Mange private brugere eller medarbejdere i virksomheder står over for, at de dokumenter, der er gemt på computeren, på en eller anden måde kan strukturere, hurtigt passere dem eller konfigurere deling. Det er ikke altid muligt at gennemføre udviklingen af et lokalt netværk, da ikke alle enheder kan bestå i det. Især for sådanne situationer anbefales det at bruge elektroniske dokumentstyringssystemer (r). Sådanne programmer giver et unikt sæt funktioner, der væsentligt forenkler filstyringsopgaven for forskellige formater.
Microsoft SharePoint.
Vi tilbyder at starte vores oversigt med en omfattende løsning fra Microsoft kaldet SharePoint. Dette er en samling af software under det fulde navn på Microsoft SharePoint-produkter og teknologier. Det omfatter flere komponenter på én gang, der er ansvarlig for at organisere samarbejde, om de mere implementerede, foreslår vi at læse på Microsofts officielle hjemmeside, fordi udviklerne har malet dette spørgsmål som i detaljer. Denne komponent i form af SharePoint Server kan kun installeres på Windows Server-operativsystemet, og interagerer med alle andre komponenter opstår via internettet. Vi vil ikke fokusere på installationen, da systemadministratorer af virksomheder oftest er involveret i dette.
Hovedformålet med SharePoint er oprettelsen af websteder, der giver dig mulighed for at arbejde sammen om at arbejde sammen til medarbejdere hos en eller flere virksomheder. Dokumenter og forskellige filer, der downloades til webstedet, vil være offentligt tilgængelige, eller adgangsniveauet justeres separat for hver af dem. Brugere kører alle disse objekter ved hjælp af interfaceelementer. Downloading, redigering og anden styring af den grundlæggende infrastruktur af dokumenter opstår via den gratis Microsoft SharePoint Foundation-applikation, som er en del af Windows-serveren. Som det kan ses, er den pågældende komponent ret kompliceret og bruges ofte i store virksomheder, hvor en specielt ansat person er ansvarlig for at oprette og dets korrekte arbejde, så vi ikke har gjort alt om alle mulighederne for dette værktøjskompleks.
Download Microsoft SharePoint produkter og teknologier fra det officielle websted
Fossdoc.
Fossdoc er en anden løsning, der består af en række forskellige komponenter, der arbejder på klient-serverprincippet. Vi inviterer kort over alle af dem til at vide om udnævnelsen og vigtigheden af alle komponenter:
- Fossdoc-serveren er serveren og giver logistik og anden serverlogistik, som udfører Database Management System-funktionen. Der er yderligere moduler, der er tilsluttet til denne server. De definerer systemets adfærd, der etablerer yderligere regler og udvider mulighederne.
- Webserver er et af de moduler, der forbinder til applikationsserveren. Det er det, der giver dig mulighed for at interagere med alle programmer og filer via webbrowseren installeret på computeren.
- Database. Du kan installere enhver populær understøttet software som en database, som f.eks. Microsoft SQL Server eller Oracle. Det holder absolut alle de oplysninger, som brugerne downloades til programmet.
- Fossdoc Client er den vigtigste komponent til en regelmæssig bruger, fordi den er designet til at oprette forbindelse til serveren og udføre alle de nødvendige opgaver, f.eks. Læsefiler, redigere, downloade eller slette dem. En klient implementeres som et regelmæssigt program med en grafisk grænseflade. Dens vindue du ser i screenshot nedenfor.
- Fossdoc Web Client er en anden vigtig applikation, der implementerer det samme som den sædvanlige klient, kun i browseren, der giver brugeren alle de nødvendige værktøjer og menuer til at arbejde med filer.
- Fossdoc administrator. Den sidste klientansøgning, adgang, som kun administratoren skal have, leder af alle dokumentflow. Brugerkonto konti oprettes via det, adgangsniveauet er konfigureret, og separate indstillinger er tilsluttet.
