Excel-luettelo

Pudotusluetteloiden luominen mahdollistaa aikaa säästää aikaa valitaksesi vaihtoehdon taulukoiden täyttämisprosessissa, mutta myös suojata itsesi virheellisten tietojen virheellisestä valmistuksesta. Tämä on erittäin kätevä ja käytännöllinen työkalu. Tutustu siihen, miten aktivoidaan se Excelissä ja miten sitä käytetään, sekä selvittää joitakin muita vivahteita sen käsittelyä.

Pudotusluetteloiden käyttö

Seuraavaksi tai kuten on tavanomaista puhua, pudotusluetteloita käytetään useimmiten taulukoissa. Heidän apuaan voit rajoittaa taulukon array-arvoja. Niiden avulla voit halutessasi tehdä arvon vain valmiiksi valmistetusta luettelosta. Tämä nopeuttaa samanaikaisesti tietojen tekemistä ja suojaa virheestä.

Menettely

Ensinnäkin selvittää, miten luodaan pudotusluettelo. Se on helpoin tehdä tämä työkalulla nimeltä "Data Check".

1. Korostamme taulukonratkaisun sarakkeen, joiden soluissa on suunniteltu pudotusluettelon sijoittamiseksi. Siirtyminen "Data" -välilehteen ja saveen "Data Check" -painikkeella. Se on paikallistettu nauhalla "Työskentely data" -lohko.



2. "Vahvistus" -työkalun ikkuna käynnistyy. Siirry "Parameters" -osioon. Valitse luettelosta "datatyyppi" -alueella "List" -asetus. Sen jälkeen siirrymme kenttään "lähde". Täällä on määritettävä luettelossa käytettäväksi tarkoitettu nimi. Nämä nimet voidaan tehdä manuaalisesti, ja voit määrittää linkin niihin, jos ne on jo lähetetty Excelissä toisessa paikassa.

   Jos manuaalinen merkintä on valittu, jokaisen luettelon kohteen on tehtävä alue puolipistettä (;).

   

   Jos haluat kiristää tietoja olemassa olevasta taulukosta, sinun pitäisi mennä arkkiin, jossa se sijaitsee (jos se sijaitsee toisessa), aseta kohdistin Data-vahvistusikkunan "lähde" ​​-alueeseen , ja korosta sitten solut, joissa luettelo sijaitsee. On tärkeää, että jokainen erillinen solu sijaitsee erillisen luettelon kohteena. Tämän jälkeen määritetyn alueen koordinaatit on näytettävä "Lähde" ​​-alueella.

   

   Toinen vaihtoehto Tiedonsiirto on tehtävän osoittaminen nimen luettelosta. Valitse alue, jossa dataarvot on merkitty. Kaavan merkkijonon vasemmalla puolella on nimien alue. Oletusarvoisesti siinä, kun alue on valittu, ensimmäisen valitun solun koordinaatit näytetään. Syömme juuri haluamamme nimen, jota pidämme tarkoituksenmukaisempia. Nimen tärkeimmät vaatimukset ovat, että se on ainutlaatuinen kirjassa, ei ollut aukkoja ja välttämättä alkoi kirjeessä. Nyt tämä alue, jonka olemme tunnistaneet ennen kuin tämä tuote tunnistetaan.

   

   Nyt "Source" -alueen Data-vahvistusikkunassa sinun on asennettava "=" symboli ja heti sen jälkeen, kun se syöttää nimen. Ohjelma tunnistaa välittömästi nimen ja taulukon välinen suhde ja vetää siinä oleva luettelo.

   

   Mutta paljon tehokkaammin käytetään luettelon käyttämiseen, jos muuntat älykkään taulukon. Tällaisessa taulukossa on helpompi muuttaa arvoja, mikä muuttaa automaattisesti luettelokohteita. Näin ollen tämä alue muuttuu todella korvauspöydiksi.

   Jos haluat muuntaa valikoima "Smart" -tauluksi, valitse se ja siirrä se koti-välilehteen. Siellä, savi painikkeella "Format taulukoksi", joka on sijoitettu nauhalle "Tyylit" -lohkoon. Suuri tyyliryhmä avautuu. Taulukon toimivuudesta tietyn tyylin valinta ei vaikuta ketään, ja valitse siis jokin niistä.

