La creación de listas desplegables permite no solo ahorrar tiempo al elegir una opción en el proceso de llenado de tablas, sino también para protegerse de la realización errónea de datos incorrectos. Esta es una herramienta muy conveniente y práctica. Averigüemos cómo activarlo en Excel, y cómo usarlo, así como averiguar algunos otros matices de manejarlo.
Uso de listas desplegables
A continuación, o, ya que es habitual para hablar, las listas desplegables se usan con más frecuencia en las tablas. Con su ayuda, puede limitar el rango de valores realizados en la matriz de mesa. Le permiten elegir hacer un valor solo de una lista Pre-preparada. Esto simultáneamente acelera el procedimiento para hacer datos y protege de un error.Procedimiento para crear
En primer lugar, averigüemos cómo crear una lista desplegable. Es más fácil hacerlo con una herramienta llamada "Cheque de datos".
- Resaltamos la columna de la matriz de mesa, en las celdas de las que se planea colocar la lista desplegable. Mover a la pestaña "Datos" y la arcilla en el botón "Verificación de datos". Se localiza en la cinta en el bloque "Trabajar con datos".
- Se inicia la ventana de la herramienta "Verificación". Ir a la sección "Parámetros". En el área "Tipo de datos" de la lista, seleccione la opción "Lista". Después de eso, nos movemos al campo "Fuente". Aquí debe especificar un grupo de nombres destinados a su uso en la lista. Estos nombres se pueden hacer manualmente, y puede especificar un enlace a ellos si ya están publicados en Excel en otro lugar.
Si se selecciona la entrada manual, se requiere cada elemento de la lista para ingresar al área sobre un punto y coma (;).
Si desea apretar los datos de una matriz de tabla existente, debe ir a la hoja donde se encuentra (si está ubicada en la otra), coloque el cursor en el área "Fuente" de la ventana de verificación de datos , y luego resalte la matriz de células donde se encuentra la lista. Es importante que cada celda separada esté ubicada en un elemento de lista separada. Después de eso, las coordenadas del rango especificado deben mostrarse en el área "Fuente".
Otra opción para instalar la comunicación es la asignación de la matriz con la lista del nombre. Seleccione el rango en el que se indican los valores de datos. A la izquierda de la cadena de fórmulas es el área de nombres. De forma predeterminada, en ella, cuando se selecciona el rango, se muestran las coordenadas de la primera celda seleccionada. Solo estamos ingresando el nombre de nuestros propósitos, lo que consideramos más apropiado. Los principales requisitos para el nombre es que es único dentro del libro, no tenía brechas y necesariamente comenzó con la letra. Ahora que el rango que hemos sido identificamos antes de que se identifiquen este artículo.
Ahora, en la ventana de verificación de datos en el área "Fuente", debe instalar el símbolo "=" y luego inmediatamente después de ingresar el nombre que hemos asignado el rango. El programa identifica inmediatamente la relación entre el nombre y la matriz, y retirará la lista que se encuentra en ella.
Pero de manera mucho más eficiente se utilizará para usar la lista si se convierte en la tabla "SMART". En tal tabla, será más fácil cambiar los valores, cambiando automáticamente los elementos de la lista. Por lo tanto, este rango realmente se convertirá en una tabla de sustitución.
Para convertir el rango en una tabla "SMART", selecciónela y muévala a la pestaña Inicio. Allí, arcilla en el botón "Formato como tabla", que se coloca en la cinta en el bloque "Estilos". Se abre un grupo de estilo grande. En la funcionalidad de la tabla, la elección de un estilo particular no afecta a nadie, y por lo tanto elige cualquiera de ellos.
Después de eso, se abre una pequeña ventana, que contiene la dirección de la matriz seleccionada. Si la selección se realizó correctamente, entonces nada debe cambiarse. Dado que nuestra gama no tiene encabezados, entonces la opción "Tabla con titulares" no debe ser. Aunque específicamente en su caso, es posible, se aplicará el título. Por lo tanto, podemos hacer clic en el botón "Aceptar".
Después de eso, el rango se formateará como la tabla. Si se asigna, entonces puede ver en el área de los nombres, ese nombre que fue asignado automáticamente. Este nombre se puede usar para insertar en el área "Fuente" en la ventana de verificación de datos de acuerdo con el algoritmo descrito anteriormente. Pero, si desea usar otro nombre, puede reemplazarlo, simplemente en los nombres del nombre.
Si la lista se publica en otro libro, entonces, por su correcta reflexión, se requiere que aplique la función DVSL. El operador especificado está destinado a formar referencias de "superabsolito" a elementos de hoja en forma de texto. En realidad, el procedimiento se realizará casi exactamente lo mismo que en los casos descritos anteriormente, solo en el área de "fuente" después del símbolo "=" debe especificar el nombre del operador: "DVSSL". Después de eso, entre paréntesis, la dirección del rango debe especificarse como argumento de esta función, incluido el nombre del libro y la hoja. En realidad, como se muestra en la imagen de abajo.
