Εάν συχνά εργάζεστε στο MS Word, αποθηκεύοντας το έγγραφο ως πρότυπο πιθανότατα θα σας ενδιαφέρει. Έτσι, η παρουσία ενός αρχείου προτύπου, με τη μορφοποίηση, τα πεδία που εγκαταστάσατε, τα πεδία και άλλες παραμέτρους, μπορεί να απλοποιήσει σε μεγάλο βαθμό και να επιταχύνει τη ροή εργασίας.
Το πρότυπο που δημιουργήθηκε στη λέξη αποθηκεύεται σε μορφές dot, dotx ή dotm. Το τελευταίο επιτρέπει την εργασία με μακροεντολές.
Μάθημα: Δημιουργία μακροεντολών σε MS Word
Τι είναι τα πρότυπα στη λέξη
Δείγμα - Αυτός είναι ένας ειδικός τύπος εγγράφου, όταν το ανοίγουμε και η επακόλουθη αλλαγή, δημιουργείται ένα αντίγραφο του αρχείου. Το έγγραφο πηγής (πρότυπο) παραμένει αμετάβλητο, καθώς και η θέση του στο δίσκο.
Ως παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο μπορεί να είναι το πρότυπο εγγράφων και το γιατί είναι γενικά απαραίτητο, ένα επιχειρηματικό σχέδιο μπορεί να φέρει. Τα έγγραφα αυτού του τύπου δημιουργούνται αρκετά συχνά στο Word, επομένως, χρησιμοποιούνται επίσης αρκετά συχνά.
Έτσι, αντί να δημιουργήσετε μια δομή εγγράφου κάθε φορά, επιλέξτε κατάλληλες γραμματοσειρές, στυλ σχεδιασμού, ρυθμίστε τα πεδία των πεδίων, μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο με μια τυπική διάταξη. Συμφωνώ, αυτή η προσέγγιση της εργασίας είναι πολύ πιο λογική.
Μάθημα: Πώς να προσθέσετε μια νέα γραμματοσειρά στη λέξη
Ένα έγγραφο που αποθηκεύεται ως πρότυπο μπορεί να ανοίξει και να συμπληρώσει τα απαραίτητα δεδομένα, κείμενο. Ταυτόχρονα, διατηρώντας το σε τυποποιημένες μορφές DOC και DOCX για το Word, το έγγραφο προέλευσης (δημιουργημένο πρότυπο) θα παραμείνει αμετάβλητο, όπως αναφέρθηκε παραπάνω.
Τα περισσότερα πρότυπα που ίσως χρειαστεί να συνεργαστείτε με έγγραφα στο Word μπορείτε να βρείτε στην επίσημη ιστοσελίδα (Office.com). Επιπλέον, στο πρόγραμμα μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας πρότυπα, καθώς και να τροποποιήσετε τα υπάρχοντα.
Σημείωση: Ορισμένα πρότυπα είναι ήδη ενσωματωμένα στο πρόγραμμα, αλλά μερικά από αυτά, αν και εμφανίζονται στη λίστα, είναι στην πραγματικότητα στο Office.com. Αφού κάνετε κλικ σε αυτό το πρότυπο, θα μεταφορτωθεί άμεσα από τον ιστότοπο και είναι διαθέσιμο για εργασία.
Δημιουργία του δικού σας προτύπου
Ο ευκολότερος τρόπος για να αρχίσετε να δημιουργείτε ένα πρότυπο από ένα κενό έγγραφο, για να ανοίξετε το οποίο απλά τρέχετε λέξη.
Μάθημα: Πώς να κάνετε μια σελίδα τίτλου στη λέξη
Εάν χρησιμοποιείτε μία από τις τελευταίες εκδόσεις MS Word, όταν ανοίγετε το πρόγραμμα, θα συναντήσετε μια σελίδα εκκίνησης στην οποία μπορεί να επιλεγεί ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα. Ειδικά ευχαριστημένοι ότι όλα ταξινομούνται εύκολα με θεματικές κατηγορίες.
Και όμως, αν ο ίδιος θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο, επιλέξτε "Νέο έγγραφο" . Ένα τυποποιημένο έγγραφο με προεπιλεγμένες ρυθμίσεις που είναι εγκατεστημένες σε αυτό θα ανοίξει. Αυτές οι παράμετροι μπορούν να είναι και τα δύο λογισμικά (συγκεκριμένοι προγραμματιστές) και δημιουργήσατε (εάν έχετε αποθηκεύσει προηγουμένως ορισμένες τιμές όπως οι προεπιλογές που χρησιμοποιήθηκαν).
