Kuinka vähentää Excel-tiedostokokoa

Kun työskentelet Excele, jotkut pöydät saavuttavat melko vaikuttavan koon. Tämä johtaa siihen, että asiakirjan koko kasvaa, joskus jopa tusinaa megatavua ja paljon muuta. Excel-kirjan painon nousu johtaa paitsi sen paikan kasvuun, joka on käytössä kiintolevylle, mutta vielä tärkeämpää, hitaampi nopeus erilaisten toimien ja prosessien suorittamiseen. Yksinkertaisesti sanottuna, kun työskentelet tällaisen asiakirjan kanssa, Excel-ohjelma alkaa hidastaa. Siksi tällaisten kirjojen optimointiin ja vähentämiseen liittyvä kysymys on merkityksellinen. Selvitä, miten vähentää tiedostokokoa Exceleessä.

Kirjan koko Rintamenettely

Optimoi Syntyneen tiedoston pitäisi olla välittömästi useissa suunnissa. Monet käyttäjät eivät tunnista, mutta usein kirja Excel sisältää monia tarpeettomia tietoja. Kun tiedosto on pieni, kukaan ei kiinnitä erityistä huomiota tähän, mutta jos asiakirja on tullut hankalaa, on tarpeen optimoida se kaikissa mahdollisissa parametreissa.

Tapa 1: Käyttöalueen vähentäminen

Toimintaalue on alue, toimet, joissa muistaa Excel. Jos asiakirja laskee, ohjelma laskee koko työtilan solut. Mutta se ei aina vastaa aluetta, jolla käyttäjä todella toimii. Esimerkiksi taulukon epäasianmukaisesti toimitettu aukko laajentaa kyseisen elementin käyttöalueen kokoa, jossa tämä ero sijaitsee. Se osoittautuu, että Excel laskeutuu uudelleen joka kerta, kun se käsittelee joukon tyhjiä soluja. Katsotaanpa, miten tämä ongelma voidaan poistaa tietyn taulukon esimerkissä.

1. Aluksi tarkastelee painoa ennen optimointia, vertailemaan sitä, mitä se on menettelyn suorittamisen jälkeen. Tämä voidaan tehdä siirtymällä "File" -välilehteen. Siirry "Tiedot" -osioon. Oikealla puolella, joka avasi kirjan perusominaisuudet. Ensimmäiset ominaisuudet ovat asiakirjan koko. Kuten näemme, meidän tapauksessamme se on 56,5 kilotavua.



2. Ensinnäkin se on selvitettävä, miten todellinen työtila eroaa siitä, mitä käyttäjä todella tarvitsee. Se on melko yksinkertaista tehdä se. Meistä tulee minkä tahansa taulukon soluun ja tyypin Ctrl + REPE-avaimen yhdistelmä. Excel siirtyy välittömästi viimeiseen soluun, jonka ohjelma pitää työtilan lopullisena elementtinä. Kuten näette erityisesti, meidän tapauksemme on rivi 913383. Koska taulukossa on vain kuusi ensimmäistä riviä, on mahdollista todeta, että 913377 riviä ovat itse asiassa hyödytön kuormitus, joka ei ainoastaan ​​lisää tiedostokokoa , mutta ohjelman koko valikoiman pysyvän uudelleenlaskennan vuoksi kaikki toimet johtavat asiakirjaan liittyvän työn hidastumiseen.

   

   Tietenkin todellisuudessa tällainen suuri ero todellisen työskentelyalueen välillä ja se, että Excel hyväksyy sen olevan melko harvinaista, ja otimme niin paljon rivejä selkeyden vuoksi. Vaikka joskus on olemassa jopa tapauksia, kun koko lehtiä pidetään työkappaleena.

3. Tämän ongelman poistamiseksi sinun on poistettava kaikki rivit alkavat ensimmäisestä tyhjästä ja levyn loppuun. Voit tehdä tämän valitsemalla ensimmäisen solun, joka on välittömästi taulukon alla ja kirjoita Ctrl + Shift + nuolinäppäin.



4. Kuten voimme nähdä, että kaikki ensimmäisen sarakkeen elementit alkaen määritetystä solusta ja taulukon loppuun allokoittiin. Napsauta sitten sisältöä hiiren painiketta. Valitse kontekstivalikosta avautuu "Poista".