Takket være Fossdoc kan du ikke kun administrere de dokumenter, der blev oprettet i andre programmer, men også tilføjer forskellige former selv ved hjælp af indbyggede muligheder. For eksempel er der ingen problemer med officielle ordrer til standardiserede former, korrespondance udføres via det indbyggede modul, og der er angivet optegnelser. Hvad angår dokumentstyringen selv, udføres i Fossdoc i den relevante klient eller via hjemmesiden, som du allerede ved fra ovenstående oplysninger. Listen over filer er lavet i form af et træ, som vil hjælpe med at navigere i katalogerne. Normalt er en liste over dokumenter, der er gemt på serveren, meget enorm, så den skal sortere det på alle måder. For at gøre dette, i Fossdoc er der en designmulighed, der giver dig mulighed for nemt at opdele objekter efter kategori eller manuelt oprette en distribution.
Download Fossdoc fra det officielle websted
Xpages Dynamic.
Følgende løsning kaldet Xpages Dynamic er den samme avancerede, som de to, om hvilke vi fortalte ovenfor. Dens funktion er en fleksibel konfiguration, som gør det muligt at optimere systemet med elektronisk dokumenthåndtering under en bestemt kunde. Der er en række grafiske applikationer og moduler indlejret i standard Xpages Dynamic Set. Lad os blive bekendt med dem mere detaljeret på samme eksempel, som blev fortalt ovenfor:
- Personale. Navnet på den første ansøgning taler allerede for sig selv. Det giver dig mulighed for at foretage en medarbejderplan, se en liste over tilgængelige og besatte ledige stillinger, tage hensyn til erhvervserfaringen af en absolut hver medarbejder og kontrollere de personlige anliggender for alle medarbejdere, herunder deres redigering.
- Kontakter. Designet til at opretholde vigtige oplysninger relateret til adresser, telefoner og e-mail-leverandører, kunder og partnere. Det tager også regnskabskort af alle modparter, og en hurtig søgning kan foretages af data takket være den indbyggede løsning.
- Udenlandsk korrespondance. Denne ansøgning betragtes som den vigtigste for workflow, da det er gennem det, at de indgående dokumenter er modtaget, registrering af udgående former, søgning og redigering af alle de gemte oplysninger. Bemærk, at hurtig søgning efter den ønskede formular kan endda udføres på stregkoden.
- Interne dokumenter af HRD. Som et modul for brugere med et udvidet adgangsniveau tilbyder udviklere til at bruge en separat applikation. Dens funktionalitet er koncentreret om interaktion med alle primære regnskabsmæssige, finansielle, planlagte dokumenter, handel, personale og andre værdipapirer.
- Kontrakter. Her er alle de nødvendige muligheder for at arbejde med kontrakter af eventuelle formater, og adgangskontrol af forskellige typer dokumenter overvåges. Brugeren, der har adgang til denne forretningsansøgning, kan oprette begivenheder og arrangementer ved at sende meddelelser til alle medarbejdere, sortere data og overvåge overholdelse af kontrakter.
- Mapper. En anden komponent, der er direkte relateret til dokumentflowet, fordi det er her, at absolut alle filer gemmes. Deres sortering forekommer i forskellige typer, og placeringen er lavet i form af et hierarki. Denne komponent interagerer korrekt med al den ovenfor beskrevne software.
Du har lige lært om alle de komponenter, der er en del af Xpages Dynamic. Nu har du kun mere detaljeret til at studere deres interaktion, der har kendskab til dig selv med lederskabet af udviklere på den officielle hjemmeside. Så du kan selv bestemme, om dette system er egnet til dette system af elektronisk dokumentstyring, og om det er værd at erhverve det som et regelmæssigt brugskompleks.
Download Xpages Dynamic fra det officielle websted
DIRECTUM.
DIRECTUM - Professionel og dyr software til alle virksomheder, der er interesseret i Document Management Automation. Her kan du oprette dokumenter baseret på færdige skabeloner, eller uploade dem fra e-mail. Hvis det kommer til papirdokumenter, flyttes de til applikationen umiddelbart efter at scanningen er færdig. For store virksomheder vil Directum Ario være relevant, som arbejder på maskinindlæringsteknologi. Det sorterer automatisk al den modtagne dokumentation og bestiller de tilsvarende kort. På den officielle hjemmeside beskrev udviklerne selv afkastet på denne komponent for virksomheder af forskellige niveauer.
