Όταν εργάζεστε σε excele, ορισμένα τραπέζια επιτυγχάνουν ένα μάλλον εντυπωσιακό μέγεθος. Αυτό οδηγεί στο γεγονός ότι το μέγεθος του εγγράφου αυξάνεται, μερικές φορές ακόμη και δώδεκα megabytes και πολλά άλλα. Η αύξηση του βάρους του βιβλίου Excel οδηγεί όχι μόνο σε αύξηση της χώρας του που καταλαμβάνεται στον σκληρό δίσκο, αλλά ότι ακόμα πιο σημαντικό, να είναι πιο αργή την ταχύτητα της εκτέλεσης διαφόρων ενεργειών και διαδικασιών σε αυτήν. Απλά τοποθετήστε, όταν εργάζεστε με ένα τέτοιο έγγραφο, το πρόγραμμα Excel αρχίζει να επιβραδύνει. Ως εκ τούτου, το ζήτημα της βελτιστοποίησης και της μείωσης αυτών των βιβλίων γίνεται σχετική. Ας καταλάβουμε πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου σε excele.
Διαδικασία μείωσης μεγέθους βιβλίου
Βελτιστοποιήστε το γεννημένο αρχείο πρέπει να είναι αμέσως σε αρκετές κατευθύνσεις. Πολλοί χρήστες δεν αναγνωρίζουν, αλλά συχνά το βιβλίο Excel περιέχει πολλές περιττές πληροφορίες. Όταν το αρχείο είναι μικρό για αυτό, κανείς δεν δίνει ιδιαίτερη προσοχή σε αυτό, αλλά αν το έγγραφο έχει γίνει δυσκίνητο, είναι απαραίτητο να το βελτιστοποιήσετε σε όλες τις πιθανές παραμέτρους.Μέθοδος 1: Μείωση του εύρους λειτουργίας
Το εύρος λειτουργίας είναι η περιοχή, οι ενέργειες στις οποίες θυμάμαι το Excel. Εάν το έγγραφο καταμέτρησε, το πρόγραμμα υπολογίζει εκ νέου όλα τα κύτταρα του χώρου εργασίας. Αλλά δεν αντιστοιχεί πάντοτε στην περιοχή στην οποία λειτουργεί ο χρήστης. Για παράδειγμα, ένα ακατάλληλο κενό μακριά από τον πίνακα θα επεκτείνει το μέγεθος του εύρους λειτουργίας στο στοιχείο εκείνο όπου βρίσκεται αυτό το κενό. Αποδεικνύεται ότι το Excel όταν επανυπολογίζει κάθε φορά που θα χειριστεί μια δέσμη κενών κυττάρων. Ας δούμε πώς μπορεί να εξαλειφθεί αυτό το πρόβλημα στο παράδειγμα ενός συγκεκριμένου πίνακα.
- Αρχικά, ρίξτε μια ματιά στο βάρος της πριν βελτιστοποιηθεί, για να συγκρίνετε τι θα είναι μετά την εκτέλεση της διαδικασίας. Αυτό μπορεί να γίνει μετακινώντας στην καρτέλα "Αρχείο". Μεταβείτε στην ενότητα "Λεπτομέρειες". Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου που άνοιξε τις βασικές ιδιότητες του βιβλίου. Οι πρώτες ιδιότητες είναι το μέγεθος του εγγράφου. Όπως βλέπουμε, στην περίπτωσή μας, είναι 56,5 kilobytes.
