هنگام کار در Excele، برخی از جداول به اندازه قابل توجهی به دست می آورند. این منجر به این واقعیت می شود که اندازه سند افزایش می یابد، گاهی اوقات حتی دوازده مگابایت و بیشتر. افزایش وزن کتاب اکسل نه تنها به افزایش جایگاه خود بر روی هارد دیسک منجر نمی شود، بلکه حتی مهمتر از آن، سرعت انجام اقدامات و فرآیندهای مختلف را کاهش می دهد. به سادگی، هنگام کار با چنین سند، برنامه اکسل شروع به کم کردن سرعت می کند. بنابراین، سوال بهینه سازی و کاهش چنین کتاب هایی مربوط می شود. بیایید دریابیم که چگونه اندازه فایل را در Excele کاهش دهیم.
روش کاهش کتاب
بهینه سازی فایل متولد باید بلافاصله در چند جهت باشد. بسیاری از کاربران متوجه نمی شوند، اما اغلب کتاب اکسل شامل بسیاری از اطلاعات غیر ضروری است. هنگامی که فایل برای این کوچک است، هیچ کس به این موضوع توجه خاصی نمی کند، اما اگر سند تبدیل به دستکاری شود، لازم است آن را در تمام پارامترهای ممکن بهینه سازی کنید.روش 1: کاهش محدوده عملیاتی
محدوده عملیاتی منطقه است، اقداماتی که من اکسل را به یاد می آورم. اگر سند شمارش شود، برنامه تمام سلول های فضای کاری را محاسبه می کند. اما این همیشه مربوط به محدوده ای است که کاربر واقعا کار می کند. به عنوان مثال، یک شکاف نامناسب تحویل دور از جدول، اندازه محدوده عملیاتی را به آن عنصر گسترش می دهد که این شکاف واقع شده است. به نظر می رسد که اکسل هنگام محاسبه هر بار که یک دسته از سلول های خالی را اداره می کند، اکسل می شود. بیایید ببینیم که چگونه این مشکل را می توان در مثال یک جدول خاص حذف کرد.
- ابتدا نگاهی به وزن خود را قبل از بهینه سازی، برای مقایسه آنچه پس از عمل انجام خواهد شد. این را می توان با حرکت به برگه "فایل" انجام داد. به بخش "جزئیات" بروید. در سمت راست پنجره که خواص اساسی کتاب را باز کرد. اولین خواص اندازه سند است. همانطور که می بینیم، در مورد ما 56.5 کیلوبایت است.
- اول از همه، باید متوجه شود که فضای کاری واقعی متفاوت از آن است که واقعا توسط کاربر مورد نیاز است. این بسیار ساده است که این کار را انجام دهیم. ما در هر سلول جدول قرار می گیریم و ترکیب کلید Ctrl + End را تایپ می کنیم. اکسل بلافاصله به آخرین سلول منتقل می شود، که برنامه عنصر نهایی فضای کاری را در نظر می گیرد. همانطور که می بینید، به طور خاص، مورد ما یک خط 913383 است. با توجه به این که جدول تنها شش خط اول را اشغال می کند، ممکن است این واقعیت را که 913377 خط، در واقع بار بی فایده است، که نه تنها اندازه فایل را افزایش می دهد ، اما با توجه به محاسبه دائمی کل برنامه در هنگام انجام هر گونه اقدام منجر به کاهش سرعت کار بر روی سند می شود.
البته، در واقع، چنین شکاف بزرگی بین محدوده کاری واقعی و این واقعیت است که اکسل آن را قبول می کند بسیار نادر است و ما تعداد زیادی ردیف را برای وضوح گرفتیم. اگر چه، گاهی اوقات حتی مواردی وجود دارد که کل سطح برگ قطعه کار را در نظر گرفته است.
- به منظور از بین بردن این مشکل، شما باید تمام ردیف ها را از اول خالی و تا انتهای ورق حذف کنید. برای انجام این کار، اولین سلول را انتخاب کنید، که بلافاصله زیر جدول قرار دارد و کلید Ctrl + Shift + Arrow را تایپ کنید.
- همانطور که می بینیم، پس از آن همه عناصر ستون اول، از سلول مشخص شده شروع می شود و به انتهای جدول اختصاص داده شد. سپس بر روی دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید. در منوی زمینه باز می شود، "DELETE" را انتخاب کنید.
بسیاری از کاربران سعی می کنند با کلیک کردن بر روی دکمه حذف بر روی صفحه کلید، حذف شوند، اما درست نیست. این عمل محتویات سلول ها را پاک می کند، اما خود را حذف نمی کند. بنابراین، در مورد ما کمک نخواهد کرد.
