Η πιο συχνά δέχονται και στέλνουν γράμματα, τόσο περισσότερο η αλληλογραφία είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας. Και, φυσικά, αυτό οδηγεί στο γεγονός ότι ο δίσκος τελειώνει τον τόπο. Επίσης, μπορεί να οδηγήσει στο γεγονός ότι το Outlook θα σταματήσει απλά την αποδοχή γράμματα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ακολουθήστε το μέγεθος του συρταριού σας και, εάν είναι απαραίτητο, να διαγράψετε επιπλέον γράμματα.
Ωστόσο, για να ελευθερώσει τον τόπο, δεν είναι απαραίτητο να διαγράψετε όλα τα γράμματα. Το πιο σημαντικό είναι απλά να αρχειοθετηθεί. Πώς να το κάνουμε αυτό θα αναλύσουμε σε αυτή την οδηγία.
Συνολικά, το Outlook παρέχει δύο τρόπους για την αρχειοθέτηση αλληλογραφίας. Το πρώτο είναι αυτόματη και η δεύτερη - εγχειρίδιο.
Αυτόματη αρχειοθέτηση των γραμμάτων
Ας ξεκινήσουμε με τον πιο πρόσφορο τρόπο - αυτό είναι μια αυτόματη αρχειοθέτηση αλληλογραφίας.
Τα πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου είναι ότι το Outlook θα αρχειοθετούν οι ίδιοι τα γράμματα χωρίς τη συμμετοχή σας.
Μπορείτε να αποδώσει τα μειονεκτήματα συνεργάτες ότι όλα τα γράμματα και αναγκαίο, και να μην χρειάζεται.
Για να ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί «Παράμετροι» στο μενού «Αρχείο».
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Advanced» και στην ομάδα Autarchivation, κάντε κλικ στο «Auto Αρχείο Ρύθμιση».
Τώρα μένει να ορίσετε τις απαραίτητες ρυθμίσεις. Για να το κάνετε αυτό, ορίστε το πλαίσιο ελέγχου «Autoarchivation κάθε ... ημέρες» και εδώ θέτουμε την περίοδο αρχειοθέτηση των ημερών.
Στη συνέχεια, να ρυθμίσετε τις παραμέτρους κατά την κρίση σας. Αν θέλετε το Outlook να ζητά την επιβεβαίωση πριν την έναρξη του αρχείου, ελέγξτε την «Αίτηση για Auto Αρχείο» πλαίσιο ελέγχου, εάν αυτό δεν είναι απαραίτητο, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου και το πρόγραμμα θα κάνει τα πάντα για τον εαυτό σας.
Παρακάτω μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη αφαίρεση των παλαιών γράμματα, όπου μπορείτε επίσης να ορίσετε το μέγιστο «ηλικία» της επιστολής. Και επίσης να καθορίζει τι πρέπει να κάνετε με τα παλιά γράμματα - να τις μεταφέρουμε σε ένα ξεχωριστό φάκελο ή απλά να τα διαγράψετε.
Αφού έχετε κάνει τις ρυθμίσεις που θέλετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί «Εφαρμογή ρυθμίσεων σε όλους τους φακέλους».
Αν θέλετε να επιλέξετε τους φακέλους που θέλετε να αρχείο, τότε σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να πάτε στις ιδιότητες του κάθε φακέλου και να συντονίσετε το autoarchivation εκεί.
Τέλος, πατήστε το κουμπί «OK» για να επιβεβαιώσετε τις ρυθμίσεις που έχουν γίνει.
Για να ακυρώσετε autoarchivation, θα είναι αρκετό για να πάρει το κουτί «Autarchivation το καθένα ... μέρες».
αρχειοθέτηση χέρι γράμματα
Τώρα θα αναλύσουμε το εγχειρίδιο μέθοδο της αρχειοθέτησης.
Αυτή η μέθοδος είναι πολύ απλή και δεν απαιτεί οποιεσδήποτε πρόσθετες ρυθμίσεις από τους χρήστες.
Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αρχείο, πρέπει να επισημανθεί στη λίστα των γραμμάτων και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αρχείο". Για να αρχειοθετήσετε μια ομάδα γραμμάτων, είναι αρκετά ακριβώς για να τονίσει τα επιθυμητά γράμματα και στη συνέχεια πατήστε το ίδιο κουμπί.
Αυτή η μέθοδος έχει επίσης τα πλεονεκτήματα του και τα μειονεκτήματα.
Τα πλεονεκτήματα μπορούν να αποδοθούν σε αυτό που επιλέγετε ποιες επιστολές απαιτούν αρχειοθέτηση. Λοιπόν, μείον είναι μια χειροκίνητη εκτέλεση της αρχειοθέτησης.
Έτσι, ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook παρέχει στους χρήστες του αρκετές επιλογές για τη δημιουργία ενός αρχείου επιστολών. Για περισσότερη αξιοπιστία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο. Δηλαδή, για να αρχίσουμε να ρυθμίζετε την αυτορυθμιση και στη συνέχεια, καθώς πρέπει να στείλετε γράμματα στο αρχείο και να διαγράψετε πάρα πολύ.