetaan, kun linjat ja sarakkeet vastaavat ottelua. Nämä voivat olla seuraavat toimet:
- summa;
- määrä;
- keskimääräinen;
- enimmäismäärä;
- Vähimmäismäärä;
- työ;
- numeroiden määrä;
- siirtymä;
- epävakaa poikkeama;
- siirtynyt dispersio;
- Uskomaton dispersio.
Useimmissa tapauksissa käytetään "summaa" -toimintoa.
- Link-kenttään määrittää yhden primaarisen taulukon alue, joka kuuluu konsolidointiin. Jos tämä alue on samassa tiedostossa, mutta toisella arkilla ja paina sitten tietojen syöttökentän oikealla puolella olevaa painiketta.
- Siirry arkkiin, jossa pöytä sijaitsee, korosta haluttu alue. Kun olet syöttänyt tiedot, klikkaamme uudelleen kentän oikealla puolella olevasta painikkeesta, jossa solujen osoite lisättiin.
- Palaa konsolidointiasetukset-ikkunaan lisäämällä jo valittujen solut kaistaleiden luetteloon napsauttamalla Lisää-painiketta.
Kuten näet tämän jälkeen, valikoima lisätään luetteloon.
Samoin lisää kaikki muut alueet, jotka osallistuvat tietojen konsolidoinnin prosessiin.
Jos haluttu alue on lähetetty toiseen kirjan (tiedosto), paina välittömästi "Yleiskatsaus ..." -painiketta, valitse tiedosto kiintolevylle tai irrotettavalle materiaalille ja sitten yllä oleva menetelmä korostaa solujen alue Tämä tiedosto. Tiedosto on luonnollisesti avattava.
- Samoin voidaan tehdä joitain muita konsolidoituja taulukkoasetuksia.
Jotta voit automaattisesti lisätä sarakkeiden nimeä otsikkoon, laitamme merkitsemme lähelle "Top Linein allekirjoitus". Tietojen summauden tekemiseksi asetamme rasti "vasen sarakkeen" parametrista. Jos haluat, kun päivittää tietoja ensisijaisissa taulukoissa, kaikki konsolidoidun taulukon tiedot päivitetään, niin sinun on asennettava valintamerkki lähellä "Luo viestintä hienotietojen" parametrilla. Mutta tässä tapauksessa on tarpeen katsoa, että jos haluat lisätä uusia linjoja lähdetaulukkoon, sinun on poistettava valintaruutu tästä tuotteesta ja laske arvot manuaalisesti.
Kun kaikki asetukset tehdään, napsauta "OK" -painiketta.
- Konsolidoitu raportti on valmis. Kuten näette, tiedot on ryhmitelty. Voit tarkastella kunkin ryhmän sisäisiä tietoja napsauttamalla pöydän vasemmalla puolella olevaa PLUS-roolia.
Nyt konsernin sisältö on nähtävissä. Vastaavasti voit paljastaa minkä tahansa muun ryhmän.
Kuten näette, tietojen konsolidointi Exceliin on erittäin kätevä työkalu, jonka ansiosta voit kerätä yhteensä tietoja, jotka sijaitsevat paitsi eri taulukoissa ja eri arkkeissa, mutta jopa lähetetty muihin tiedostoihin (kirjat). Se on suhteellisen yksinkertainen ja nopea.