Kuidas vähendada Exceli faili suurust

Excele'is töötamisel saavutavad mõned tabelid üsna muljetavaldava suuruse. See toob kaasa asjaolu, et dokumendi suurus suureneb, mõnikord isegi kümneid megabaiti ja rohkem. Exceli raamatu kaalu suurenemine toob kaasa mitte ainult selle koha suurenemisele kõvakettale hõivatud, kuid veelgi olulisem, et aeglasemalt suurendada erinevate tegevuste ja protsesside läbiviimise kiirust. Lihtsamalt öeldes, kui töötate sellise dokumendiga, hakkab Exceli programm aeglustuma. Seetõttu on selliste raamatute optimeerimise ja vähendamise küsimus asjakohaseks. Vaatame välja, kuidas vähendada faili suurust Excele'is.

Raamatu suuruse vähendamise protseduur

Optimeerige sündinud faili optimeerimata mitmetes suundades. Paljud kasutajad ei tunne, kuid sageli sisaldab raamatu Excel palju tarbetut teavet. Kui fail on selle jaoks väike, ei pööra keegi erilist tähelepanu sellele, kuid kui dokument on muutunud tülikaks, on vaja seda optimeerida kõikides võimaliktes parameetrites.

1. meetod: tööpiirkonna vähendamine

Tööpiirkond on valdkond, meetmed, milles ma mäletan Excel. Kui dokument loetakse, arvutab programm kõik tööruumi kõik rakud. Kuid see ei vasta alati vahemikus, kus kasutaja tõesti toimib. Näiteks on tabelist kaugel sobimatult edastatud lõhe laiendada selle elemendi tööpiirkonna suurust, kus see vahe asub. Tuleb välja, et iga kord, kui ta hakkab iga kord ümber arvutama tühjade rakkudega. Vaatame, kuidas seda probleemi saab konkreetse tabeli näitel kõrvaldada.

1. Alguses vaadake oma kaalu enne optimeerimist, et võrrelda, mis see on pärast protseduuri teostamist. Seda saab teha vahekaardile "Faili" liikumisega. Minge "Details" osa. Akna paremal küljel, mis avas raamatu põhilised omadused. Esimesed omadused on dokumendi suurus. Nagu me näeme, on meie puhul 56,5 kilobaiti.



2. Kõigepealt tuleb teada, kuidas tegelik tööruum on erinev sellest, mis kasutaja on tõesti vajalik. See on üsna lihtne seda teha. Me muutume iga tabeli lahtris ja tüüp Ctrl + End Key kombinatsioon. Excel liigub kohe viimasele rakule, mida programm peab tööruumi lõplikku elementi. Nagu näete konkreetselt, on meie juhtum rida 913383. Arvestades, et tabelis on ainult kuus esimest rida, on võimalik märkida, et 913377 rida on tegelikult kasutu koormus, mis mitte ainult faili suurust suurendab , kuid kogu programmi valiku püsiva ümberarvutamise tõttu põhjustab dokumendi töö aeglustumise aeglustumise.

   

   Muidugi tegelikkuses, nii suur lõhe tegeliku tööpiirkonna ja asjaolu vastu, et Excel aktsepteerib see on üsna haruldane ja me võtsime sellise arvu ridade selguse huvides. Kuigi mõnikord on olemas isegi juhtumeid, kui kogu lehepiirkonda peetakse toorikuks.

3. Selle probleemi kõrvaldamiseks peate eemaldama kõik read, mis algavad esimesest tühjalt ja kuni lehe lõpuni. Selleks valige esimene rakk, mis on kohe tabeli all ja tippige Ctrl + Shift + nooleklahv.



4. Nagu näeme, pärast seda eraldati kõik esimese veeru elemendid, mis algavad kindlaksmääratud rakust ja tabeli lõpuni. Seejärel klõpsake sisu paremale hiire nuppu. Kontekstimenüüs, mis avaneb, valige "Kustuta".

