برای راحتی کار با یک آرایه داده بزرگ در جداول، آنها به طور مداوم لازم است که بر اساس یک معیار خاص سازماندهی شوند. علاوه بر این، برای رسیدن به اهداف خاص، گاهی اوقات کل آرایه داده ها مورد نیاز نیست، بلکه تنها خطوط فردی است. بنابراین، به منظور اشتباه در مقدار زیادی از اطلاعات، راه حل منطقی به داده ها تنظیم می شود و از نتایج دیگر فیلتر می شود. بیایید متوجه شویم که چگونه داده های مرتب سازی و فیلتر کردن در مایکروسافت اکسل انجام می شود.
مرتب سازی داده های ساده
مرتب سازی یکی از راحت ترین ابزار زمانی است که در مایکروسافت اکسل کار می کند. با استفاده از آن، می توانید خطوط جدول را به ترتیب حروف الفبا قرار دهید، طبق داده هایی که در سلول های ستون قرار دارند.
مرتب سازی داده ها در برنامه مایکروسافت اکسل را می توان با استفاده از دکمه "مرتب سازی و فیلتر" انجام داد، که در برگه Home در نوار در نوار ابزار ویرایش قرار دارد. اما، قبل از آن، ما باید بر روی هر سلول این ستون کلیک کنیم که ما قصد داریم مرتب سازی را انجام دهیم.
به عنوان مثال، در جدول پیشنهاد شده در زیر، لازم است که کارکنان توسط الفبای مرتب شوند. ما در هر سلول ستون "نام" تبدیل میشویم و روی دکمه «مرتب سازی و فیلتر» کلیک کنید. به طوری که اسامی به صورت حروف الفبا مرتب شده اند، آیتم "مرتب سازی از A به Z" را از لیست انتخاب کنید.
همانطور که می بینید، تمام داده ها در جدول قرار گرفته است، طبق فهرست الفبایی نام خانوادگی.
به منظور مرتب سازی در جهت معکوس، در همان منو، دکمه مرتب سازی را از i تا A انتخاب کنید.
این لیست در جهت معکوس بازسازی شده است.
لازم به ذکر است که نوع مشابه مرتب سازی تنها با فرمت داده متن نشان داده شده است. به عنوان مثال، با فرمت عددی، مرتب سازی "از حداقل به حداکثر" (و برعکس)، و هنگامی که فرمت تاریخ "از قدیمی به جدید" (و برعکس).
مرتب سازی قابل تنظیم
اما، همانطور که می بینیم، با انواع مشخص شده مرتب سازی بر اساس یک مقدار، داده های حاوی نام های یک فرد در داخل محدوده در یک نظم دلخواه ساخته شده است.
و چه کاری باید انجام دهید اگر ما می خواهیم نام ها را با توجه به الفبای مرتب کنیم، اما به عنوان مثال، زمانی که نام را مطابقت می دهید، به طوری که داده ها با تاریخ قرار می گیرند؟ برای این، و همچنین استفاده از برخی از ویژگی های دیگر، همه چیز در همان منو "مرتب سازی و فیلتر"، ما باید به آیتم "مرتب سازی قابل تنظیم ..." بروید.
پس از آن، پنجره تنظیمات مرتب سازی باز می شود. اگر سرفصل ها در جدول شما وجود داشته باشد، لطفا توجه داشته باشید که در این پنجره ضروری است که علامت چک را در نزدیکی "داده های من شامل" پارامتر داشته باشد.
در قسمت "ستون"، نام ستون را مشخص کنید که مرتب سازی آن انجام می شود. در مورد ما، این ستون "نام" است. در فیلد "مرتب سازی"، مشخص شده است با توجه به نوع محتوایی که محتوای مرتب شده مرتب می شود مشخص می شود. چهار گزینه وجود دارد:
- ارزش های؛
- رنگ سلول؛
- رنگ فونت؛
- نماد سلول
اما، در اکثریت قریب به اتفاق، مورد "ارزش" مورد استفاده قرار می گیرد. او به طور پیش فرض تنظیم شده است. در مورد ما، ما نیز از این مورد استفاده خواهیم کرد.