Χρησιμοποιώντας τα μαθήματά μας, κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο, το οποίο θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο.
Μαθήματα λέξης:
Πώς να κάνετε μορφοποίηση
Πώς να αλλάξετε τα πεδία
Πώς να αλλάξετε τα διαστήματα
Πώς να αλλάξετε τη γραμματοσειρά
Πώς να κάνετε έναν τίτλο
Πώς να κάνετε αυτόματο περιεχόμενο
Πώς να κάνετε μια άποψη
Εκτός από την εκτέλεση των παραπάνω ενεργειών ως προεπιλεγμένες παραμέτρους για το έγγραφο, το οποίο θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα υπόστρωμα, υδατογραφήματα ή οποιαδήποτε γραφικά αντικείμενα. Το μόνο που αλλάζετε θα προσθέσετε και να αποθηκεύσετε στο μέλλον θα υπάρχει σε κάθε έγγραφο που δημιουργείται με βάση το πρότυπό σας.
Μαθήματα εργασίας με λέξη:
Εισαγωγή σχεδίου
Προσθέτοντας ένα υπόστρωμα
Αλλαγή του φόντου στο έγγραφο
Δημιουργία ροής
Εισάγετε πινακίδες και ειδικούς χαρακτήρες
Αφού πραγματοποιήσετε τις απαραίτητες αλλαγές, ρυθμίστε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις στο μελλοντικό πρότυπο, πρέπει να αποθηκευτεί.
1. Πατήστε το κουμπί "Αρχείο" (ή "MS office" Εάν χρησιμοποιείτε την παλιά έκδοση λέξεων).
2. Επιλέξτε "Αποθήκευση ως".
3. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος αρχείου" Επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο προτύπου:
- Πρότυπο λέξης (* .dotx): Ένα κανονικό πρότυπο συμβατό με όλες τις εκδόσεις της λέξης ηλικίας άνω του 2003.
- Πρότυπο λέξεων με υποστήριξη μακροεντολών (* .dotm): Όπως είναι σαφές από το όνομα, αυτός ο τύπος προτύπου υποστηρίζει εργασία με μακροεντολές.
- Word 97 - 2003 (* .dot) Πρότυπο: Συμβατό με παλιές εκδόσεις του Word 1997 - 2003.
4. Ορίστε το όνομα του αρχείου, καθορίστε τη διαδρομή για να το αποθηκεύσετε και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθηκεύσετε".
5. Το αρχείο που δημιουργήθηκε και το ρυθμισμένο θα αποθηκευτεί ως πρότυπο στη μορφή που καθορίσατε. Τώρα μπορεί να κλείσει.
Δημιουργία ενός προτύπου βάσει υπάρχοντος εγγράφου ή τυπικού προτύπου
1. Ανοίξτε το κενό έγγραφο MS Word, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Δημιουργώ".
Σημείωση: Στις τελευταίες εκδόσεις της λέξης κατά το άνοιγμα ενός κενού εγγράφου, ο χρήστης προσφέρεται αμέσως μια λίστα με τις διατάξεις του προτύπου, με βάση τις οποίες μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μελλοντικό έγγραφο. Εάν θέλετε πρόσβαση σε όλα τα πρότυπα, όταν ανοίγετε, επιλέξτε "Νέο έγγραφο" Και στη συνέχεια να ακολουθήσετε τα βήματα που περιγράφονται στην παράγραφο 1.
2. Επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο στην ενότητα "Διαθέσιμα πρότυπα".
Σημείωση: Στις τελευταίες εκδόσεις του Word, δεν χρειάζεται να επιλέξετε τίποτα, η λίστα των διαθέσιμων προτύπων εμφανίζεται αμέσως μετά το κλικ στο κουμπί "Δημιουργώ" , ακριβώς πάνω από τα πρότυπα είναι ένας κατάλογος των διαθέσιμων κατηγοριών.
3. Εισαγάγετε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο, χρησιμοποιώντας τις συμβουλές και τις οδηγίες που παρουσιάζονται στην προηγούμενη ενότητα του άρθρου (δημιουργώντας το δικό σας πρότυπο).