   

   Tämän jälkeen avautuu pieni ikkuna, joka sisältää valitun ryhmän osoitteen. Jos valinta suoritettiin oikein, mitään ei tarvitse muuttaa. Koska valikoimamme ei ole otsikkoa, "taulukko otsikoilla" -kohdan ei pitäisi olla. Vaikka se on nimenomaisesti siinä tapauksessa, on mahdollista, otsikkoa sovelletaan. Joten voimme vain klikata "OK" -painiketta.

   

   Tämän jälkeen alue alustetaan taulukoksi. Jos se on varattu, näet nimien alueella, että nimi, jota hänet on määritetty automaattisesti. Tätä nimeä voidaan käyttää instruktio-ikkunan "lähde" ​​-alueelle aiemmin kuvatun algoritmin mukaan. Mutta jos haluat käyttää toista nimeä, voit korvata sen vain nimen nimillä.

   

   Jos luettelo on lähetetty toiseen kirjaan, sen oikea heijastus on välttämätöntä käyttää toimintoa DVSL. Määritetyn operaattorin tarkoituksena on muodostaa "SuperAbsoliitti" viittaukset levyelementteihin tekstimuodossa. Itse asiassa menettely suoritetaan lähes täsmälleen samana kuin aiemmin kuvatuissa tapauksissa, vain "lähde" ​​-alueella symbolin "=" jälkeen, määritetään operaattorin nimi - "DVSSL". Sen jälkeen suluissa valikoiman osoite on määritettävä tämän tehtävän väitteen, mukaan lukien kirjan ja arkin nimi. Oikeastaan, kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.



3. Tästä voimme ja lopettaa menettelyn napsauttamalla Data Verification -ikkunan "OK" -painiketta, mutta jos haluat, voit parantaa lomaketta. Siirry "Viestit syöttääksesi" Data Verification -ikkunan osa. Tässä "Viesti" -alueella voit kirjoittaa tekstin, jonka käyttäjät näkevät kohdistimen lehtielementtiin pudotusluettelossa. Kirjoitamme viestin, jota pidämme tarpeellisena.



4. Seuraavaksi siirrymme "virheilmoitukseen" -osioon. Tässä "Viesti" -alueella voit syöttää tekstin, jonka käyttäjä tarkkailee, kun yrität syöttää virheellisiä tietoja, eli kaikki pudotusvalikosta puuttuvat tiedot. "Näytä" -alueella voit valita kuvakkeen mukana varoituksen. Syötä viestin teksti ja savi "OK".

Oppitunti: Miten tehdä pudotusluettelo Excelissä

Toiminnot

Katsotaan nyt, miten työskennellä työkalun kanssa, jonka olemme luoneet edellä.

1. Jos asetamme kohdistimen mihin tahansa lehtien elementtiin, johon etäisyyttä on sovellettu, näemme meille aiemmin käyttöön liittyvän informaatiosanoman data-vahvistusikkunassa. Lisäksi kliinin muodossa oleva kuvamerkki tulee olemaan solun oikealle. Se on se, että se palvelee listauselementtien valintaa. Savi tästä kolmion.



2. Kun olet napsauttanut sitä, Objektin luettelosta valikko on auki. Se sisältää kaikki kohteet, jotka on aiemmin tehty data-vahvistusikkunan kautta. Valitse vaihtoehto, jota pidämme tarpeellisena.



3. Valittu vaihtoehto näkyy solussa.



4. Jos yritämme aloittaa solun kaikki luettelossa olevaa arvoa, tämä toiminta on estetty. Samaan aikaan, jos olet antanut varoitusviestin Data Verification -ikkunaan, se näkyy näytöllä. Sinun on napsautettava varoitusikkunan "Peruuta" -painiketta ja seuraavaan yritykseen syöttääksesi oikeat tiedot.

Tällä tavoin täytä tarvittaessa koko taulukko.

Uuden elementin lisääminen

Mutta mitä minun pitäisi vielä lisätä uusi elementti vielä? Täältä liittyvät toimet riippuvat siitä, miten tiedoston vahvistusikkunassa on luettelo: syötetty manuaalisesti tai vedetty ylös taulukkokirjasta.

1. Jos luettelon muodostumisen tiedot vedetään taulukosta, siirry siihen. Valitse alueen alue. Jos tämä ei ole "Smart" -taulukko, mutta yksinkertainen tietoalue, sinun on lisättävä merkkijono keskelle ryhmää. Jos käytät "Smart" -taulukkoa, niin tässä tapauksessa riittää vain syöttämään haluttu arvo ensimmäisellä rivillä sen alla ja tämä rivi sisällytetään välittömästi taulukkoratkaisuun. Tämä on vain "älykäs" -taulukon etu, jota mainitsimme edellä.