Alle de tilføjede filer placeres i en enkelt lagring og kan gemmes i forskellige mapper, da brugeren kun interagerer med direkte links. Listen over mapper er ikke oprindeligt fraværende, og dens skabelse afhænger af medarbejderne selv, fordi den udelukkende er lavet til personlige præferencer og afhængigt af selskabets format. Sådanne mapper kan være et ubegrænset beløb med et vist niveau for adgang. Hver form har sin egen livscyklus, hvorefter den automatisk bevæger sig til arkivet eller slettet. Dette er konfigureret for hver type dokumenter separat, som giver dig mulighed for altid at understøtte den aktuelle liste over rapporter og ikke tilstoppe depotet ved unødvendige data, der kun kan slettes manuelt manuelt. Takket være en brugervenlig grænseflade og indlejrede muligheder, er søgen efter kort også signifikant accelereret såvel som en unik stregkodescanning for hurtigt at overgå til dokumentet. Klik på linket herunder for at lære den grundlæggende Directum-præsentation og bestille en detaljeret til din organisation, hvis du er interesseret i denne software.
Download Directum fra det officielle websted
Eldoc.
Som du allerede har forstået, alle programmer til dokumenthåndtering, som vi vil fortælle i dagens artikel, professionelle. Eldoc har ikke undtaget i denne henseende, fordi dets udviklere vandt et godt ry på det globale marked netop takket være denne beslutning. Det har alle de samme komponenter, som vi tidligere har sagt, men deres implementering er unik og passer til virksomhederne i forskellige retninger og skalaer. Administratoren, der interagerer med Eldoc, vil nøjagtigt lide den indbyggede konstruktør, da det ikke kun vil hjælpe med at hurtigt opbygge nye ruter og lave former for dokumenter, men også vil hjælpe med at klare opgaven uden at tiltrække tredjepartsudviklere. Den sædvanlige bruger vil modtage en bekvem og enkel grænseflade med adgangen til depotet på ethvert tidspunkt på dagen.
Derudover vil Eldoc forenkle automatiseringen af rutinemæssige processer ved hjælp af proceslot-modulet. Skaberne fortælles om sit arbejde, når han foretager en præsentation, og tilbyder også en bekendtskabsperiode med denne ansøgning. Softwaren under overvejelse understøtter et ubegrænset antal brugere, der kan arbejde samtidigt, kan tilslutte en række forskellige applikationer ved hjælp af administrationspanelet og kan læse de stregkoder, der er indsendt på dokumenterne, hvilket forenkler søgningen. Hvad angår at tilføje og redigere dokumenter, er denne mulighed implementeret på samme måde som i anden software, som vi allerede har fortalt tidligere. Bemærk venligst, at standardgrænsefladesproget i Eldoc udstilles af ukrainsk, men det vil være muligt at ændre det til russisk, engelsk eller andre af den tilgængelige liste.
Download Eldoc fra det officielle websted
Alfresco.
Alfresco Document Management Software vil hjælpe med at kontrollere virksomhedens indhold ved hjælp af gennemsigtig informationsstyring og effektiv overholdelse af GDPR, som direkte fører til håndgribelige fordele i virksomheden, fordi det sparer ikke kun tid, men også penge. Alfresco downloader ikke kun dokumenter, der er på en lokal opbevaring eller i en e-mail-profil, understøtter denne løsning og instant scanning med optagelse af alle data og automatisk sortering, og giver også forskellige implementeringsmuligheder. Derudover hjælper kunstig intelligens med maskinindlæringsfunktioner med at administrere filer. Det er takket være det, det er hurtigt sortering, smart søgning og påfyldningskort. Over tid arbejder denne teknologi bedre og bedre, fordi den studerer alene.