   

   Paljud kasutajad püüavad kustutada, klõpsates klaviatuuri nupul Kustuta, kuid see ei ole õige. See tegevus puhastab rakkude sisu, kuid ei eemalda neid ise. Seetõttu ei aita see meie puhul.

5. Kui oleme valinud kontekstimenüü "Kustuta ..." elemendi, avaneb väike raku eemaldamise aken. Ma seadsin lüliti "String" asendisse ja klõpsake nuppu OK.



6. Kõik eraldatud vahemiku read eemaldati. Kindlasti kuivatage raamat, klõpsates akna ülemises vasakus nurgas floppy ikooni.



7. Nüüd vaatame, kuidas see meid aitas. Me eraldame tabeli raku ja tippige Ctrl + lõpp-klahvikombinatsioon. Nagu näete, eraldas Exceli tabeli viimasele lahtrile, mis tähendab, et see on nüüd lehtede tööruumi viimane element.



8. Nüüd liigume vahekaardi "Faili" "detailide" osa, et teada saada, kui palju meie dokumendi kaal on vähenenud. Nagu näete, on see nüüd 32,5 kb. Tuletame meelde, et enne optimeerimismenetlust oli selle suurus 56,5 kb. Seega on seda vähendatud rohkem kui 1,7 korda. Kuid sel juhul ei ole peamine saavutus isegi faili kaalu vähendamine ja asjaolu, et programm on nüüdseks vabastatud tegelikult kasutamata ulatuse ümberkorraldamisest, mis suurendab oluliselt dokumendi töötlemise määra.

Kui raamatul mitu lehte, mida te töötate, peate igaühega sarnase menetluse läbi viima. See vähendab isegi dokumendi suurust.

2. meetod: üleliigse vormingu kõrvaldamine

Teine oluline tegur, mis muudab Exceli dokumendi raskemaks, on üleliigne vormindamine. See hõlmab mitmesuguste fonte, piiride, numbrivormingute kasutamist, kuid kõigepealt puudutab see rakkude valamist erinevates värvides. Nii et enne faili vormindamist peate kaks korda mõtlema ja kas see on vaja seda teha või ilma selle protseduuri teha on lihtne teha.

See kehtib eriti raamatute kohta, mis sisaldavad suurt teavet, mis ise on juba märkimisväärse suurusega. Vormindamise lisamine raamatusse võib suurendada selle kaalu isegi mitu korda. Seetõttu peate valima "Golden" keskele dokumendi teabe esitamise ja faili suuruse esitamise nähtavuse vahele, et kasutada vormindamist ainult siis, kui see on tõesti vajalik.

Teine tegur, mis on seotud vormindamisega, kaalukaalus, on see, et mõned kasutajad eelistavad rakkude vormindada varu. " See tähendab, et nad kujutavad endast mitte ainult tabelit, vaid ka selle all olevat vahemikku, mõnikord isegi kuni lehe lõppu, arvutades asjaolu, et kui tabelile lisatakse uusi jooni, siis see ei ole nende vormindamiseks iga kord.

Aga see ei ole teada, kui uued read lisatakse ja kui palju lisatakse, ja selline esialgne vormindamine te võtate faili juba praegu, mis mõjutab negatiivselt ja kiirusel töötamise selle dokumendiga. Seega, kui olete taotlenud vormingut tühjade rakkude, mis ei kuulu tabelisse, tuleb see eemaldada.

1. Esiteks peate esile tõstma kõik rakud, mis asuvad andmete all oleva vahemiku all. Selle tegemiseks klõpsake vertikaalse koordinaatpaneelil esimese tühi stringi numbrile. Eraldas kogu liini. Pärast seda rakendame juba tuttavat kombinatsiooni kuuma klahvide Ctrl + Shift + alla.