- Sobre esto, podríamos y finalizaremos el procedimiento haciendo clic en el botón "OK" en la ventana de verificación de datos, pero si lo desea, puede mejorar el formulario. Vaya a la sección "Mensajes para ingresar" de la ventana de verificación de datos. Aquí, en el área "Mensaje", puede escribir el texto que los usuarios verán el cursor al elemento de hoja con una lista desplegable. Escribimos el mensaje que consideramos necesario.
- A continuación, nos mudamos a la sección "Mensaje de error". Aquí, en el área "Mensaje", puede ingresar el texto que el usuario observará al intentar ingresar datos incorrectos, es decir, cualquier información que falta en la lista desplegable. En el área "Vista", puede seleccionar el ícono para ir acompañado de una advertencia. Ingrese el texto del mensaje y la arcilla en "OK".
LECCIÓN: Cómo hacer una lista desplegable en Excel
Operaciones realizadas
Ahora vamos a resolverlo cómo trabajar con la herramienta que hemos creado anteriormente.
- Si establecemos el cursor en cualquier elemento de hoja al que se ha aplicado la distancia, veremos el mensaje informativo introducido por nosotros anteriormente en la ventana de verificación de datos. Además, un pictograma en forma de un triángulo aparecerá a la derecha de la célula. Es que sirve para acceder a la selección de elementos de listado. Arcilla en este triángulo.
- Después de hacer clic en él, el menú de la lista de objetos estará abierto. Contiene todos los artículos que se realizaron previamente a través de la ventana de verificación de datos. Elija la opción que consideramos necesario.
- La opción seleccionada se mostrará en la celda.
- Si intentamos ingresar a una celda cualquier valor que esté ausente en la lista, esta acción será bloqueada. Al mismo tiempo, si contribuyó con un mensaje de advertencia a la ventana de verificación de datos, se muestra en la pantalla. Debe hacer clic en el botón "Cancelar" en la ventana de advertencia y con el siguiente intento de ingresar los datos correctos.
De esta manera, si es necesario, llena toda la tabla.
Añadiendo un nuevo elemento
Pero, ¿qué debo necesitar agregar un nuevo elemento? Las acciones aquí dependen de cómo formó una lista en la ventana de verificación de datos: ingresado manualmente o se detuvo de una matriz de mesa.
- Si los datos para la formación de la lista se extraen de una matriz de mesa, vaya a ella. Seleccione el rango del rango. Si esta no es una tabla "inteligente", sino una gama simple de datos, entonces necesita insertar una cadena en el centro de la matriz. Si aplica una tabla "inteligente", entonces en este caso es suficiente para ingresar el valor deseado en la primera línea debajo de ella y esta línea se incluirá inmediatamente en la matriz de tabla. Esta es solo la ventaja de la tabla "inteligente", que mencionamos anteriormente.
Pero supongamos que estamos tratando con una ocasión más compleja utilizando un rango regular. Por lo tanto, resaltamos la celda en el centro de la matriz especificada. Es decir, por encima de esta célula y debajo de ella debe haber más líneas de la matriz. Arcilla en el fragmento designado con el botón derecho del ratón. En el menú, seleccione la opción "Pegar ...".
- Se inicia una ventana, donde se debe realizar la selección del objeto Insertar. Seleccione la opción "cadena" y haga clic en el botón "Aceptar".
- Entonces, se agrega la cadena vacía.
- Ingrese el valor que deseamos mostrar en la lista desplegable.
- Después de eso, regresamos a la matriz de tabletoma, que coloca la lista desplegable. Al hacer clic en el triángulo, a la derecha de cualquier celda de la matriz, vemos que se agregó el valor necesario para los elementos de la lista ya existentes. Ahora, si lo desea, puede elegir insertar en el elemento de la tabla.
Pero, ¿qué hacer si la lista de valores se aprieta no de una tabla separada, pero se realizó manualmente? Para agregar un artículo en este caso, también tiene su propio algoritmo de acción.
- Resaltamos toda la gama de tabla, en los elementos de los cuales se encuentra la lista desplegable. Vaya a la pestaña "Datos" y haga clic en el botón "Verificación de datos" nuevamente en el grupo "Trabajar con datos".
- Se inicia la ventana de verificación. Nos trasladamos a la sección "Parámetros". Como puede ver, todas las configuraciones aquí son exactamente iguales a medida que las ponemos antes. Estaremos interesados en la "fuente" en este caso. Añadimos a la ya que tiene una lista a través de un punto con una coma (;) el valor o los valores que queremos ver en la lista desplegable. Después de agregar arcilla a "OK".
- Ahora, si abrimos la lista desplegable en la matriz de tabla, veremos un valor agregado allí.
Eliminar artículo
La eliminación de la lista del elemento se lleva a cabo exactamente en el mismo algoritmo que la adición.
- Si los datos se aprietan de la matriz de tabla, luego vaya a esta tabla y Clay, haga clic con el botón derecho en la celda donde se encuentra el valor a eliminar. En el menú contextual, detenga la opción de la opción "Eliminar ...".
- Una ventana de eliminación de ventanas es casi similar a la que hemos visto al agregarlas. Aquí establecimos el interruptor a la posición de "cadena" y la arcilla en "OK".