   

   Monet käyttäjät yrittävät poistaa napsauttamalla näppäimistön Poista-painiketta, mutta se ei ole oikea. Tämä toiminta poistaa solujen sisällön, mutta ei poista niitä itseään. Siksi meidän tapauksessamme se ei auta.

5. Kun olemme valinneet "Poista ..." -kohdan kontekstivalikossa, avautuu pieni solunpoisto-ikkuna. I Aseta kytkin "String" -asentoon siinä ja napsauta OK-painiketta.



6. Kaikki kohdennetun alueen rivit poistettiin. Muista kuivaa kirjaa klikkaamalla ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevaa levykkeestä.



7. Katsotaan nyt, miten se auttoi meitä. Me jakaamme taulukon solun ja kirjoitamme CTRL + -näppäimen yhdistelmä. Kuten näette, Excel jaetaan viimeisen taulukon viimeisen solun, mikä tarkoittaa, että se on nyt LEAC-työtilan viimeinen osa.



8. Nyt siirrymme "Tiedosto" -välilehden "yksityiskohtiin" -osioon saadaksesi selville, kuinka paljon asiakirjan paino on laskenut. Kuten näet, se on nyt 32,5 kb. Muista, että ennen optimointimenettelyä sen koko oli 56,5 kb. Siten sitä on vähennetty yli 1,7 kertaa. Tässä tapauksessa tärkein saavutus ei ole edes tiedoston painon väheneminen ja se, että ohjelma on nyt vapautettu uudelleen todellisesta käyttämättömästä alueesta, mikä lisää huomattavasti asiakirjan jalostusnopeutta.

Jos kirjassa useita arkkeja, joita teet, sinun on suoritettava samanlainen menettely jokaisen niistä. Tämä vähentää edelleen asiakirjan kokoa.

Tapa 2: Redundantin muotoilun poistaminen

Toinen tärkeä tekijä, joka tekee Excel-dokumentin, on raskaampi, on irtisanottu muotoilu. Tähän sisältyy erilaisten fonttien, rajojen, numeeristen muotojen, mutta ennen kaikkea se koskee solujen kaatoa eri väreissä. Joten ennen kuin muodostaa tiedoston, sinun on ajateltava kahdesti ja onko se tarpeen tehdä tai ilman tätä menettelyä, se on helppo tehdä.

Tämä pätee erityisesti kirjoihin, joissa on suuri määrä tietoja, joilla on jo huomattava koko. Alustamisen lisääminen kirjaan voi lisätä painoa jopa useita kertoja. Siksi sinun on valittava "Golden" Keskellä näkyvyyden esittämisen esittämisen asiakirjan ja tiedoston koon välillä, käyttää muotoilua vain silloin, kun se on todella tarpeen.

Toinen muotoilu, joka liittyy muotoiluun, painotuspainoon, on se, että jotkut käyttäjät haluavat muotoilla solut "marginaalilla". Toisin sanoen ne muodostaa paitsi pöytä itse, vaan myös sen alla, joskus jopa arkin loppuun asti, lasketaan siihen, että kun uudet rivit lisätään pöydälle, se ei ole välttämätön niiden muodostamiseksi joka kerta.

Mutta sitä ei tiedetä, kun uusia viivoja lisätään ja kuinka monta lisätään ja tällainen alustava muotoilu otat jo tiedoston jo juuri nyt, mikä vaikuttaa negatiivisesti ja tämän asiakirjan kanssa työskentelyn nopeudessa. Siksi, jos olet levittänyt muotoilun tyhjiä soluja, jotka eivät sisälly taulukkoon, se on poistettava.

1. Ensinnäkin sinun on korostettava kaikki solut, jotka sijaitsevat alueen alapuolella. Voit tehdä tämän napsauttamalla ensimmäisen tyhjän merkkijonon numeroa pystysuorilla koordinaattipaneelilla. Koko linja jaetaan. Tämän jälkeen käytämme jo tuttua yhdistelmää kuuma avaimia Ctrl + Shift + alas alaspäin.



2. Sen jälkeen koko rivi-alue on pienempi kuin osa taulukosta, joka on täytetty dataa, herätetty. Napsauta "Home" -välilehdessä "Tyhjennä" -kuvaketta, joka sijaitsee nauhalla muokkaustyökalurivillä. Pieni valikko avautuu. Valitse "Tyhjennä formaatteja".



