So reduzieren Sie die Excel-Dateigröße

Bei der Arbeit in Excel erzielen einige Tische eine eher beeindruckende Größe. Dies führt dazu, dass die Größe des Dokuments zunimmt, manchmal sogar Dutzend Megabyte und mehr. Eine Erhöhung des Gewichts des Excel-Buchs führt nicht nur auf eine Erhöhung der auf der Festplatte eingeleiteten Stelle, sondern auch noch wichtiger, um die Geschwindigkeit der Durchführung verschiedener Aktionen und Prozesse darin zu lösen. Legen Sie einfach ein, wenn Sie mit einem solchen Dokument arbeiten, beginnt das Excel-Programm langsamer. Daher wird die Frage der Optimierung und Reduktion solcher Bücher relevant. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie die Dateigröße in Excel reduzieren.

Verringerung der Buchgröße

Optimieren Sie die geborene Datei sollte sofort in mehreren Richtungen sein. Viele Benutzer erkennen nicht, aber oft enthält das Buch Excel viele unnötige Informationen. Wenn die Datei für dieses klein ist, zahlt sich niemand besonderes Augenmerk darauf, aber wenn das Dokument umständlich geworden ist, muss es in allen möglichen Parametern optimiert werden.

Methode 1: Reduzieren des Betriebsbereichs

Der Betriebsbereich ist der Bereich, die Aktionen, in denen ich mich erinnert. Wenn das Dokument zählt, berechnet das Programm alle Zellen des Arbeitsbereichs neu. Es entspricht jedoch nicht immer dem Bereich, in dem der Benutzer wirklich funktioniert. Beispielsweise erweitert ein unangemessener gelieferter Grad weit von der Tabelle weit entfernten Grad die Größe des Betriebsbereichs auf dieses Element, in dem sich diese Lücke befindet. Es stellt sich heraus, dass Excel bei der Neukalkulation jedes Mal, wenn er mit einem Bündel leerer Zellen umgeht, auszeichnet. Mal sehen, wie dieses Problem im Beispiel eines bestimmten Tischs beseitigt werden kann.

1. Schauen Sie sich zunächst das Gewicht an, bevor Sie optimieren, um das Vergleichen zu vergleichen, was es ist, nachdem das Verfahren durchgeführt wird. Dies kann durch Umzug in die Registerkarte "Datei" erfolgen. Gehen Sie zum Abschnitt "Details". Auf der rechten Seite des Fensters eröffnete die grundlegenden Eigenschaften des Buches. Die ersten Eigenschaften sind die Größe des Dokuments. Wie wir sehen, ist es in unserem Fall 56,5 Kilobytes.



2. Zunächst sollte herausfinden, wie sich der echte Arbeitsbereich von derjenigen unterscheidet, der vom Benutzer wirklich benötigt wird. Es ist ziemlich einfach, es zu tun. Wir werden in jeder Zelle des Tisches und geben Sie die CTRL + End-Key-Kombination ein. Excel bewegt sich sofort in die letzte Zelle, auf die das Programm das endgültige Element des Arbeitsbereichs betrachtet. Wie Sie sehen können, ist unser Fall in Bezug auf die Linie 913383. Da der Tisch nur sechs erste Linien einnimmt, ist es möglich, die Tatsache anzugeben, dass 913377 Linien tatsächlich nutzlose Belastung sind, die nicht nur die Dateigröße erhöht , aber aufgrund einer permanenten Neuberechnung des gesamten Programms des Programms, wenn eine Aktion ausgeführt wird, führt dies zu einer Abschwächung der Arbeit im Dokument.

   

   In Wirklichkeit ist in der Realität eine so große Kluft zwischen dem tatsächlichen Arbeitsbereich und der Tatsache, dass Excel dafür akzeptiert, ziemlich selten, und wir haben so viele Reihen für Klarheit genommen. Obwohl es manchmal sogar Fälle gibt, wenn der gesamte Blattbereich das Werkstück betrachtet wird.

3. Um dieses Problem zu beseitigen, müssen Sie alle Zeilen ab dem ersten leeren und bis zum Ende des Blattes entfernen. Wählen Sie dazu die erste Zelle aus, die unmittelbar unter der Tabelle ist, und geben Sie die Taste STRG + SHIFT + Taste ein.



4. Wie wir sehen können, wurden danach alle Elemente der ersten Spalte ausgehend von der angegebenen Zelle und zum Ende des Tisches zugeteilt. Klicken Sie dann auf die rechte Maustaste in die Inhalt. Wählen Sie im Kontextmenü auf, das öffnet, "Löschen".