   

   Mutta oletetaan, että käsittelemme monimutkaisempia tilaisuuksia käyttämällä säännöllistä aluetta. Joten korostamme solua määritetyn ryhmän keskellä. Tämä on tämän solun yläpuolella ja sen alla on oltava enemmän rivejä. Savi nimetty fragmentti oikealla hiiren painikkeella. Valitse valikosta vaihtoehto "Liitä ...".



2. Ikkuna alkaa, jos lisäasetuksen valinta on tehtävä. Valitse "String" -vaihtoehto ja napsauta "OK" -painiketta.



3. Joten tyhjä merkkijono lisätään.



4. Anna arvo, jonka haluamme näyttää pudotusluettelossa.



5. Tämän jälkeen palaan tabledoma-ryhmään, joka sijoittaa pudotusluettelon. Napsauttamalla kolmion, minkä tahansa solun oikealla puolella, näemme, että jo olemassa olevien luetteloiden kohteiden välttämätön arvo lisättiin. Nyt, jos haluat, voit lisätä taulukkoelementtiin.

Mutta mitä tehdä, jos arvolista kiristetään erillisestä taulukosta, vaan se on tehty manuaalisesti? Jos haluat lisätä kohteen tässä tapauksessa, sillä on myös oma algoritmi.

1. Korostamme koko taulukkoalueen, joihin pudotusvalikoima sijaitsee. Siirry "Data" -välilehteen ja napsauta "Data Verification" -painiketta uudelleen "Työskentele Data" -ryhmällä.



2. Vahvistusikkuna käynnistetään. Siirrymme "parametreihin". Kuten näet, kaikki asetukset ovat täsmälleen samat kuin asetamme ne aikaisemmin. Olemme kiinnostuneita "lähteestä" tässä tapauksessa. Lisäämme jo luettelossa olevan luettelon pilkulla (;) arvo tai arvot, joita haluamme nähdä pudotusluettelossa. Kun olet lisännyt savea "OK".



3. Nyt, jos avaat pudotusluettelon taulukon arraissa, näemme lisäarvoa.

Kohteen poistaminen

Elementin luettelon poistaminen suoritetaan täsmälleen samalla algoritmilla kuin lisäys.

1. Jos tiedot kiristetään taulukosta, siirry sitten tähän taulukkoon ja saviin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella solua, jossa poistettava arvo sijaitsee. Lopeta valinta-valikossa valinta "Poista ..." -vaihtoehto.



2. Ikkunanpoisto-ikkuna on melkein samanlainen kuin se, jota olemme nähneet niiden lisäämisessä. Tässä asetetaan kytkin "merkkijono" -asentoon ja saveen "OK".



3. Joulukotelon merkkijono, kuten näemme, poistetaan.



4. Nyt palaat tähän taulukkoon, jossa on soluja pudotusluettelossa. Savi kolmioon minkä tahansa solun oikealle. Lopetetussa luettelossa näemme, että etäkohta on poissa.

Mitä minun pitäisi tehdä, jos arvot on lisätty tietojen tarkistusikkunaan manuaalisesti eikä käyttää lisäpöytää?

1. Korostamme pöydän pudotusluettelosta ja siirrymme arvovalintaruutuun, kuten olemme jo aiemmin tehneet. Määritetyssä ikkunassa siirrymme "parametreihin". "Lähde" ​​-alueella jakamme kohdistimen haluamasi arvoon. Paina sitten näppäimistön Poista-painiketta.



2. Kun elementti on poistettu, klikkaa "OK". Nyt se ei ole pudotusluettelossa, aivan kuten olemme nähneet edellisessä toiminnassa taulukon kanssa.

Täysi irrotus

Samalla on tilanteita, joissa pudotusluettelo on poistettava kokonaan. Jos ei ole väliä, että syötetyt tiedot tallennetaan, poistaminen on hyvin yksinkertainen.

1. Me jakaamme koko arkun, jossa pudotusluettelo sijaitsee. Siirtyminen "Home" -välilehteen. Napsauta "Tyhjennä" -kuvaketta, joka on sijoitettu nauhalle muokkausyksikössä. Valitse avautuvassa valikossa "Tyhjennä kaikki" -asento.



