Cómo reducir el tamaño del archivo de Excel

Al trabajar en Excele, algunas mesas logran un tamaño bastante impresionante. Esto lleva al hecho de que el tamaño del documento aumenta, a veces incluso docena de megabytes y más. Un aumento en el peso del libro de Excel lleva no solo a un aumento en su lugar ocupado en el disco duro, sino que aún más importante, para más lento de la velocidad de realizar diversas acciones y procesos en ella. En pocas palabras, cuando trabaje con dicho documento, el programa de Excel comienza a disminuir la velocidad. Por lo tanto, la cuestión de la optimización y reducción de tales libros se vuelve relevante. Vamos a descubrir cómo reducir el tamaño del archivo en Excele.

Procedimiento de reducción de tamaño de libro

Optimizar el archivo Born se debe inmediatamente en varias direcciones. Muchos usuarios no reconocen, pero a menudo el libro Excel contiene muchas información innecesaria. Cuando el archivo es pequeño para esto, nadie le presta especial atención a esto, pero si el documento se ha hecho incómodo, es necesario optimizarlo en todos los parámetros posibles.

Método 1: Reducir el rango de operación

El rango operativo es el área, las acciones en las que recuerda Excel. Si el documento está contando, el programa recalcula todas las celdas del espacio de trabajo. Pero no siempre corresponde al rango en el que realmente funciona el usuario. Por ejemplo, una brecha entregada inapropiadamente lejos de la tabla ampliará el tamaño del rango operativo a ese elemento donde se encuentra esta brecha. Resulta que Excel cuando se recalcula cada vez que manejará un montón de celdas vacías. Veamos cómo se puede eliminar este problema en el ejemplo de una tabla específica.

1. Al principio, eche un vistazo a su peso antes de optimizar, comparar lo que será después de realizar el procedimiento. Esto se puede hacer moviéndose a la pestaña "Archivo". Ir a la sección "Detalles". En el lado derecho de la ventana que abrió las propiedades básicas del libro. Las primeras propiedades son el tamaño del documento. Como vemos, en nuestro caso es de 56.5 kilobytes.



2. En primer lugar, se debe descubrir cómo el verdadero espacio de trabajo es diferente de la que realmente necesita el usuario. Es bastante sencillo hacerlo. Nos convertimos en cualquier célula de la mesa y la combinación de teclas de extremo CTRL +. Excel se mueve inmediatamente a la última celda, que el programa considera el elemento final del área de trabajo. Como puede ver, en específicamente, nuestro caso es una línea 913383. Dado que la tabla ocupa solo seis primeras líneas, es posible indicar el hecho de que 913377 líneas son, de hecho, la carga inútil, que no solo aumenta el tamaño del archivo. , pero debido a la recálculo permanente de toda la gama del programa al realizar cualquier acción conduce a una desaceleración en el trabajo sobre el documento.

   

   Por supuesto, en realidad, una gran brecha entre el rango de trabajo real y el hecho de que Excel acepta que sea bastante raro, y tomamos una gran cantidad de filas para mayor claridad. Aunque, a veces hay casos, incluso cuando todo el área de la hoja se considera la pieza de trabajo.

3. Para eliminar este problema, debe eliminar todas las filas que comienzan desde el primer vacío y hasta el final de la hoja. Para hacer esto, seleccione la primera celda, que se encuentra inmediatamente debajo de la tabla, y escriba la tecla CTRL + MAYS + FLECHA.



4. Como podemos ver, después de eso, todos los elementos de la primera columna, se asignaron a partir de la celda especificada y al final de la tabla. Luego haga clic en el botón derecho del ratón derecho. En el menú contextual que se abre, seleccione "Eliminar".

   

   Muchos usuarios intentan eliminar haciendo clic en el botón Eliminar en el teclado, pero no es correcto. Esta acción borra el contenido de las células, pero no los elimina. Por lo tanto, en nuestro caso no lo ayudará.

5. Después de seleccionar el elemento "Eliminar ..." en el menú contextual, se abre una pequeña ventana de eliminación de celdas. Configure el interruptor en la posición de "cadena" en él y haga clic en el botón OK.



6. Se eliminaron todas las filas de la gama asignada. Asegúrese de secar el libro haciendo clic en el icono de Floppy en la esquina superior izquierda de la ventana.



7. Ahora veamos cómo nos ayudó. Asignamos cualquier celda de la tabla y escribemos la combinación de teclas de extremo CTRL +. Como puede ver, Excel asignó la última celda de la tabla, lo que significa que ahora es el último elemento del área de trabajo de la hoja.