- Πρώτα απ 'όλα, θα πρέπει να ανακαινιστεί πώς ο πραγματικός χώρος εργασίας είναι διαφορετικός από εκείνο που χρειάζεται πραγματικά ο χρήστης. Είναι πολύ απλό να το κάνετε. Γίνουμε σε οποιοδήποτε κελί του πίνακα και τύπου Ctrl + τελικό συνδυασμό κλειδιού. Το Excel μετακινείται αμέσως στο τελευταίο κελί, το οποίο το πρόγραμμα θεωρεί το τελικό στοιχείο του χώρου εργασίας. Όπως μπορείτε να δείτε, σε συγκεκριμένα, η περίπτωσή μας είναι μια γραμμή 913383. Δεδομένου ότι ο πίνακας καταλαμβάνει μόνο έξι πρώτες γραμμές, είναι δυνατόν να δηλωθεί το γεγονός ότι 913377 γραμμές είναι στην πραγματικότητα το άχρηστο φορτίο, το οποίο όχι μόνο αυξάνει το μέγεθος του αρχείου , αλλά λόγω μόνιμου επανυπολογισμού ολόκληρου του προγράμματος κατά την εκτέλεση οποιασδήποτε δράσης οδηγεί σε επιβράδυνση της εργασίας στο έγγραφο.
Φυσικά, στην πραγματικότητα, ένα τόσο μεγάλο χάσμα μεταξύ του πραγματικού φάσματος εργασίας και του γεγονότος ότι το Excel δέχεται για αυτό είναι αρκετά σπάνιο και πήραμε έναν τόσο μεγάλο αριθμό σειρών για σαφήνεια. Αν και, μερικές φορές υπάρχουν ακόμη και περιπτώσεις όταν ολόκληρη η περιοχή των φύλλων θεωρείται το τεμάχιο εργασίας.
- Για να εξαλείψετε αυτό το πρόβλημα, πρέπει να αφαιρέσετε όλες τις σειρές που ξεκινούν από το πρώτο άδειο και μέχρι το τέλος του φύλλου. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πρώτο κελί, το οποίο είναι αμέσως κάτω από τον πίνακα και πληκτρολογήστε το πλήκτρο CTRL + SHIFT + ARROW.
- Όπως μπορούμε να δούμε, μετά από όλα αυτά τα στοιχεία της πρώτης στήλης, ξεκινώντας από το καθορισμένο κύτταρο και στο άκρο του πίνακα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο δεξί πλήκτρο του περιεχομένου. Στο μενού περιβάλλοντος που ανοίγει, επιλέξτε "Διαγραφή".
Πολλοί χρήστες προσπαθούν να διαγράψουν κάνοντας κλικ στο κουμπί Διαγραφή στο πληκτρολόγιο, αλλά δεν είναι σωστό. Αυτή η ενέργεια καθαρίζει τα περιεχόμενα των κυττάρων, αλλά δεν τους αφαιρεί. Ως εκ τούτου, στην περίπτωσή μας δεν θα βοηθήσει.
- Αφού επιλέξαμε το στοιχείο "Διαγραφή ..." στο μενού περιβάλλοντος, ανοίγει ένα παράθυρο αφαίρεσης μικρών κυττάρων. Ρυθμίζω τη μετάβαση στη θέση "String" σε αυτό και κάντε κλικ στο κουμπί OK.
- Όλες οι σειρές της διατεθειμένης σειράς αφαιρέθηκαν. Βεβαιωθείτε ότι έχετε στεγνώσει το βιβλίο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο δισκέτας στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου.
- Τώρα ας δούμε πώς μας βοήθησε. Διαθέτουμε οποιοδήποτε κελί του πίνακα και πληκτρολογήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + τελικού ελέγχου. Όπως μπορείτε να δείτε, το Excel διαθέτει το τελευταίο κελί του τραπεζιού, πράγμα που σημαίνει ότι τώρα είναι το τελευταίο στοιχείο του φύλλου χώρου εργασίας.