- پس از انتخاب آیتم "حذف ..." در منوی زمینه، یک پنجره حذف سلولی کوچک باز می شود. من سوئیچ را به موقعیت "رشته" در آن تنظیم کردم و روی دکمه OK کلیک کردم.
- تمام ردیف محدوده اختصاص داده شده حذف شد. اطمینان حاصل کنید که کتاب را با کلیک بر روی آیکون فلاپی در گوشه سمت چپ بالا پنجره خشک کنید.
- حالا بیایید ببینیم که چگونه به ما کمک کرد. ما هر سلول جدول را اختصاص می دهیم و ترکیب کلید Ctrl + End را تایپ می کنیم. همانطور که می بینید، اکسل آخرین سلول جدول را اختصاص داد، به این معنی که در حال حاضر این آخرین عنصر فضای کاری برگ است.
- در حال حاضر ما به بخش "جزئیات" تب "فایل" انتقال می دهیم تا بدانیم چقدر وزن سند ما کاهش یافته است. همانطور که می بینید، در حال حاضر 32.5 کیلوبایت است. به یاد بیاورید که قبل از روش بهینه سازی، اندازه آن 56.5 کیلوبایت بود. بنابراین، بیش از 1.7 برابر کاهش یافته است. اما در این مورد، دستاورد اصلی حتی کاهش وزن فایل نیست و این واقعیت است که برنامه اکنون از محاسبه مجدد محدوده استفاده نشده معاف است که به طور قابل توجهی میزان پردازش سند را افزایش می دهد.
اگر در کتاب چند ورق شما با آن کار می کنید، باید یک روش مشابه با هر یک از آنها انجام دهید. این حتی بیشتر از اندازه سند را کاهش می دهد.
روش 2: از بین بردن قالب بندی اضافی
یکی دیگر از عوامل مهم است که باعث می شود سند اکسل سنگین تر باشد، قالب بندی بیش از حد است. این شامل استفاده از انواع مختلف فونت ها، مرزها، فرمت های عددی، اما اول از همه آن مربوط به ریختن سلول ها در رنگ های مختلف است. بنابراین قبل از اضافه کردن فایل، شما باید دو بار فکر کنید، و آیا لازم است که آن را انجام دهید یا بدون این روش، آسان است.
این به خصوص در مورد کتاب هایی که حاوی مقدار زیادی اطلاعات هستند که خودشان در حال حاضر اندازه قابل توجهی دارند، صادق است. اضافه کردن قالب بندی به کتاب ممکن است وزن خود را حتی چندین بار افزایش دهد. بنابراین، شما باید "طلایی" وسط بین دید ارائه اطلاعات در سند و اندازه فایل را انتخاب کنید، برای استفاده از قالب بندی تنها جایی که واقعا لازم است.
یکی دیگر از عوامل مرتبط با قالب بندی، وزن وزن، این است که برخی از کاربران ترجیح می دهند سلول های "با حاشیه" را فرمت کنند. به این معناست که آنها نه تنها جدول خود را قالب بندی می کنند، بلکه دامنه ای را که زیر آن قرار دارد، گاهی اوقات حتی تا پایان ورق، با محاسبه این واقعیت که زمانی که خطوط جدید به جدول اضافه می شود، نمی شود لازم است هر بار آنها را فرمت کنید.
اما مشخص نیست که خطوط جدید اضافه می شوند و چند نفر از آنها اضافه خواهند شد و چنین فرمت اولیه شما فایل را در حال حاضر در حال حاضر، که منفی تاثیر می گذارد و با سرعت کار با این سند تاثیر می گذارد. بنابراین، اگر قالب بندی را به سلول های خالی که در جدول گنجانده نشده اند اعمال کنید، باید حذف شود.
- اول از همه، شما باید تمام سلول هایی را که زیر محدوده داده شده اند را برجسته کنید. برای انجام این کار، بر روی شماره اولین رشته خالی در پانل مختصات عمودی کلیک کنید. کل خط را اختصاص داده است. پس از آن، ما ترکیب ترکیبی از کلیدهای داغ Ctrl + Shift + پایین را به پایین اعمال می کنیم.
- پس از آن، کل محدوده ردیف پایین تر از بخشی از جدول پر از داده ها است، بیدار می شود. در برگه "HOME"، روی نماد "Clear" کلیک کنید، که بر روی نوار در نوار ابزار ویرایش قرار دارد. یک منو کوچک باز می شود موقعیت "فرمت های پاک" را در آن انتخاب کنید.