در ستون "سفارش" ما باید مشخص کنیم، در چه سفارش داده ها در آن قرار می گیرند: "از A به Z" یا بالعکس. مقدار "از A به Z." را انتخاب کنید
بنابراین، ما مرتب سازی یکی از ستون ها را تنظیم می کنیم. به منظور پیکربندی مرتب سازی بر روی ستون دیگر، روی دکمه "افزودن سطح" کلیک کنید.
مجموعه دیگری از زمینه ها به نظر می رسد، که باید برای مرتب سازی از طریق ستون دیگر پر شود. در مورد ما، با توجه به ستون "تاریخ". از آنجا که تاریخ این سلول ها به روز می شود، سپس در قسمت "سفارش" ما مقادیر را "از A به Z" تنظیم می کنیم، اما "از قدیمی به جدید"، یا "از جدید به قدیمی" .
به همان شیوه، در این پنجره شما می توانید در صورت لزوم، و مرتب سازی بر روی ستون های دیگر به ترتیب اولویت پیکربندی کنید. هنگامی که تمام تنظیمات ساخته می شوند، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، در حال حاضر در جدول ما تمام داده ها مرتب شده اند، اول از همه، توسط نام کارکنان، و سپس، با تاریخ پرداخت.
اما، این همه امکانات مرتب سازی سفارشی نیست. در صورت تمایل، در این پنجره، شما می توانید مرتب سازی غیر ستون ها را پیکربندی کنید، اما خطوط. برای انجام این کار، روی دکمه "پارامترها" کلیک کنید.
در پنجره پارامترهای مرتب سازی که باز می شود، ما سوئیچ را از "ردیف ردیف" به موقعیت "ستون های محدوده" ترجمه می کنیم. روی دکمه "OK" کلیک کنید.
در حال حاضر، به طور مشابه با مثال قبلی، می توانید داده ها را برای مرتب سازی بیان کنید. داده ها را وارد کنید و روی دکمه OK کلیک کنید.
همانطور که می بینیم، پس از آن، ستون ها مکان ها را تغییر دادند، با توجه به پارامترهای وارد شده.
البته، برای جدول ما، به عنوان مثال، استفاده از مرتب سازی با تغییر در محل ستون، استفاده خاصی را حمل نمی کند، اما برای برخی از جداول دیگر چنین نوع مرتب سازی می تواند بسیار مرتبط باشد.
فیلتر کردن
علاوه بر این، در مایکروسافت اکسل، یک تابع فیلتر داده وجود دارد. این به شما این امکان را می دهد که فقط داده هایی را که لازم است، را در نظر بگیرید و بقیه پنهان کنید. در صورت لزوم، داده های پنهان همیشه می توانند به حالت قابل مشاهده بازگردند.
برای استفاده از این ویژگی، ما بر روی هر سلول در جدول (و ترجیحا در هدر)، دوباره بر روی دکمه "مرتب سازی و فیلتر" در جعبه ابزار ویرایش کلیک می کنیم. اما، این بار در منوی ظاهر می شود، مورد "فیلتر" را انتخاب کنید. شما همچنین می توانید به جای این اقدامات به سادگی CTRL + Shift + L ترکیبی را فشار دهید.
همانطور که می بینیم، سلول ها به شکل یک مربع در سلول ها با نام تمام ستون ها ظاهر می شوند، که در آن مثلث معکوس شده است.
با کلیک بر روی این نماد در ستون، با توجه به آن ما می خواهیم فیلتر شود. در مورد ما، ما تصمیم گرفتیم به نام فیلتر کنیم. به عنوان مثال، ما باید داده ها را فقط توسط کارمند نیکولایف ترک کنیم. بنابراین، از اسامی همه کارگران دیگر شوت کنید.
هنگامی که این روش ساخته شده است، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینیم، تنها رشته ها با نام کارمند نیکولایف در جدول باقی مانده است.
وظیفه را کامل کنید، و ما تنها میز را در جدول قرار می دهیم که مربوط به نیکولاف برای سه ماهه سوم سال 2016 است. برای انجام این کار، بر روی نماد در سلول تاریخ کلیک کنید. در لیستی که باز می شود، جعبه های جعبه را از ماه های "May"، "ژوئن" و "اکتبر" حذف کنید، زیرا آنها به سه ماهه سوم تعلق ندارند و روی دکمه OK کلیک کنید.