   

   Viele Benutzer versuchen, durch Klicken auf die Schaltfläche Delete auf der Tastatur zu löschen, aber es ist nicht korrekt. Diese Aktion löscht den Inhalt der Zellen, entnimmt sie jedoch nicht selbst. Daher wird es in unserem Fall nicht helfen.

5. Nachdem wir das Element "Delete ..." im Kontextmenü ausgewählt haben, wird ein kleines Zellentfernungsfenster geöffnet. Ich stellte den Wechsel in die Position "String" ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.



6. Alle Reihen des zugewiesenen Bereichs wurden entfernt. Trocknen Sie das Buch sicher, indem Sie auf das Diskettensymbol in der oberen linken Ecke des Fensters klicken.



7. Nun sehen wir uns, wie es uns geholfen hat. Wir weisen alle Zelle der Tabelle zu und geben die CTRL + End-Schlüsselkombination ein. Wie Sie sehen, gibt Excel die letzte Zelle des Tisches, was bedeutet, dass es jetzt das letzte Element des Blattarbeitsbereichs ist.



8. Jetzt bewegen wir uns in den Abschnitt "Details" der Registerkarte "Datei", um herauszufinden, wie viel das Gewicht unseres Dokuments abgenommen hat. Wie Sie sehen, ist es jetzt 32,5 kb. Erinnern Sie sich daran, dass seine Größe vor dem Optimierungsverfahren 56,5 kb betrug. Somit wurde es um mehr als 1,7-fache reduziert. In diesem Fall ist jedoch die Haupterreichung nicht einmal eine Verringerung des Gewichts der Datei, und die Tatsache, dass das Programm jetzt von der Neuberechnung des eigentlich nicht verwendeten Bereichs ausgenommen ist, der die Verarbeitungsrate des Dokuments erheblich erhöht.

Wenn Sie in dem Buch mehrere Blätter arbeiten, mit denen Sie zusammenarbeiten, müssen Sie mit jedem von ihnen ein ähnliches Verfahren durchführen. Dies reduziert sogar die Größe des Dokuments weiter.

Methode 2: Beseitigung der redundanten Formatierung

Ein weiterer wichtiger Faktor, der das Excel-Dokument schwerer macht, ist schwerer, ist eine redundante Formatierung. Dazu gehört die Verwendung verschiedener Arten von Schriftarten, Grenzen, numerischen Formaten, aber zunächst betrifft sie das Gießen von Zellen in verschiedenen Farben. Bevor Sie die Datei zusätzlich formatieren, müssen Sie zweimal nachdenken, und ob es notwendig ist, ob es erforderlich ist oder ohne dieses Verfahren es einfach ist.

Dies gilt insbesondere für Bücher, die eine große Menge an Informationen enthalten, die selbst bereits eine beträchtliche Größe haben. Das Hinzufügen der Formatierung in das Buch kann das Gewicht noch mehrmals erhöhen. Daher müssen Sie die "goldene" Mitte zwischen der Sichtbarkeit der Darstellung von Informationen im Dokument und der Größe der Datei auswählen, um die Formatierung nur zu verwenden, wo es wirklich erforderlich ist.

Ein weiterer Faktor, der mit der Formatierung, Gewichtsgewicht verbunden ist, ist, dass einige Benutzer lieber die Zellen formatieren, "mit einem Rand". Das heißt, sie formatieren nicht nur den Tisch selbst, sondern auch der Bereich, der darunter ist, manchmal auch bis bis zum Ende des Blattes, mit der Berechnung der Tatsache, dass, wenn neue Zeilen dem Tisch hinzugefügt werden, nicht notwendig, um sie jedes Mal zu formatieren.

Es ist jedoch nicht bekannt, wann neue Zeilen hinzugefügt werden und wie viele hinzugefügt werden, und eine solche vorläufige Formatierung Sie nutzen Sie die Datei bereits jetzt, was negativ beeinflusst wird, was mit diesem Dokument arbeitet. Wenn Sie daher die Formatierung auf leere Zellen angewendet haben, die nicht in der Tabelle enthalten sind, muss er entfernt werden.

1. Zunächst müssen Sie alle Zellen hervorheben, die sich unterhalb des Bereichs mit Daten befinden. Klicken Sie dazu auf die Nummer der ersten leeren Zeichenfolge in der vertikalen Koordinatenwand. Die ganze Zeile zugeordnet. Danach wenden wir die bereits bekannte Kombination von Hotkeys Strg + -Ship + nach unten an.



