For nemheds skyld i at arbejde med et stort data array i tabeller er de konstant nødvendige for at organisere efter et bestemt kriterium. Foruden at opfylde specifikke formål er der undertiden ikke hele data arrayet, men kun individuelle linjer. For ikke at være forvirret i en enorm mængde information, vil den rationelle løsning blive arrangeret data og filtrer fra andre resultater. Lad os finde ud af, hvordan sortering og filtrering af data i Microsoft Excel udføres.
Simpel data sortering
Sortering er et af de mest bekvemme værktøjer, når du arbejder i Microsoft Excel. Ved hjælp af det kan du placere linjerne i tabellen i alfabetisk rækkefølge, ifølge data, der er placeret i kolonneceller.
Datasortering i Microsoft Excel-programmet kan udføres ved hjælp af knappen "Sorter og filter", som er bogført i fanen Startside på båndet i redigeringsværktøjslinjen. Men før skal vi klikke på en hvilken som helst celle i den kolonne, hvormed vi skal udføre sortering.
For eksempel er det i tabellen foreslået nedenfor nødvendigt at sortere medarbejderne i alfabetet. Vi bliver i en hvilken som helst celle i kolonnen "Navn", og klik på knappen "Sorter og filter". Så navne er arrangeret af alfabetisk, vælg varen "Sorter fra A til Z" fra listen.
Som du kan se, er alle data i tabellen placeret, ifølge den alfabetiske liste over efternavne.
For at sortere i omvendt rækkefølge i samme menu skal du vælge Sorteringsknappen fra I op til A ".
Listen er genopbygget i omvendt rækkefølge.
Det skal bemærkes, at en lignende type sortering kun er angivet med tekstdataformat. For eksempel med et numerisk format, sorteringen "fra minimum til maksimum" (og tværtimod), og når datoformatet er "fra den gamle til den nye" (og tværtimod).
Brugerdefineret sortering
Men som vi ser med de angivne typer sortering efter en værdi, er dataene, der indeholder navnene på den samme person, bygget inde i området i en vilkårlig rækkefølge.
Og hvad skal du gøre, hvis vi vil sortere navnene i henhold til alfabetet, men for eksempel, når du matcher navnet, så dataene er placeret efter dato? For dette, såvel som at bruge nogle andre funktioner, alt i samme menu "Sorter og filter", skal vi gå til varen "Tilpaselig sortering ...".
Derefter åbnes vinduet Sorteringsindstillinger. Hvis der er overskrifter i dit bord, skal du være opmærksom på, at i dette vindue er det nødvendigt at stave et afkrydsningsfelt i nærheden af "Mine data indeholder" parameter.
I feltet "Kolonne" angiver navnet på kolonnen, hvormed sorteringen vil blive udført. I vores tilfælde er dette "navnet" kolonnen. I feltet "Sorter" er det angivet i henhold til hvilken form for indhold indholdet vil blive sorteret. Der er fire muligheder:
- Værdier;
- Celle farve;
- Skrift farve;
- Celleikon.
Men i det overvældende flertal anvendes varen "værdier". Han er som standard indstillet. I vores tilfælde vil vi også bruge denne vare.
I kolonnen "Bestilling" skal vi angive, i hvilken rækkefølge dataene vil være placeret: "Fra A til Z" eller omvendt. Vælg værdien "fra A til Z."
Så vi opretter sorteringen af en af kolonnerne. For at konfigurere sortering på en anden kolonne skal du klikke på knappen "Tilføj niveau".
Et andet sæt felter vises, som skal udfyldes for sortering gennem en anden kolonne. I vores tilfælde, ifølge "Dato" -kolonnen. Da datoen for disse celler er sat til dato, så i feltet "Ordre" sætter vi værdierne ikke "fra A til Z", men "fra den gamle til nye" eller "fra den nye til den gamle" .
På samme måde kan du i dette vindue konfigurere om nødvendigt og sortere over andre kolonner i prioriteret rækkefølge. Når alle indstillinger er lavet, skal du klikke på knappen "OK".
Som du kan se, nu i vores tabel alle data sorteret, først og fremmest af medarbejdernavne, og derefter ved udbetalingsdatoer.
Men det er ikke alle mulighederne for brugerdefineret sortering. Hvis det ønskes, kan du i dette vindue konfigurere sorteringen af ikke-kolonner, men efter linjer. For at gøre dette skal du klikke på knappen "Parametre".
I vinduet Sorteringsparametre, der åbnes, oversætter vi kontakten fra positionen "ROW ROW" til "RANGE-kolonner" -positionen. Klik på knappen "OK".
Nu, analogt med det foregående eksempel, kan du indskrive data til sortering. Indtast dataene, og klik på knappen "OK".
Når vi ser, ændrede kolonnerne steder i henhold til de indtastede parametre.
