Når du arbejder med de samme data, der er placeret i forskellige tabeller, ark eller endda bøger, er det bedre at indsamle oplysninger sammen. I Microsoft Excel kan du klare denne opgave ved hjælp af et specielt værktøj kaldet "Consolidation". Det giver mulighed for at indsamle forskellige data i et bord. Lad os finde ud af, hvordan det er gjort.
Betingelser for gennemførelsen af konsolideringsproceduren
Naturligvis kan ikke alle tabeller konsolideres i en, men kun dem, der svarer til visse betingelser:- Kolonner i alle tabeller skal have samme navn (kun permutation af kolonner på steder);
- Der bør ikke være kolonne eller rækker med tomme værdier;
- Skabeloner i tabeller skal være de samme.
Oprettelse af et konsolideret bord
Overvej, hvordan man opretter et konsolideret bord på eksemplet på tre tabeller med samme skabelon og datastruktur. Hver af dem er placeret på et særskilt ark, selvom du på samme algoritme kan oprette en konsolideret tabel fra dataene i forskellige bøger (filer).
- Åbn et separat ark til det konsoliderede bord.
- På det åbne ark markerer vi cellen, der vil være den øverste venstre celle i det nye bord.
- At være i fanen "Data" ved at klikke på knappen "Konsolidering", som er placeret på båndet i værktøjslinjen "Arbejde med Data".
- Et vindue om data konsolidering åbnes.
I feltet "Funktion" skal du fastslå, hvilken handling med cellerne der skal udføres, når linjerne og kolonnerne matcher match. Disse kan være følgende handlinger:
- sum;
- nummer;
- gennemsnittet;
- maksimum;
- minimum;
- arbejde;
- mængden af tal
- forskydning;
- ustabil afvigelse;
- forskudt dispersion;
- Ubelet dispersion.
I de fleste tilfælde anvendes "mængden" -funktionen.
- I linkfeltet skal du angive rækkevidden af celler af en af de primære tabeller, der er underlagt konsolidering. Hvis dette interval er i samme fil, men på et andet ark, og tryk derefter på knappen, der er placeret til højre for dataindgangsfeltet.
- Gå til arket, hvor bordet er placeret, fremhæv det ønskede interval. Når du har indtastet data, klikker vi igen på knappen, der er placeret til højre for feltet, hvor adressen til cellerne blev tilsat.
- Vejledning til vinduet Konsolideringsindstillinger for at tilføje de celler, der allerede er valgt til listen over bands, skal du klikke på knappen Tilføj.
Som du kan se, tilføjes sortimentet til listen.
Tilsvarende tilføj alle de andre områder, der deltager i processen med datakonsolidering.
Hvis det ønskede interval er udsendt i en anden bog (fil), trykker vi straks på knappen "Oversigt ...", vælg filen på harddisken eller flytbare medier, og derefter fremhæver den angivne metode til området af celler i denne fil. Naturligvis skal filen åbnes.
- Tilsvarende kan nogle andre konsoliderede tabelindstillinger foretages.
For automatisk at tilføje navnet på kolonnerne til overskriften, sætter vi et kryds i nærheden af "Signature of the Top Line". For at gøre opsummeringen af dataene sætter vi tjekket om "venstre kolonne" -parameteren. Hvis du vil, når du opdaterer data i de primære tabeller, opdateres alle oplysninger i den konsoliderede tabel også, så skal du installere et afkrydsningsfelt i nærheden af parameteren "Opret kommunikation med fin data". Men i dette tilfælde er det nødvendigt at overveje, at hvis du vil tilføje nye linjer til kildebordet, skal du fjerne afkrydsningsfeltet fra dette element og omberegne værdierne manuelt.
Når alle indstillinger er lavet, skal du klikke på knappen "OK".
- Den konsoliderede rapport er klar. Som du kan se, er dataene grupperet. For at se oplysninger inden for hver gruppe skal du klikke på plus rollen til venstre for bordet.
Nu er indholdet af gruppen tilgængelige for visning. Tilsvarende kan du afsløre enhver anden gruppe.
Som du kan se, er konsolideringen af data til Excel et meget bekvemt værktøj, takket være, at du kan samle sammen information, der ligger ikke kun i forskellige tabeller og på forskellige ark, men endda indsendt i andre filer (bøger). Det er relativt simpelt og hurtigt.