Σημείωση: Για διαφορετικά πρότυπα σχεδιασμού κειμένου, τα οποία είναι διαθέσιμα από προεπιλογή και παρουσιάζονται στην καρτέλα. "Σπίτι" σε μια ομάδα "Στυλ" Μπορεί να είναι διαφορετική και αισθητά διαφορετική από αυτά που χρησιμοποιείτε σε ένα τυποποιημένο έγγραφο.
- Συμβουλή: Επωφεληθείτε από τα διαθέσιμα στυλ για να κάνετε το μελλοντικό σας πρότυπο πραγματικά μοναδικό, όχι παρόμοιο με άλλα έγγραφα. Φυσικά, το κάνετε μόνο αν δεν περιορίσετε τις απαιτήσεις για το σχεδιασμό του εγγράφου.
4. Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο, εκτελέστε όλες τις ρυθμίσεις που θεωρείτε το επιθυμητό, αποθηκεύστε το αρχείο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Αποθήκευση ως".
5. Στο τμήμα "Τύπος αρχείου" Επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο προτύπου.
6. Ορίστε το όνομα για το πρότυπο, καθορίστε μέσω "Αγωγός" ("ΣΦΑΙΡΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ" ) Διαδρομή για να το αποθηκεύσετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθηκεύσετε".
7. Το πρότυπο που δημιουργήσατε με βάση το υπάρχον θα αποθηκευτεί μαζί με όλες τις αλλαγές που καταχωρίσατε. Τώρα αυτό το αρχείο μπορεί να κλείσει.
Προσθέτοντας τυποποιημένα μπλοκ στο πρότυπο
Τα τυποποιημένα μπλοκ ονομάζονται πολλαπλασιασμένα αντικείμενα που περιέχονται στο έγγραφο, καθώς και τα εξαρτήματα του εγγράφου που αποθηκεύονται στη συλλογή και είναι διαθέσιμα για χρήση ανά πάσα στιγμή. Αποθηκεύστε τα πρότυπα μπλοκ και να τα διανείμετε χρησιμοποιώντας πρότυπα.Έτσι, χρησιμοποιώντας τα τυποποιημένα μπλοκ, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο αναφοράς στην οποία θα περιληφθούν τα συνοδευτικά γράμματα δύο ή περισσοτέρων τύπων. Ταυτόχρονα, δημιουργώντας μια νέα έκθεση βασισμένη σε αυτό το πρότυπο, άλλοι χρήστες θα μπορούν να επιλέξουν οποιονδήποτε από τους διαθέσιμους τύπους.
1. Δημιουργήστε, αποθηκεύστε και κλείστε το πρότυπο που έχετε δημιουργήσει με όλες τις απαιτήσεις. Σε αυτό το αρχείο θα προστεθεί ότι θα προστεθούν τα τυποποιημένα μπλοκ, τα οποία αργότερα θα είναι διαθέσιμα σε άλλους χρήστες του προτύπου που δημιουργήσατε.
2. Ανοίξτε το έγγραφο προτύπου στο οποίο πρέπει να προστεθούν τα τυποποιημένα μπλοκ.
3. Δημιουργήστε τα απαραίτητα πρότυπα μπλοκ που αργότερα θα είναι διαθέσιμα σε άλλους χρήστες.
Σημείωση: Κατά την εισαγωγή πληροφοριών στο παράθυρο διαλόγου "Δημιουργία νέου κανονικού μπλοκ" Εισέρχομαι στη γραμμή "Αποθήκευση στο" Το όνομα του προτύπου στον οποίο πρέπει να προσθέσετε (αυτό είναι το αρχείο που δημιουργήσατε, αποθηκεύστε και κλειστά σύμφωνα με το πρώτο στοιχείο αυτής της ενότητας του άρθρου).
Τώρα έχετε δημιουργήσει ένα πρότυπο που περιέχει πρότυπα μπλοκ μπορεί να παρέχεται σε άλλους χρήστες. Τα μπλοκ που αποθηκεύονται με αυτά θα είναι διαθέσιμα στις καθορισμένες συλλογές.
Προσθέτοντας τους ελέγχους περιεχομένου στο πρότυπο
Σε ορισμένες περιπτώσεις, απαιτείται να δώσει ένα πρότυπο μαζί με όλα τα περιεχόμενά της κάποια ευελιξία. Για παράδειγμα, το πρότυπο μπορεί να περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα που δημιουργήθηκε από τον συντάκτη. Για άλλους λόγους, αυτή η λίστα ενδέχεται να μην κανονίσει έναν άλλο χρήστη που θα οδηγήσει μαζί του.