2. Kun tämä toiminto on valittuna arkin valituilla elementeillä, kaikki arvot poistetaan, muotoilu puhdistetaan ja tehtävän päätavoite saavutetaan: pudotusvalikko poistetaan ja nyt voit syöttää kaikki arvot Manuaalisesti solussa.

Lisäksi, jos käyttäjän ei tarvitse tallentaa syötettyjä tietoja, on toinen vaihtoehto avattavasta luettelosta.

1. Korostamme tyhjien solujen valikoimaa, joka vastaa valikoiman elementtejä avattavasta luettelosta. Siirtyminen "Home" -välilehteen ja napsautan "Copy" -kuvaketta, joka sijaitsee "Exchange-puskurin" nauhassa.

   

   Myös tämän toiminnon sijaan voit napsauttaa nimetyn fragmentin hiiren oikealla painikkeella ja pysäytä "Copy" -vaihtoehto.

   

   Myös helpompaa valinnan jälkeen, käytä CTRL + C-painikkeita.

2. Tämän jälkeen me jakaamme taulukonrahvan fragmentin, jossa pudotuselementit sijaitsevat. Klikkaa "Insert" -painiketta, lokalisoidaan nauhalla Home-välilehdellä "Exchange Buffer" -osiossa.

   

   Toinen toimintojen vaihtoehto on korostaa hiiren oikeanpuoleinen painike ja pysäytä valinta "Insert" -vaihtoehdolla Insert Parameters Groupissa.

   

   Lopuksi on mahdollista yksinkertaisesti nimetä halutut solut ja kirjoittaa CTRL + V-painikkeiden yhdistelmä.

3. Jonkin edellä mainituista vaiheista solujen sijaan, jotka sisältävät arvoja ja pudotusluetteloita, lisätään täysin puhdas fragmentti.

Jos haluat, voit lisätä tyhjän valikoiman, mutta kopioidun fragmentin tiedot. Pudotusluetteloiden puute on se, että niitä ei voi lisätä manuaalisesti luettelossa puuttuvia tietoja, mutta ne voidaan kopioida ja lisätään. Tällöin tietojen tarkistus ei toimi. Lisäksi, kuten huomasimme, pudotusluettelon rakenne tuhoutuu.

Usein on tarpeen poistaa pudotusluettelo, mutta samalla jättää sen käyttöön otetut arvot ja muotoilu. Tällöin suoritetaan oikeat vaiheet määritetyn täyttötyökalun poistamiseksi.

1. Korostamme koko fragmentin, jossa pudotusluettelon elementit sijaitsevat. Siirtyminen "Data" -välilehteen ja saveen "Data Check" -kuvaketta, joka muistamme, sijaitsee nauhalla "Työskentely data" -ryhmässä.



2. Syöttötietojen äskettäin tuttu testi-ikkuna avautuu. Määritetyn työkalun missä tahansa osassa on tehtävä yksi toiminto - klikkaa "Tyhjennä kaikki" -painiketta. Se sijaitsee ikkunan vasemmassa alakulmassa.



3. Tämän jälkeen datan vahvistus-ikkuna voidaan sulkea napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa vakio-sulkemispainiketta ristillä tai "OK" -painikkeella ikkunan alaosassa.



4. Sitten myönnämme minkä tahansa solun, jossa pudotusluettelo on asetettu ennen. Kuten näemme, nyt ei ole vinkkejä, kun valitset kohteen, eikä kolmiota soittaa luetteloon solun oikealla puolella. Samanaikaisesti muotoilu pysyy koskemattomana ja kaikki luettelon käyttämät arvot jäävät. Tämä tarkoittaa sitä, että tehtävän kanssa käydään onnistuneesti: työkalu, jota emme tarvitse enää, poistaa, mutta hänen työnsä tulokset pysyivät kokonaislukuina.

Kuten näet, pudotusluettelo voi merkittävästi helpottaa tietojen käyttöönottoa taulukkoon sekä estää virheellisten arvojen käyttöönottoa. Tämä vähentää virheiden määrää täytettäessä taulukoita. Jos haluat lisätä minkä tahansa arvon lisäksi, voit aina suorittaa muokkausmenettelyn. Muokkausvaihtoehto riippuu luomismenetelmästä. Taulukon täyttämisen jälkeen voit poistaa pudotusluettelon, vaikka tätä ei ole tarpeen tehdä. Useimmat käyttäjät haluavat jättää sen myös taulukon päättymisen jälkeen.