- پس از این عمل در تمام سلول های محدوده اختصاص داده شده، قالب بندی حذف خواهد شد.
- به همان شیوه، شما می توانید قالب بندی غیر ضروری را در جدول خود حذف کنید. برای انجام این کار، سلول های فردی یا محدوده ای را انتخاب کنید که در آن ما فرمت کردن حداقل مفید را در نظر می گیریم، روی دکمه "Clear" روی نوار کلیک کنید و مورد "فرمت های پاک" را از لیست انتخاب کنید.
- همانطور که می بینید، قالب بندی در محدوده انتخاب شده جدول به طور کامل حذف شد.
- پس از آن، ما این محدوده را به برخی از عناصر قالب بندی که ما در نظر می گیریم: مرزها، فرمت های عددی، و غیره
اقداماتی که در بالا توضیح داده شد، به طور قابل توجهی کاهش اندازه کتاب اکسل را کاهش می دهد و سرعت کار را در آن افزایش می دهد. اما بهتر است ابتدا از قالب بندی استفاده کنید، جایی که واقعا مناسب و ضروری تر از صرف وقت برای بهینه سازی سند است.
درس: جداول قالب بندی در اکسل
روش 3: حذف لینک ها
در برخی اسناد، تعداد زیادی از لینک ها از جایی که مقادیر شدید می شود. این همچنین می تواند به طور جدی سرعت کار در آنها را کاهش دهد. به خصوص به شدت تحت تأثیر منابع خارجی به کتاب های دیگر قرار می گیرد، هرچند منابع داخلی نیز در عملکرد منفی منفی هستند. اگر منبع از جایی که لینک اطلاعات را دریافت می کند، به طور مداوم به روز نمی شود، یعنی معنی جایگزینی آدرس های مرجع در سلول ها به مقادیر طبیعی است. این قادر به افزایش سرعت کار با سند است. پیوند یا ارزش در یک سلول خاص، در ردیف فرمول پس از انتخاب آیتم است.
- منطقه حاوی منابع را انتخاب کنید. در برگه خانه، روی دکمه "کپی" کلیک کنید که بر روی نوار در گروه تنظیمات کلیپ بورد قرار دارد.
به طور خلاصه، پس از انتخاب محدوده، می توانید ترکیبی از کلیدهای داغ Ctrl + C را استفاده کنید.
- پس از کپی کردن داده ها، انتخاب را از منطقه حذف نکنید و روی آن دکمه راست کلیک کنید. منوی زمینه راه اندازی شده است. در آن، در بلوک "تنظیمات قرار دادن"، شما باید بر روی نماد "مقادیر" کلیک کنید. این دیدگاه تصویری با اعداد را نشان می دهد.
- پس از آن، تمام مراجع در منطقه اختصاصی با مقادیر آماری جایگزین خواهند شد.
اما شما باید به یاد داشته باشید که این گزینه برای بهینه سازی کتاب اکسل همیشه قابل قبول نیست. این تنها زمانی می توان اعمال کرد زمانی که داده ها از منبع اصلی پویا نیست، یعنی، آنها با زمان تغییر نخواهند کرد.
روش 4: تغییرات فرمت
راه دیگری برای به میزان قابل توجهی کاهش اندازه فایل، تغییر فرمت آن است. این روش، احتمالا، بیشتر از همه کمک می کند تا کتاب را فشار دهید، اگر چه لازم است از گزینه های فوق در مجموعه استفاده کنید.
در اکسل چند فرمت فایل "بومی" وجود دارد - XLS، XLSX، XLSM، XLSB. فرمت XLS فرمت اولیه برای نسخه برنامه Excel 2003 و پیشتر بود. او قبلا منسوخ شده است، اما، با این وجود، بسیاری از کاربران همچنان ادامه می دهند. علاوه بر این، مواردی وجود دارد که شما باید برای بازگشت به کار با فایل های قدیمی که بسیاری از سالها پیش ایجاد شده اند حتی در غیاب فرمت های مدرن. به ذکر این واقعیت که بسیاری از برنامه های شخص ثالث با این گسترش با این گسترش کار می کنند، که نمی دانند چگونه گزینه های بعدی را برای اسناد اکسل پردازش کنند.
