Sådan reduceres Excel-filstørrelsen

Når du arbejder i Excele, opnår nogle tabeller en ret imponerende størrelse. Dette fører til, at størrelsen af ​​dokumentet stiger, nogle gange endda dusin megabyte og mere. En stigning i EXCEL-bogens vægt fører ikke kun til en stigning i dets sted besat på harddisken, men det endnu vigtigere, at langsommere hastigheden for at udføre forskellige handlinger og processer i den. Du skal blot sætte, når du arbejder med et sådant dokument, begynder Excel-programmet at sænke. Derfor bliver spørgsmålet om optimering og reduktion af sådanne bøger relevant. Lad os finde ud af, hvordan du reducerer filstørrelsen i Excele.

Bogstørrelsesreduktionsprocedure

Optimer den fødte fil skal straks være i flere retninger. Mange brugere genkender ikke, men ofte indeholder bogen Exel mange unødvendige oplysninger. Når filen er lille til dette, betaler ingen særlig opmærksomhed på dette, men hvis dokumentet er blevet besværligt, er det nødvendigt at optimere det i alle mulige parametre.

Metode 1: Reduktion af driftsområdet

Driftsområdet er området, de handlinger, hvor jeg husker Excel. Hvis dokumentet tæller, genberegner programmet alle celler i arbejdsområdet. Men det svarer ikke altid til det område, hvor brugeren virkelig virker. For eksempel vil et uhensigtsmæssigt leveret mellemrum langt væk fra bordet udvide størrelsen af ​​driftsområdet til det pågældende element, hvor dette hul er placeret. Det viser sig at udmærke sig, når det genberalleres hver gang, det vil klare en flok tomme celler. Lad os se, hvordan dette problem kan elimineres på eksemplet på et bestemt tabel.

1. Først skal du kigge på sin vægt, før du optimerer, for at sammenligne, hvad det vil være efter proceduren udføres. Dette kan gøres ved at flytte ind i fanen "Fil". Gå til afsnittet "Detaljer". På højre side af vinduet, der åbnede bogens grundlæggende egenskaber. De første egenskaber er størrelsen af ​​dokumentet. Som vi ser, er det i vores tilfælde 56,5 kilobytes.



2. Først og fremmest bør det udvises, hvordan det virkelige arbejdsområde er forskelligt fra den, der virkelig er nødvendig af brugeren. Det er ret nemt at gøre det. Vi bliver i en hvilken som helst celle i bordet og type Ctrl + End-tastekombination. Excel bevæger sig straks til den sidste celle, som programmet betragter det endelige element i arbejdsområdet. Som du kan se, er vores sag i specifikt en linje 913383. Da bordet kun indtager seks første linjer, er det muligt at angive, at 9133777 linjer faktisk er ubrugelige belastning, som ikke kun øger filstørrelsen , men på grund af permanent omberegning af hele programmet, når man udfører nogen handling, fører til en afmatning i arbejdet på dokumentet.

   

   Selvfølgelig er det i virkeligheden et så stort kløft mellem det faktiske arbejdsområde og det faktum, at Excel accepterer for det, ret sjældent, og vi tog et så stort antal rækker for klarhed. Selvom, nogle gange er der endda tilfælde, når hele bladområdet betragtes som arbejdsstykket.

3. For at fjerne dette problem skal du fjerne alle rækkerne fra den første tomme og til slutningen af ​​arket. For at gøre dette skal du vælge den første celle, som er umiddelbart under tabellen, og skriv CTRL + SHIFT + piletasten.



4. Da vi kan se, blev alle elementer i den første kolonne, der starter fra den angivne celle og til slutningen af ​​tabellen, tildelt. Klik derefter på indholdet Højre museknap. I kontekstmenuen, der åbnes, skal du vælge "Slet".

   

   Mange brugere forsøger at slette ved at klikke på knappen Slet på tastaturet, men det er ikke korrekt. Denne handling fjerner indholdet af cellerne, men fjerner dem ikke selv. Derfor vil det i vores tilfælde ikke hjælpe.

5. Når vi har valgt elementet "Slet ..." i kontekstmenuen, åbnes et lille cellefjernelsesvindue. Jeg indstiller kontakten til "String" -positionen i den og klik på OK-knappen.



6. Alle rækker af det tildelte område blev fjernet. Sørg for at tørre op i bogen ved at klikke på floppy-ikonet i øverste venstre hjørne af vinduet.



7. Lad os nu se, hvordan det hjalp os. Vi tildeler enhver celle i tabellen og skriver Ctrl + End-tasten kombinationen. Som du kan se, tildelte Excel den sidste celle i bordet, hvilket betyder, at det nu er det sidste element i bladarbejdsområdet.