3. Tämän toiminnan jälkeen kaikissa osoitettujen alueiden soluissa muotoilu poistetaan.



4. Samalla tavalla voit poistaa tarpeettoman muotoilun itse taulukossa. Voit tehdä tämän valitsemalla yksittäiset solut tai alue, jossa harkitsemme vähimmäiskäyttöön, napsauta nauhan "Tyhjennä" -painiketta ja valitse luettelosta "Tyhjennä formaatteja".



5. Kuten näet, muotoilun valitulla pöydän valikoima poistettiin kokonaan.



6. Tämän jälkeen palaamme tämän alueen muotoilun elementit, joita pidämme merkityksellisiä: rajat, numeeriset muodot jne.

Edellä kuvatut toimet auttavat vähentämään merkittävästi Excel-kirjan kokoa ja nopeuttavat sitä työtä siinä. Mutta on parempi käyttää alunperin muotoilua vain silloin, kun se on todella sopiva ja tarpeellinen kuin viettää aikaa optimoida asiakirja.

Oppitunti: Muotoilupöydät Excelissä

Tapa 3: Linkkien poistaminen

Joissakin asiakirjoissa erittäin suuri määrä linkkejä, joista arvot kiristetään. Tämä voi myös vakavasti hidastaa työn nopeutta. Erityisesti voimakkaasti vaikuttavat ulkoiset viittaukset muihin kirjoihin, vaikka sisäiset viitteet heijastuvat myös negatiivisesti suorituskykyyn. Jos lähde on peräisin siitä, missä linkkiä tarvitaan, ei ole jatkuvasti päivitetty, eli merkitys korvata referenssoitteet soluissa normaaleihin arvoihin. Tämä kykenee lisäämään asiakirjan kanssa työskentelyn nopeutta. Linkki tai arvo on tiettyyn soluun, kaavan rivin valittuna kohteen valitsemisen jälkeen.

1. Valitse viittausten sisältämä alue. Klikkaa Home-välilehdessä "Kopioi" -painiketta, joka sijaitsee nauhalla leikepöydän asetukset-ryhmässä.

   

   Vaihtoehtoisesti, kun valitset alueen, voit käyttää kuuma-näppäimien Ctrl + C yhdistelmää.

2. Kun tiedot ovat kopioineet, älä poista valintaaluetta alueelta ja napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella. Kontekstivalikko käynnistetään. Siinä kohdassa "Aseta asetukset" -lohkot, sinun on napsautettava "Arvot" -kuvaketta. Siinä on näkymä kuvakkeisiin, joissa on kuvattuja numeroita.



3. Sen jälkeen kaikki viitteet erillisessä alueessa korvataan tilastollisilla arvoilla.

Mutta sinun on muistettava, että tämä vaihtoehto optimoida Excel-kirja ei aina ole hyväksyttävää. Sitä voidaan soveltaa vain, kun alkuperäisen lähteen tiedot eivät ole dynaamisia, eli ne eivät muutu ajan myötä.

Tapa 4: Muoto muuttuu

Toinen tapa vähentää merkittävästi tiedoston kokoa on muuttaa muotoa. Tämä menetelmä, luultavasti suurin osa kaikista auttaa puristamaan kirjaa, vaikka on myös tarpeen käyttää edellä mainittuja vaihtoehtoja kompleksissa.

Excelissä on useita "Native" -tiedostomuotoja - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS-muoto oli EXCEL 2003: n ja aikaisempien ohjelmaversion peruslaajennus. Hän on jo vanhentunut, mutta monia käyttäjiä edelleen sovelletaan edelleen. Lisäksi on olemassa tapauksia, kun sinun on palattava töihin vanhojen tiedostojen kanssa, jotka on luotu monta vuotta sitten, vaikka nykyaikaiset muodot eivät ole. Puhumattakaan siitä, että monet kolmannen osapuolen ohjelmat työskentelevät kirjojen kanssa tämän laajennuksen kanssa, mikä ei osaa käsitellä myöhempää Excel-asiakirjoja.