Selvfølgelig, for vores bord, der for eksempel er brugen af sortering med en ændring i søjlens placering, ikke bærer en særlig brug, men for nogle andre tabeller kan en sådan form for sortering være meget relevant.
Filter
Derudover er der i Microsoft Excel en datasfilterfunktion. Det giver dig mulighed for at gå synlige kun de data, som du anser det nødvendige, og resten skjuler. Om nødvendigt kan skjulte data altid returneres til den synlige tilstand.
For at bruge denne funktion bliver vi på en hvilken som helst celle i tabellen (og helst i overskriften) igen, vi klikker på knappen "Sorter og filter" i redigeringsværktøjskassen. Men denne gang i menuen, der vises, skal du vælge "Filter" -unktet. Du kan også i stedet for disse handlinger blot trykke på CTRL + SHIFT + L-tastekombinationen.
Som vi kan se, syntes cellerne i form af en firkant i cellerne med navnet på alle kolonner, hvor trekanten er omvendt ned.
Klik på dette ikon i kolonnen, hvorefter vi skal filtrere. I vores tilfælde besluttede vi at filtrere efter navn. For eksempel skal vi kun forlade dataene hos Nikolaev. Derfor skal du skyde flåter fra navnene på alle andre arbejdstagere.
Når proceduren er lavet, skal du klikke på knappen "OK".
Som vi kan se, forblev kun strenge med navnet på medarbejderen hos Nikolaev i bordet.
Udfyld opgaven, og vi vil kun forlade bordet i tabellen, der vedrører Nikolaev for III-kvartalet 2016. For at gøre dette skal du klikke på ikonet i datacellen. I listen, der åbner, skal du fjerne afkrydsningsfelterne fra månederne "maj", "juni" og "oktober", da de ikke tilhører tredje kvartal, og klik på knappen "OK".
Som du kan se, er kun de data, vi har brug for.
For at fjerne filteret på en bestemt kolonne, og vis de skjulte data igen, skal du klikke på ikonet placeret i cellen med titlen på denne kolonne. Klik på "Slet filter c ..." I menuen Åbn menuen.
Hvis du vil nulstille filteret som en hel på bordet, skal du klikke på knappen "Sorter og filter" på båndet, og vælg "Clear".
Hvis du har brug for helt at fjerne filteret, så, som når det starter, skal du vælge "Filter" -unktet i samme menu, eller indtaste tastaturtasten på Ctrl + Shift + L-tastaturet.
Derudover skal det bemærkes, at efter at vi har tændt "Filter" -funktionen, så når du klikker på det tilsvarende ikon i cellerne i bordkapslerne, er sorteringsfunktionerne, som vi talte ovenfor, tilgængelige i menuen, der dukkede op: "Sorter fra A til Z", "Sorter fra mig til en" og "sortering i farve."
Lektion: Sådan bruger du autofilter i Microsoft Excel
Smart Table.
Sortering og filter kan også aktiveres, og dreje området af de data, som du arbejder i det såkaldte "SMART Table".
Der er to måder at oprette et smartbord på. For at udnytte den første af dem skal du allokere hele området af bordet, og i fanen "Home" skal du klikke på knappen på knappen "Format som et bord". Denne knap er i værktøjsblokken "Styles".
Dernæst vælger vi en af de stilarter, du kan lide, i listen, der åbner. Du vil ikke påvirke bordets funktionalitet.
Derefter åbnes en dialogboks, hvor du kan ændre koordinaterne for bordet. Men hvis du tidligere har tildelt området korrekt, behøver du ikke noget andet. Det vigtigste, bemærk, at parameteren "bord med overskrifter" stod et afkrydsningsfelt. Derefter skal du blot klikke på knappen "OK".
Hvis du beslutter dig for at udnytte den anden vej, så skal du også fremhæve hele området af bordet, men denne gang gå til fanen "Indsæt". At være her på båndet i "Table Tools" -blokken, skal du klikke på knappen "Tabel".
Derefter vil et vindue som sidste gang åbnes, hvor koordinaterne for placeringen af tabellen vil blive rettet. Klik på knappen "OK".
Uanset hvordan du bruger, når du opretter et "smart bord", får vi til sidst et bord i cellerne i de hætter, som de filtre, der er beskrevet af os, allerede er installeret.
Når du klikker på dette ikon, vil alle de samme funktioner være tilgængelige, da du starter filteret med en standard måde gennem knappen "Sorter og Filter".
Lektion: Sådan oprettes et bord i Microsoft Excel
Som du kan se, sorterings- og filtreringsværktøjer, med deres korrekte brug, kan det betydeligt lette brugere til at arbejde med tabeller. Et særligt relevant spørgsmål om deres anvendelse bliver i tilfælde af at et meget stort data array er optaget i tabellen.