2. Pärast seda on kogu reavahemik madalam kui andmetega täidetud tabeli osa, mis on esile tõstetud. Olles vahekaardil "Home", klõpsake "Clear" ikoonil, mis asub lindi redigeerimisriistaribal. Avaneb väike menüü. Valige selles asendis "Tühjenda vormingud".



3. Pärast seda toimingut kõigis eraldatud vahemiku rakkudes kustutatakse vormindamine.



4. Samamoodi saate eemaldada tarbetu vormindamise tabelis ise. Selleks valige individuaalsed rakud või vahemikud, kus kaalume minimaalse kasuliku vormindamist, klõpsake lindi "Clear" ja valige loendist "Tühjenda vormingud".



5. Nagu näete, eemaldati valitud tabeli valiku vormindamine täielikult täielikult.



6. Pärast seda tagastame selle vahemiku mõned vormindamise elemendid, mida me peame asjakohaseks: piirid, numbrilised vormingud jne.

Eespool kirjeldatud toimingud aitavad oluliselt vähendada Exceli raamatu suurust ja kiirendada tööd selles tööd. Kuid parem on algselt kasutada vormingut ainult siis, kui see on tõeliselt asjakohane ja vajalik, kui kulutada aega dokumendi optimeerimiseks.

Õppetund: tabelite vormindamine Excelis

3. meetod: linkide eemaldamine

Mõnes dokumendis on väga suur hulk sidemeid, kus väärtused on pingutatud. See võib samuti tõsiselt aeglustada nende töö kiirust. Eriti tugevalt mõjutavad välised viited teistele raamatutele, kuigi sisemised viited kajastuvad negatiivselt. Kui allikas tuleneb sellest, kust link võtab teavet pidevalt ajakohastatud, on see tähendus, et asendada viiteseadmed rakkude normaalväärtustega. See on võimeline suurendama dokumendiga töötamise kiirust. Link või väärtus on spetsiifilises rakus, valemis rida pärast elemendi valimist.

1. Valige viiteid sisaldav ala. Olles vahekaardil Kodu, klõpsake nupul "Copy", mis asub lõikepuhvri seadete grupis.

   

   Teise võimalusena saate pärast vahemiku valimist kasutada kuuma klahvide kombinatsiooni CTRL + C.

2. Pärast andmete kopeerimist Ärge eemaldage valiku piirkonnast ja klõpsake seda hiire parema nupuga. Kontekstimenüü käivitatakse. Selles peate ploki "Insert Settings" klõpsama ikooni "Väärtuste" klõpsamiseks. Selle vaade piktogrammidest on kujutatud kujutatud numbritega.



3. Pärast seda asendatakse kõik spetsiaalse piirkonna viited statistiliste väärtustega.

Aga peate meeles pidama, et see võimalus Exceli raamatu optimeerimiseks ei ole alati vastuvõetav. Seda saab rakendada ainult siis, kui algse allika andmed ei ole dünaamilised, see tähendab, et nad ei muutu aja jooksul.

4. meetod: vormingu muutused

Teine võimalus faili suuruse olukorra vähendamiseks on selle vormingu muutmine. See meetod, ilmselt kõige rohkem aitab pigistada raamat, kuigi see on samuti vaja kasutada ülaltoodud võimalusi kompleksis.

Excelis on mitmeid "natiivseid" failivorminguid - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS-vorming oli Excel 2003 ja varasema programmi versiooni põhipikenduse. Ta on juba vananenud, kuid siiski rakendatakse paljusid kasutajaid. Lisaks on juhtumeid, kui teil on vaja naasta tööle vanade failidega, mis on loodud palju aastaid tagasi isegi kaasaegsete vormingute puudumisel. Rääkimata asjaolust, et paljud kolmanda osapoole programmid töötavad selle laienemisega raamatutega raamatutega, mis ei tea, kuidas töödelda hiljem Exceli dokumentide võimalusi.