لازم به ذکر است که کتاب Extension XLS دارای اندازه بسیار بزرگتر از آنالوگ فعلی فرمت XLSX است که در حال حاضر اکسل به عنوان اصلی اصلی استفاده می کند. اول از همه، این به دلیل این واقعیت است که فایل های XLSX اساسا آرشیو فشرده هستند. بنابراین، اگر از XLS Extension استفاده کنید، اما می خواهید وزن کتاب را کاهش دهید، این کار را می توانید به سادگی آن را در فرمت XLSX متوقف کنید.
- برای تبدیل سند از فرمت XLS به فرمت XLSX، به برگه فایل بروید.
- در پنجره ای که باز می شود، من بلافاصله به بخش "جزئیات" توجه می کنم، جایی که مشخص شده است که در حال حاضر وزن سند 40 کیلوبایت است. بعد، بر روی نام "ذخیره به عنوان ..." کلیک کنید.
- پنجره ذخیره باز می شود. اگر می خواهید، می توانید به دایرکتوری جدید بروید، اما اکثر کاربران راحت تر برای ذخیره یک سند جدید در همان جایی که کد منبع هستند ذخیره می شود. نام کتاب، در صورت دلخواه، می تواند در فیلد "نام فایل" تغییر کند، هرچند لازم نیست. مهمترین چیز در این روش این است که کتاب "نوع فایل" فیلد "Excel (.XLSX) را تنظیم کنید. پس از آن، شما می توانید دکمه "OK" را در پایین پنجره فشار دهید.
- پس از صرفه جویی در تولید، به بخش "جزئیات" برگه فایل بروید تا ببینید چقدر وزن کاهش یافته است. همانطور که می بینید، در حال حاضر 13.5 کیلوبایت در برابر 40 کیلوبایت قبل از روش تبدیل است. به عبارت دیگر، تنها صرفه جویی در فرمت مدرن باعث شد که تقریبا سه بار این کتاب را فشار دهید.
علاوه بر این، یکی دیگر از فرمت های مدرن XLSB یا کتاب دودویی در Excele وجود دارد. در آن، سند در کدگذاری باینری ذخیره می شود. این فایل ها حتی کمتر از کتاب ها در فرمت XLSX وزن می کنند. علاوه بر این، زبان که آنها نزدیک به برنامه اکسل ثبت شده اند. بنابراین، آن را با چنین کتاب های سریع تر از هر گونه گسترش دیگر کار می کند. در عین حال، کتاب فرمت مشخص شده در عملکرد و امکان استفاده از ابزارهای مختلف (قالب بندی، توابع، نمودارها، و غیره) به فرمت XLSX پایین تر نیست و بیش از فرمت XLS است.
دلیل اصلی اینکه XLSB به عنوان فرمت پیش فرض در اکسل تبدیل نشد، این برنامه های شخص ثالث عملا قادر به کار با آن نیستند. به عنوان مثال، اگر شما نیاز به صادرات اطلاعات از اکسل به یک برنامه 1C، می توان آن را با اسناد XLSX یا XLS انجام داد، اما نه با XLSB. اما، اگر شما قصد ندارید انتقال داده ها را به هر برنامه شخص ثالث انتقال دهید، می توانید با خیال راحت سند را در فرمت XLSB ذخیره کنید. این به شما این امکان را می دهد که اندازه سند را کاهش دهید و سرعت کار را در آن افزایش دهید.
روش صرفه جویی در فایل در گسترش XLSB شبیه به آنچه که ما برای گسترش XLSX انجام شده است. در برگه "فایل"، روی "ذخیره به عنوان ..." کلیک کنید. در پنجره ذخیره سازی که در فیلد "نوع فایل" باز می شود، شما باید گزینه "کتاب اکسل (* .xlsb) را انتخاب کنید. سپس روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.
ما به وزن سند در بخش "جزئیات" نگاه می کنیم. همانطور که می بینید، آن را حتی بیشتر کاهش یافته است و در حال حاضر تنها 11.6 کیلوبایت است.
خلاصه کردن نتایج کلی، می توان گفت که اگر شما با یک فایل XLS کار می کنید، موثرترین راه برای کاهش اندازه آن، انرژی در فرمت های مدرن XLSX یا XLSB است. اگر قبلا از داده های توسعه فایل استفاده کرده اید، پس از آن وزن خود را کاهش دهید، باید فضای کاری را به درستی پیکربندی کنید، فرمت های اضافی و مراجع غیر ضروری را حذف کنید. اگر شما تمام این اقدامات را در مجتمع تولید کنید، بزرگترین بازگشت را دریافت خواهید کرد و خودتان را به یک گزینه محدود نکنید.