Po fwyaf aml y byddwch yn derbyn ac anfon llythyrau, mae'r ohebiaeth yn fwy yn cael ei storio ar eich cyfrifiadur. Ac, wrth gwrs, mae'n arwain at y ffaith bod y ddisg yn dod i ben y lle. Hefyd, gall arwain at y ffaith y bydd Outlook syml rhoi'r gorau i dderbyn llythyrau. Mewn achosion o'r fath, dilynwch y maint eich drôr ac, os oes angen, dileu llythyrau ychwanegol.
Fodd bynnag, er mwyn rhyddhau lle, nid oes angen i ddileu pob llythyr. Gall y rhan fwyaf pwysig yn cael eu harchifo yn syml. Sut i wneud hyn, byddwn yn ddadansoddi yn y cyfarwyddyd hwn.
Yn gyfan gwbl, Outlook yn darparu ar gyfer dwy ffordd post archif. Y cyntaf yw awtomatig a'r ail - â llaw.
archifo awtomatig o lythyrau
Gadewch i ni ddechrau gyda'r ffordd fwyaf cyfleus - mae'n archifo post awtomatig.
Mae manteision y dull hwn yw y bydd Outlook archif llythyrau eu hunain heb eich cyfranogiad.
Gallwch briodoli i'r anfanteision gymdeithion bod pob llythyr ac yn angenrheidiol, ac nad oes eu hangen.
Er mwyn ffurfweddu archifo awtomatig, mae'n rhaid i chi glicio ar y botwm "Paramedrau" yn y ddewislen "File".
Nesaf, ewch i'r tab "Advanced" ac yn y grŵp Autarchivation, cliciwch ar y "Setup Archive Auto".
Nawr mae'n dal i osod y gosodiadau angenrheidiol. I wneud hyn, yn gosod y "Autoarchivation bob ... diwrnod" checkbox ac yma rydym yn gosod y cyfnod archifo yn y dyddiau.
Nesaf, ffurfweddu'r paramedrau yn eich disgresiwn. Os ydych am i Outlook yn gofyn am gadarnhad cyn cychwyn yr archif, edrychwch ar y "Cais i Archive Auto" checkbox, os nad yw hyn yn ofynnol, yna dad-diciwch y blwch a bydd y rhaglen yn gwneud popeth eich hun.
Isod gallwch ffurfweddu tynnu yn awtomatig o hen lythyrau, lle gallwch hefyd yn gosod uchafswm "oed" y llythyr. A hefyd yn penderfynu beth i'w wneud gyda hen lythyrau - eu symud i ffolder ar wahân neu yn syml eu dileu.
Unwaith y byddwch wedi gwneud y gosodiadau angenrheidiol, gallwch glicio ar y botwm "Gwneud cais gosodiadau i'r holl ffolderi".
Os ydych am ddewis y ffolderi rydych am ei archif, yna yn yr achos hwn rhaid i chi fynd at y priodweddau pob ffolder a alaw y autoarchivation yno.
Yn olaf, pwyswch y botwm "OK" i gadarnhau'r gosodiadau a wnaed.
Er mwyn canslo autoarchivation, fydd yn ddigon i gymryd y blwch "Autarchivation bob ... diwrnod".
llythyrau archifo llaw
Nawr, byddwn yn ddadansoddi y dull llaw o archifo.
Mae'r dull hwn yn eithaf syml ac nid oes angen unrhyw leoliadau ychwanegol gan ddefnyddwyr.
Er mwyn anfon e-bost at yr archif, rhaid iddo gael ei amlygu yn y rhestr o lythyrau a chliciwch ar y botwm "Archif". I archifo grŵp o lythyrau, mae'n ddigon i dynnu sylw at y llythyrau a ddymunir ac yna gwasgwch y botwm un.
Mae gan y dull hwn ei fanteision ac anfanteision.
Gall y manteision yn cael eu priodoli i hyn yr ydych yn dewis pa llythyrau yn gofyn archifo. Wel, minws yn gweithredu â llaw o archifo.
Felly, mae'r cleient e-bost Outlook yn darparu ei ddefnyddwyr gyda nifer o opsiynau ar gyfer creu archif o lythyrau. I gael mwy o dibynadwyedd, gallwch ddefnyddio y ddau. Hynny yw, i ddechrau i sefydlu autoarchivation ac yna, fel y bydd angen i chi anfon llythyrau i'r archif eich hun, a dileu gormod.