8. Ahora nos movemos a la sección "Detalles" de la pestaña "Archivo" para averiguar cuánto ha disminuido el peso de nuestro documento. Como puede ver, ahora es 32.5 KB. Recuerde que antes del procedimiento de optimización, su tamaño fue de 56.5 KB. Por lo tanto, se ha reducido en más de 1.7 veces. Pero en este caso, el principal logro ni siquiera es una reducción en el peso del archivo, y el hecho de que el programa está ahora exento de recalcular el rango realmente no utilizado, lo que aumentará significativamente la tasa de procesamiento del documento.

Si en el libro varias hojas trabajas, debe realizar un procedimiento similar con cada uno de ellos. Esto incluso reducirá aún más el tamaño del documento.

Método 2: Eliminación del formato redundante.

Otro factor importante que hace que el documento de Excel sea más pesado, es un formato redundante. Esto incluye el uso de varios tipos de fuentes, bordes, formatos numéricos, pero en primer lugar se refiere al vertido de células en varios colores. Entonces, antes, además, formatear el archivo, debe pensarlo dos veces, y si es necesario hacerlo o sin este procedimiento, es fácil de hacer.

Esto es especialmente cierto en los libros que contienen una gran cantidad de información que ya tienen un tamaño considerable. Agregar formato al libro puede aumentar su peso incluso varias veces. Por lo tanto, debe elegir el medio "Golden" entre la visibilidad de presentar información en el documento y el tamaño del archivo, para usar el formato solo donde sea realmente necesario.

Otro factor asociado con el formato, el peso de ponderación, es que algunos usuarios prefieren formatear las celdas "con un margen". Es decir, formatan no solo la tabla en sí, sino también el rango que está debajo, a veces incluso hasta el final de la hoja, con el cálculo del hecho de que cuando se agregarán nuevas líneas a la tabla, no será Necesario para formatearlos cada vez.

Pero no se conoce cuando se agregarán nuevas líneas y cuántas se agregarán, y dicho formato preliminar que realice el archivo ya en este momento, lo que afectará negativamente y a la velocidad de trabajar con este documento. Por lo tanto, si ha solicitado el formato a las celdas vacías que no se incluyen en la tabla, debe eliminarse.

1. En primer lugar, debe resaltar todas las celdas que se encuentran debajo del rango con datos. Para hacer esto, haga clic en el número de la primera cadena vacía en el panel de coordenadas vertical. Asignado toda la línea. Después de eso, aplicamos la ya familiar combinación de llaves calientes Ctrl + Shift + hacia abajo.



2. Después de eso, todo el rango de fila es inferior a una parte de la tabla llena de datos, se destruye resaltados. Estar en la pestaña "Inicio", haga clic en el icono "Borrar", que se encuentra en la cinta en la barra de herramientas de edición. Se abre un pequeño menú. Seleccione la posición "Borrar formatos" en él.



3. Después de esta acción en todas las células del rango asignado, se eliminará el formato.



4. De la misma manera, puede eliminar el formato innecesario en la tabla en sí. Para hacer esto, seleccione Células o rango individuales en los que consideramos el formato mínimo útil, haga clic en el botón "Borrar" en la cinta y seleccione el elemento "Borrar formatos" de la lista.



5. Como se puede ver, el formato en el rango seleccionado de la tabla se eliminó completamente.



6. Después de eso, devolvemos este rango algunos elementos de formato que consideramos relevantes: fronteras, formatos numéricos, etc.

Las acciones descritas anteriormente ayudarán a reducir significativamente el tamaño del libro de Excel y acelerará el trabajo en él. Pero es mejor utilizar el formato inicialmente sólo cuando es realmente apropiado y necesario que pasar tiempo para optimizar el documento.

LECCIÓN: Formateo de tablas en Excel

Método 3: Eliminar enlaces

En algunos documentos, un gran número de enlaces desde donde se aprietan los valores. Esto también puede disminuir seriamente la velocidad de trabajo en ellos. Especialmente influenciado por las referencias externas a otros libros, aunque las referencias internas también se reflejan negativamente en el desempeño. Si la fuente proviene de donde el enlace toma la información no se actualiza constantemente, es decir, el significado de reemplazar las direcciones de referencia en las células a los valores normales. Esto es capaz de aumentar la velocidad de trabajar con el documento. El enlace o el valor se encuentra en una celda específica, en la fila de fórmulas después de seleccionar el elemento.

1. Seleccione el área contenida por referencias. Al estar en la pestaña Inicio, haga clic en el botón "Copiar" que se encuentra en la cinta en el grupo Configuración del Portapapeles.

   

   Alternativamente, después de seleccionar un rango, puede usar una combinación de teclas Hot Ctrl + C.

2. Después de que los datos se copian, no quite la selección de la zona, y haga clic en él con el botón derecho del ratón. Se lanzó el menú contextual. En él, en el bloque "Insertar configuración", debe hacer clic en el icono "Valores". Tiene una vista de los pictogramas con los números representados.