Εάν τα στοιχεία διαχείρισης περιεχομένου θα υπάρχουν σε ένα τέτοιο πρότυπο, ο δεύτερος χρήστης θα μπορεί να διορθώσει τη λίστα για τον εαυτό του, αφήνοντας αμετάβλητο στο ίδιο το πρότυπο. Για να προσθέσετε στοιχεία διαχείρισης περιεχομένου στο πρότυπο, πρέπει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα. "Προγραμματιστής" Σε MS Word.
1. Ανοίξτε το μενού "Αρχείο" (ή "MS office" Σε προηγούμενες εκδόσεις του προγράμματος).
2. Ανοίξτε το τμήμα "Επιλογές" και επιλέξτε ένα σημείο εκεί "Ρύθμιση κορδέλας".
3. Στο τμήμα "Βασικές καρτέλες" Εγκαταστήστε ένα σημείο απέναντι από το στοιχείο "Προγραμματιστής" . Για να κλείσετε το παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή "ΕΝΤΑΞΕΙ".
4. Καρτέλα "Προγραμματιστής" Θα εμφανιστεί στον πίνακα ελέγχου Word.
Προσθέτοντας στοιχεία διαχείρισης περιεχομένου
1. Στην καρτέλα "Προγραμματιστής" Κάντε κλικ στο κουμπί "Λειτουργία σχεδιαστών" Βρίσκεται στην ομάδα "Στοιχεία ελέγχου”.
Τοποθετήστε τους απαραίτητους ελέγχους στο έγγραφο επιλέγοντάς τα από την ομάδα που παρουσιάζεται με το ίδιο όνομα:
- Μορφοποιημένο κείμενο.
- Συνηθισμένο κείμενο ·
- Σχέδιο;
- Συλλογή τυποποιημένων μπλοκ ·
- Πεδίο με μια λίστα.
- Αναπτυσσόμενη λίστα.
- Επιλογή ημερομηνίας.
- Πλαίσιο ελέγχου;
- Επαναλαμβανόμενο τμήμα.
Προσθέτοντας επεξηγηματικό κείμενο στο πρότυπο
Κάντε ένα πρότυπο είναι πιο βολικό στη χρήση χρησιμοποιώντας το επεξηγηματικό κείμενο που προστίθεται στο έγγραφο. Εάν είναι απαραίτητο, το πρότυπο επεξηγηματικό κείμενο μπορεί πάντα να αλλάξει στο στοιχείο διαχείρισης περιεχομένου. Για να ρυθμίσετε το επεξηγηματικό κείμενο από προεπιλογή για χρήστες που θα χρησιμοποιήσουν το πρότυπο, πρέπει να εκτελέσετε τα παρακάτω βήματα.
1. Ενεργοποιήστε "Λειτουργία σχεδιαστών" (αυτί "Προγραμματιστής" , Ομάδα "Ελέγχει").
2. Κάντε κλικ στο στοιχείο διαχείρισης περιεχομένου στο οποίο πρέπει να προσθέσετε ή να αλλάξετε το επεξηγηματικό κείμενο.
Σημείωση: Επεξηγηματικό κείμενο από προεπιλογή είναι σε μικρά μπλοκ. Αν "Λειτουργία σχεδιαστών" Απενεργοποιημένα, αυτά τα μπλοκ δεν εμφανίζονται.
3. Αλλαγή, μορφοποίηση του κειμένου αντικατάστασης.
4. Αποσυνδέστε "Λειτουργία σχεδιαστών" Επανατοποθέτηση σε αυτό το κουμπί στον πίνακα ελέγχου.
5. Το επεξηγηματικό κείμενο θα αποθηκευτεί για το τρέχον πρότυπο.
Θα τελειώσουμε αυτό, από αυτό το άρθρο έχετε μάθει για τα πρότυπα στο Microsoft Word, πώς να τα δημιουργήσετε και να τα τροποποιήσετε, καθώς και όλα όσα μπορείτε να κάνετε μαζί τους. Πρόκειται για ένα πραγματικά χρήσιμο χαρακτηριστικό του προγράμματος, από πολλές απόψεις απλοποιώντας την εργασία μαζί του, ειδικά αν δεν υπάρχει κανείς στα έγγραφα, αλλά ταυτόχρονα αρκετούς χρήστες, για να μην αναφέρουμε μεγάλες εταιρείες.