8. Nu flytter vi til afsnittet "Detaljer" i fanen "Fil" for at finde ud af, hvor meget vægten af ​​vores dokument er faldet. Som du kan se, er det nu 32,5 kb. Husk at før optimeringsproceduren var størrelsen 56,5 kb. Det er således blevet reduceret med mere end 1,7 gange. Men i dette tilfælde er den vigtigste præstation ikke engang en reduktion af filens vægt, og det faktum, at programmet nu er fritaget for at omberegne det faktisk ubrugte område, hvilket vil øge behandlingshastigheden af ​​dokumentet betydeligt.

Hvis du i bogen flere ark du arbejder med, skal du foretage en lignende procedure med hver af dem. Dette vil endda yderligere reducere størrelsen af ​​dokumentet.

Metode 2: Eliminering af overflødig formatering

En anden vigtig faktor, der gør Excel-dokumentet, er tyngre, er overflødig formatering. Dette omfatter brugen af ​​forskellige typer skrifttyper, grænser, numeriske formater, men først og fremmest vedrører det hældning af celler i forskellige farver. Så før du desuden formaterer filen, skal du tænke to gange, og om det er nødvendigt at gøre det eller uden denne procedure, er det nemt at gøre.

Dette gælder især for bøger, der indeholder en stor mængde oplysninger, som selv allerede har en betydelig størrelse. Tilføjelse af formatering til bogen kan øge sin vægt endnu flere gange. Derfor skal du vælge "Golden" midten mellem synligheden af ​​at præsentere oplysninger i dokumentet og størrelsen af ​​filen, kun at bruge formatering, hvor det er virkelig nødvendigt.

En anden faktor, der er forbundet med formatering, vægtningsvægt, er, at nogle brugere foretrækker at formatere cellerne "med en margen." Det vil sige, at de formaterer ikke kun tabellen selv, men også det område, der er under det, nogle gange endda indtil slutningen af ​​arket, med beregningen af ​​det faktum, at når nye linjer vil blive tilføjet til bordet, vil det ikke være nødvendigt at formatere dem hver gang.

Men det er ikke kendt, når nye linjer vil blive tilføjet, og hvor mange vil blive tilføjet, og sådan foreløbig formatering du tager filen allerede lige nu, hvilket vil påvirke og med at arbejde med dette dokument negativt. Derfor, hvis du har anvendt formatering til tomme celler, der ikke er inkluderet i tabellen, skal den fjernes.

1. Først og fremmest skal du fremhæve alle celler, der er placeret under området med data. For at gøre dette skal du klikke på nummeret på den første tomme streng på det lodrette koordinatpanel. Tildelt hele linjen. Derefter anvender vi den allerede velkendte kombination af hot keys Ctrl + Shift + ned ad.



2. Derefter er hele rækken rækkevidde lavere end en del af bordet fyldt med data, vågner fremhævet. At være i fanen "Home", klikke på ikonet "Clear", som er placeret på båndet i redigeringsværktøjslinjen. En lille menu åbner. Vælg positionen "Clear formater" i den.



3. Efter denne handling i alle celler i det tildelte område vil formatering blive slettet.



4. På samme måde kan du fjerne unødvendig formatering i selve tabellen. For at gøre dette skal du vælge Individuelle celler eller rækkevidde, hvor vi overvejer at formatere det mindste nyttige, klik på knappen "Clear" på båndet og vælg "Clear Formats" -knappen fra listen.



5. Som du kan se, blev formatering i det valgte område af bordet helt fjernet.



6. Derefter returnerer vi dette sortiment nogle formateringselementer, som vi anser relevante: grænser, numeriske formater mv.

De ovenfor beskrevne handlinger vil bidrage væsentligt til at reducere størrelsen af ​​Excel-bogen og fremskynde arbejdet i det. Men det er bedre at først bruge formatering kun, hvor det er virkelig hensigtsmæssigt og nødvendigt end at bruge tid til at optimere dokumentet.

Lektion: Formatering af tabeller i Excel

Metode 3: Fjernelse af links

I nogle dokumenter strammes et meget stort antal links fra hvor værdier. Dette kan også alvorligt sænke arbejdshastigheden i dem. Særligt stærkt påvirket af eksterne referencer til andre bøger, selvom interne referencer også afspejles negativt i præstationer. Hvis kilden kommer fra, hvor linket tager oplysninger, opdateres ikke konstant, det vil sige, at meningen skal erstatte referenceadresser i celler til normale værdier. Dette er i stand til at øge hastigheden af ​​at arbejde med dokumentet. Link eller værdi er i en bestemt celle i formlen ROW efter at have valgt elementet.

1. Vælg det område, der er indeholdt af referencer. Når du er i fanen Startside, skal du klikke på knappen "Kopier", der er placeret på båndet i Gruppen Udklipsholder.

   

   Alternativt kan du efter at have valgt en rækkevidde bruge en kombination af hot keys Ctrl + C.

2. Når dataene har kopieret, skal du ikke fjerne markeringen fra området, og klik på det højre museknap. Kontekstmenuen lanceres. I den, i blokken "Indsæt indstillinger", skal du klikke på ikonet "Værdier". Det har en visning af piktogrammerne med de afbildede tal.