- Τώρα μετακινούμε την ενότητα "Λεπτομέρειες" της καρτέλας "Αρχείο" για να μάθουμε πόσο έχει μειωθεί το βάρος του εγγράφου μας. Όπως μπορείτε να δείτε, είναι τώρα 32,5 KB. Θυμηθείτε ότι πριν από τη διαδικασία βελτιστοποίησης, το μέγεθός της ήταν 56,5 KB. Έτσι, μειώθηκε κατά περισσότερο από 1,7 φορές. Όμως, στην περίπτωση αυτή, το κύριο επίτευγμα δεν είναι ακόμη μείωση του βάρους του φακέλου και το γεγονός ότι το πρόγραμμα απαλλάσσεται από επανεμφανισμό του πραγματικά αχρησιμοποίητου εύρους, το οποίο θα αυξήσει σημαντικά το ποσοστό επεξεργασίας του εγγράφου.
Εάν στο βιβλίο πολλά φύλλα δουλεύετε, πρέπει να διεξάγετε μια παρόμοια διαδικασία με καθένα από αυτά. Αυτό θα μειώσει ακόμη περισσότερο το μέγεθος του εγγράφου.
Μέθοδος 2: Εξάλειψη της πλεονάζουσας μορφοποίησης
Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας που κάνει το έγγραφο του Excel είναι βαρύτερο, είναι η περιττή μορφοποίηση. Αυτό περιλαμβάνει τη χρήση διαφόρων τύπων γραμματοσειρών, συνόρων, αριθμητικών μορφών, αλλά πρώτα απ 'όλα, αφορά τη χύση των κυττάρων σε διάφορα χρώματα. Έτσι, προτού να διαμορφώσετε επιπλέον το αρχείο, πρέπει να σκεφτείτε δύο φορές και αν είναι απαραίτητο να το κάνετε ή χωρίς αυτή τη διαδικασία είναι εύκολο να το κάνετε.
Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τα βιβλία που περιέχουν μια μεγάλη ποσότητα πληροφοριών που έχουν ήδη σημαντικό μέγεθος. Η προσθήκη μορφοποίησης στο βιβλίο μπορεί να αυξήσει το βάρος του ακόμη και αρκετές φορές. Επομένως, πρέπει να επιλέξετε το "χρυσό" μέση μεταξύ της ορατότητας της παρουσίασης πληροφοριών στο έγγραφο και το μέγεθος του αρχείου, για να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση μόνο όπου είναι πραγματικά απαραίτητο.
Ένας άλλος παράγοντας που σχετίζεται με τη μορφοποίηση, το βάρος στάθμισης, είναι ότι ορισμένοι χρήστες προτιμούν να διαμορφώσουν τα κύτταρα "με ένα περιθώριο". Δηλαδή, μορφοποιούν όχι μόνο τον ίδιο τον πίνακα, αλλά και το εύρος που βρίσκεται κάτω από αυτό, μερικές φορές ακόμη και μέχρι το τέλος του φύλλου, με τον υπολογισμό του γεγονότος ότι όταν θα προστεθούν νέες γραμμές στο τραπέζι, δεν θα είναι απαραίτητο να τα διαμορφώσετε κάθε φορά.
Αλλά δεν είναι γνωστό όταν θα προστεθούν νέες γραμμές και πόσοι θα προστεθούν και μια τέτοια προκαταρκτική μορφοποίηση που λαμβάνετε το αρχείο ήδη τώρα, το οποίο θα επηρεάσει αρνητικά και με ταχύτητα εργασίας με αυτό το έγγραφο. Επομένως, εάν έχετε εφαρμόσει μορφοποίηση σε κενά κύτταρα που δεν περιλαμβάνονται στον πίνακα, πρέπει να αφαιρεθεί.
- Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να επισημάνετε όλα τα κελιά που βρίσκονται κάτω από το εύρος με δεδομένα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στον αριθμό της πρώτης κενής συμβολοσειράς στον κατακόρυφο πίνακα συντεταγμένων. Την όλη γραμμή. Μετά από αυτό, εφαρμόζουμε τον ήδη γνωστό συνδυασμό καυτών κλειδιών Ctrl + Shift + κάτω από το κάτω μέρος.