On huomattava, että XLS-laajennuskirjalla on paljon suurempi koko kuin XLSX-muodon nykyinen analogi, joka tällä hetkellä Excel käyttää pääasiallisena. Ensinnäkin tämä johtuu siitä, että XLSX-tiedostot ovat olennaisesti pakattuja arkistoja. Siksi, jos käytät XLS-laajennusta, mutta haluat vähentää kirjan painoa, tämä voidaan tehdä yksinkertaisesti pysäyttämällä se XLSX-muodossa.

1. Jos haluat muuntaa asiakirjan XLS-muodossa XLSX-muotoon, siirry File-välilehteen.



2. Avaavassa ikkunassa kiinnitän välittömästi huomiota "Details" -osioon, jossa on osoitettu, että tällä hetkellä asiakirjan paino on 40 kb. Seuraavaksi napsauta Nimi "Tallenna nimellä ...".



3. Tallenna-ikkuna avautuu. Jos haluat, voit mennä uuteen hakemistoon, mutta useimmat käyttäjät ovat helpompi tallentaa uusi asiakirja samassa paikassa, jossa lähdekoodi. Kirjan nimi voidaan haluttaessa muuttaa "Tiedostonimi" -kenttään, vaikka se ei ole välttämätöntä. Tärkein asia tässä menettelyssä on asettaa "tiedostotyyppi" -kenttä "Excel (.xlsx)" -kirja. Tämän jälkeen voit painaa ikkunan alaosassa olevaa "OK" -painiketta.



4. Tallentamisen jälkeen on valmistettu tiedosto-välilehden "Tiedot" -osioon nähdäksesi kuinka paljon paino on laskenut. Kuten näette, se on nyt 13,5 kbyt 40 kbytiä ennen muuntomenettelyä. Toisin sanoen vain säästää nykyaikaista muotoa mahdollistaa kirjan puristamisen lähes kolme kertaa.

Lisäksi Excelellä on toinen moderni XLSB-muoto tai binäärikirja. Siinä asiakirja tallennetaan binäärikoodaukseen. Nämä tiedostot painavat jopa vähemmän kuin kirjat XLSX-muodossa. Lisäksi kieli, johon ne tallennetaan lähimpänä Excel-ohjelmaa. Siksi se toimii tällaisten kirjojen kanssa nopeammin kuin muilla laajennuksilla. Samaan aikaan määritetyn formaatin kirja ja erilaiset työkalut (muotoilu, toiminnot, kaaviot jne.) Ei ole pienempi kuin XLSX-muoto ja ylittää XLS-muodon.

Tärkein syy siihen, miksi XLSB ei tullut EXCEL: n oletusmuoto, on se, että kolmannen osapuolen ohjelmat ovat käytännössä kykeneviä työskentelemään sen kanssa. Esimerkiksi, jos haluat viedä tietoja Excelistä 1c-ohjelmaan, se voidaan tehdä XLSX- tai XLS-asiakirjoilla, mutta ei XLSB: llä. Mutta jos et aio siirtää tietoja minkä tahansa kolmannen osapuolen ohjelmaan, voit tallentaa asiakirjan turvallisesti XLSB-muodossa. Tämän avulla voit vähentää asiakirjan kokoa ja lisätä työn nopeutta.

Menettely tiedoston tallentamiseksi XLSB: n laajennuksessa on samanlainen kuin se, jota olemme tehneet XLSX: n laajentamiseksi. Napsauta "Tiedosto" -välilehdessä "Tallenna nimellä ...". Tallennusikkunassa avautuu "Tiedostotyypin" -kenttään, sinun on valittava vaihtoehto "Excel Book (* .xlsb)". Napsauta sitten Tallenna-painiketta.

Tarkastelemme asiakirjan painoa "Tiedot" -osiossa. Kuten näette, se on vähentynyt vielä enemmän ja on nyt vain 11,6 kb.

Yleisten tulosten yhteenlaskeminen voimme sanoa, että jos työskentelet XLS-tiedoston kanssa, tehokkain tapa vähentää kokoaan on energisointi nykyaikaisissa XLSX- tai XLSB-formaateissa. Jos käytät jo tiedoston laajennustietoja, voit vähentää painoa, sinun on määritettävä työtila oikein, poista ylimääräinen muotoilu ja tarpeettomat viitteet. Saat suurimman tuotteen, jos tuotat kaikki nämä toimet monimutkaisessa, eikä rajoita itseäsi yhteen vaihtoehtoon.