همانطور که می بینید، تنها داده هایی که ما نیاز داریم باقی مانده است.
به منظور حذف فیلتر بر روی یک ستون خاص، و داده های پنهان را دوباره نشان می دهد، بر روی آیکون واقع شده در سلول با عنوان این ستون کلیک کنید. در منوی باز، روی «حذف فیلتر فیلتر ...» کلیک کنید.
اگر می خواهید فیلتر را به عنوان یک کل روی میز بازنشانی کنید، باید روی دکمه «مرتب سازی و فیلتر کردن» روی نوار کلیک کنید و "Clear" را انتخاب کنید.
اگر شما نیاز به حذف فیلتر را به طور کامل حذف کنید، پس از آنکه شروع به کار می کنید، باید آیتم "فیلتر" را در همان منو انتخاب کنید یا کلید صفحه کلید را در صفحه کلید Ctrl + Shift + L تایپ کنید.
علاوه بر این، لازم به ذکر است که پس از اینکه ما عملکرد "فیلتر" را روشن کردیم، پس از کلیک بر روی نماد مربوطه در سلول های کلاه میز، توابع مرتب سازی که ما در بالا صحبت کردیم، در منوی ظاهر می شود: "مرتب کردن از A به Z"، "مرتب کردن از من به یک"، و "مرتب سازی در رنگ".
درس: نحوه استفاده از Autofilter در مایکروسافت اکسل
جدول هوشمند
مرتب سازی و فیلتر نیز می تواند فعال شود، منطقه ای را که با آن در جدول هوشمند به اصطلاح "کار می کنید، فعال کنید.
دو راه برای ایجاد یک میز هوشمند وجود دارد. به منظور استفاده از اول از آنها، کل مساحت جدول را تخصیص دهید، و در حالی که در برگه "HOME"، بر روی دکمه بر روی دکمه "فرمت" به عنوان یک جدول کلیک کنید. این دکمه در بلوک ابزار "سبک" است.
بعد، ما یکی از سبک هایی را که دوست دارید، در لیستی که باز می شود را انتخاب می کنیم. شما عملکرد جدول را تحت تاثیر قرار نخواهید گرفت.
پس از آن، یک جعبه محاوره ای باز می شود که در آن شما می توانید مختصات جدول را تغییر دهید. اما اگر قبلا منطقه را به درستی اختصاص داده اید، به هیچ چیز دیگری نیاز ندارید. نکته اصلی، توجه داشته باشید که پارامتر "جدول با سرفصل" یک علامت چک بود. بعد، فقط روی دکمه "OK" کلیک کنید.
اگر تصمیم به استفاده از راه دوم دارید، باید کل منطقه جدول را برجسته کنید، اما این بار به برگه "Insert" بروید. در اینجا، بر روی نوار در بلوک "ابزار جدول" بلوک، شما باید بر روی دکمه "جدول" کلیک کنید.
پس از آن، به عنوان آخرین بار، یک پنجره باز می شود، جایی که مختصات قرار دادن جدول اصلاح شده است. روی دکمه "OK" کلیک کنید.
صرف نظر از اینکه چگونه هنگام ایجاد یک «جدول هوشمند» استفاده می کنید، ما در نهایت یک جدول را دریافت می کنیم، در سلول هایی از کلاه هایی که فیلترهای توصیف شده توسط ما قبلا نصب شده اند.
هنگامی که روی این نماد کلیک میکنید، تمام توابع مشابه در دسترس خواهد بود، زمانی که فیلتر را با یک روش استاندارد از طریق دکمه "مرتب سازی و فیلتر" شروع کنید.
درس: نحوه ایجاد یک جدول در مایکروسافت اکسل
همانطور که می توانید ابزارهای مرتب سازی، مرتب سازی و فیلتر کردن را با استفاده مناسب خود مشاهده کنید، می توانید به طور قابل توجهی کاربران را به کار با جداول تسهیل کنید. یک مسئله خاص مربوط به استفاده از آنها در صورتی است که یک آرایه داده بسیار بزرگ در جدول ثبت می شود.