- Μετά από αυτό, ολόκληρη η σειρά σειράς είναι χαμηλότερη από ένα μέρος του πίνακα που γεμίζει με δεδομένα, τα οποία επισημαίνονται. Όντας στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο εικονίδιο "Clear", το οποίο βρίσκεται στην ταινία στη γραμμή εργαλείων επεξεργασίας. Ανοίγει ένα μικρό μενού. Επιλέξτε τη θέση "Clear Formats" σε αυτό.
- Μετά από αυτή τη δράση σε όλα τα κύτταρα της διαχωρισμένης περιοχής, η μορφοποίηση θα διαγραφεί.
- Με τον ίδιο τρόπο, μπορείτε να αφαιρέσετε την περιττή μορφοποίηση στον ίδιο τον πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε μεμονωμένα κελιά ή εύρος στα οποία θεωρούμε μορφοποίηση του ελάχιστου χρήσιμου, κάντε κλικ στο κουμπί "Clear" στην ταινία και επιλέξτε το στοιχείο "Clear Formats" από τη λίστα.
- Όπως μπορείτε να δείτε, η μορφοποίηση στην επιλεγμένη περιοχή του πίνακα αφαιρέθηκε εντελώς.
- Μετά από αυτό, επιστρέφουμε σε αυτό το εύρος ορισμένα στοιχεία μορφοποίησης που θεωρούμε σχετικές: σύνορα, αριθμητικές μορφές κ.λπ.
Οι ενέργειες που περιγράφονται παραπάνω θα βοηθήσουν σημαντικά τη μείωση του μεγέθους του βιβλίου Excel και να επιταχύνει το έργο σε αυτό. Αλλά είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε αρχικά τη μορφοποίηση μόνο όπου είναι πραγματικά κατάλληλη και απαραίτητη από το να ξοδέψετε χρόνο για να βελτιστοποιήσετε το έγγραφο.
Μάθημα: Τραπέζια μορφοποίησης στο Excel
Μέθοδος 3: Αφαίρεση συνδέσμων
Σε ορισμένα έγγραφα, ένας πολύ μεγάλος αριθμός συνδέσμων από όπου σφίγγονται οι τιμές. Αυτό μπορεί επίσης να επιβραδύνει σοβαρά την ταχύτητα της εργασίας σε αυτά. Ιδιαίτερα επηρεασμένη έντονα από τις εξωτερικές αναφορές σε άλλα βιβλία, αν και οι εσωτερικές αναφορές αντικατοπτρίζονται αρνητικά στην απόδοση. Εάν η πηγή προέρχεται από την οποία ο σύνδεσμος λαμβάνει πληροφορίες δεν ενημερώνεται συνεχώς, δηλαδή η έννοια που θα αντικαταστήσουν τις διευθύνσεις αναφοράς σε κύτταρα σε κανονικές τιμές. Αυτό είναι σε θέση να αυξήσει την ταχύτητα εργασίας με το έγγραφο. Η σύνδεση ή η τιμή είναι σε ένα συγκεκριμένο κελί, στη σειρά του τύπου μετά την επιλογή του στοιχείου.
- Επιλέξτε την περιοχή που περιέχεται από αναφορές. Όντας στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί "Αντιγραφή", το οποίο βρίσκεται στην ταινία στην ομάδα ρυθμίσεων του Clipboard.
Εναλλακτικά, μετά την επιλογή μιας περιοχής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό ζεστών πλήκτρων Ctrl + C.
- Αφού αντιγράψετε τα δεδομένα, μην αφαιρέσετε την επιλογή από την περιοχή και κάντε κλικ σε αυτό το δεξί κουμπί του ποντικιού. Το μενού περιβάλλοντος εκκινείται. Σε αυτό, στο μπλοκ "Εισαγωγή ρυθμίσεων", πρέπει να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Τιμές". Έχει μια άποψη των εικονογραμμάτων με τους αριθμούς που απεικονίζονται.