3. Derefter vil alle referencer i det dedikerede område blive erstattet af statistiske værdier.

Men du skal huske, at denne mulighed for at optimere Excel-bogen ikke altid er acceptabel. Det kan kun anvendes, når dataene fra den oprindelige kilde ikke er dynamisk, det vil sige, de vil ikke ændre sig med tiden.

Metode 4: Format ændres

En anden måde at reducere filstørrelsen væsentligt på er at ændre sit format. Denne metode, sandsynligvis mest af alt hjælper med at presse bogen, selv om det også er nødvendigt at bruge ovenstående muligheder i komplekset.

I Excel er der flere "native" filformater - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS-formatet var den grundlæggende udvidelse for programversionen af ​​Excel 2003 og tidligere. Han er allerede forældet, men ikke desto mindre fortsætter mange brugere stadig med at blive anvendt. Derudover er der tilfælde, hvor du skal vende tilbage til arbejde med gamle filer, der er blevet oprettet for mange år siden, selv i mangel af moderne formater. For ikke at nævne, at mange tredjepartsprogrammer arbejder med bøger med denne udvidelse, som ikke ved, hvordan man behandler senere muligheder for Excel-dokumenter.

Det skal bemærkes, at XLS-udvidelsesbogen har en meget større størrelse end den nuværende analoge af XLSX-formatet, som på nuværende tidspunkt udmærker sig som den vigtigste. Først og fremmest skyldes dette, at XLSX-filer i det væsentlige er komprimerede arkiver. Derfor, hvis du bruger XLS-udvidelsen, men du ønsker at reducere bogens vægt, kan dette gøres simpelthen stoppe det i XLSX-format.

1. For at konvertere dokumentet fra XLS-formatet til XLSX-formatet, skal du gå til fanen Filer.



2. I vinduet, der åbner, skal jeg straks være opmærksom på afsnittet "Detaljer", hvor det er angivet, at dokumentets vægt er 40 kb. Klik derefter på navnet "Gem som ...".



3. Vinduet Gem åbner. Hvis du ønsker det, kan du gå til den nye mappe, men de fleste brugere er mere bekvemme at gemme et nyt dokument på samme sted, hvor kildekoden. Navnet på bogen, hvis det ønskes, kan ændres i feltet "Filnavn", selv om det ikke er nødvendigt. Det vigtigste i denne procedure er at indstille "Filtype" -feltet "Excel (.xlsx)" bog. Derefter kan du trykke på knappen "OK" nederst i vinduet.



4. Når du har gemt, er fremstillet, skal du gå til afsnittet "Detaljer" i fanen Fil for at se, hvor meget vægt der er faldet. Som du kan se, er det nu 13,5 kbytes mod 40 kbytes før konverteringsproceduren. Det vil sige, at en eneste besparelse i moderne format gjorde det muligt at klemme bogen næsten tre gange.

Derudover er der et andet moderne XLSB-format eller en binær bog i Excele. I det gemmes dokumentet i binær kodning. Disse filer vejer endnu mindre end bøger i XLSX-format. Desuden er det sprog, de registreres tættest på Excel-programmet. Derfor virker det med sådanne bøger hurtigere end med nogen anden udvidelse. På samme tid er bogen af ​​det angivne format på funktionalitet og mulighederne for at bruge forskellige værktøjer (formatering, funktioner, grafer osv.) Ikke ringere end XLSX-formatet og overstiger XLS-formatet.

Hovedårsagen til, at XLSB ikke blev standardformatet i Excel, er, at tredjepartsprogrammer praktisk talt kan arbejde med det. For eksempel, hvis du har brug for at eksportere oplysninger fra Excel i et 1C-program, kan det gøres med XLSX eller XLS-dokumenter, men ikke med XLSB. Men hvis du ikke planlægger at overføre data til et tredjepartsprogram, kan du sikkert gemme dokumentet i XLSB-format. Dette vil give dig mulighed for at reducere størrelsen af ​​dokumentet og øge arbejdshastigheden i den.

Proceduren for at gemme filen i XLSB-udvidelsen svarer til den, vi er blevet gjort for at udvide XLSX. Klik på "Gem som ..." i fanen "Fil". I feltet "Filstype", skal du vælge indstillingen "Excel-bog (* .XLSB)". Klik derefter på knappen "Gem".

Vi ser på vægten af ​​dokumentet i afsnittet "Detaljer". Som du kan se, er det faldet endnu mere og er nu kun 11,6 kb.

Sammenfatning af de generelle resultater kan vi sige, at hvis du arbejder med en XLS-fil, er den mest effektive måde at reducere størrelsen på, er aktivering i moderne XLSX eller XLSB formater. Hvis du allerede bruger filudvidelsesdata, så for at reducere deres vægt, skal du korrekt konfigurere arbejdsområdet, fjerne overskydende formatering og unødvendige referencer. Du vil modtage det største afkast, hvis du producerer alle disse handlinger i komplekset, og ikke begrænse dig til en mulighed.