Tuleb märkida, et XLS laiendusraamatus on palju suurem suurus kui XLSX-vormingu praegune analoog, mis praegusel ajal kasutab Excel peamisena. Esiteks, see on tingitud asjaolust, et XLSX-failid on sisuliselt tihendatud arhiivid. Seega, kui kasutate XLS-i pikendust, kuid te soovite vähendada raamatu kaalu, siis saab seda teha lihtsalt selle peatamisega XLSX-vormingus.

1. Dokumendi teisendamine XLS-vormingust XLSX-vormingusse Mine Faili vahekaardile.



2. Avaneb aknas, ma kohe pöörama tähelepanu "Details" osa, kus on märgitud, et praegu kaal dokumendi on 40 kb. Järgmisena klõpsake nimi "Salvesta ...".



3. Avaneb aken Salvesta. Soovi korral saate minna uue kataloogi, kuid enamik kasutajaid on mugavam salvestada uue dokumendi samas kohas, kus lähtekoodi. Raamatu nimi soovi korral saab muuta "Faili nimi" valdkonnas, kuigi see ei ole vajalik. Kõige olulisem asi selles menetluses on määrata "failitüübi" väli "Excel (.xlsx)" raamat. Pärast seda saate akna allosas vajutada nuppu "OK".



4. Pärast salvestamist on toodetud, minge vahekaardi "Details" osa "Detailide" osa, et näha, kui palju kaalu on vähenenud. Nagu näete, on see nüüd 13,5 KBytes 40 KBytesi vastu enne konversioonimenetlust. See tähendab, et üks ainult kaasaegse vormi säästmine võimaldas raamatut peaaegu kolm korda pigistada.

Lisaks on olemas veel üks kaasaegne XLSB formaat või binaarne raamat Excele'is. Selles salvestatakse dokument binaarses kodeeringusse. Need failid kaaluvad isegi vähem kui XLSX-vormingus raamatud. Lisaks salvestatakse keel, millele need on EXCELi programmile kõige lähemal. Seetõttu töötab see selliste raamatute kiiremini kui mis tahes muu laiendamisega. Samal ajal ei ole kindlaksmääratud formaadi raamatud funktsionaalsuse ja erinevate tööriistade kasutamise võimaluste raamat (vormindamine, funktsioonid, graafikud jne) halvemad XLSX-vormingust ja ületab XLS-vormingu.

Peamine põhjus, miks XLSB ei muutunud Excelis vaikimisi vorminguks, on see, et kolmanda osapoole programmid on praktiliselt võimelised sellega töötama. Näiteks, kui teil on vaja eksportida Excel'i teavet 1C-programmile, saab seda teha XLSX-i või XLS-dokumentide abil, kuid mitte XLSB-ga. Aga kui te ei kavatse andmeid edastada kolmanda osapoole programmi, saate dokumendi turvaliselt salvestada XLSB formaadis. See võimaldab teil vähendada dokumendi suurust ja suurendada selle töö kiirust.

Faili säästmise kord XLSB laienemisel on sarnane XLSX laiendamiseks. Vajutage vahekaardil "Faili" all "Salvesta ...". Salvestavas aknas, mis avaneb "failitüübi" väljale, peate valima võimaluse "Excel Book (* .xlsb)". Seejärel klõpsa nupule "Salvesta".

Me vaatame dokumendi kaal "Andmed" sektsioonis. Nagu näete, on see veelgi vähenenud ja on nüüd ainult 11,6 kb.

Üldiste tulemuste kokkuvõtteks saame öelda, et kui töötate koos XLS-failiga, siis kõige tõhusam viis selle suuruse vähendamiseks on kaasaegse XLSX või XLSB-vormingus energiline. Kui kasutate juba failide laiendamise andmeid, siis nende kaalu vähendamiseks peate tööruumi õigesti konfigureerima, eemaldage liigne vormindamine ja tarbetud viited. Te saate suurima tagasipöördumise, kui te koostate kõik need tegevused kompleksis ja mitte piirata ennast ühe valikuga.