- Una cadena de una matriz de mesa, como podemos ver, eliminadas.
- Ahora regresamos a esa mesa donde hay celdas con una lista desplegable. Arcilla en el triángulo a la derecha de cualquier célula. En la lista discontinuada vemos que el artículo remoto está ausente.
¿Qué debo hacer si los valores se agregaron a la ventana de verificación de datos manualmente y no usando una tabla adicional?
- Resaltamos la tabla con la lista desplegable y vamos a la casilla de verificación de los valores, ya que ya hemos hecho anteriormente. En la ventana especificada, nos movemos a la sección "Parámetros". En el área "Fuente", asignamos el cursor al valor que desea eliminar. Luego presione el botón Eliminar en el teclado.
- Después de eliminar el elemento, haga clic en "Aceptar". Ahora no estará en la lista desplegable, tal como hemos visto en la versión anterior de las acciones con una tabla.
Eliminación completa
Al mismo tiempo, hay situaciones en las que la lista desplegable necesita ser eliminada por completo. Si no importa que se guarde los datos ingresados, la eliminación es muy simple.
- Asignamos toda la matriz donde se encuentra la lista desplegable. Moviéndose a la pestaña "Inicio". Haga clic en el icono "Borrar", que se coloca en la cinta en la unidad de edición. En el menú que se abre, seleccione la posición "Borrar todo".
- Cuando se selecciona esta acción en los elementos seleccionados de la hoja, se eliminarán todos los valores, se limpia el formato y se alcanza el objetivo principal de la tarea: la lista desplegable se eliminará y ahora puede ingresar cualquier valor Manualmente en la celda.
Además, si el usuario no necesita guardar los datos ingresados, entonces hay otra opción para eliminar la lista desplegable.
- Resaltamos el rango de celdas vacías, que es equivalente a la gama de elementos de matriz con la lista desplegable. Mover a la pestaña "Inicio" y allí hago clic en el icono "Copiar", que se localiza en la cinta en el "Buffer de Exchange".
Además, en lugar de esta acción, puede hacer clic en el fragmento designado por el botón derecho del ratón y detenerse en la opción "Copiar".
Incluso más fácil inmediatamente después de la selección, aplique el conjunto de botones CTRL + C.
- Después de eso, asignamos ese fragmento de la matriz de mesa, donde se encuentran los elementos desplegables. Hacemos clic en el botón "Insertar", localizado en la cinta en la pestaña Inicio en la sección "Buffer de Exchange".
La segunda opción de las acciones es resaltar el botón derecho del ratón y detener la selección en la opción "Insertar" en el grupo de parámetros de inserción.
Finalmente, es posible simplemente designar las células deseadas y escribir la combinación de los botones CTRL + V.
- Con cualquiera de los pasos anteriores en lugar de células que contienen valores y listas desplegables, se insertará un fragmento absolutamente limpio.
Si lo desea, puede insertar un rango en blanco, pero un fragmento copiado con datos. La falta de listas desplegables es que no pueden insertar manualmente los datos que faltan en la lista, pero se pueden copiar e insertar. En este caso, la verificación de datos no funcionará. Además, como descubrimos, la estructura de la lista desplegable en sí será destruida.
A menudo, es necesario eliminar aún la lista desplegable, pero al mismo tiempo, dejando los valores que se introdujeron, y se formatearán. En este caso, se realizan pasos más correctos para eliminar la herramienta de relleno especificados.
- Resaltamos todo el fragmento en el que se encuentran los elementos con la lista desplegable. Moviéndose a la pestaña "Datos" y la arcilla en el icono "Verificación de datos", que, según lo recordamos, se encuentra en la cinta en el grupo "Trabajar con datos".
- Se abre una ventana de prueba recientemente familiar de los datos de entrada. Estar en cualquier sección de la herramienta especificada, debemos hacer una sola acción: haga clic en el botón "Borrar todo". Se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana.
- Después de eso, la ventana de verificación de datos se puede cerrar haciendo clic en el botón de cierre estándar en su esquina superior derecha como una cruz o el botón "OK" en la parte inferior de la ventana.
- Luego asignamos cualquiera de las celdas en las que se ha colocado la lista desplegable antes. Como vemos, ahora no hay sugerencia al seleccionar un artículo, ni un triángulo para llamar a la lista a la derecha de la celda. Pero al mismo tiempo, el formateo permanece intacto y se dejan todos los valores ingresados con la lista. Esto significa que con la tarea que hicimos que nos enfrentamos con éxito: una herramienta que no necesitamos más, eliminada, pero los resultados de su trabajo permanecieron enteros.
Como puede ver, la lista desplegable puede facilitar significativamente la introducción de datos en la tabla, así como evitar la introducción de valores incorrectos. Esto reducirá la cantidad de errores al completar las tablas. Si necesita agregar cualquier valor adicional, siempre puede realizar un procedimiento de edición. La opción de edición dependerá del método de creación. Después de completar la tabla, puede eliminar la lista desplegable, aunque no es necesario hacer esto. La mayoría de los usuarios prefieren que lo dejen incluso después de que se complete el final de la tabla.