- Μετά από αυτό, όλες οι αναφορές στην ειδική περιοχή θα αντικατασταθούν από στατιστικές αξίες.
Αλλά πρέπει να θυμάστε ότι αυτή η επιλογή βελτιστοποίησης του βιβλίου Excel δεν είναι πάντα αποδεκτή. Μπορεί να εφαρμοστεί μόνο όταν τα δεδομένα από την αρχική πηγή δεν είναι δυναμική, δηλαδή, δεν θα αλλάξουν με το χρόνο.
Μέθοδος 4: αλλαγές μορφής
Ένας άλλος τρόπος για να μειώσετε σημαντικά το μέγεθος του αρχείου είναι να αλλάξετε τη μορφή του. Αυτή η μέθοδος, πιθανότατα, τα περισσότερα από όλα βοηθούν να συμπιέσει το βιβλίο, αν και είναι επίσης απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν οι παραπάνω επιλογές στο συγκρότημα.
Στο Excel υπάρχουν πολλές μορφές αρχείων "Native" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Η μορφή XLS ήταν η βασική επέκταση για την έκδοση του προγράμματος του Excel 2003 και νωρίτερα. Είναι ήδη παρωχημένος, αλλά, ωστόσο, πολλοί χρήστες εξακολουθούν να ισχύουν. Επιπλέον, υπάρχουν περιπτώσεις που πρέπει να επιστρέψετε στην εργασία με παλιά αρχεία που έχουν δημιουργηθεί πριν από πολλά χρόνια ακόμη και ελλείψει σύγχρονων μορφών. Για να μην αναφέρουμε το γεγονός ότι πολλά προγράμματα τρίτων συνεργάζονται με βιβλία με αυτή την επέκταση, οι οποίες δεν γνωρίζουν πώς να επεξεργάζονται μεταγενέστερες επιλογές για τα έγγραφα του Excel.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το βιβλίο επέκτασης XLS έχει πολύ μεγαλύτερο μέγεθος από το τρέχον ανάλογο της μορφής XLSX, το οποίο στο παρόν το Excel χρησιμοποιεί ως το κύριο. Πρώτα απ 'όλα, αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα αρχεία XLSX είναι ουσιαστικά συμπιεσμένα αρχεία. Επομένως, εάν χρησιμοποιείτε την επέκταση XLS, αλλά θέλετε να μειώσετε το βάρος του βιβλίου, τότε αυτό μπορεί να γίνει απλά να το σταματήσετε στη μορφή XLSX.
- Για να μετατρέψετε το έγγραφο από τη μορφή XLS στη μορφή XLSX, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο.
- Στο παράθυρο που ανοίγει, δίνω αμέσως την προσοχή στην ενότητα "Λεπτομέρειες", όπου υποδεικνύεται ότι επί του παρόντος το βάρος του εγγράφου είναι 40 KB. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα "Αποθήκευση ως ...".
- Ανοίγει το παράθυρο αποθήκευσης. Εάν επιθυμείτε, μπορείτε να μεταβείτε στον νέο κατάλογο, αλλά οι περισσότεροι χρήστες είναι πιο βολικοί για να αποθηκεύσετε ένα νέο έγγραφο στον ίδιο χώρο όπου ο πηγαίος κώδικας. Το όνομα του βιβλίου, εάν είναι επιθυμητό, μπορεί να αλλάξει στο πεδίο "Όνομα αρχείου", αν και δεν είναι απαραίτητο. Το πιο σημαντικό πράγμα σε αυτή τη διαδικασία είναι να ορίσετε το βιβλίο "Τύπος αρχείου" "Excel (.xlsx)". Μετά από αυτό, μπορείτε να πατήσετε το κουμπί "OK" στο κάτω μέρος του παραθύρου.