2. Danach ist der gesamte Zeilenbereich niedriger als ein Teil des mit Daten gefüllten Tabelle, aufgewacht, wacht hervorgehoben. Klicken Sie auf der Registerkarte "Home", klicken Sie auf das Symbol "Clear", das sich auf dem Band in der Bearbeitungs-Symbolleiste befindet. Ein kleines Menü wird geöffnet. Wählen Sie die Position "Clear-Formate" aus.



3. Nach dieser Aktion in allen Zellen des zugewiesenen Bereichs wird die Formatierung gelöscht.



4. Auf dieselbe Weise können Sie eine unnötige Formatierung in der Tabelle selbst entfernen. Wählen Sie dazu einzelne Zellen oder Bereiche aus, in denen wir das Formatieren des Minimums nützlich angeben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Clear" auf dem Band und wählen Sie die Option "Formate Clear" aus der Liste aus.



5. Wie Sie sehen, wurde das Formatieren im ausgewählten Bereich der Tabelle vollständig entfernt.



6. Danach senden wir diesen Bereich einige Formatierungselemente zurück, die wir als relevant angesehen haben: Grenzen, numerische Formate usw.

Die oben beschriebenen Aktionen hilft, die Größe des Excel-Buchs erheblich zu reduzieren und die Arbeit darin zu beschleunigen. Es ist jedoch besser, zunächst die Formatierung einzusetzen, wenn es wirklich angemessen und notwendig ist, als Zeit zu verbringen, um das Dokument zu optimieren.

Lektion: Formatieren von Tabellen in Excel

Methode 3: Entfernen von Links

In einigen Dokumenten ist eine sehr große Anzahl von Links, von denen Werte festgezogen werden. Dies kann auch ernsthaft die Geschwindigkeit der Arbeit in ihnen verlangsamen. Besonders stark beeinflusst durch externe Referenzen auf andere Bücher, obwohl interne Referenzen auch in der Leistung negativ reflektiert werden. Wenn die Quelle aus dem Link ergreift, dass Informationen nicht ständig aktualisiert werden, dh die Bedeutung, um Referenzadressen in Zellen auf normale Werte zu ersetzen. Dies ist in der Lage, die Geschwindigkeit der Arbeit mit dem Dokument zu erhöhen. Link oder Wert befindet sich in einer bestimmten Zelle, in der Formelzeile nach der Auswahl des Elements.

1. Wählen Sie den Bereich, der von Referenzen enthalten ist. Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf die Schaltfläche "Kopieren", die sich auf dem Band in der Gruppe der Zwischenablage befindet.

   

   Alternativ können Sie nach der Auswahl eines Bereichs eine Kombination von Hotkeys CTRL + C verwenden.

2. Entfernen Sie nach dem Kopieren der Daten die Auswahl nicht aus dem Bereich, und klicken Sie auf die rechte Maustaste auf ihn. Das Kontextmenü wird gestartet. Darin müssen Sie im Block "Einstellungen einfügen" auf das Symbol "Werte" klicken. Es hat einen Blick auf die Piktogramme mit den dargestellten Nummern.



3. Danach werden alle Referenzen im dedizierten Bereich durch statistische Werte ersetzt.

Sie müssen sich jedoch daran erinnern, dass diese Option, um das Excel-Buch zu optimieren, nicht immer akzeptabel ist. Es kann nur angewendet werden, wenn die Daten von der ursprünglichen Quelle nicht dynamisch sind, dh sie ändern sich nicht mit der Zeit.

Methode 4: Formatänderungen

Eine andere Möglichkeit, die Dateigröße erheblich zu reduzieren, besteht darin, sein Format zu ändern. Diese Methode wahrscheinlich hilft am meisten, das Buch zu drücken, obwohl auch die oben genannten Optionen im Komplex verwendet werden müssen.

In Excel gibt es mehrere "native" Dateiformate - XLs, XLSX, XLSM, XLSB. Das XLS-Format war die grundlegende Erweiterung für die Programmversion von Excel 2003 und früher. Er ist bereits veraltet, aber trotzdem werden viele Benutzer weiterhin angewendet. Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen Sie mit alten Dateien zurückkehren müssen, die vor vielen Jahren sogar in Abwesenheit moderner Formate erstellt wurden. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass viele Programme von Drittanbietern mit Büchern mit dieser Erweiterung arbeiten, die nicht wissen, wie später spätere Optionen für Excel-Dokumente verarbeitet werden.