3. Después de eso, todas las referencias en el área dedicada serán reemplazadas por valores estadísticos.

Pero debe recordar que esta opción para optimizar el libro de Excel no siempre es aceptable. Solo se puede aplicar cuando los datos de la fuente original no son dinámicos, es decir, no cambiarán con el tiempo.

Método 4: Cambios en formato

Otra forma de reducir significativamente el tamaño del archivo es cambiar su formato. Este método, probablemente, sobre todo, ayuda a exprimir el libro, aunque también es necesario usar las opciones anteriores en el complejo.

En Excel hay varios formatos de archivo "nativos": XLS, XLSX, XLSM, XLSB. El formato XLS fue la extensión básica para la versión del programa de Excel 2003 y anteriormente. Ya está obsoleto, pero, sin embargo, muchos usuarios aún continúan siendo aplicados. Además, hay casos en los que tiene que volver a trabajar con archivos antiguos que se han creado hace muchos años, incluso en ausencia de formatos modernos. Sin mencionar el hecho de que muchos programas de terceros están trabajando con libros con esta expansión, que no saben cómo procesar las opciones posteriores para los documentos de Excel.

Cabe señalar que el libro de extensión XLS tiene un tamaño mucho más grande que el análogo actual del formato XLSX, que en el momento actual utiliza Excel como el principal. En primer lugar, esto se debe al hecho de que los archivos XLSX son archivos esencialmente comprimidos. Por lo tanto, si usa la extensión XLS, pero desea reducir el peso del libro, esto se puede hacer simplemente deteniéndolo en formato XLSX.

1. Para convertir el documento desde el formato XLS al formato XLSX, vaya a la pestaña Archivo.



2. En la ventana que se abre, inmediatamente presta atención a la sección "Detalles", donde se indica que en la actualidad el peso del documento es de 40 KB. A continuación, haga clic en el nombre "Guardar como ...".



3. Se abre la ventana GUARDE. Si lo desea, puede ir al nuevo directorio, pero la mayoría de los usuarios son más convenientes para almacenar un nuevo documento en el mismo lugar donde el código fuente. El nombre del libro, si lo desea, se puede cambiar en el campo "Nombre de archivo", aunque no es necesario. Lo más importante en este procedimiento es establecer el libro "Tipo de archivo" "Excel (.xlsx)" Libro. Después de eso, puede presionar el botón "OK" en la parte inferior de la ventana.



4. Después de la fabricación de ahorro, vaya a la sección "Detalles" de la pestaña Archivo para ver cuánto peso ha disminuido. Como puede ver, ahora es de 13.5 Kbytes contra 40 Kbytes antes del procedimiento de conversión. Es decir, uno solo guardando en formato moderno hizo posible exprimir el libro casi tres veces.

Además, hay otro formato XLSB moderno o un libro binario en Excele. En ella, el documento se guarda en codificación binaria. Estos archivos pesan incluso menos que los libros en formato XLSX. Además, el idioma en el que se registran más cerca del programa Excel. Por lo tanto, funciona con tales libros más rápido que con cualquier otra extensión. Al mismo tiempo, el libro del formato especificado en la funcionalidad y las posibilidades de usar varias herramientas (formato, funciones, gráficos, etc.) no es inferior al formato XLSX y excede el formato XLS.

La razón principal por la que XLSB no se convirtió en el formato predeterminado en Excel es que los programas de terceros son prácticamente capaces de trabajar con él. Por ejemplo, si necesita exportar información de Excel a un programa 1C, se puede realizar con documentos XLSX o XLS, pero no con XLSB. Pero, si no planea transferir datos a ningún programa de terceros, puede guardar el documento de manera segura en formato XLSB. Esto le permitirá reducir el tamaño del documento y aumentar la velocidad de trabajo en él.

El procedimiento para guardar el archivo en la expansión XLSB es similar a la que se nos hemos hecho para expandir XLSX. En la pestaña "Archivo", haga clic en "Guardar como ...". En la ventana de ahorro que se abre en el campo "Tipo de archivo", debe seleccionar la opción "Excel Libro (* .xlsb)". Luego haga clic en el botón "Guardar".

Miramos el peso del documento en la sección "Detalles". Como puede ver, ha disminuido aún más y ahora es de solo 11.6 KB.

Sumando los resultados generales, podemos decir que si está trabajando con un archivo XLS, la forma más efectiva de reducir su tamaño es la activación en los formatos XLSX o XLSB modernos. Si ya usa datos de expansión de archivos, para reducir su peso, debe configurar correctamente el espacio de trabajo, eliminar el exceso de formato y las referencias innecesarias. Recibirá el mayor retorno si produce todas estas acciones en el complejo, y no se limita a una opción.