- Μετά την κατασκευή της αποταμίευσης, μεταβείτε στην ενότητα "Λεπτομέρειες" της καρτέλας αρχείων για να δείτε πόσο βάρος έχει μειωθεί. Όπως μπορείτε να δείτε, τώρα 13,5 kbytes έναντι 40 kbytes πριν από τη διαδικασία μετατροπής. Δηλαδή, η μία μόνο εξοικονόμηση σε μοντέρνα μορφή επέτρεψε να πιέσει το βιβλίο σχεδόν τρεις φορές.
Επιπλέον, υπάρχει μια άλλη σύγχρονη μορφή XLSB ή δυαδικό βιβλίο σε excele. Σε αυτό, το έγγραφο σώζεται σε δυαδική κωδικοποίηση. Αυτά τα αρχεία ζυγίζουν ακόμη λιγότερα από τα βιβλία στη μορφή XLSX. Επιπλέον, η γλώσσα στην οποία καταγράφονται πλησιέστερα στο πρόγραμμα Excel. Επομένως, λειτουργεί με τέτοια βιβλία ταχύτερα από ό, τι με οποιαδήποτε άλλη επέκταση. Ταυτόχρονα, το βιβλίο της συγκεκριμένης μορφής λειτουργίας και τις δυνατότητες χρήσης διαφόρων εργαλείων (μορφοποίηση, λειτουργίες, γραφήματα κ.λπ.) δεν είναι κατώτερη από τη μορφή XLSX και υπερβαίνει τη μορφή XLS.
Ο κύριος λόγος για τον οποίο το XLSB δεν έγινε η προεπιλεγμένη μορφή στο Excel είναι ότι τα προγράμματα τρίτων είναι πρακτικά ικανά να συνεργαστούν με αυτό. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εξάγετε πληροφορίες από το Excel σε ένα πρόγραμμα 1C, μπορεί να γίνει με έγγραφα XLSX ή XLS, αλλά όχι με το XLSB. Αλλά, αν δεν σκοπεύετε να μεταφέρετε δεδομένα σε οποιοδήποτε πρόγραμμα τρίτου μέρους, μπορείτε να αποθηκεύσετε με ασφάλεια το έγγραφο σε μορφή XLSB. Αυτό θα σας επιτρέψει να μειώσετε το μέγεθος του εγγράφου και να αυξήσετε την ταχύτητα της εργασίας σε αυτήν.
Η διαδικασία αποθήκευσης του αρχείου στην επέκταση XLSB είναι παρόμοια με αυτή που έχουμε κάνει για να επεκταθεί το XLSX. Στην καρτέλα "Αρχείο", κάντε κλικ στο "Αποθήκευση ως ...". Στο παράθυρο αποταμίευσης που ανοίγει στο πεδίο "Τύπος αρχείου", πρέπει να επιλέξετε την επιλογή "Βιβλίο Excel (* .xlsb)". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Εξετάζουμε το βάρος του εγγράφου στην ενότητα "Λεπτομέρειες". Όπως μπορείτε να δείτε, έχει μειωθεί ακόμα περισσότερο και τώρα είναι μόνο 11,6 KB.
Σύνοψη των γενικών αποτελεσμάτων, μπορούμε να πούμε ότι εάν εργάζεστε με ένα αρχείο XLS, τότε ο πιο αποτελεσματικός τρόπος μείωσης του μεγέθους του είναι η ενεργοποίηση των σύγχρονων μορφών XLSX ή XLSB. Εάν χρησιμοποιείτε ήδη δεδομένα διαστολής αρχείων, στη συνέχεια, για να μειώσετε το βάρος τους, θα πρέπει να διαμορφώσετε σωστά τον χώρο εργασίας, να αφαιρέσετε την υπερβολική μορφοποίηση και τις περιττές αναφορές. Θα λάβετε τη μεγαλύτερη επιστροφή εάν παράγετε όλες αυτές τις ενέργειες στο συγκρότημα και δεν περιορίζετε τον εαυτό σας σε μία επιλογή.