Multifunktionelle metadata modeller i alfresco eller egenskaber kan bruges til automatisk at flytte dokumenter gennem en særlig proces eller livscyklus af kortstyring. Indbyggede arbejdsprogrammer Forenkle visning og godkendelse af dokumenter, og manuel definition af processer kan forenkle ethvert intensivt arbejde med indhold, som altid har en positiv effekt på effektiviteten af arbejdet. Alle medarbejdere i virksomheden ved installation af Alfresco vil straks kontakte en kæde og vil kunne interagere med hinanden uden problemer. Hvis det er nødvendigt, angiver administratoren uafhængigt adgangsniveauer, justerer mapper og integrerer applikationer. Hvis du er interesseret i dette, anbefaler vi dig at gøre dig bekendt med sin prøveversion, og kun så tænk på at købe for at være sikker i overensstemmelse med dine krav.
Download Alfresco fra det officielle websted
Intraton: Corporate Management 7
Intraton: Corporate Management 7 - Omfattende software, hvis hovedfunktionalitet er fokuseret på automatisering af virksomheder af forskellige formater. Takket være dette system kan du styre både medarbejdere og kunder, hvilket også indebærer en bekvem dokumentflow. Udviklere placerer deres produkt præcist som et ledelsesværktøj, da det kan kontrollere absolut alle faser af erhvervslivet, lige fra planlægning og ordrer, der slutter med behandling af modtagne midler og kontrakter. Når du køber intratone: Corporate Management 7 Udviklerne vælger moduler i overensstemmelse med kunden, hvilket giver den alle de nødvendige applikationer med forbehandling.
Hvad angår direkte interaktion med dokumenterne, har skaberne identificeret individuelle moduler til forskellige objekter, for eksempel ved afslutning af kontrakter, der bruges en speciel menu, og sorteringen forekommer også automatisk. Indgående dokumenter kan downloades både fra lokal opbevaring og via e-mail eller scanner. Intrallians: Corporate Management 7 er let skaleret, hvilket giver dig mulighed for at forbinde et ubegrænset antal konti og altid udvide lagringen, hvis filens livscyklus ikke tillader dig at samtidig gemme dem alle i arbejdstilstand. Ligesom enhver anden på et tilsvarende niveau købes den på en forudbestemt ordre og forhandlinger med udviklere. Du kan lære mere detaljerede oplysninger ved denne lejlighed på den officielle hjemmeside ved at klikke på følgende link.
Download intratone: Corporate Management 7 fra det officielle websted
DOCSVISION.
DocSvision er den sidste omfattende software, som vi vil tale om i dag. Dens funktion er, at udviklerne har forsøgt at reducere indgangstærsklen som for almindelige brugere og administratorer, der vil blive involveret i systemindstillingen for korrekt drift. Lad os starte med de sædvanlige brugere og bemærke, at skaberne forsikrer den fulde forståelse af grænsefladen og fraværet af behovet for yderligere uddannelse af medarbejdere. Administratoren vil koste uden kendskab til programmeringssprog, fordi hele komplekset indsamles fra allerede arbejdsprogrammer, som der er ti.
Når du møder DocSvision under en præsentation, kan du selvstændigt vælge alle købte moduler. For dokumenthåndtering er det netop værd at forbinde alle de vigtigste beslutninger, en stor arkiv og kontraktlig arbejdsgang, hvis firmaet holder regnskabskort sådanne typer. Alle andre komponenter er anbefalinger til store virksomheder, hvor der ikke er nok menneskelig kraft til behandling af et stort antal oplysninger. Som i andre tilfælde bruger DocSvision-udviklere en præsentation af deres software, hvor du kan stille alle dine spørgsmål og afgøre, om det er værd at erhverve denne software permanent. Der er også en prøvefri version, der vil hjælpe dig med at gøre dig bekendt med de vigtigste funktioner i DOCSVISION.
Download DocSvision fra det officielle websted
I dag talte vi om de mest elektroniske dokumentstyringssystemer. Som det kan ses, er de alle rettet mod et professionelt publikum, distribueret opkrævning og præsenteret i form af integrerede værktøjer. Det er nødvendigt at nærme sig valget af en sådan software, fordi det i det væsentlige er en undersøgelse af virksomhedens udvikling og indebærer visse konsekvenser. Hvis du vælger den korrekte mulighed, vil konsekvenserne kun være positive og vil forenkle processen med at styre alle aspekter af erhvervslivet.