Es sei darauf hingewiesen, dass das XLS-Erweiterungsbuch eine viel größere Größe hat als das aktuelle Analogon des XLSX-Formats, das derzeit derzeit als Haupt-Excel verwendet. Zunächst ist dies auf die Tatsache zurückzuführen, dass XLSX-Dateien im Wesentlichen komprimierte Archive sind. Wenn Sie also die XLS-Erweiterung verwenden, aber Sie möchten das Gewicht des Buches reduzieren, kann dies einfach in XLSX-Format angehalten werden.

1. Um das Dokument aus dem XLS-Format in das XLSX-Format zu konvertieren, gehen Sie zur Registerkarte Datei.



2. In dem Fenster, das eröffnet, achten Sie sofort auf den Abschnitt "Details", wo angegeben ist, dass das Gewicht des Dokuments derzeit 40 kb beträgt. Klicken Sie anschließend auf den Namen "Speichern unter ...".



3. Das Fenster speichern wird geöffnet. Wenn Sie möchten, können Sie in das neue Verzeichnis gehen, aber die meisten Benutzer sind jedoch bequemer, um ein neues Dokument an derselben Stelle zu speichern, an denen der Quellcode an derselben Stelle steht. Der Name des Buches, falls gewünscht, kann in dem Feld "Dateiname" geändert werden, obwohl er nicht erforderlich ist. Das Wichtigste in diesem Verfahren besteht darin, das Feld "Dateityp" "Excel (.xlsx)" -Buch festlegen. Danach können Sie die Taste "OK" am unteren Rand des Fensters drücken.



4. Wechseln Sie nach dem Erstellen des Speicherns zum Abschnitt "Details" der Registerkarte Datei, um zu sehen, wie viel Gewicht abgenommen hat. Wie Sie sehen, ist es jetzt 13,5 kByte gegen 40 kByte vor dem Umwandlungsverfahren. Das heißt, ein einziger, der in modernem Format spart, ermöglichte es, das Buch fast dreimal zu drücken.

Darüber hinaus gibt es ein weiteres modernes XLSB-Format oder ein Binärbuch in Excele. Darin wird das Dokument in der Binärkodierung gespeichert. Diese Dateien wiegen sogar weniger als Bücher im XLSX-Format. Darüber hinaus wird die Sprache, auf der sie dem Excel-Programm am nächsten liegen. Daher arbeitet es mit solchen Büchern schneller als bei jeder anderen Erweiterung. Gleichzeitig ist das Buch des angegebenen Formats auf Funktionalität und die Möglichkeiten der Verwendung verschiedener Tools (Formatierung, Funktionen, Grafiken usw.) dem XLSX-Format nicht unterlegen und überschreitet das XLS-Format.

Der Hauptgrund, warum XLSB nicht zu dem Standardformat in Excel wurde, ist, dass Programme von Drittanbietern praktisch damit arbeiten können. Wenn Sie beispielsweise Informationen von Excel in ein 1C-Programm exportieren müssen, kann es mit XLSX- oder XLS-Dokumenten erfolgen, jedoch nicht mit XLSB. Wenn Sie jedoch nicht planen, Daten an jedes Fremdprogramm übertragen zu können, können Sie das Dokument im XLSB-Format sicher speichern. Auf diese Weise können Sie die Größe des Dokuments reduzieren und die Arbeitsgeschwindigkeit darin erhöhen.

Die Prozedur zum Speichern der Datei in der XLSB-Erweiterung ist demjenigen ähnlich der, die wir getan haben, um XLSX zu erweitern. Klicken Sie auf der Registerkarte "Datei" auf "Speichern unter ...". Im speichernden Fenster, das sich im Feld "Dateityp" öffnet, müssen Sie die Option "Excel Book (* .xlsb)" auswählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern".

Wir betrachten das Gewicht des Dokuments im Abschnitt "Details". Wie Sie sehen, ist es noch mehr gesunken und ist jetzt nur 11,6 kb.

Wir können die allgemeinen Ergebnisse zusammenfassen, wir können sagen, dass, wenn Sie mit einer XLS-Datei arbeiten, der effektivste Weg, um seine Größe zu reduzieren, das Energisieren in modernen XLSX- oder XLSB-Formaten. Wenn Sie bereits Dateierweiterungsdaten verwenden, um das Gewicht zu reduzieren, sollten Sie den Arbeitsbereich ordnungsgemäß konfigurieren, übermäßige Formatierungen und unnötige Referenzen entfernen. Sie erhalten die größte Rendite, wenn Sie all diese Aktionen im Komplex herstellen, und sich nicht auf eine Option einschränken.